專為混合辦公設計的高效管理工作術
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辦公室自動化
指利用電腦軟體與工具，提升日常辦公效率與準確度。包括文書處理、試算表製作、簡報設計及電子郵件管理等技能，能幫助快速整理資料、自動化重複性工作，減少人為錯誤。具備這項能力的人，能更有效率地完成報告、統計與溝通任務，提升團隊整體運作流暢度，也是現代職場基本且必要的技能之一。
提升你的實力，朝專業更進一步
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數位自動化團隊協作攻略｜Power Automate整合應用
Office 整合應用：Word、Excel、PowerPoint 跨檔案資料管理
人資與採購必學！ AI 流程自動化應用實戰工作坊【10/20】
財會 AI 超能力：會計流程 × Apps Script 自動化（上）
HR效率神器！Power Automate 啟動自動化辦公
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行銷/業務 AI 超能力(三)： 動態模擬引擎 x 客戶關係自動化系統
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Vibe Coding：AI 網路應用開發實戰（下）
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Infrastructure Automation Certification
Infrastructure Automation Certification證照專為具備基礎設施自動化技能的專業人士設計，涵蓋自動化工具的使用、腳本撰寫及系統配置管理，提升企業IT環境的效率與穩定性。持有此證照代表具備運用自動化技術優化部署流程、降低人為錯誤及加速系統維護的能力，有助於在快速變動的數位時代中提升職場競爭力。
HashiCorp
數位人資管理師-經理級認證
數位人資管理師認證學程將幫助你，運用e化系統的力量，將大量的人資行政瑣事效率化；利用聰明的流程再造，將員工視為內部顧客，全面提升員工體驗；最後發揮數據力，真正成為組織成功的策略夥伴！
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1.了解員工體驗的精神，與e化流程的設計思維，可協助組織全面檢視HR各流程的重要問題與精進的方向。
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104資訊科技股份有限公司
行動商務人員
行動商務人員證照旨在驗證持有者具備運用行動裝置進行商務活動的專業能力，涵蓋行動應用程式操作、行動支付技術及行銷策略等核心技能，協助企業提升行動商務效益與競爭力，適合從事電子商務、行銷及資訊技術相關工作者。
財團法人中華民國電腦技能基金會
TQC-DA-資料庫管理系統 Access
企業人才技能認證（TQC）是財團法人中華民國電腦技能基金會針對企業用才需求，所提出來的一項整合性認證。這項認證是經過詳細調查、分析各職務工作需求，確認從事該項職務究應具備哪些電腦技能，再對所有電腦技能測驗項目重新歸類整合而成。不但能讓有志於從事網路管理職務的人員掌握學習的方向，對求才企業也提供了更快速、更客觀、更簡化的人才甄選程序。
財團法人中華民國電腦技能基金會
總務行政管理師
總務行政管理師證照專為提升企業總務及行政管理能力而設計，涵蓋辦公室管理、資產管理、人力資源協調及行政法規等核心知識，協助持證人有效規劃資源、優化流程並提升組織運作效率，適合從事企業總務、行政助理及相關職務者，具備此證照能展現專業管理技能，增強職場競爭力。
社團法人中華人力資源管理協會
人資系統管理師-企業數位轉型認證
企業數位轉型認證可以幫助HR充分了解人資管理E化的重要性，制定合宜的人資管理制度，以資達到輔助企業邁向E化管理。
獲得人資系統管理師-企業數位轉型認證，代表您具備以下能力：
1. 人資管理知識與流程執行能力。
2. 完整的Ｅ化評估能力，從功能、技術到效益分析。
3. 著手進行人資管理流程e化程序，增加企業內部行政效率。
4. 提升人資工作價值，協助改善企業人事、出勤管理、薪酬管理等流程。
5. 根據專業的人力資源管理角度，提供部門主管或企業主給予相關的人才管理建議。
6. 發揮數據分析力，真正成為組織成功的數位轉型的關鍵角色。
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工業自動化 vs 辦公室自動化｜選錯多花百萬的關鍵差異
「工業自動化和辦公室自動化到底差在哪？」「自動化設備跟自動化軟體該怎麼選？」「自動化公司哪一家能同時做這兩個領域？」這些是 2026 年所有正在規劃企業升級的中小企業主、工廠廠長、營運主管最常碰到的問題。許多老闆把「自動化」當作一個籠統概念，結果一頭熱投資了動輒幾百萬的工業自動化設備，但辦公室裡的訂單、報價、對帳卻還是靠人工處理，整體效率提升非常有限。事實上，工業自動化與辦公室自動化是兩條不同的路徑，目標、工具、ROI 完全不一樣，搞清楚差異才能把每一塊錢花在刀口上。本文將完整拆解工業自動化、辦公室自動化、自動化設備、自動化公司之間的關鍵差異，協助企業做出正確的選擇。
