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外貿協會培訓中心 (台北)

台北

09/06 14:15

如何寫出一篇具有說服力的國際商務電子郵件呢 💬

💡 撰寫具有說服力的國際商務電子郵件的5大技巧 💬
1. 從一個強有力的主旨開始 Start with a Strong Subject Line
❌ 不好:"關於我們的會議" Bad: "Regarding our meeting"
✅ 好:"確認週三的會議:附件為提案 Good: "Confirming Wednesday’s Meeting: Proposal Attached"
為什麼這很重要:明確的主旨可以讓收件人知道電子郵件的內容,並提高他們打開郵件的意願。
2. 使用對話語氣 Use a Conversational Tone
❌ 不好:"請知悉我們已收到您的電子郵件。 Bad: "Please be informed we received your email."
✅ 好:"謝謝您發送過來的資料!我們這週再聊聊吧。" Good: "Thanks for sending that over! Let's chat more this week."
為什麼這很重要:友善的語氣會讓你的郵件感覺更個人化,讓對方更容易回覆。
3. 聚焦一個明確的行動呼籲(CTA)Focus on One Clear Call-to-Action
❌ 不好:"你能發送文件、給出反饋,並確認價格嗎?" Bad: "Can you send the files, give feedback, and confirm pricing?"
✅ 好:"你可以在週三前發送文件嗎?" Good: "Could you send the files by Wednesday?"
為什麼這很重要:一個清晰的行動要求讓收件人更容易知道你需要什麼,減少混淆和延誤。
4. 保持簡潔且易於掃讀 Keep It Concise and Skimmable
❌ 不好:長篇大論的段落 Bad: Long paragraphs of text
✅ 好:使用項目符號,突出關鍵信息 Good: Use bullet points and highlight key info
為什麼這很重要:忙碌的專業人士更喜歡直接切入重點的電子郵件。易於閱讀的格式有助於你的信息脫穎而出。
5. 以對方為中心,而不是你自己 Make It About Them, Not You
❌ 不好:"我們的新工具對我們來說很棒。" Bad: "Our new tool is great for us."
✅ 好:"這個工具可以為您的團隊節省大量時間!" Good: "This tool could save your team hours!"
為什麼這很重要:聚焦對方的需求表明你了解他們的挑戰,並為他們提供有價值的解決方案。
🤖 AI加分提示:無論是使用Gemini還是ChatGPT,讓AI幫你校對電子郵件,以避免誤解,尤其是當你用第二語言撰寫時。花點心思能帶來長遠的效果!
✨ 最後一點:更好的電子郵件能帶來更強的連結和更多機會。今天就開始應用這些技巧,讓你的溝通技巧飛速提升!🚀
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📆日期:2024/09/28
(本篇貼文由ITI專業講師Nigel Daly提供)
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