【職涯發展-4】我是簡報新手!報告如何讓老闆買單?

吳振興 Jeff 知識長

職涯解題師

03/15 07:58

【職涯發展-4】我是簡報新手!報告如何讓老闆買單?
【問】
最近,因為疫情關係,老闆讓我們在家裡上班,但是,要我們每周報告自己的工作進度。本身對於簡報相當不熟悉,而我也才剛轉職到這間公司不久,不太了解老闆希望看到的有多細節,想請問這裡的前輩,依您們的經驗,老闆會希望看到怎麼樣的簡報內容呢?另外,想請問向老闆報告時,需要講細節還是簡單講重點就可以?
報告這件事真的讓我好緊張....
【答】
針對老闆會希望看到怎麼樣的簡報內容?因為每位老闆的喜好及習慣都不同,且因為您剛轉到新公司,為避免盲賭的問題出現,可以直接向公司內其他的前輩詢問,並參考他們的做法,同時也補充幾點簡報的注意事項給您。
1. 【接近格式,容易閱讀】
✍ 正常像工作進度,老闆會希望大家都是接近的格式,避免閱讀及呈現內容落差很大,所以您可以先向其他前輩請教,有沒有以前的範本或是格式可以參考,這樣可以減少自己重新做格式的時間,以及與其他人落差太大的問題。
2. 【頁數接近,避免口舌】
✍ 另外因為您剛轉到新公司,建議工作進度做的內容與頁數,初期與前輩等級接近或多2~3頁就好,避免因為怕被人講說不認真就做了超多頁,不僅造成您每次要報告時壓力很大,若是老闆覺得做的很好,叫其他人也要跟您一樣時,後續工作就難過了。
3. 【圖表為主,精簡文字】
✍ 既然是工作進度,當然要避免寫了很多文字,照本念了一堆後,卻無法呈現出進度到哪的窘境,盡可能多使用圖表完成度:?%來表現,並且條列目前遇到的困難+預計的改善方向,讓老闆可以清楚看到您的重點,才是比較好的方法。
4. 【備用簡報,避免提問】
✍ 而面對簡報不熟的緣故, 也怕自己資料準備的不夠充分,這時可以依照前輩簡報範本格式外,多準備6~8頁的補助資料或是原始數據,然後放在簡報的最後並設定連結,這樣若過程中老闆有提出疑問時,可以馬上進行補充更為保險。
另外對於向老闆報告時,需要講細節還是簡單講重點就可以?此部分也同樣會建議您與前輩詢問,才能夠了解老闆個性是喜歡【聽細節】,還是【聽重點】,如果問不到答案的話可以先選擇講重點,老闆沒說話就維持,老闆有要求多次細節後再改為講細節方式。
再來您有提到報告這件事真的讓我好緊張,說實話就算是目前已經有幾千場報告經驗的我來說,面對報告難免心情還是會有點緊張,但不同的是緊張不代表就一定會講不好,就如同面試準備一樣,透過反覆練習的訓練,以及預先思考可能會問的問題與回覆,可以讓您在面對報告時雖然緊張,但不會因此慌了手腳,這才是最重要的。
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