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給新鮮人的職場情境思考術
給新鮮人的職場情境思考術
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李冠輝

人力資源顧問

2022/05/08

職場情境思考術教室，從不同情境中思考，培養問題解決能力
給新鮮人的職場情境思考術這個教室，目前已把四大類情境(職場觀念篇、職場溝通篇、職場實務篇、職涯抉擇篇)，完成不同文章，希望透過這些情境，能幫助職場新鮮人，若面臨到類似狀況，能夠更清楚來思考。
進入職場後，會遇到更多不同情境，當遇到過去沒遇過的狀況，首先要能有問題意識，透過發掘問題，進而思考問題的原因，再從關鍵原因評估要採取的行動，並推論行動之後的結果，希望藉由不同情境的解析，能提升解決職場問題的能力。
過去十多年，因為在個案教學與撰寫的學習，不斷練習這樣的思考方式，透過成立這個教室，連結新鮮人會遇到的情境，每個情境都可能是一個個案，若要完整用個案討論來學習，會花比較長時間，希望由情境的角度來切入，能更快速來學習，期待透過閱讀這些文章，也能感受到學習個案，所能帶來的收穫!
目前所整理的相關情境如下:
一、 職場觀念篇
1. 上班打卡，只要在規定出勤前打卡，就是準時出勤?
2. 上班前買好早餐，可以帶到公司，在辦公室吃早餐嗎?
3. 公司規劃員工旅遊或是尾牙活動需要支援，該主動參與嗎?
4. 下班前看同事都在忙，當工作都做完，默默離開好嗎?
5. 習慣每天午餐帶便當，都不跟同事一起吃飯，這樣好嗎?
6. 跟主管搭計程車外出，後座還有空位，先讓主管上車對嗎?
7. 早上請床不舒服，擔心臨時請假不太好，還是去上班吧?
8.資深同事工作推來推去，最後事情到我手上，我應該要接手嗎?
二、 職場溝通篇
1. 因為直屬主管很忙，所以就找更高階主管來溝通?
2. 工作中遇到不喜歡的主管，就盡量少跟他講話，這樣好嗎?
3. 工作上的不愉快，在個人社群來暗喻發洩，應該沒關係吧?
4. 電梯裡看到高階主管，他應該不認識我，就裝做不認識好了?
5. 看見資深同事遇到問題，雖然有想法，怕得罪還是先不說好了?
6. 看到公司或部門有不夠好的地方，是否應該表達想法，說出真話呢?
7. 工作遇到瓶頸，跟主管反應沒有得到具體回應，該如何是好呢?
三、 職場實務篇
1. 參加會議有指派其他人做紀錄，就可以不用記錄嗎?
2. 公司規定每周五下班前要交工作週報，真的好麻煩?
3. 績效面談好緊張，平常很少跟主管一對一談話，該如何準備呢?
4. 事情忙不完，當天有很多會要開，開會可以邊做自己的事嗎?
5. 參加會議整理，被要求要寫會議記錄，寫成逐字稿可以嗎?
6. 參加外部課程或講座，沒有規定要交心得，就可以不要寫嗎?
7. 工作做不完，自己想要留下來加班，就會有加班費可以領嗎?
四、 職涯抉擇篇
1. 進入職場後，發現越來越不能做自己，這是正常的嗎?
2. 試用期三個月的績效面談結束，被延長試用期，要堅持下去嗎?
3. 遇到不好的主管，工作不開心，很想離職該怎麼辦?
4. 工作後想要出國唸書，但在疫情下很難下定決心，開始來預備?
5. 工作不到一年想離職，前十天提出離職，應該就可以吧?
6. 若遇到被交辦不熟悉的事情，不確定對職涯是否有幫助，該嘗試嗎?
7. 想離職不確定申請流程，先找人資單位提出詢問，是否洽當呢?
總論篇:遇到職場實務問題，過去學校沒有教，該如何思考呢?
職場情境思考術教室，從不同情境中思考，培養問題解決能力
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李冠輝