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【一、工業自動化是什麼？三大應用場景一次看懂】
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工業自動化（Industrial Automation）的核心，是用機械、感測器、PLC、SCADA、機器人取代產線上的人力。其一是「機台自動化」，例如 CNC、射出成型機、自動包裝機，把原本靠師傅手動操作的環節變成程式控制。其二是「生產線自動化」，導入輸送帶、機械手臂、視覺檢測，整條產線串成連續運轉。其三是「智慧工廠（Industry 4.0）」，結合 IoT、MES、SCADA、AI 影像辨識，讓工廠擁有自我監控、自我優化能力。工業自動化的主角是「自動化設備」，特點是投資金額大、回收期長、效益主要來自於人力節省與良率提升，適合製造業、加工業、食品業等高度依賴產線的產業。
──── 工業自動化常見三大誤區 ────
第一個誤區是「設備買回來沒人會用」，沒有同步培訓現場人員。第二個誤區是「資料沒接到 MES／ERP」，設備自動了，但管理層仍看不到即時資料。第三個誤區是「忽略後續維運」，設備故障後缺乏維修能量，導致投資變閒置。
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【二、辦公室自動化是什麼？六大白領場景】
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辦公室自動化（Office Automation）的核心，是用軟體、雲端、RPA、AI 取代白領員工的重複作業。其一是「文件自動化」，包含合約自動產生、電子簽核、OCR 辨識發票。其二是「報表自動化」，把 Excel、ERP、CRM 資料自動彙整成主管儀表板。其三是「客服自動化」，導入 LINE 自動回覆、AI 客服、知識庫，讓客服效率倍增。其四是「行銷自動化」，運用 EDM、MA 工具、社群排程，把行銷活動自動化。其五是「人資自動化」，包含線上請假、自動排班、薪資計算、入離職流程自動化。其六是「跨系統串接」，運用 RPA、n8n、Make.com、Power Automate，把 ERP、CRM、POS、會計系統串成一個整體。辦公室自動化的主角是「自動化軟體與雲端服務」，特點是投資金額相對低、回收期短、效益主要來自於人力釋放與資料整合，適合所有產業，特別是服務業、批發業、專業服務業。
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【三、工業自動化 vs 辦公室自動化｜七大關鍵差異對照】
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工業自動化與辦公室自動化常被混為一談，其實在七個面向有明顯差異。其一是「對象不同」，工業自動化處理的是「物」，辦公室自動化處理的是「資料與流程」。其二是「主要工具不同」，工業自動化以自動化設備、PLC、機器人為主，辦公室自動化以軟體、雲端、RPA、AI 為主。其三是「投資門檻不同」，工業自動化單一專案動輒數百萬至上千萬，辦公室自動化通常幾萬至幾十萬即可起步。其四是「回收期不同」，工業自動化常見回收期 2 至 5 年，辦公室自動化可短至 3 至 12 個月。其五是「導入時程不同」，工業自動化常需 6 至 18 個月，辦公室自動化可能 1 至 6 個月即可上線。其六是「主要效益不同」，工業自動化偏向「直接人力減少 + 良率提升」，辦公室自動化偏向「流程加速 + 資料整合 + 客戶體驗」。其七是「自動化公司類型不同」，工業自動化公司多為機械、機電、設備商，辦公室自動化公司多為軟體商、SaaS、顧問公司，戰國策即屬於後者，專注於辦公室與工作流程自動化。
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【四、不同產業適合哪一條自動化路徑？】
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不同產業的自動化策略路徑差異很大。其一是「製造業」，工業自動化與辦公室自動化都需要，建議產線部分先導入工業自動化設備，管理層則同步導入 ERP、MES、RPA、BI。其二是「零售／電商」，辦公室自動化優先，重點放在 POS、訂單、庫存、客服、行銷自動化。其三是「服務業（餐飲、補習、診所、不動產）」，幾乎完全是辦公室自動化，重點在 LINE 自動回覆、線上預約、會員管理、自動對帳。其四是「物流／倉儲」，兩者並重，倉儲設備可導入自動分揀、AGV，後台則導入 WMS、TMS。其五是「金融／專業服務」，辦公室自動化為主，重點在文件自動化、AI 客服、合規自動化。其六是「政府／公部門」，辦公室自動化為主，重點在電子簽核、報表、跨單位資料串接。
──── 跨界搶流量：為什麼工業自動化客戶其實也需要辦公室自動化？ ────
