【職場討論】EP3 行政助理工作好難找?

蒲朝棟

行政副理

05/16 16:14

【職場討論】EP3 行政助理工作好難找?
Q:我的學歷只有高職 做過工作都是服務業居多
但做了那麼多才發現其實不適合我
而現在碰到問題就是 想做看看行政助理工作
可是學歷不到大學 基本交通機車工具都沒有
是不是真的連錄取機會都沒有呢
A:行政職在職場上的競爭是很強的,雖然搜尋出來的工作機會很多,但應徵搶位置的人更多
很多中小企業並沒有要求一定要大學學歷,可以在求職的時候多注意公司設定的條件,但基本上文書處理、簡報製作等等行政基礎方面的能力是必備的
以上是我在職涯診所中遇到的問題及簡述的回覆,那今天我們可以來看一下,多數人心目中比較「好入門卻又很難找到」的行政助理工作
很多人都覺得助理、行政、秘書類的工作門檻比較低。對於社會新鮮人或是轉換職場跑道而言,沒有工作經驗或對於目前專業也沒有把握,以助理/行政職位做為職業生涯的起點或是轉換點,似乎也很理所當然。既然門檻低,那麼應徵的人就多,競爭也勢必較為激烈
對於新鮮人來說,行政工作內的「雜事」包含了小到辦公室午餐,大到公司團體活動協助(會議、聚會、賓客接待、出差),這些往往都比較容易上手,只是你沒有眼高手低的壞毛病,是個肯捲起袖子做事的人,基本上就沒有太大的問題;但再來就會出現在於「文書處理」的認知差異!很多新鮮人對於文書處理的應用還停留在學生階段的報告製作,覺得Word會排版、Excel會加總、PPT會美化就是能熟悉應用文書處理,但職場上的文書處理跟你想像中的真的差很多......。
而對於轉職者來說,從用人方來看,對於不同專業的轉職本來就是會被質疑,如果又不幸是在中高齡轉職的話,這又是一個很大的問號;再另一方面,「行政助理」的職務通常比較適合甫出社會的新鮮人、或剛入職場兩年左右的人擔任顯然是合適的,所以用人方在「積極度」、「可塑性」、「人事成本」的考量下,競爭力是真的有待商榷的。
行政領域看似簡單,但要在同類人中脫穎而出,本來就是不太簡單的事情,對於行政求職者來說,不論是新鮮人或是跑道轉換的求職者,「縱使專業不同,要具備基礎的兩個能力──溝通能力和整合能力──是相同的。」成就一件事所需要的資源及支援,往往就靠著綿密及能設身處地的溝通技巧,以及清晰的邏輯、懂得拿捏輕重緩急的智慧來達陣。行政經常不只是跟單一的對象溝通,有時要與很多對象溝通討論,整合意見;如何能有效溝通,讓衝突減到最少,就是這工作最具挑戰性的部分。
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