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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

2024/12/20

【別再匆忙開工,關鍵在開工前的這五步】
我習慣提前20-30分鐘進辦公室,而且已經用完早餐,因為這樣我就能利用前20分鐘做一些提效方法,小小的改變可以讓你有更多時間專注於重要的任務,幫助讓工作更為順利。
1. 設定你的開工儀式動作
小林每次早上都帶著早餐壓線到公司,然後邊吃早餐匆匆忙忙開始處理各種文件,結果總是早餐只吃一半又手忙腳亂,而且工作越做越焦慮,也常感到胃痛無法專注。
但後來他試著比平常提早15分鐘出門,到公司後先花1分鐘做深呼吸,讓心情沉澱下來。然後花10分鐘專心吃完早餐,再進行正向意念。他發現自己的心情變得穩定,不再感到慌亂煩躁,工作效率也穩定了許多。
2. 整理桌面準備好工具避免分心
想想看自己是否因為找不到要用的東西,而浪費掉很多的時間?工作開始後若老是要翻找資料跟找器具,節奏就會被打亂。試著在開工前將常用的計算機、便條紙、筆跟資料放在眼睛看得到的地方,或是有固定的擺放位置,這樣可以減少找尋跟確認的時間,讓自己馬上就可以進入工作狀態。
3. 快速瀏覽緊急郵件並設定優先順序
快速瀏覽一下你的電子郵件,優先處理緊急和重要的信件。這樣你可以及時回應需要立即關注的事項,並更新你的待辦事項,同時避免在次重要或不重要的郵件上,花費太多時間,習慣以Mail收到時間順序來處理工作的人,一定常常在這裡吃大虧。
4. 檢查並更新你的待辦事項清單
打開你的待辦事項清單,回顧今天需要完成的任務,並且加入剛剛更新的工作內容。確認並標記出最重要的三項工作,將它們排在最前面。這樣你可以在精力最充沛的時候處理最重要的事情,提升工作效率。
5. 一天的工作,請從啟動正能量開始
每天的第一個情緒,會影響整天的狀態。試著在開工前對自己說一句鼓勵的話,或者回想上一個讓你感到成功的時刻,這些正向的情緒能激發你的潛力。雖然一開始有點尷尬,但久而久之我們就能夠進而相信自己能搞定一切。
穩定工作的關鍵,不在於你動作速度快慢,而是你如何以正向意念開始。從清空大腦、準備工具,到更新目標並給自己注入正能量,這些看似微不足道的小事,其實就能帶來巨大改變。每天上班前花五分鐘做好準備,你會發現整個上午的工作狀態大不相同。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

2024/09/26

【十年職涯路,我該何去何從】
昨天與一位27歲的夥伴進行職涯諮詢,對方回饋有考上普考,但錄取的與學校所學的不同,有時候會覺得自己會不會一直在亂做選擇,花了很多心力學東西,但其實在職涯上都沒有加分。
同時也詢問說,有聽過職涯要從10年後的自己,想要過什麼生活,來做逆推安排,但他很容易換目標,有時候看到某個領域或某個技術是有前景的,就會想要去學,以致於原本的目標所分配到的時間被分散了。
想詢問我是如何來設計自己的10年職涯?
【我將昨天諮詢回覆的要點整理如下】
1. 職涯選擇迷惘
在職涯發展中,許多人可能會擔心自己做的選擇是否正確,或覺得投入了大量學習卻未見職業上的明顯回報。這種困擾十分常見。以自助旅遊做比喻,職涯發展就像規劃旅程,有些人選擇專注於單一國家或區域,有些人則喜歡探索多個不同國家。這是每個人在生涯探索中都會遇到的挑戰,但不必過於焦慮,只要不斷調整計劃,總能找到適合自己的方向。
2. 職涯規劃與趨勢變遷
假設時間回到十年前,建立十年職涯規劃或許是需要的,然而隨著科技快速發展,未來職場變化變得更加難以預測。以AI的興起為例,短短幾年內就改變了許多產業的就業環境,許多原本穩定的職位也受到衝擊。因此過去的長期規劃方式已不再適用於今天的變動環境。
3. 兩年規劃的可行性與實踐
在這樣快速變化的時代,用兩年作為職涯規劃的範圍較為適合。專注於培養能在兩年內具體展現價值的技能,並且在這段時間內集中精力學習與發展。然而,除了設定兩年的目標外,建議每半年進行一次滾動式的目標微調,確保自己的方向仍然適合當前的環境與需求。
4. 職涯旅程的靈活彈性
職涯就像一場旅程,初始規劃很難不會有變動。根據實際情況調整目標,就像在旅遊中,我們也可能突然增加或減少旅程的目的地一樣。這種靈活性幫助我們在不確定性中適應變化,也幫助我們在職涯中找到更適合自己的路徑。
5. 遠路或許帶來不同的風景
即便最終選擇了一條看似迂迴的路,只要持續前進,你可能會在這段過程中發現其他人無法看到的機會與視野。重點不在於是否走上了直線,而是我們有一個大致的方向,並且願意隨著過程中的發現進行調整。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