許多工廠老闆以為自己只需要工業自動化，但實際上工廠內部的訂單接收、原料採購、報表彙整、財務對帳、人事排班，全都還在用 Excel 與紙本，這些都是辦公室自動化的範圍。把這一塊做好，整體營運效率往往比單純買新設備提升更多。
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【五、選擇自動化公司的六大決策面向】
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挑選自動化公司或自動化廠商時，建議從六個面向評估。其一是「主力定位」，先確認對方是工業自動化還是辦公室自動化，避免被「我們什麼都做」的話術混淆。其二是「實戰案例」，要求對方提供同產業或相近規模的客戶案例，並能說明導入前後的具體數字。其三是「整合能力」，能不能把 ERP、CRM、POS、會計、LINE 等多套系統串起來，是辦公室自動化最重要的能力。其四是「顧問深度」，是否能從流程盤點、需求訪談、選型、導入、訓練、維運完整陪跑。其五是「補助經驗」，是否熟悉中小企業數位轉型補助、SBIR、CITD 等資源，協助客戶把補助效益放到最大。其六是「服務年資與品牌」，自動化是一場長期戰役，建議優先選擇累積至少 20 年以上、具備完整顧問團隊的領導品牌，戰國策集團即累積26+年企業服務資歷。
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【六、戰國策辦公室自動化六階段陪跑 SOP】
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戰國策集團專注於辦公室自動化與工作流程自動化，發展出一套六階段陪跑 SOP。第一階段是「自動化健檢」，盤點公司目前哪些流程最值得自動化，並評估投資報酬率。第二階段是「自動化策略規劃」，依照公司規模、產業、預算，建議短中長期自動化路線圖。第三階段是「工具選型」，依需求挑選 ERP、CRM、POS、會計、HR、簽核、LINE、RPA、AI 等工具。第四階段是「導入與整合」，運用 RPA、n8n、Make.com 等工具，把各套系統串成可營運的整體流程。第五階段是「SOP 與訓練」，建立可重複執行的標準作業流程，並培訓內部人員。第六階段是「成效追蹤」，以可衡量的 KPI 追蹤導入後實際效益，作為下一輪投資的依據。對於需要工業自動化的客戶，戰國策也能介紹合作的設備廠商共同提案，但主力始終是辦公室與工作流程自動化。
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【七、常見問題 FAQ｜工業自動化 vs 辦公室自動化】
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Q1：工業自動化與辦公室自動化哪一個比較重要？
A1：兩者沒有絕對重要性，要看公司營運瓶頸在哪。若瓶頸在產線良率與人力，先做工業自動化；若瓶頸在跨部門協作與資料整合，先做辦公室自動化，多數中小企業其實是後者。
Q2：自動化設備跟自動化軟體可以同時導入嗎？
A2：可以，但建議分階段執行，避免同時導入多項大型專案造成組織消化不良，多數企業會先做 6 個月辦公室自動化，再啟動工業自動化。
Q3：自動化公司會同時做工業與辦公室自動化嗎？
A3：少數大型集團會同時涵蓋，但多數自動化公司會有明確主力，建議直接詢問對方近三年完成的案例屬於哪一類，再判斷是否符合需求。
Q4：辦公室自動化會不會讓員工失業？
A4：辦公室自動化的目的是釋放員工的重複作業時間，讓人力轉到更高價值的工作（如客戶經營、策略分析），多數企業是「人不減、業績增加」，而不是直接砍人。
Q5：工業自動化導入需要多久時間？
A5：依設備複雜度，常見 6 至 18 個月，包含規格確認、訂製、運送、安裝、試車、人員培訓，建議預留 6 個月以上的緩衝期。
Q6：戰國策是工業自動化公司還是辦公室自動化公司？
A6：戰國策集團定位為「工作流程自動化／辦公室自動化」領導品牌，主力是 RPA、n8n、Make.com、AI Agent、ERP／CRM／POS 整合，工業自動化部分會搭配合作廠商共同提案。
Q7：自動化導入失敗最常見的原因？
A7：包含「沒做流程盤點直接買工具」、「老闆只想砍人不想優化流程」、「IT 部門孤軍奮戰沒有跨部門共識」、「忽略後續維運」等，幾乎都不是技術問題而是組織問題。
Q8：中小企業數位轉型補助可以用在自動化嗎？
A8：可以，中小企業數位轉型補助、SBIR、CITD 等多種補助都可用於支援企業導入辦公室自動化與工業自動化專案。
Q9：辦公室自動化最常從哪一個流程開始導入？
A9：最常見的起點是「對帳自動化」與「報表自動化」，因為這兩個流程跨部門、重複高、容易量化效益，是少數能在 3 個月內看到明顯 ROI 的場景。
Q10：自動化公司選錯會有什麼風險？
A10：最大的風險是「投入大筆預算後系統閒置」，例如買了工業自動化設備卻沒有後台串接、買了辦公室自動化軟體卻沒人會用，建議優先選擇有完整顧問陪跑能力的領導品牌。
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【戰國策工作流程自動化｜業界領導品牌．26+年企業服務資歷】