人力資源顧問

2022/06/11

主管指派任務要分析資料，為什麼做完分析之後，主管卻已讀不回?
【個案情境說明】
主要很急著指派了一個工作，要求將兩個不同的資料彙整後，進行樞紐分析後來解讀，希望能透過數據想出解決方案。接獲任務後，很辛苦比對完兩個Excel檔的資料，也透過樞紐分析跑了好幾個表格，完成任務後，將這些分析的資料LINE給主管，花了這麼多時間做的分析，沒想到主管卻已讀不回?
【個案情境思考】
一、 從情境中發現問題
1. 很辛苦比對完兩個Excel檔的資料，可能代表效率不佳，甚至會有所錯誤
2. 透過樞紐分析跑好幾個表格，如果沒有清楚邏輯，表格很多可能不見得好
3. 明明主管急著指派工作卻已讀不回，東西交出去無後續，是否有問題呢?
二、 從問題中思考原因
1. 比對資料是否用錯方式，應該用更有效率的方式來處理，應運用公式才對
2. 若不確定分析目的為何?花很多力氣做一堆表格，對後續決策可能沒有幫助
3. 主管是對產出不滿意，或是效率不滿意，也可能是溝通的方式不滿意，還是主管只是太忙沒有回呢?不同的可能性，須採取不同的對策來應對
三、 從原因來評估行動
1. 要用有效率的方式找到對的公式，是否熟悉使用vlookup等公式來做分析
2. 重要的結論可先說明，再搭配相關的表格分析來做詮釋，讓樞紐分析的重點，能夠有結構來強調相關重點，避免都是表格，可運用圖示來做強調
3. 用樞紐分析完的檔案相對透過LINE不見得好溝通及閱讀，建議可先用mail把檔案寄給主管，再用LINE將結論或需確認事項跟主管溝通，避免因為溝通媒介的因素，造成主管不好回應或掌握不到重點，造成不好的結果
四、 從行動來推論結果
1. 能熟悉vlookup或xlookup，對於未來比對相關資料會有很大幫助，不斷熟練後，也會對職場工作效率有所提升，持續練習會是重要的關鍵!
2. 當懂得先回到分析的目的來思考，不會陷入分析的細節，分析過程隨時檢視分析過程與目的的關聯，讓分析能更有重點及意義
3. 主管已獨不回的原因雖然很多，回到自己在交付產出給主管時，試著還未思考，想想當看到這樣分析的結果，你自己是否會滿意或有疑問，讓每次自己提供給主管相關回應前，都能夠有更嚴謹的思考
【參考結論】
分析相關資料要如何有效率且精準地進行分析，是在職場中要能持續培養的能力，對EXCEL的相關功能要熟悉之外，還需要對分析目的有更深入的掌握，並且能懂得如何運用正確的溝通方式，與主管進行回報，有機會能夠避免主管已讀不回的狀況!
主管指派任務要分析資料，為什麼做完分析之後，主管卻已讀不回?
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李冠輝

人力資源顧問

2022/05/24

上班時間去茶水間裝水，遇到好同事小聊一下，應該沒關係吧?
【個案情境說明】
上班到茶水間裝水，遇到平常比較少見的要好同事，打個招呼完就閒話家常一下，剛開始聊工作上的事情，後來聊到非工作上的事情，工作中能有可以聊天的朋友真開心，不小心閒聊了超過五分鐘，雖然陸續有一些同事來裝水，再聊一下應該沒關係吧~
【個案情境思考】
一、 從情境中發現問題
1. 從聊工作上的事情，後來聊到非工作上的事情，萬一聊到不該聊的事情?
2. 不小心聊了超過五分鐘，五分鐘會太久嗎?再聊一下會不會影響到工作?
3. 萬一來裝水的同事，不喜歡在茶水間聊天的行為，會不會留下不好的印象?
二、 從問題中思考原因
1. 聊天聊到不該聊的事情，可能是談辦公室八卦等..可能不是事實會造成謠言
2. 上班時間畢竟還是領公司薪水，聊天聊太久萬一被誤解，讓人覺得你太閒
3. 或許不是聊太久的問題，若不小心聊得太大聲，聊天的方式會讓人不喜歡
三、 從原因來評估行動
1. 簡單跟同事閒話家常，聊聊彼此家庭或可以分享的事情，促進彼此情誼，在辦公室小聊應該是沒問題，但還是稍加留意聊天的話題是否洽當
2. 五分鐘是不是很長，其實沒有標準答案，如果公司或部門是一個比較嚴謹的文化，辦公室較少有同事聊天，相對聊五分鐘可能就會較長，要能留意
3. 茶水間畢竟是會有同事走動的場域，若真的要聊天聊比較久，可以在茶水間簡單聊，可以再跟同事約吃飯，或是另外找適當的場合跟時間好好聊囉!
四、 從行動來推論結果
1. 在職場跟好同事交談，畢竟還是在上班時段聊天，若能夠有更敏感的判斷，還是要注意別不小心就聊開了，較能夠避免不必要的風險或問題
2. 對公司或部門文化有更明確的認知或推測，甚至是對部門主管的偏好有更深層的認識，對於是否能在辦公室的非正式溝通，能有更正確的判斷
3. 職場什麼樣的人都有，有時很單純的事情也有可能會被解讀成不同的結果，若自己還不夠適應或了解組織內同事，能多留意總是比較保險
【參考結論】
在茶水間與同事閒聊一下，若不會太久，應該不會有太大問題才對；但還是要留意聊天的話題與態度是否洽當，再多考量組織或部門文化是否有較開放的氛圍，避免不必要的問題產生；若真的會聊比較久，建議還是跟好同事，另外約適合的時間跟場合，再好好聊囉!
上班時間去茶水間裝水，遇到好同事小聊一下，應該沒關係吧?
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李冠輝

