職涯聊天室

向上管理、總務管理、職涯探索、求職技巧、溝通協調能力、溝通表達、文書資料處理、自我發展、職涯規劃、轉職技巧、採購作業、面試技巧、行政管理、邏輯分析、訓練發展、自我管理、自我成長、行政

職涯聊天室

關注

蒲朝棟

總務部主管｜ 104Giver職涯引導師第00320231001

2022/05/16

【職場討論】EP3 行政助理工作好難找？

Q：我的學歷只有高職做過工作都是服務業居多

但做了那麼多才發現其實不適合我

而現在碰到問題就是想做看看行政助理工作

可是學歷不到大學基本交通機車工具都沒有

是不是真的連錄取機會都沒有呢

A：行政職在職場上的競爭是很強的，雖然搜尋出來的工作機會很多，但應徵搶位置的人更多

很多中小企業並沒有要求一定要大學學歷，可以在求職的時候多注意公司設定的條件，但基本上文書處理、簡報製作等等行政基礎方面的能力是必備的

以上是我在職涯診所中遇到的問題及簡述的回覆，那今天我們可以來看一下，多數人心目中比較「好入門卻又很難找到」的行政助理工作

很多人都覺得助理、行政、秘書類的工作門檻比較低。對於社會新鮮人或是轉換職場跑道而言，沒有工作經驗或對於目前專業也沒有把握，以助理/行政職位做為職業生涯的起點或是轉換點，似乎也很理所當然。既然門檻低，那麼應徵的人就多，競爭也勢必較為激烈

對於新鮮人來說，行政工作內的「雜事」包含了小到辦公室午餐，大到公司團體活動協助(會議、聚會、賓客接待、出差)，這些往往都比較容易上手，只是你沒有眼高手低的壞毛病，是個肯捲起袖子做事的人，基本上就沒有太大的問題；但再來就會出現在於「文書處理」的認知差異！很多新鮮人對於文書處理的應用還停留在學生階段的報告製作，覺得Word會排版、Excel會加總、PPT會美化就是能熟悉應用文書處理，但職場上的文書處理跟你想像中的真的差很多......。

而對於轉職者來說，從用人方來看，對於不同專業的轉職本來就是會被質疑，如果又不幸是在中高齡轉職的話，這又是一個很大的問號；再另一方面，「行政助理」的職務通常比較適合甫出社會的新鮮人、或剛入職場兩年左右的人擔任顯然是合適的，所以用人方在「積極度」、「可塑性」、「人事成本」的考量下，競爭力是真的有待商榷的。

行政領域看似簡單，但要在同類人中脫穎而出，本來就是不太簡單的事情，對於行政求職者來說，不論是新鮮人或是跑道轉換的求職者，「縱使專業不同，要具備基礎的兩個能力──溝通能力和整合能力──是相同的。」成就一件事所需要的資源及支援，往往就靠著綿密及能設身處地的溝通技巧，以及清晰的邏輯、懂得拿捏輕重緩急的智慧來達陣。行政經常不只是跟單一的對象溝通，有時要與很多對象溝通討論，整合意見；如何能有效溝通，讓衝突減到最少，就是這工作最具挑戰性的部分。