2024/09/24

【新任務到來!先確認這些重點再接任務】
在工作環境中,我們常會遇到主管或同事給予新的任務或要求,而在這種情況下,很多人為了表現積極,常常急著一口就答應下來,卻沒有仔細了解事情的全貌。這樣做的結果,往往是到後來才發現工作內容,跟自己想的不一樣,或是造成時間安排有困難,反而還要求救。
所以在接下任務之前,不妨先停下來想一想,了解清楚一些關鍵事項再做決定。這樣不但能避免壓力過大,也能確保自己能交出好成果。
1. 先搞清楚任務的目標及權責
不論是短期任務還是長期專案,先問清楚這項工作最終的目的是什麼,主管或團隊的期待是什麼。這樣可以幫助你在工作過程中,朝著正確的方向前進,不會做了半天卻發現搞錯重點。
2. 確認時間與能力資源
每項工作都有它的時間壓力,尤其是當你手上已經有很多事要忙時,新的工作可能會讓你分身乏術。了解工作時程、截止日期,並確認你有哪些資源可用,這樣才能合理安排時間,避免自己累得喘不過氣來。
3. 了解工作內容與範疇
有些任務一開始看起來簡單,但深入了解後,可能會發現其實牽涉到很多細節或是跨部門合作。所以先問清楚工作具體的內容與範疇,確認你是否有相關經驗或技能來完成。
4. 別怕問問題
很多人怕在接任務前問太多問題,好像會顯得自己不夠專業,但事實上主動發問反而能顯示你的謹慎與負責態度。工作前的溝通很重要,那怕主管可能會有所抗拒,但只有了解得越透徹,才能做得更好。
有句俗話說得好,「三思而後行」。接受任務前先確認相關的資訊,是對自己、對工作負責的態度,也能避免後續的麻煩與困難。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