人力資源顧問

2022/05/17

資深同事工作推來推去，最後事情到我手上，我應該要接手嗎?
【個案情境說明】
部門資深同事接到額外工作就推給新人做，指揮別人做事自己不做，自己剛到公司比較菜，總是要做別人不做的工作，感覺這些工作跟自己工作上的目標，也沒有直接相關，我可以也推掉工作，盡量不要多做這麼多工作嗎?
【個案情境思考】
一、 從情境中發現問題
1. 部門資深同事接到額外工作就推給新人做，思考為什麼資深同事會這樣?
2. 若無法改變資深同事行為，當你不夠資深，也跟資深同事一樣這樣做好嗎?
3. 雖然這些事跟工作目標無直接相關，工作中做的事情，都能跟目標有關嗎?
二、 從問題中思考原因
1. 客觀看待資深同事會有這樣行為的原因與頻率，了解這樣行為是否合理?
2. 新人就應該要多做一點，資深同事就可以少做一些?年資真的會有影響嗎?
3. 因為績效制度或KPI指標畢竟有侷限，很難所有工作事項都能跟目標一致
三、 從原因來評估行動
1. 雖然認為資深同事這樣做的行為可能不合理，但不影響自己在工作中的價值觀，秉持過去認為對的工作態度，來把能做的事情做好，不受影響
2. 年資深是否就可以少做這些事情，可能跟資深同仁個性或態度有關，不論年資資深與否，能夠不挑工作，盡力把能做的事情做好，會更值得肯定
3. 做了太多跟目標無關的事情，萬一重要的KPI沒做好，績效沒有達成，這樣就不太好，在不影響主要負責工作的前提下，可試著來協助更多事情
四、 從行動來推論結果
1. 在職場中，若能秉持正確堅定的價值觀，清楚辨識不對的行為，當遇到不對的人、事、物，有清楚的判斷，會是在職場中難能可貴的展現。
2. 當不論是否是自己直接相關的工作，在能力及時間可負擔的前提下，盡力把每一件事情做好，在過程中相信會學習到新的事物，或有不同的收穫!
3. 在團隊的運作過程，會產生新的工作或不清楚要誰負責的工作，能夠用當責態度來工作的同仁，希望主管能看到你的付出，在考核時也會有幫助。
【參考結論】
在職場工作中，看到沒有人要做的工作，如果大家都不想做，相信最後結果不會很好，能主動積極協助更多工作，會是難能可貴的工作態度；當不想要做但事情還是要做，與其不開心去做，能用比較豁達的心態來接受，不要影響到自己工作上的情緒，期待主管能會看到你的付出，並給予肯定。
資深同事工作推來推去，最後事情到我手上，我應該要接手嗎?
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李冠輝