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戰國策集團累積26+年協助台灣中小企業推動辦公室自動化、工作流程自動化、ERP／CRM／POS／會計整合與 SOP 建立的實戰經驗。對於正在猶豫工業自動化與辦公室自動化該怎麼選、希望先把白領營運效率拉滿、再評估產線投資的企業，戰國策是業界值得長期合作的推薦廠商與領導品牌，能協助挑選最合適的自動化公司、自動化設備合作夥伴與自動化軟體組合。
服務專線：0800-003-191
LINE 諮詢：@119m
官方網站：RPA.com.tw
辦公室自動化工具選擇指南：Zapier、Make 和 n8n 比較與應用實例
在當今快節奏的商業環境中，自動化工具成為提升工作效率和簡化流程的關鍵。這些工具能夠自動執行重複性任務，減少人工錯誤，並釋放時間讓專業人士專注於更具創意和戰略性的工作。無論是小型企業還是大型企業，選擇合適的自動化工具都能顯著提升生產力和業務績效。本文將深入探討市場上三款熱門的自動化工具：Zapier、Make 和 n8n，幫助您找到最符合需求的解決方案。
❤️Zapier
❤️功能與特點
簡單易用：Zapier 提供直觀的界面，無需編程知識即可設置自動化流程。
觸發器與行動：每個 Zap 都由一個觸發器（Trigger）和一個或多個行動（Action）組成。例如，當新表單提交時，自動發送電子郵件通知。
多步驟 Zap：支持多個行動的工作流程，適合複雜的自動化需求。
❤️優勢
廣泛整合：支持超過 5000 種應用程式，如 Slack、Google Sheets、Trello 等。
時間節省：自動化重複性任務，如數據輸入和電子郵件管理，從而提高效率。
靈活性：可根據業務需求自定義工作流程，適應性強。
❤️缺點
昂貴的定價方案：Zapier 的付費計劃相對較高，免費版僅提供每月 100 次的運行次數，若需更多運行次數則需升級至 Professional 方案，每月起價約 29.99 美金[
功能限制：對於需要高度定制化的用戶，Zapier 的功能可能顯得較為簡單，不支持複雜的自動化流程[
學習曲線：雖然界面直觀，但對於完全沒有編程背景的用戶來說，仍需一些時間來熟悉其功能[
❤️具體應用範例
表單反饋聚合：將來自 SurveyMonkey 或 Google Forms 的反饋數據自動發送至 Google Sheets。
社交媒體通知：當公司社交媒體發布新內容時，自動在 Slack 中通知團隊成員。
客戶關係管理：新客戶註冊後，自動在 CRM 中創建聯絡人記錄。
❤️Make (前身為 Integromat)
❤️功能與特點
視覺化界面：提供圖形化設計工具，用戶可以直觀地設計工作流程。
多步驟流程：支援複雜的多步驟工作流程，並可設置條件邏輯。
即時數據同步：確保不同應用之間的數據實時更新。
❤️優勢
深度定制：允許用戶編寫自定義代碼以擴展功能，適合技術熟練的用戶。
強大的錯誤處理：提供詳細的錯誤處理選項，確保工作流程穩定運行。
更具成本效益：相較於 Zapier，Make 提供更便宜的定價方案，更適合需要規模擴展的自動化需求。
❤️缺點
學習曲線較陡峭：相對於 Zapier，Make 的使用較為複雜，需要一定的學習和熟悉時間[
用戶基數較小：相對於 Zapier 來說，Make 的用戶群體較小，社群資源和教學資源相對有限[
❤️具體應用範例
電子商務訂單管理：當客戶下單後，自動更新庫存並發送確認郵件。
市場調查數據分析：收集來自不同來源的市場調查數據並進行統計分析。
文件備份與同步：將文件自動備份至雲端存儲服務，如 Google Drive 或 Dropbox。
❤️n8n
❤️功能與特點
開源平台：n8n 是一款免費且開源的自動化工具，允許用戶自行托管。
高度彈性與自定義：支持使用 JavaScript 編寫自定義函數，滿足特定需求。
多種觸發器和行動：支援超過 220 種應用程式，可設置多種觸發器和行動。
❤️優勢
無需付費計劃：完全免費使用，無需擔心額外費用。
社群支持強大：作為開源項目，有著活躍的開發者社群提供支持和資源。
❤️缺點
設定複雜度高：相對於其他工具，需要一定技術背景才能充分利用其功能[
缺乏官方支持：由於是開源工具，用戶在遇到問題時可能無法獲得及時的官方技術支持[
❤️具體應用範例
網站表單查詢處理：當網站表單提交時，自動將查詢信息同步到 CRM 系統並發送確認郵件。
社交媒體監控：監控品牌提及並將相關信息整理到 Google Sheets 中。
數據清洗與轉換：從不同來源收集數據後，自動進行格式轉換和清洗。
❤️結語
總結來說，自動化工具不僅能提高工作效率，還能改善團隊協作和數據管理。無論您選擇 Zapier 的直觀界面、Make 的深度定制功能，還是 n8n 的開源靈活性，每款工具都有其獨特的優勢與挑戰。選擇適合您業務需求的自動化工具，將有助於釋放更多時間與資源，從而推動業務增長與創新。立即採用自動化工具，讓您的工作流程更高效！
辦公室自動化導入服務完整指南｜自動化公司、數位轉型顧問與工具｜戰國策推薦