2024/09/06

注意,這5種類型的成員,正在拖垮你的團隊
在職場中遇到的成員類型往往有所不同,有些人能夠提升團隊的動力和效率,但也有一些類型的成員,是會對團隊造成不利影響。如何去找出這些成員並且加以管理改善,這就是每個主管及專案負責人的重要課題。
1. 不負責任型成員
個人認為這是最重要的,這類成員在面對責任時總是推卸或找藉口,對工作進度造成負面影響。如果一個人無法承擔起自己的職責,團隊的整體運作就可能出現瓶頸。我們可以先選擇進行直接的溝通,嘗試找出他們面臨的困難,並給予具體的行動指導。但如果狀況持續,接下來一定會嚴重破壞到團隊的工作氣氛及積極前進的動力,不得不去正視。
2. 負面思考型成員
負面思維不僅會影響個人的表現,還會滲透到整個團隊,造成士氣低落,甚至產生不必要的內部矛盾。這類成員可能經常抱怨、消極,並散布負面情緒。面對這類型的成員,先嘗試通過「正向引導」來提升他們的自我覺察,並引導他們以積極的方式面對挑戰。
3. 消極抗拒變革型成員
團隊需要保持靈活性,才能應對不斷變化的市場需求或內部調整。消極抗拒變革的成員往往會拖慢團隊的適應速度。這一種類的人在團隊都會有一定的比例,他們可能抱持「我們過往都是這樣做」的心態,對於任何新方案、新工具都表示懷疑。
在這種情況下可以採取Small wins漸進式小變革的方式,透過成果減少他們的抗拒感。但如果成員完全無法適應,可能會影響整個團隊的發展。
4. 缺乏團隊合作精神型成員
在專案中團隊合作是成功的關鍵。那些只關心自己工作、無視團隊需求的成員,可能會讓其他人感到難以合作,進而削弱整體士氣。這時候可以試著用一些團隊活動,來營造出「協同效應」的重要性,讓這些成員看到團隊合作能帶來更好的結果。
5. 無法持續成長型成員
這類型的成員應該是占大宗,隨著企業與市場環境的變化,成員的成長與進步顯得愈發重要。如果某個成員持續缺乏學習動力,不願意提升自己的能力,那怕過往是優秀員工,也會逐漸讓團隊在競爭中失去優勢。
所以定期提供一些學習材料、設計團隊活動分享或是提供單位內獎勵機制,持續對於成員的表現並給予成長建議。才能夠鼓勵成員持續成長。
人力不足對於每個團隊來說都是個嚴苛的考驗,但對於影響團隊的成員,有時需要作出艱難的決策,來辨別哪些成員不適合留在團隊中。團隊的成長與成功,其實是需要每一位成員的共同努力與互相支持,所以任何削弱團隊協作與效率的因素,都應該是主管要優先關心及改善的。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

2024/08/16

【事必躬親的主管,到底是對還是錯?】
【事必躬親會是個過程,但不應該是絕對】
擔任主管的這10年,從基層股長、課長、經理,對我來說是一次深刻的學習與成長的旅程。一開始我和許多新手主管一樣,總覺得每件事情都得親力親為,才能確保結果符合期望。
無論是團隊作業的每個細節,還是專案的進度,我總是希望親自掌握在手中。然而隨著時間的推移,我逐漸意識到,這樣的管理方式不僅讓我自己感到疲憊,還可能限制團隊的成長空間,因為我的體力與時間是有限的。
1. 理解自我角色的轉變
在學習這段期間,我學會了要理解自己角色的轉變。作為主管我不再想要時時監控每一項任務,而是確保團隊能夠順利運作,並幫助每個成員發揮他們的潛力。我明白主管的價值不僅僅在於完成某個具體的任務,而是在於如何帶領整個團隊邁向成功。
當我開始更多地專注於策略規劃、系統建立、資源分配和團隊發展時,我逐漸體會到這樣的角色轉變讓我更有成就感,因為我看到了團隊的進步和成長。
2.學會授權與信任
在授權與信任這一課題上,這部分我認為是最難的,所以花了不少時間學習。最初我對於將責任交給他人感到不安,擔心他們是否能夠完成得如我預期。結果有段時間變成下屬事事都要找我討論,雖然指導過程中讓我很有成就感,最後反而變成他們不去思考、不想思考。然而我逐漸明白授權並不是推卸責任,而是要善於識別團隊成員的強項,並將適當的任務交給他們。
雖然還是會收到出包的訊息,但整體來說不僅能讓我減輕負擔,還能讓團隊成員在完成任務的過程中成長。這五年來我逐漸學會了放手,並且選擇更信任我的團隊。
3. 提供支持與指導
在支持與指導方面,我的觀念也有了轉變。當我放手讓團隊去執行任務時,我並沒有完全置身事外。相反地我隨時準備好提供必要的支持與指導。但有時我會看著他們出錯,然後讓他們來找我求助,因為透過經歷這些小錯誤,可以更讓他們去重視思考流程,然後在自己感覺快走偏時主動來求助。
這種支持並不是代替他們完成工作,而是幫助他們找到解決方案,並提供他們所需的資源和建議。這種方式讓團隊成員在遇到困難時能夠更加自信,也讓我更加放心地授權。
4. 培養團隊的自主性
我也開始更加重視培養團隊的自主性。當團隊成員感受到自己被信任,並擁有決策權時,他們會更加積極投入,並發揮更高的創造力。這不僅有助於團隊的成長,也讓我作為主管感到滿足,因為我知道我正在逐步培養出,一個自主且高效的團隊。
5. 反思與調整
雖然講起來整個過程好像蠻順利的,但實際執行上是撞牆撞很久,因為每個成員都有不同的個性及想法,所以只能不斷反思和調整自己的管理方式。放手並不是一蹴而就的過程,時常觀察團隊的反應,了解他們是否能夠適應新的授權方式,並隨時調整自己的策略。這個過程雖然有挑戰,但最終一定會找到最適合自己的管理方式。
回顧這三年,我深刻體會到,不要當個事必躬親的主管,學會授權和信任團隊,這才是成為優秀領導者的關鍵。我也期望在未來,能夠繼續與團隊一起成長,迎接更多的挑戰和機會。
注意事項:
1. 不要急於收回權力:當授權後出現問題時,不要立刻收回權力,而是幫助團隊成員找到解決辦法,這樣能夠培養他們的問題解決能力。
2. 保持溝通:定期與團隊成員溝通,了解他們的進展和需求,這樣可以及時提供幫助並確保項目順利推進。
3. 相信團隊的能力:相信團隊能夠勝任他們的工作,這樣他們才能夠更加自信地完成任務。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

