「Ms Jenn 職場自我成長綵排室」主持人
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Ms Jenn 職場自我成長綵排室
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Ms Jenn 職場自我成長綵排室
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2022/03/20
《遠距工作 - 距離這麼遠、關係可以那麼近》
ovid-19疫情肆虐下，遠距工作或稱WFH (Work From Home)，越見流行。遠距工作的確帶來一些好處，但是在家辦公久了，自己也漸漸產生疏離甚至是孤獨的感覺，缺乏安全感，疑心自己的努力沒有被上司看見，加重疫情下內心的焦躁。
這只是我的疑慮嗎？其實已有研究*指出這是遠距工作的副作用喔。
我個人也有團隊要帶，將心比己，體會到自己的成員也會有相同的情緒，所以我用了這5招去鞏固團隊士氣和互信、維護情誼：
✪ 定期線上會面。別只靠沒溫度的電郵或訊息，或者只有單對單的溝通；邀請整個團隊一起在同一虛擬空間交談和見面。
✪ 開會時別直接談工作。製造「虛擬茶水間」時間，先主動問好，關心他們的生活狀況，來點閒話家常；虛擬團隊的主管要更有人味唷！
✪ 多點直接的讚美和感謝。東方人都吝嗇或不習慣口頭讚美，但是在虛擬空間，缺了身體語言這個強大的溝通媒介，就需要用直接的稱讚補底。
在當前的困難環境下，感恩有他們作的我的隊員，才成就了團隊的工作績效；我會直接感謝隊員，向上級報告工作的電郵註明是那位成員的貢獻並抄送他。
✪ 線上溝通要用更具體的言語。交代你對工作的期望時，運用簡單的5W1H框架已經很有效了：Why為什麼？What做什麼？Where地點？When時間？Who誰來做或對象是誰？How怎樣做？
✪ 明確表示會當團隊的靠山。遇到難題時，與團隊共商對策，調動資源去解決問題，賦予他們安全感。
因為這波疫情非常嚴峻，公司需要持續並迅速地向監管機構報告人員染疫和隔離的情況，工作量大到令到負責這工作的團隊成員吃不消，我就調動了其他成員支援他，同時找出提高工作效率的方法，舒緩他的壓力。
當疫情消退，大家可以回到一起辦公室工作時，就不用花時間和努力將團隊關係回溫和重建信任，相信經過疫情的磨練，團隊的凝聚力會更有所提升，合作更有默契！
*哈佛商業評論：A Study of 1,100 Employees Found That Remote Workers Feel Shunned and Left Out
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2022/03/06
《以業務思維降低與主管溝通的成本？》
換主管對很多上班族來說，是件煩惱事，跟換工作相差不遠；如果跟新主管相處的化學反應不對盤，得心應手的工作，隨時變得棘手非常。
最近母公司派來新主管，他不是本地人，工作習慣、認知、文化差異很大。母公司在原地域是家有名氣的金融機構，很多人都爭著加入。他說以前的下屬工作時間是「996」，朝九晚九，星期一至六，休假時主動回訊息；對主管必恭必敬，奉行「主管說了算」的宗旨，非常配合主管指示。
近日辦公室內不時會聽到同事抱怨新主管難相處，認為自己的想法總是對的，採用母公司的做法最好，同事解釋因地域或法規等不同，有些實行起上來會有問題，但他聽不入耳兼且會面露不悅之色，認為同事不配合他。
工作間的負氣壓很高。但是，始終都要上班，除非你有資源耍酷說「我不幹了」！
在Josh Kaufman的「不花錢讀名校MBA」一書中，他提到了“Communication Overhead”溝通成本的概念，意指用在與團隊成員溝通，因而無法真正工作的時間，我讀的時候沒有很深的印象。
最近去理髪，跟理髮師聊到辦公室的狀況，他說平日有兼差開車接送過境旅客，談到有些客人覺得自己高人一等，跟他們說話的確不太好受。不過，他說是以做生意的角度去看待這件事，要積極令客戶開心滿意，跟上班族面對老闆或主管的關係不同。
嘩！Bingo！想不到我的理髮師能夠說出這樣有智慧的話，這不就是減低「溝通成本」的一個活生生的例子麼？
與新主管相處了幾個月，同事都開始減少向主管提出自己的想法，怕被打槍又壞了心情，不如簡單以「收到」二字回應，盡力執行，做不到才「冒死」跟他報告！於我來說，既然要在這家公司待下去，我用了3招改善與新主管的關係：
📎業務思維」經營上司下屬關係
我們很多時期望主管會專重同事感受。因此，期望落空時覺得是主管做得不夠好，內心有氣不想主動努力改善關係。如果採取「業務思維」，把自己當作是他的客戶經理，他是我的大客戶，一切事情就簡化了為服務好客戶，情緒的負擔就成了推動滿足客戶需求的推動力，兼且能夠笑面迎人（是客戶喔）！
