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2022/08/10

[初級簡報認證系列單元]: 投影片越好，理解時間越少

在製作簡報的過程中，許多朋友著眼於投影片的製作，然而投影片製作的核心觀念到底是什麼呢?

請讓本會理事長王永福先生(知名簡報教練)告訴你!

(編按:本文摘錄取自福哥部落格-上台的技術之 "投影片越好，理解時間越少" )

「什麼是好的投影片？」

圖越多越好？字越少越好？有沒有一個評估的基準？這個問題困擾了不少人，如果說有圖就是好？那麼似乎無法解釋為什麼有些人採用大字流或高橋式的文字投影片風格。如果說是字越少越好？也不太能夠解釋為什麼Steve Jobs經常採用半圖半文字，在一個投影片中提供大量的文字資訊。所以，到底有什麼標準，可以用來評估「什麼是好的投影片？」

當然如果要深入的探討投影片，從美編、視覺、配色、比例、甚至圖文搭配，可以有很多的細節值得討論。但我們有沒有可能找出一個核心的指標，可以快速方便的判定投影片的好壞，並且讓大家未來可以依據這個指標，作出更好的投影片。

在分析過上千個投影片案例後，我發現了一個評估投影片好壞的重要核心：「投影片越好，理解的時間越少」。

不管投影片用文字或圖像方式呈現，這只是選擇的風格不同。如果用圖像呈現，卻無法讓觀眾理解，這也不算是好的投影片。同樣的，如果大量採用大字流投影片，卻讓觀眾因為過於快速的切換速度而理解疲乏，這樣的投影片也不合格。因此真正的核心，不在於圖片或是文字，而在於您所作出來的投影片，是否讓觀眾容易理解您想傳達的內容。理解的速度越快，表示您投影片越好！這個方法真的可以用來評估所有的投影片嗎？我們接下來就來試試看。

過去大家只用圖像 vs. 文字作為投影片區分指標。我們另外再加入了理解時間作為第二個區分指標。我把這個稱為投影片評估矩陣（PPT – J matrix），利用這個矩陣，我們很清楚的可以區隔出什麼是好／以及不好的投影片。我們以下面實例作為分析：

一、傳統文字型投影片

畫面上一堆文字，完全看不到重點何在。觀眾要花許多時間閱讀，還經常因為文字過多過少而不曉得從何開始。這個很清楚的是落在投影片評估矩陣的第4象限「理解慢／文字化」，並不是夠好的投影片

改進策略：

無論是減少文字、抓出關鍵字，或是分段呈現、加上編號，只要讓觀眾能更快理解內容，都是好的改進策略。當然，也可以學習加入視覺化圖片，讓觀眾不止閱讀文字，更能有圖像輔助理解，這都是有效的改善策略。

二、圖像式投影片

近年來，圖像化的投影片蔚為風潮，尤其是滿版出血的大圖投影片。只要挑選的圖片貼近內容，能幫助觀眾快速理解，無須費力想像，就會是好的投影片。這個很明顯的落在投影片評估矩陣第1象限，是「理解快／圖像化」這一區，會是好的投影片。

改進策略：

並不是放了圖之後，就是好的投影片。如果圖片與內容各行其是，或是圖像太隱晦，哏埋太深，視覺上雖然有圖像，卻稱不上是好的投影片。因為重點在於增進理解，所以不是光有圖像就好。

進一步來看，可以在圖片上略微加工，例如襯上半透明底色，讓簡潔的文字更一目瞭然，觀眾無需猜測，也能理解這張圖的意義，這樣理解的速度自然能夠大幅提升。投影片的品質也就越好。

三、大字流（高橋流）

看過大字流（高橋流）簡報的讀者會發現，好的大字流，是講者講到什麼地方，畫面就出現到什麼地方，觀眾一面聽內容，一面看到這些關鍵字。雖然用的是文字，但是一頁一重點，觀眾理解的速度也很快。這是第2象限「文字化／理解快」的作法。