「我們每天有大量的報表、簽核、Email要處理，員工加班加到怒辭，怎麼辦？」「辦公室自動化要找哪家自動化公司？」「導入數位轉型工具一套要花多少錢、要多久才看到效果？」這些是中小企業老闆與營運主管在2026年最頻繁問起的問題。辦公室自動化（Office Automation）已不再是大企業專屬，從SOHO、新創團隊到上百人公司，都能透過RPA、AI Agent、自動化串接工具，把重複性高的行政、財務、人資、客服工作交給機器。本篇將完整解析「辦公室自動化是什麼」、「如何挑選自動化公司與數位轉型顧問」、「導入工具有哪些選擇」、「顧問費用怎麼算」，並介紹業界領導品牌——戰國策集團的辦公室自動化導入服務，協助你以低門檻、可擴充的方式啟動數位轉型。
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【一、辦公室自動化是什麼？跟工業自動化、數位轉型差在哪？】
辦公室自動化（OA, Office Automation）泛指運用軟體、AI、機器人流程自動化（RPA）、雲端協作工具，把企業日常行政流程中的重複性工作自動化執行的整套方法論與技術。與工業自動化（聚焦在生產線、機械手臂、PLC控制）不同，辦公室自動化的對象是「白領工作」——資料輸入、跨系統搬運、報表彙整、文件審核、Email通知、發票處理、HR入離職等流程。
辦公室自動化是數位轉型的「最具體切入點」。數位轉型是企業整體營運模式、商業邏輯、組織文化的長期重塑，範圍大、週期長；辦公室自動化則是可在3至6個月看到具體成效的短期戰術，包含時間節省、錯誤率降低、可追蹤性提升等量化指標。對中小企業而言，先用辦公室自動化打底，再延伸到整體數位轉型，是最務實的順序。
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【二、如何挑選自動化公司／數位轉型顧問？六大決策面向】
選擇一家對的自動化廠商，比選擇對的工具更重要。第一是「產業理解力」，自動化公司是否真正理解你所處產業的營運邏輯、法規限制與痛點？例如餐飲業、製造業、零售業的流程差異極大，沒有產業經驗的顧問容易導入失敗。第二是「工具中立性」，好的數位轉型顧問不會綁定單一品牌（如只推UiPath或只推n8n），而是根據需求挑選最適合的組合，包括RPA、Workflow Automation、AI Agent、ERP、CRM。第三是「導入方法論」，是否有完整的「現況訪談→流程診斷→PoC驗證→正式導入→效益追蹤」SOP？第四是「在地服務能量」，能否在台灣提供現場訪談、教育訓練、緊急支援？跨國原廠通常只提供英文線上工單。第五是「長期維運能力」，自動化流程上線後仍會因系統更新、業務變化而需要調整，廠商是否有持續維護方案？第六是「成本透明度」，顧問費用、授權費、客製開發費是否明確列出、有無隱藏費用。
戰國策集團累積25年企業服務經驗，是業界領導品牌、推薦廠商，從需求訪談、工具選型到落地導入提供一站式服務。
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【三、辦公室自動化工具完整盤點：你會用到哪些？】
辦公室自動化工具大致可分為五個層級。第一層是「文件與資料處理工具」，例如Microsoft 365、Google Workspace、Notion，負責檔案、表單與協作。第二層是「流程串接工具」（iPaaS / Workflow Automation），例如Make.com、n8n、Zapier、Power Automate，把不同SaaS的資料自動串接。第三層是「RPA工具」，例如UiPath、Power Automate Desktop、Automation Anywhere、開源RPA，負責跨系統、跨網頁的桌面自動化。第四層是「AI與AI Agent工具」，例如ChatGPT、Claude、Dify、Microsoft Copilot，負責產出內容、判斷、摘要、回覆。第五層是「企業核心系統」，例如ERP、CRM、HRM、POS、會計系統，是所有自動化的資料源頭。
工具不是越多越好，重點是依照公司流程瓶頸選擇優先導入的那2至3套，並由顧問協助確認彼此的串接架構。
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【四、辦公室自動化導入成本：顧問費用、授權費、客製化費如何計算？】
辦公室自動化的成本主要分為四塊。第一是「顧問費用」，包含現況訪談、流程診斷、方案設計，通常以人天或專案制計價，市場行情人天約8,000至15,000元，整體顧問費依專案規模約落在10萬至80萬元之間。第二是「軟體授權費」，例如RPA工具年費每席位約3萬至15萬元，Workflow Automation月費約2,000至2萬元，視使用量而定。第三是「客製化開發費」，若需要客製介接ERP、第三方API或設計專屬AI Agent，依複雜度約5萬至100萬元。第四是「教育訓練與維運費」，內部團隊培訓約3至10萬元，年度維運合約約軟體授權的15至25%。
對30人以下的中小企業，第一階段以「顧問費10萬+授權費年費5至10萬+客製化10至30萬」的組合最常見，整體投入約30至50萬元即可上線首批自動化流程。戰國策提供階段式報價，企業可依預算分階段擴展。
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【五、不同規模企業如何選擇辦公室自動化方案】