2024/08/20

【成長停滯,5個影響成長的底層心態】
在職場工作這段過程中,有遇到過很多讓我成長的機會,也同樣面臨過讓自己停滯不前的狀況。回顧這些經歷時,我發現有些心態會阻礙自己繼續往前進。以下是整理出五個常見的阻礙成長的心態,以及這些心態可能帶來的影響。
1. 害怕挑戰、害怕失敗:
當自己開始累積出一些明確成果後,會感覺到自信心大大提高,但同時也可能會在意自己的失敗,這種心態常常會讓人不敢嘗試新的事物,擔心一旦失敗,就會受到批評或失去機會。害怕失敗可能會讓我們盡可能選擇能力內保守的路徑,忽略了可能帶來成長和學習的挑戰。對此會建議讓自己保持著挑戰者的想法,那怕最後失敗其實也是學習的一部分。
2. 停止學習、固守現狀:
許多人在職場上會選擇留在舒適區,害怕改變現有的狀況。這種固守現狀的心態會讓我們錯過許多成長的機會,因為我們不願意去學習新的技能。成長需要我們不斷突破自我,勇敢走出舒適區接受變化,才能看到更廣闊的前景。尤其是在目前AI人機合作的世界,那怕自己有很資深的經驗,身旁的年輕人往往也能在瞬間就超越自己。
3. 建立成就,然後自滿於過去的成就:
過去的成就能夠建立我們的信心,但也有可能讓我們停下腳步,因為我們覺得已經達到了一個人生的高峰。但這種自滿的心態可能會讓我們,看不清市場和行業的變化,最終導致自己被時代所淘汰。我們應該保持謙虛和求知的心態,時刻學習和進步,才能在職場上保持競爭力。
4. 避免責任,害怕失去:
沒有責任就沒有壓力,有些人會開始選擇避免承擔責任,因為害怕承擔錯誤的後果。這種心態會明顯阻礙個人的成長,因為去挑戰並且承擔責任是學習和進步的過程。勇於承擔責任不僅能提升自己的能力,也能贏得同事和領導的信任。面對責任時,我們要積極面對,從錯誤經驗中學習,才能逐步提升自己的能力。
5. 自我懷疑能力:
自我懷疑往往會讓我們質疑自己的能力,導致缺乏自信就算遇到合適的機會也不敢去挑戰,無法充分發揮自己的潛力。這種心態會讓我們放棄許多原本可以成功的機會。大家要相信自己的能力,學會欣賞自己的優點,並從中汲取自信。
●要點整理
1. 接受挑戰:不要害怕失敗,因為每一次挑戰都是成長的機會。
2. 保持學習:時刻保持學習的心態,不要讓過去的成就成為前進的障礙。
3. 承擔責任:勇於承擔責任,這是成長和進步的必經之路。
4. 增強自信:相信自己的能力,不要讓自我懷疑阻礙你的成長。
5. 擁抱變化:勇敢走出舒適區接受變化,才能在職場上不斷成長。
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