人力資源顧問

2022/05/07

想離職不確定申請流程，先找人資單位提出詢問，是否洽當呢?
【個案情境說明】
最近工作很累想要提離職，因為沒有離職過，不知道公司的離職流程，不太好意思問同事，也不確定是否要直接跟主管說，因為不知道該怎麼辦，想說先去找人資部門問看看，想要離職要如何來申請，是否洽當呢?
【個案情境思考】
一、 從情境中發現問題
1. 工作很累想要提離職，可能還沒有想清楚要離職原因，這樣提離職好嗎?
2. 想離職直接去問人資單位，人資知道你要離職，有可能會先告知你主管?
3. 當人資告知主管你要離職，主管不是從你口中得知，是被人資單位告知?
二、 從問題中思考原因
1. 離職若沒有想清楚具體理由或明確規劃，很有可能無法說服主管你想離職，若只是因為工作很累，可能要思考真正原因為何?
2. 人資單位通常會先問你，你主管有同意你的離職嗎?如果沒有，人資會請你先取得主管同意後，再來辦理後續的離職申請
3. 比較積極的人資，可能會直接通知你主管，告知你有來提離職，當主管收到此訊息，也許就立馬找你談談，當下真的能準備好要如何談嗎?
三、 從原因來評估行動
1. 試著把想要離職的原因具體化，工作很累背後一定還有其他因素造成，也再思考真的離職後，這些造成工作很累的原因就會消失嗎?
2. 當能想清楚原因後，試著準備跟主管溝通的說詞與策略，並非所有的原因都要講，能評估好能順利離職的理由，以說服主管能接受來思考如何溝通
3. 如果還沒準備好要跟主管談，主管也還沒有準備好要跟你談，這樣的對話也許較難有所共識，要提離職可思考如何寫一封正式的mail讓主管先知道
四、 從行動來推論結果
1. 能想清楚原因背後的原因，確定要離職主因，能堅決提離職後，再來提離職會較為妥當，若真的離職到下一個工作，能避免相同原因發生又想離職
2. 要跟主管溝通自己想離職，是職場工作必經的磨練與學習，當能有合理的離職原因，讓主管欣然接受，避免離職造成主管不悅，才能夠好聚好散
3. 當主管收到你的離職mail，也有所依據來記錄你提離職的日期，也讓主管透過信件內容先做初步思考，再等待主管回信或是會再找你談，尋求共識
【參考結論】
通常想離職，因為過去沒有申請過離職，通常都不會知道申請離職的流程，就算做很久的同事因為他沒離職過，有可能也不知道公司的程序，可先查詢公司是否有相關文件，建議先等跟主管談完，確定主管同意你離職，再進行正式的離職流程申請，後續可在找人資來協助離職申請。
想離職不確定申請流程，先找人資單位提出詢問，是否洽當呢?
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李冠輝

人力資源顧問

2022/05/06

工作做不完，自己想要留下來加班，就會有加班費可以領嗎?
【個案情境說明】
公司似乎有加班的制度，因為之前沒有申請過，不太確定實際的申請流程，平常都是很準時下班，最近事情做不完，就想說留在公司把事情做完，事後再提出加班申請，我想應該就可以領到加班費才對吧!
【個案情境思考】
一、 從情境中發現問題
1. 公司有加班制度，不太確定實際申請流程，若不搞清楚會不知道如何申請?
2. 事後才提出加班申請，主管會知道你的加班事由合理性，同意你的申請嗎?
3. 留在公司把事情做完，若真的做不完，繼續留在公司做，會不會有風險呢?
二、 從問題中思考原因
1. 任何一筆跟公司要申請費用，都會有既定的流程，若不清楚可能會無法滿足公司的規範，申請過程若有問題產生或沒有檢附證明，導致被退單風險
2. 若主管有不同的考量，建議能早點下班，不要加班，能同意明天上班在處理，不希望你加班，沒有取得主管確認的加班，在流程上會較為不妥
3. 勞基法有規定，每天勞工的工時不得超過12小時，若留在公司做到很晚，打卡紀錄有明確超過12小時的工時，若公司遇到勞檢，恐會讓公司被罰款
三、 從原因來評估行動
1. 請確認公司的加班申請流程細節與表單，確認如何申請後，於事前提出必要的申請取得同意，並於事後確認是否需提出相關證明，確保能符合規定
2. 若無取得主管同意就自己加班，打卡紀錄有產生加班的工時，在法令的認定上是視為加班事實，為避免不必要的困擾，建議還是要先取得主管同意
3. 確認要加班後，循正常流程申請後，務必要留意每天加班上限與每月/每季的加班上限時數，有產生加班較多的時數的區間，能避免超過法令的規定
四、 從行動來推論結果
1. 對於每次申請任何費用都能釐清公司的規定，有助於可以用正確的方式來申請，降低被退單的風險，也較能提升申請時的效率
2. 會產生費用的單據，不只是加班費的申請，務必先取得主管口頭同意，再循正式管道流程提出申請，屆時主管在審核單據時，也比較能快速審核
3. 在合理的情況下申請加班，也不要有過度的工時產生，讓勞資雙方都能有正向的心態看待加班的事實，也較能避免因為加班產生不必要的困擾
【參考結論】
要能合理領加班費，應是配合明確流程來提出申請；一般而言，主管會要先同意加班申請，待加班出勤結束後，來認定加班時數，由於法律也會規範每月的加班上限，公司也不會希望員工過度加班，若真的有需要加班申請，事前溝通會是必要的過程，後續申請加班也較能符合公司的規範!
工作做不完，自己想要留下來加班，就會有加班費可以領嗎?
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李冠輝