📎主管喜歡的溝通模式
報告時觀言察色，過後回檢溝通過程在什麼情況下順利、或踩了地雷。幾次後發現他是大腦轉速快，有想法就不吐不快；但又不能不回應他的想法，結果是無法聚焦討論自己提出的建議及理據，甚至被要求加碼研究更多選項，非常洩氣！
之後我選擇了花時間寫建議書，先站在主管的立場想他要什麼，分析不同選項的利弊，再清楚交代建議方案的原因及好處。他可以留待少些干擾的時間，看建議書後再給我反饋，溝通變有效率多了。
📎「客」為先，搞清楚主管的做事原則，以他的優次為自己的工作優次
客戶要賺錢，主管要拼績效，尤其新官上任，成績一定要亮眼。要經營好跟主管的關係，就要主動配合他的做事原則，對他最重視的工作交出成績，幫助他成功。
主動報告工作進度，讓他放心，遇到難題時也比較容易需爭取他的幫助。
🌈掌握以上3點，減低與主管的溝通成本，努力經營與他的關係，就算未能賺到紅利，也令到自己的工作平順一點，日子好過一些。
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2022/03/01
「向內型人，別為了突破性格限制而去改變性格！」
記得當年去考取「Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) 16型人格測試」又稱為邁爾斯-布里格斯性格分類指標的施測師證照，上課時內心不禁翻湧起暗黑小劇場。
課堂上有個練習，請E和I型的人各自組成一組，表述對參加酒會的感覺，E型人都侃侃而談，搶著發言；相反I型人一組卻很安靜，有人說話都被E型人的聲音蓋過了。這不就是印證了我的認知！
MBTI將人的性格分為四個維度，每條維度共有二個方向，兩兩組合形成16個類型。當中我感受最深的是「動力的來源」維度：外向型 Extraversion (E) vs內向型Introversion (I)，當時心中有個負面聲音冒出來：「世界是給E型人統治了，I型人都難於被看見，職場尤甚！」。
常言道「性格決定命運」，I型人的宿命就是要靠邊站？有上進心者就要把性格改造，沒了自己？
I型人咀巴比腦袋慢、低調內斂，愛與少數人互動或獨處。然而職場推崇積極表達，廣結人脈，所以E型人容易佔上風，自帶光環。
不過，I型人也可以成為頂尖領導者喔，比爾．蓋茲、巴菲特就是典型的例子。正如MBTI的學說指出，性格特質沒有好壞之分，只是不同而已！
但是I型人怎樣突破盲腸？有想過反過來深度經營自己的特質，打造自己的光環嗎？
就讓我這個I型人給I型人建議三個自我經營之道：
◇ 善於傾聽是強大的溝通能力。不搶著說話，令對方有被尊重、被聽見的感受，容易贏得別人的好感，利於與人建立深厚、有質量的關係。
I型人可以進一步深化傾聽的能力，聽懂弦外之音，理解到超越話語的字面意義。職場上擁這種能力是非常有用的，有時老闆不想明確拒絕你的要求，如果能夠觀言察色，讀懂他的說話背後的意思，可以少碰些壁。
◇ 深思熟慮的特質，打造成穩重可靠的形象。
I型人可以多做資料搜集，印證自己的想法，同時考慮其他關係者的需要和想法，超越自我想法的極限，並予人有同理心、思維寬廣的印象。
在開會時、甚至談判時，能夠讓對方感覺到關注點或是利益有被考慮，是達成共識的一大關鍵。
◇ I型人有維持深度專注的特質，比較能夠針對目標，持之以恆做事，恆毅力較強。
若要提升努力的成效，建議I型人可以深耕恆毅力。研究成就與人格特質的新生代心理學家Angela Lee Duckworth說恆毅力是「熱情+毅力」；首先設定一個目標，接著全心全意投入，之後尋求他人意見及反饋，再做修正，不要怕受挫，堅持這樣做，就能夠形成越來越進步的正循環。
這做法放之於管理自己，或者管理團隊都是很有效的。
I型人堅持這樣自我經營，不必刻意去扭轉內向的性格，相信就可以衝破性格特質的限制，打造出I型人的特色光環。
圖：iStock
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關於教室
Ms Jenn
◇一直都在金融機構任職，但事業跑道倒是轉換過幾次。前線銷售、到後台營運都跑過，目前專職於培訓及人才發展管理，不是最高但不低層的上班族，上要看老闆臉色、下要顧團隊的「情和事」。
◇職場是人和事交集互動的地方，商管學士學歷打造了我管事的基礎，輔導學碩士的修業則為我點起了管人和經營人際關係的路燈。帶人、擔當管理職已超過20年，感恩有信任我、願意在工作上與我一起創造成績的隊員。
◇ 副身份是個認的者，舞蹈調劑了自己的理性，增添了感性。
♥ 感悟人生最後是「萬般帶不走」；因而希望透過寫作，把生活體驗、工作經驗、知識希望透過寫作幫助他們憑藉個人成長，管理好自己，生活和工作更順遂！
學習發起人
WongJenn
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