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吳振興 Jeff 知識長

生產處 經理|104Giver職涯引導師 第003202310007號

08/29 13:24

【寫出一封好的Email,讓你的訊息不再被忽略】
寫一封清楚的工作Email,不僅僅是文字的技巧,更是一種展示專業素養和尊重他人的方式。尤其是Email通常都是給予複數的收件者,職場中常常看到新人因為沒有掌握好這項技能,變成一封Email,50個人收到有20種解讀,進而在職場上遭遇不必要的困擾。以下是幾個在工作Email的重要注意要點,希望能夠幫助大家思考一些改善機會。
1. 明確的主旨:精準傳達信息的關鍵
一封好的工作Email從清楚的主旨開始。主旨應該簡潔有力,讓收件人在未打開郵件之前就知道這封郵件的核心內容。這不僅節省了他人的時間,也顯示出你的專業態度。例如若想要請求資料,可以在主旨中寫上「請提供最新Q3季度生產報告」,而不是「請提供報告」這樣模糊的字眼。當你的主旨明確時,收件人更容易理解你的意圖,也會更迅速地回應。
2. 條理分明的內容:讓閱讀變得輕鬆
工作Email的內容應該條理分明,這能讓收件人迅速抓住重點。可以將Email分為幾個段落,每個段落專注於一個主題。如果內容較多,可以使用項目符號或編號來組織資訊,這樣可以讓重要事項更醒目。同時要確保每個段落的開頭清晰說明該段的重點,這樣即使收件人只快速瀏覽,也能掌握主要信息。
3. 明確的行動要求:清楚表達你的期望
在Email中,若你需要對方採取行動一定要明確說出來。避免使用「請盡快處理」這類模糊的語言,而應具體指出期望的行動和截止日期。例如可以寫「請於週五下午5點前,將需求報告進行回覆」,以及「回覆上有遇到困難時,將於周四下午5點前先提出討論」這樣對方就清楚知道你希望的時間範圍和任務重點。這種清楚的指示可以避免誤解,也能提高工作效率。
4. 適當的語氣:展現專業又不失親和
Email的語氣應該保持專業,並根據對象的不同進行適當調整。對於上司或外部客戶,保持尊重和禮貌是必要的;而對於同事或熟識的工作夥伴,你可以用稍微輕鬆的語氣,但仍應保持專業。如果Email涉及到批評或不滿,建議先表達理解和支持,再提出建議或要求,這樣可以避免引起不必要的緊張。
5. 仔細檢查與適時跟進:確保信息無誤
發送前務必仔細檢查Email的內容,確認語法和拼寫無誤,附件是否確實夾帶並內容正確。如果有重要的信息,建議自己多讀幾遍或請同事幫忙確認。另外,發送後不要忘記跟進。若在指定時間內沒有收到回覆,可以禮貌地發一封跟進的郵件,以確保事情能夠順利進行。這不僅展示出你的責任感,也讓對方感受到你的細心與專業。
6. 重要Email先請主管過目:確保內部已經有取得共識
針對重要的關鍵Email,尤其是需要通知到高層主管相關訊息,寄出前一定都需要請直接主管進行審核,目的是要確保直接主管很清楚要傳達的訊息,並且內容沒有需要修改的部分再寄出,避免Email內容有錯誤一旦發出後,主管馬上收到高階主管的責罵電話,卻又完全搞不清楚狀況,這是最不樂見的。
寫一封清楚的工作Email,不僅可以讓你的工作事半功倍,還能樹立你在職場中的專業形象。希望這些建議能夠幫助你更好地掌握這項重要技能。相信透過不斷的練習,我們一定能寫出讓人印象深刻清楚易讀的工作Email!
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CSIM 神秘客服務稽核管理師
(平日班,再1位報名開課) 專業服務管理人才養成神秘客服務稽核調查,是企業追求服務受顧客認同的重要方法,但神秘客稽核常被認為是惡客找碴,原因歸咎二大重要因素。一是稽核員未受過正確服務稽核訓練與考核,容易用個人主觀思考進行神秘客查核,二是稽核題目太多感受性文字設計,就算是有受過訓練稽核員,用感受性文字稽核題目來調查,也會變成是主觀意識或是惡客找碴。1. 上課日期:11/18、25、12/2、9(一)09:30~16:30 2. 考試日期:12/16(一) 10:00-12:00 CSIM神秘客服務稽核管理師: 教學內容 一、服務品質觀念: 1.顧客服務品質管理:如何運用服務品質與服務行銷的觀念,建立忠誠滿意的顧客 2.朋友式互動建立:透過服務敏感度訓練,了解顧客現實心理思考,在顧客未表達需求前,即能透過觀察給予顧客建議與說明,想在顧客前面,創造顧客驚喜 二、服務稽核調查: 1.稽核起源與稽核意義 2.服務稽核介紹 3.稽核計畫與安排 4.稽核執行技巧 5.靜態圖片與影片稽核觀察紀錄 6.稽核報告與分析 三、現場服務稽核指導: 1.帶領至外部實地稽核指導一 2.稽核現場觀察與紀錄 3.稽核報告撰寫 四、服務稽核報告撰寫-指導: 1.帶領至外部實地稽核指導二 2.稽核現場觀察與紀錄 3.稽核報告撰寫 4.稽核報告彙整順序 5.稽核報告編寫重點 6.稽核報告項目分類 7.各項分類統計分析 8.稽核討論與簡報 專業服務管理人才養成:BIM顧客服務管理師 or CSIM服務稽核管理師---→SQMM服務績效管理師 加 值 力: 1.成為專業服務稽核調查員,增加個人職場服務力的提升 2.清楚職場服務人員顧客滿意原理原則 3.增加於客服部門競爭力 4.協助企業做好服務改善能力 5.了解企業組織做好服務完整構面,降低顧客抱怨發生機率 6.清楚各行業服務要求,提升企業服務競爭力