人力資源顧問

2022/05/05

工作遇到瓶頸，跟主管反應沒有得到具體回應，該如何是好呢?
【個案情境說明】
工作上越來越熟悉所負責工作，感覺目前大部份處理的工作都滿上手了，覺得自己可以處理更困難的任務，主管只是回答說現在還不到時候，但也沒說何時有機會調整，就只是要我繼續把手邊工作做好，該持續跟主管反應嗎?
【個案情境思考】
一、 從情境中發現問題
1. 大部份工作都滿上手，是主觀認知，還是有客觀事實，避免自我感覺良好?
2. 覺得自己可以處理更困難的任務，若沒有具體的方向，要主管如何給答案?
3. 若持續跟主管反應，如果主管已經有定見，可能會覺得你沒有聽懂他的話?
二、 從問題中思考原因
1. 工作能都處理好，要能有數據佐證，不論是正向指標提升(同事或客戶給予稱讚)，或負向指標降低(錯誤率能降低)，試著思考處理好事情的客觀原因
2. 讓主管能給予指示或更明確的建議，如果是問太開放性的問題，擔心主管因為忙碌或沒有時間思考，而無法給你具體且明確的答案
3. 如果主管的個性比較強勢，或是跟他平常較少有機會溝通，當他已經講過的話或指示，你卻又持續來問，他心情可能不會太好，較難有所共識
三、 從原因來評估行動
1. 確保自己有將簡單的事情都做好，並且收集相關客觀事實，若有相關資料或補充陳述，試著可用文字溝通，先寄mail給主管後再看是否有機會溝通
2. 明確把自己想要嘗試的事情說明白，不要只是說想要處理更困難的工作，會不夠具體，當有具體的項目或不同選項讓主管知道，讓主管較容易回覆
3. 給自己一段明確的時間等待，在這段期間(如:1個月)先照主管說的去做，並觀察是否有適合機會與主管溝通，在對的時機來溝通或許結果會不同
四、 從行動來推論結果
1. 練習用文字的溝通方式，試探或等待主管的回覆，有可能會有不同的效果產生，讓兩個人都可以更清楚將想法寫出來，有助於找到彼此的共識
2. 練習用是否題或選擇題的方式，相較於給開放式的問題(我想要處理更困難的工作?)，會讓主管比較容易回答，懂得化繁為簡問問題，會有助於溝通
3. 在職場工作中，需要更培養自己的耐性去等待答案，畢竟很多事情很難照自己所預期的結果，若預設時間到了還是沒答案，可考慮再採取具體行動
【參考結論】
先了解主管沒有具體回應的原因，再評估這些簡單的事情是否自己有都做好，再思考如何提出更具體想法，用是非題或選擇題方式，把明確方向能讓主管較容易做決策，經過一段時間後，透過非正式或正式方式，可再找機會來溝通!
工作遇到瓶頸，跟主管反應沒有得到具體回應，該如何是好呢?
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李冠輝

