【職涯發展-20】身兼多個專案的苦命新PM，快被壓到喘不過氣

【遇到問題】

工業工程系畢業，目前入職1個月，在一家電子加工廠擔任PM，需要負責4個全新的專案(2個是提升加工效率，2個是不良率降低)。可是因為0經驗，在執行的時候感覺壓力非常大，會有想吐、頭暈的狀況發生。而且太多新資訊跟需要執行的事情蜂擁而來，會有不知道該做什麼、該怎麼做的無力感。

更別說是例行報告會議，站在台上有時會整個很慌亂，不知道該怎麼去引導會議，常常搞到會議時間很長，卻討論不出什麼東西，真的整個人快被壓到喘不過氣，每天早上一起床就會很抗拒上班，想要裝病請假，請問我該怎麼辦？

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【建議作法】

個人也有與您遭遇過類似的經驗，在剛從工程師升到課長職時，瞬間從負責專案變成要管理產線所有的大小事務，不僅要學習很多新的資訊與事情，還要隨時應付突發而來的各種問題，當下確實有種力不從心，感到茫然的無力感，這是很正常的。

而經過了3年多的跌跌撞撞，後來才透過從錯誤中學習的方式，找到較好的改善方法，並提供其思考流程給您做為參考，

✍🏻 【筆記紀錄】--＞【EXCEL登錄】--＞【相關工作展開】--＞【配合行事曆確認工作】--＞【召開會議及待辦追蹤】。

1. 【筆記紀錄】

因為在工作中很難電腦不離身，所以您應該要準備一個筆記本，將記錄到的新訊息、待辦工作進行簡單的紀錄，避免因為突然來的事情太多，變成記憶被覆蓋過去，就很容易會忘掉部分該做的事。

2. 【EXCEL登錄】

而因為筆記的資料整理應用性很低，所以個人只當作是紀錄，之後還是要把工作項目更新到EXCEL內，而其優點在於相關資料可以被快速的查詢，而且也可以透過剪貼進行複製更新【同時還可以插入圖片、超聯結、檔案、註解等輔助的內容，方便快速掌握重點】，這些都是筆記本無法做到的。

3. 【相關工作展開】

而您在EXCEL登錄時，同時也是在做記憶複習，提醒自己該工作有那些細項，也要記錄到專案待辦事項內，又或者是有那些注意事項要與之前的項目合併，才能有一個越來越完整的專案資訊。

4. 【配合行事曆確認工作】

而當您同時有4份專案時，當然也會遇到同一天內，會有很多不同專案的待辦事情，這時您同樣可以在EXCEL內建立行事曆，並且把各個專案在同一天內要做的，更新在當天的項目內，這樣您就不會因為同時間太多事情而有所慌亂，甚至可以提前去確認幾天後要做的事情，是否還有移漏的地方，會是比較完善的方式。

5. 【召開會議及待辦追蹤】

而專案更重要的就是開會討論及待辦追蹤，如何確保各負責人都有照規定時間進行回報，也同樣可以配合登錄在行事曆中進行確認，甚至提前提醒各負責人要確認完成進度，這些都是很重要的。

另外對於您有遇到開會的問題，身為PM確實很常會需要主持會議，但個人認為主持會議的重點，還是會放在以下這些幾個重點，基本上都能夠讓會議進行流暢，後續只要再透過經驗的累積，相信您就能越來越掌握住開會的模式。

1. 開會前：讓成員清楚本次會議的主題及討論內容

2. 會議中：分階段性的整合大家的想法，引導大家回到本次會議的主題

3. 會議中：清楚記錄會議中要執行的項目、執行人、預計完成日期。

4. 會議結束前：再次確認成員了解其負責內容，並依照進度完成作業，

5. 會議後：使用會議記錄提醒所有成員，若有預訂下次開會時間、開會主題也可以同步列上，方便自己掌握進度。

而雖然上述的方式，可以有一定程度可以幫助您改善工作效率及追蹤專案進度，但難保還是會有壓力過大的情況發生，在必要的時候還是要適時地喊停，透過做一些其他事情【抽個菸、喝個飲料或是閉目養神】，休息個5~10分鐘，暫時把自己從工作中抽離出來，才能讓自己整理好情緒及精神繼續面對工作，尤其對於長時間工作來說，短暫的休息是非常重要的。

以上是自己的經驗分享，雖然內容中無法講到太細，但基本上有一個大方向可以參考，而這些方法也幫助自己在面對眾多工作項目時，還是可以保有一點喘息及思考時間，這樣才能夠在面對工作時，有效避免事情做錯或是漏掉，希望也能對您帶來一些幫助。

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