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國際禮儀與社交人才培訓班
掌握「國際禮儀」關鍵細節 提升專業形象在邁入國際化的社交職場,各行各業日漸重視商務禮儀,掀起了學習禮儀熱潮。 從餐桌到社交禮儀將待人處事應具備的禮節及處事眉角、社交應對技巧,一次搞懂掌握「關鍵細節」培養成高情商的紳士淑女獲得好人緣。 課程大綱:課程內容與【國際禮儀接待員乙級考證輔導班】相同且併班上課,差別在有無參加考試。 一、國際禮儀的涵義與態度 1.「國際禮儀接待員」課程目標與效益 2. 為什麼要懂得國際禮儀 3. 國際禮儀的類型與範圍 二、國際禮儀與經貿外交的發展趨勢 1. 國際禮儀與國家服務產業發展趨向 2. 會議展覽活動延伸與相關產業關聯性 3. 參與國際社會的體制背景認識 三、基本禮儀-食的禮儀 1. 中西餐的禮儀 2. 餐桌桌次禮儀 3. 飲料酒杯禮儀 四、基本禮儀-衣的禮儀 1. 男士服飾的禮儀 2. 女士服飾的禮儀 3. 儀容儀態的禮儀 五、基本禮儀-住的禮儀 1. 住家的禮儀 2. 待客與作客的禮儀 3. 寄宿外宿的禮儀 六、基本禮儀-行的禮儀 1. 行走位置及出入大樓的禮儀 2. 駕車與乘車禮儀 3. 進出公共場所的禮儀 七、應用禮儀-社交禮儀 1. 電話禮儀 2. 應對進退與行禮禮節 3. 名片、介紹與交談禮儀 4. 應酬交際禮儀 八、應用禮儀-生活禮儀 1. 婚禮禮儀 2. 拜訪與探病 3. 宴會舞會聚會禮儀 4. 休閒運動與旅遊禮儀 九、應用禮儀-商業禮儀 1. 職場公關禮儀 2. 訪問接待與商業活動禮儀 3. 簡報簽約與會議會談禮儀 4. 商業書函、電子郵件與溝通禮儀 十、應用禮儀-接待禮儀 1. 接待禮儀的重要性與範圍 2. 一般訪客的接待與應對禮儀 3. 商業接待 4. 菸酒禮儀 十一、應用禮儀-外交禮儀 1. 國民外交禮儀 2. 國際外交禮賓與政治場合的接待 3. 國內外交機構對外關係活動的禮儀 4. 國際會議與國際活動懸旗禮儀 十二、文化禮儀-差異 1. 日本禮儀與接待 2. 泰國禮儀與接待
文大推廣部
BIM顧客服務管理師
假日班-專業服務管理人才養成1. 上課日期:12/14(六)、12/15(日)、12/21(六)、12/22(日)09:30~16:30 2. 考試日期:12/28(六)10:00~12:00 BIM(Behavior Image-Service Manager)顧客服務管理師由台灣服務禮儀品質管理協會(Taiwan Service Proprieties Quality Management Association)所導入,特色以「行為改造」為教學重點,強調以「會做」為先,再輔以心理思維建置。採以循序漸進,由內而外引導設計之完整服務禮儀品質管理系統課程。授課採互動、討論、演練、錄影、視覺化等方式教學,深入淺出、內容吸收轉化容易。傳授「Know How」更告訴大家 「Know Why」,讓同仁知其然,更知所以然。 專業服務管理人才養成:BIM顧客服務管理師---→CSIM服務稽核管理師---→SQMM服務績效管理師 BIM顧客服務管理師: 教學內容 1. 服務理念與顧客關係 何謂服務,服務是什麼?個人服務與組織服務定義為何,該如何做才能創造令人滿意感動的服務,建立忠誠的顧客關係 2. 表情與聲音管理 創造良好的第一印象,是建立顧客關係的重要條件,親切的表情及溫暖的聲音將為顧客帶來完美的服務印象 3. 儀態禮儀表達管理 專業形象是服務業必要條件,服裝穿著、色彩搭配、從容不迫的姿態與姿勢,將為您達到專業形象加分的效果 4. 問候應對進退管理 實況演練與顧客相見時必須注意的國際禮儀及標準問候、應對禮儀,並做好握手禮、鞠躬禮等 5. 容貌服裝管理 外在形象整理、髮型設計及彩妝搭配,服儀注意事項能幫助您在與顧客交流時專業形象的展現 6. 電話接待禮儀管理 電話溝通與接待是商務談判上一項很重要的溝通技巧,從聲音表現、說話語速、委婉暗示等練習,將為您達到有效率的溝通效果 7. 溝通對話禮節管理 語言溝通及非語言溝通都是訊息傳達的重要工具,談判策略及演練讓您在顧客關係培養上無往不利 8. 顧客抱怨處理管理 顧客抱怨處理已是服務業從業人員必備條件,如何在談判過程中取得雙贏局面,將是業務人員必備的一堂重要課程 一、 課程時數總計:24小時,(實際進行課程,可依需求調整) 二、 課程進行包含理論、演練、討論、分組、等四種方式進行 加 值 力: 1.改善服務應對不足問題 2.提升個人職場服務應對能力 3.熟悉優質服務應對技巧 4.熟悉貼心服務能力 5.提升個人服務敏感度的觀察力 6.拓展個人人際能力,提升職場服務競爭力
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陳晨涓