不同規模、不同產業的企業，導入策略差異很大。30人以下的微型企業建議從「Workflow Automation + ChatGPT/Claude」開始，先把Email通知、發票歸檔、客戶訊息回覆自動化，預算控制在20至40萬元。30至100人的中型企業則應同步啟動RPA與簽核流程數位化，把人資、財務、業務的跨系統搬運交給RPA，預算約50至150萬元。100至500人的大型企業需規劃完整工作流程藍圖，整合ERP、CRM、HR三大系統，並導入AI Agent處理客服、知識管理，預算150至600萬元。製造業需額外整合MES與生產報工；零售與電商需串接POS、金流、物流系統；專業服務業（顧問、律師、會計事務所）則聚焦在文件處理與簽核自動化。
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【六、戰國策辦公室自動化導入SOP：從訪談到上線的6個階段】
戰國策的辦公室自動化導入流程歷經25年實戰打磨，分為6個階段。第一階段是「需求訪談與痛點盤點」，顧問實地或線上訪談關鍵主管，繪製現況流程圖。第二階段是「流程診斷與優化建議」，找出每個流程的瓶頸、人力浪費點與自動化潛力，產出量化的ROI試算。第三階段是「方案設計與工具選型」，依預算與規模推薦工具組合，並提出階段性導入路徑。第四階段是「PoC概念驗證」，挑選1至2個高ROI流程先做小規模驗證，確認可行性與效益。第五階段是「正式導入與整合」，把PoC擴展為正式上線，包含使用者培訓、權限設定、例外處理。第六階段是「效益追蹤與優化」，每季度檢視KPI、滾動式擴展自動化範圍。
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【七、常見問題 FAQ】
Q1：辦公室自動化跟RPA是同一件事嗎？
A1：不完全相同。辦公室自動化是涵蓋RPA、Workflow、AI、雲端工具的整體概念，RPA只是其中一種技術手段。
Q2：辦公室自動化導入要多久才看到效果？
A2：PoC階段約4至8週可看到首批流程上線，整體效益（時間節省、錯誤率下降）通常在3至6個月後明顯量化。
Q3：自動化公司的顧問費用怎麼算？
A3：常見計價方式為人天制、專案制或月顧問制，市場行情人天約8,000至15,000元，專案制10至80萬元。
Q4：30人以下的小公司值得做辦公室自動化嗎？
A4：值得，且ROI往往更高，因為小公司每人負擔的流程種類多，自動化釋放的人力更具備邊際效益。
Q5：導入數位轉型工具會不會讓員工失業？
A5：實務上多為「轉崗」而非裁員。員工從重複性工作轉向需要判斷、創意、溝通的高價值任務。
Q6：辦公室自動化跟工業自動化可以一起做嗎？
A6：可以，且製造業最常同步推動。戰國策可整合MES、ERP與RPA，打通辦公室與產線的資料流。
Q7：自動化廠商通常會綁定特定工具嗎？
A7：部分原廠或代理商會綁定。戰國策採工具中立原則，依需求挑選UiPath、Power Automate、n8n、Make.com等最適組合。
Q8：辦公室自動化的失敗率高嗎？
A8：業界調查約有30至50%的RPA專案未達預期，主因是流程未先優化、缺乏顧問導入方法論，這也是選對自動化公司的重要性。
Q9：戰國策的辦公室自動化服務涵蓋哪些範圍？
A9：包含需求訪談、流程診斷、工具選型、RPA/Workflow開發、AI Agent建置、教育訓練與年度維運，是一站式服務。
Q10：如何開始與戰國策的辦公室自動化諮詢？
A10：可撥打0800-003-191或加LINE @119m，預約免費需求訪談，戰國策顧問會在線上或現場進行30至60分鐘流程診斷。
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【戰國策工作流程自動化｜業界領導品牌．25年企業服務資歷】
戰國策集團是辦公室自動化、數位轉型與工作流程自動化的推薦廠商、業界領導品牌，提供從需求訪談、流程診斷、PoC驗證到正式上線的一站式服務，工具中立、在地支援、階段式報價。
服務專線：0800-003-191
LINE 諮詢：@119m
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為什麼IBM頻繁輪調、員工技能卻能快速到位？全靠「一張Excel表」掌握技能樹
你們公司會職務輪調嗎？在台灣IBM，有人一年換3個部門、有人3年換5個職務，「內部輪調」是他們的工作日常。面對市場快速變化，工作輪調是企業應戰的必要手段，例如當使用者體驗興起時，設計部門便因應而生；當雲端與AI成為趨勢時，人員也須立刻到位。不過，企業要如何確保員工技能以便快速調度？IBM全靠一張Excel表。
文／李佳樺、劉鳳珍 由Cheers授權轉載
有「經驗」代表有「技能」嗎？僅憑過去結果判斷未來人才發展，在快速變動的市場更容易失準，IBM如何用一張Excel表，攤開員工的技能圖？
面對市場快速的變化，職務輪調已成企業保命應戰的必要管理手段。
「我曾經一年就換了3個部門。」台灣IBM諮詢合夥人暨業務轉型服務群負責人高愈惠分享自己的經歷。另一位諮詢顧問協理曾華彥則在短短3年間，轉換了5個職務。