人力資源顧問

2022/05/04

早上起床不舒服，擔心臨時請假不太好，還是去上班吧?
【個案情境說明】
早上起床覺得身體有點不舒服，要出門上班時，感覺變得更嚴重，不太確定是否生病了，由於今天還有不少工作要處理，臨時請假擔心主管會不開心，因為不希望影響到工作，還是先忍著到公司上班，真的有狀況再想辦法了。
【個案情境思考】
一、 從情境中發現問題
1. 要出門上班前，感覺病變得更嚴重，若勉強到公司上班，可能會更不舒服
2. 雖然有不少工作要處理，但如果生病，即便到公司是否能妥善處理好工作
3. 忍著不舒服公司上班，若真的生病且具傳染力，有可能會傳染給其他同事
二、 從問題中思考原因
1. 因為有感覺到變嚴重，先確認症狀的狀態，了解生病可能的狀況及原因
2. 生病後精神跟體力都會較差，工作要做好，不單純是有心想努力就能做好
3. 傳染給同事的風險高，因為勉強去上班帶來更大的困擾，有可能得不償失
三、 從原因來評估行動
1. 能先到附近可以就醫的診所看診，待看完醫生後，瞭解病況並先服藥，持續評估身體狀況
2. 瞭解今日工作可能會有影響的程度，若有比較緊急的事情，能有代理人可處理，看是否能先請同事協助，或再評估是否須自己先處理或能晚點處理
3. 同步跟主管說先請假就醫，看完醫生若有好一點，再看是否能進公司，若仍無好轉，則先請一天假在家休養，並告知手邊工作可能影響及所需協助
四、 從行動來推論結果
1. 健康還是最重要的，能及時就醫，避免變得更嚴重，後續會更難處理
2. 能主動與代理人同事連繫，看是否能請他協助處理工作再同步告知主管須請假，主管應該較能感受到你有責任感，主管也可能會給予必要的協助
3. 在疫情期間，身體若有狀況，能保護自己也保護他人，用更謹慎的態度來面對不舒服的症狀，避免到公司上班可能傳染給同事的風險
【參考結論】
雖然生病，但有責任感想把事情處理好的工作態度，是絕對值得嘉許，真的是否請假還是要評估病症的狀況為何，來做出正確的決定，若真的很不舒服，建議還是先考慮和主管請假，保護自己也保護他人，只要自己不是很常臨時請病假，在能降低對工作影響的前提下，臨時請病假，相信大部分主管是能夠諒解的!
早上起床不舒服，擔心臨時請假不太好，還是去上班吧?
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關於教室
【給新鮮人的職場情境思考術】教室，希望能幫助即將畢業的學生與職場的新鮮人，在初入社會時遇到不同狀況，懂得如何思考，提升職場適應力。
教室的文章會分成四大類，以職場實務來解析不同情境思考，說明如下：
1.職場觀念篇
2.職場溝通篇
3.職場實務篇
4.職涯抉擇篇
各篇文章內容，會連結以下架構，思考可能的細節與做法：
1.從情境中發現問題
2.從問題中思考原因
3.從原因來評估行動
4.從行動來推論結果
希望透過相關文章，除了瞭解面對不同情境要如何應對，更重要的是希望能培養如何思考，提升問題解決的能力，在未來職場工作，面對到沒有遇過的情境，也能夠有思考的方向!
教室標籤
  • 職場觀念
  • 職場溝通
  • 職場實務
  • 職涯抉擇
    • 學習發起人
    李冠輝
    人力資源顧問
    40 回答 35 分享 1 教室
    發起人簡介
    過去在人資任職十餘年，離開業界人資工作後，上一份工作在基金會擔任教育訓練暨人才發展專案經理，負責職場新鮮人的培育計畫，在這兩年的過程中累積了一些幫助新鮮人的經驗，也比較能了解初入職場時，可能會遇到的問題。 在過去擔任人資教育訓練的工作中，經常透過運用個案情境的解析，連結實務訓練，提升思考邏輯，來解決不同的實務問題，希望能結合過去的經驗，透過"給新鮮人的職場實務思考術"這個教室，來幫助更多年輕人! ...更多