職涯諮詢│前企業部門主管│大學講師│商業顧問

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行銷大師科特勒說:「最大的利潤來自重複購買」
行銷大師科特勒說:「最大的利潤來自重複購買」
管理大師彼得杜拉克說:「企業唯一的目的,在於創造顧客」
這兩句話兜在一起,有理解到甚麼了嗎?
杜拉克也曾提醒:顧客並不覺得幫廠商賺錢是他們的事。
那麼,顧客關心甚麼?在乎甚麼?
多數的企業會花大把心力招攬新顧客以增加銷量。第一筆訂單成交後呢?
多數的企業了解「價格≠價值」
多數的公司會積極討論產品能帶來多少利潤。但是否留意到「顧客」才是真正帶來利潤的核心。那麼,包括產品,企業提供哪些價值給顧客?
如果還不清楚,可盤點一下。
當只剩下價格卻沒有價值;或價值跟競爭對手一樣甚至更少。
小心進入削價競爭的紅海或容易被消費者跳過,拿到市場淘汰賽的號碼牌。
多瞭解您的顧客,鞏固好顧客關係。
有了顧客才有利潤可言。
而在網路媒介傳播快速又觸及度廣的時代,聲量、口碑更會隨之而來。
(倘若A顧客因種種原因不重複購買,可能會介紹BCD.....來。)
這些都是息息相關的。
→同時刊載
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Relume 快速原型製作工具!幫助產品經理(PM)簡化流程、節省開發時間
Relume 是一款為設計師和開發者打造的工具,專注於加速網頁設計與開發的流程。它透過提供大量的 Webflow 模板和組件庫,幫助用戶在 Webflow 中快速構建網站。Relume 的核心特點包括:
1. 組件庫:Relume 提供數百種預設的 UI 組件,使用者可以直接在 Webflow 中拖放這些組件,像是按鈕、導航欄、表單等。這些組件遵循現代設計趨勢且高度可自訂,可以大幅縮短設計和開發的時間。
2. 範本與模板:用戶可以利用 Relume 提供的各種模板(例如登錄頁、作品集頁面、聯絡頁面等)進行快速搭建,免去從零開始設計的麻煩。
3. 協作功能:Relume 支援多人協作設計,這讓設計團隊能夠更輕鬆地管理專案,實時檢查和編輯內容。特別適合遠端工作環境的設計團隊。
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這些功能讓 Relume 成為許多 Webflow 使用者和設計師的實用工具,特別適合快速製作網站和管理大型網站專案。
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➋ 提升設計與開發協作效率:Relume 的拖放式組件和範本能夠讓設計和開發團隊快速理解需求。PM 可以清楚展示需求,減少跨職能溝通中的誤解,並簡化審核流程。
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通過 Relume PM 可以在設計和開發過程中更高效協作,加快產品推進速度,同時確保設計質量和一致性。
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