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專案經理（Project Manager, PM）通常需要使用多種文件來管理專案，此文將介紹六種不同管理文件，根據專案管理中的常用性及重要性，這六個文件可以按以下順序排序幫助專案經理在處理文件時，優先專注於計畫、需求、時程等對專案進度和質量有決定性影響的文件，其次才是定期的報告、風險管理和會議記錄，以更有效地分配時間和精力。

1. 專案計畫書（Project Plan）

☛ 目的：定義專案目標、範疇、時程和資源，為專案提供藍圖，並協助專案經理和團隊成員掌握專案方向。

► 撰寫大綱：

- 專案背景與目的：簡述專案的需求、問題、目標和價值。

- 專案範疇：明確專案範疇，包括要完成的主要項目及排除在外的部分，避免後期範疇擴張。

- 目標和可交付成果：列出具體目標和交付物，確保專案成果明確可測量。

- 工作分解結構（WBS）：將專案分解為主要任務和子任務，以清晰地展示工作分配。

- 資源需求：包括人力、設備、軟硬體、經費等需求。

- 時程安排：包含主要的專案階段和時間表。

- 風險分析與應對措施：列出可能的風險和相應的風險管理計劃。

- 溝通計劃：詳細說明項目報告、會議、通訊工具和頻率。

- 專案結束條件：定義何時視為專案完成以及評估標準。

2. 需求規格書（Requirements Specification）

☛ 目的：詳細記錄專案的功能需求與非功能需求，確保開發團隊清楚了解專案要求。

►撰寫大綱：

- 專案背景與需求概述：簡述需求的來源與專案背景。

- 功能需求：列出系統應該具備的功能、使用者操作及其行為。例如，若為軟體專案，可詳細列出介面需求、功能需求、資料處理等。

- 非功能需求：列出系統的性能、安全性、可用性等品質屬性需求。

- 用例圖與用例描述：提供用例圖展示系統如何與用戶交互，並描述主要用例的流程與例外情境。

- 界面需求：若涉及其他系統或外部介面，需詳細描述接口規格。

- 需求優先級：對需求的重要性進行排序，有助於專案團隊依優先級處理需求。

- 驗收標準：提供需求達成的驗收標準，確保交付物符合需求。

3. 工作時程表（Work Schedule）

☛ 目的：展示專案的任務安排及時間規劃，明確每項工作的開始與完成時間。

►撰寫大綱：

- 任務列表：列出所有任務和子任務，必要時可根據工作分解結構（WBS）組織。

- 時程安排：包含每個任務的開始和結束時間，可以使用甘特圖或其他視覺化方式。

- 依賴關係：標示任務之間的依賴關係（如任務A完成後才能開始任務B）。

- 負責人：指定每個任務的負責人，確保任務有明確的執行人。

- 關鍵里程碑：標示專案的關鍵節點，幫助團隊和管理層掌握專案進展。

- 資源分配：明確每個任務所需的資源，如人員、時間、技術支持等。

- 備註欄：包括可能的調整時間、風險事項等補充說明。

4. 進度報告（Progress Report）

☛ 目的：定期更新專案進展，保持團隊和利害關係人的溝通，並及時識別和解決問題。

►撰寫大綱：

- 專案概況：提供專案的當前狀態概述，說明專案進度是否正常。

- 已完成工作：列出自上次報告以來完成的任務，提供關鍵成果或進展描述。

- 進行中的工作：詳細說明目前正在進行的任務及其預期完成時間。

- 未來計劃：列出下一階段的工作計畫，描述未來要完成的主要任務。

- 問題與風險：詳細列出當前遇到的問題和風險，說明問題的影響及已採取的解決措施。

- 資源使用情況：檢查資源分配是否有效，是否需要調整人力、物力等。

- 附錄與支持文件：可附上相關資料、圖片、圖表等以支持報告內容。

5. 風險管理計劃（Risk Management Plan）

☛ 目的：識別、分析和管理專案可能的風險，降低風險對專案的影響。

► 撰寫大綱：

- 風險識別：列出已識別的風險，並描述每項風險的來源及其可能性。

- 風險評估：對每項風險進行評估，確定風險的影響和發生機率，通常可使用風險矩陣圖。

- 風險應對策略：為每個風險制定應對措施，可能包括避免、減輕、轉移或接受等策略。

- 風險責任人：指定每個風險的負責人，以確保風險管理有專人跟進。

- 監控與審查：設定風險檢查的頻率，確保風險狀況持續更新，並根據情況調整應對措施。

- 應急預案：針對關鍵風險制定應急計劃，以防風險發生時有即時對策。

6. 會議記錄（Meeting Minutes）

☛ 目的：記錄會議的討論內容、決議和行動項目，確保溝通透明並追蹤行動項目。

► 撰寫大綱：

- 會議概述：包括會議日期、時間、地點、參與者列表。

- 會議議程：列出會議討論的主要議題，讓參與者了解會議目標。

- 討論內容摘要：簡要記錄每個議題的討論重點和主要觀點，必要時可標註發言人。

- 決議事項：列出會議中做出的主要決策，以方便會後追蹤落實情況。

- 行動項目：針對每個決議的執行內容、負責人和預計完成時間。

- 未解決問題：記錄會議中未解決的問題，確保在後續會議中跟進。

- 附註：備註其他補充資訊或後續行動的提醒，並附會議記錄人簽名或認可。

這些文件的撰寫大綱有助於專案經理準確掌握文件的結構和關鍵要素，使文件具備清晰度、完整性和一致性，確保專案管理中的重要資訊被正確傳達和落實。

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