台灣IBM的同仁，對頻繁地職務調動早習以為常。
顧問業的生意以客戶專案為核心，哪個產業有商機，組織就立刻對應調整，例如當使用者體驗興起時，設計部門便因應而生；當雲端與AI成為未來趨勢時，人員的調度也須立刻到位。
但面對客戶需求又快又急，企業要如何確保員工技能的「存量」足夠，以便能夠快速調度？
一張Excel表拆解顧問技能
IBM的做法是將每個職位所需技能，逐一定義，並發展出以技能為單位（Skills-based）的組織架構。
以顧問職務為例，上面密密麻麻列出顧問部門近百種職位（Job Role）、上千項職位專長（Specialty）與相應的技能組合（Skills set），清楚定義。此外，不同技能的含金量（Premium Type）也一清二楚。這份表單含會隨著市場、專案變化，定期更新。
以表中專案經理的職位為例子，同職位（Job Role）可以拆分出不同的專長（Specialty）。例如有人的專精是微軟系統、有人專精SAP的ERP系統。這兩位專案經理，會有共通的技能如溝通、談判等，也會有各自有別的技能強項。
在美國、歐洲、中國等員工數更多、規模更大的地區，顧問敘薪會參考專長的「成熟度分級」作為判斷指標之一，同樣職等不一定領一樣的薪水。
透過這一張定義清楚的表單，每位員工所具備的技能，無所遁形。企業一旦要調度人員、儲備人才、指派培訓，都有清楚依據，也相對可以減少員工對主管「主觀好惡」的臆測。
例如，如果A部門最近案量少，主管可以指派同仁去學習新興的產品技能；員工如果想轉調業務，則可以在了解業務需要哪些技能下，先在專案經理的職務上，參與公司培訓，取得所需的認證，不用立刻與公司分道揚鑣。
這套系統也有利於促進員工自我賦能，而不是公司開一大堆課，到頭來卻被員工覺得強迫學習。
聚焦技前瞻性，不僅憑績效表現選才
IBM會定期公布公司看重的市場稀缺技能，並透過舉辦競賽、活動，鼓勵員工學習，學習成果也與績效評估連結，每位員工一年至少要達成40小時的學習時數。高愈惠是忙碌的高階主管，2024年8月底就已經達108小時，而且像她一樣超標的同仁不在少數。
在IBM的學習平台上，透過徽章（badge）認證每一個人的學習、成長紀錄。台灣IBM諮詢金融產業顧問協理鄒淑芳曾被主管指派，一項預算規模超過她職級可以處理的專案，她為此而去上資深PM都會想拿的「Experienced PM Badge」課程，學習專案管理方法論，但並非上完課就能獲得這項獎章，還有其他嚴苛的條件。
鄒淑芳花了6年累積專案、導師經驗，最後獲得這項獎章才晉升到下一個職等，「這是我拿過最印象深刻的 Badge（獎章）。」鄒淑芳興奮的說。
IBM對技能重視的嚴謹度，從一件小事可以看出。
大部分企業多認為，只要是主管就「應該」會面試，自己去篩出適任人選，但IBM的主管必須先通過內部訓練考核，取得面試獎章後，才有資格上陣。
「這是IBM正在推動skills as currency（技能即貨幣）的概念， 」台灣IBM人資長邱纓琇說，當技能與績效、升遷串連，學習技能的價值也跟著提高，進而改變整個公司選材的思維。
邱纓琇說：「過去選人的做法，可能是印象中這個員工績效表現好就升他。在IBM，主管要思考公司未來要發展的核心技能是哪些？我如何投資擁有這些技能的人才讓他們一直留在公司？」
換言之，如果以前主管拔擢人才的標準是放在對「人」的主觀評價上，看的是他的過去，往往會疏忽了未來所需技能的重要性。尤其在人才稀缺的今天，聚焦「技能」的專業度高低、市場前瞻性，才是有機會把人才效能變大的睿智做法。
IBM也鼓勵員工攤開自己的職務「蜂巢圖」，讓員工面對下一個晉升職位，有更清晰的成長方向，同時配合課程推薦，儲備未來技能。下圖便是高愈惠和下屬分享自己的蜂巢圖。
透過技能為核心的管理模式，過往學歷、資歷的重要性也開始降低。IBM全球有20％的員工沒有大學學歷，就是憑藉技能說話。在2024年兩千大企業人資長的調查，也呼應此一趨勢 —學歷重要性下降，專業技能開始上升。
你的技能存量足夠面對未來變化嗎？你的團隊當前的技能存摺，足以面對產業變化嗎？加速發展技能，將是人才管理最重要的課題。
（原文標題：IBM全球２０％員工沒大學學歷！他們用「一張表」看出員工技能強項）
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那份檔案、Email放在哪？工作總在「找東西」，5招減少工作區
每天花多少時間找檔案、Email、待辦事項？工作區太多，容易讓資訊分散、增加尋找時間。作者分享5個工作區整理技巧，從待辦工具、標籤分類到數位化管理，減少東翻西找，提高工作效率。本文節錄自《時間不夠用？先減掉八成雜事》。
文／飯田剛弘
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打造一個「工作區」「丟棄」紙張、「保留」數位檔案──建立工作區的技巧1. 找到適合自己的待辦事項管理工具2. 善用標籤、關鍵字與篩選功能3. 減少工作區的數量4. 從小範圍開始5. 不確定是否該丟棄時，「丟掉」實體物品，「保留」數位檔案
打造一個「工作區」
各位是否每天為了尋找物品或資料而花費許多時間呢？像是「那封電子郵件到哪裡去了呢？」、「那張備忘錄跑去哪了？」、「那個檔案存在哪裡啊？」、「那份文件擺去哪了？」之類的情況。其實，花在尋找上的時間，比我們想像中奪走更多寶貴的時光。
因為這些動作往往在不知不覺中進行，所以不容易發現。可能在一天之內就發生好幾次在找東西的情況。
或許這樣說會有點太過直接，但這些「尋找」的時間，幾乎不會產生任何價值。
更麻煩的是，愈是在忙碌的時候，愈容易發生不清楚所需的資料或訊息在哪裡，結果反而花更多時間到處尋找。
要減少這些時間浪費的方式，就是打造一個「工作區」。
所謂的「工作區」，指的是儲存與管理必須處理的事項和工作，以及相關資訊與資料的地方。像待辦事項清單、筆記本、電子郵件、聊天訊息、桌面上，或是抽屜、書架、包包等等，都可以成為「工作區」。重點是在平日就要養成習慣，除了「工作區」之外，不要隨意擺放。
不過，如果「工作區」過多，反而會使工作無法順利進行。以下是一些常見的情況：
找不到需要的工具，花了很多時間尋找，甚至最後不得不再去購買。
找不到他人之前曾經告知的資訊，導致工作無法繼續。
瀏覽過覺得有參考價值的網站，沒有加入書籤，結果再次搜尋時，耗費許多時間與心力。
記錄過和他人約定時間的筆記，不知道擺去哪裡，令人十分困擾。
事先調查的資訊筆記不小心弄丟，只能靠自己模糊的記憶回想。
找不到付款所需的文件或帳號資訊。
忘記購買必要的物品，卻買了其他多餘的東西。
直到要出門前，才慌張地到處翻找需要的票券或文件。
雖然有事先預約，卻找不到預約號碼或確認的郵件，而感到非常焦急。
當我們覺得自己不擅長安排時程時，上述這些情況往往更常出現。要讓事物順利進行， 最好是盡量把「工作區」集中在一個地方。若是把需要的東西或資訊放在不同地方，自己也會搞不清楚究竟放在哪裡，最後只會徒增尋找的時間。
因此，若要快速且輕鬆地找到所需資訊，最理想的做法是將所有待辦事物集中在同一個地方。
即使要將所有待辦事項完全集中在一個地方並不容易，但只要能盡量減少「工作區」的數量，就能縮短尋找的時間，讓工作更順利進行。
重新檢視自己有多少個工作區？
首先，請先參考下頁的表格，也就是數一數自己目前有多少個「工作區」。
數位資料的存放地點
工作區數量電子郵件（收件匣、寄件匣、草稿等）待辦事項清單（電子郵件、筆記本、Word檔等）雲端儲存區（Google 硬碟、OneDrive 等）電腦（桌面、各檔案夾）或 3C 設備（手機、平板）通訊軟體（Slack、Teams、LINE 等）其他應用程式和軟體
非數位、實體的存放地點
工作區數量筆記本或備忘錄行程表或月曆便條紙或便利貼檔案夾或文件夾各種盒子或箱子層架或書桌周圍床上包包或錢包裡白板自己的大腦其他人（同事或秘書等）家中衣服或褲子口袋
數出來的結果有幾個呢？我自己在舉辦研討會或培訓課程時，總會請學員統計自己的工作區數量，結果因每個人的工作內容與職務類型不同而有很大差異。
例如，擔任出納會計、總務等行政職的人，有時可能多達數十個工作區。而管理階層或外勤的業務人員，也有人少於十個工作區。
關鍵在於，先掌握自己目前的工作區數量，接著思考如何縮減那些花在「東翻西找」上的時間浪費。
「丟棄」紙張、「保留」數位檔案──建立工作區的技巧
以下介紹幾個在安排工作區時的重點：
1. 找到適合自己的待辦事項管理工具
市面上的待辦事項管理工具琳瑯滿目，有的只提供簡單的製作備忘錄與清單功能，有的 則是可管理完整專案的專業系統。選擇時要符合自己的需求與個性，這點至關重要。
若一開始就挑選過於複雜、使用不易的最新款高階工具，反而容易半途而廢。當自己想 要嘗試新工具時，建議優先選擇操作簡單、能與電腦和手機同步的雲端服務為佳。
2. 善用標籤、關鍵字與篩選功能
為了能快速找到待辦事項與相關資訊，可以用資料夾、透明文件夾或標籤，依照一定規則進行分類。不過更建議在整理時，能以數位化為前提，運用容易聯想的關鍵字、標籤、標記或篩選等功能，確保資訊能快速搜尋，管理也會更加輕鬆。
3. 減少工作區的數量
要降低「漫無目的尋找」所浪費的時間，最關鍵的做法就是把工作時需要的東西全部集 中在同一個地方。前面的內容也有提到，盡量減少工作區的數量非常重要。雖然實際數量會因工作環境和職務不同而有所差異，但原則上最好控制在個位數以內，以避免混亂。
4. 從小範圍開始
如果要處理的事情太多，要整理所有事物往往非常耗時費力。建議先從當下最需要處 理、最重要的部分開始整理，再慢慢拓展到其他部分。在熟悉工作區使用環境的同時，也能專注在盡量減少「時間浪費」和「找東西」上。
5. 不確定是否該丟棄時，「丟掉」實體物品，「保留」數位檔案
在試著減少工作區的數量時，常會出現不知道該不該留下的文件或資料。這時，我個人建議可以依照資料的類型處理。基本原則是若屬紙本資料，可「先掃描儲存成數位檔案後，再丟棄」，如果屬於數位檔案，則「暫時保留」。
紙張只會愈積愈多，占據空間又降低效率，因此建議能盡量數位化，達到減少紙張的效 果。如果擔心一下子全部丟棄會有風險而感到猶豫不決時，可以先掃描或拍照存成電子檔，再逐步進行斷捨離。
再次強調，工作區的數量一旦過多，即代表相關的資料與資訊分散各處，不僅增加尋找時間，也容易在管理和保存上出現困難，進而導致錯誤和疏失。
因此，要先掌握自己目前的狀況，再逐步減少工作區的數量，才能有效提高工作效率。
節錄自：寶鼎出版《時間不夠用？先減掉八成雜事：不加班也能升職的高效工作法》／飯田剛弘 著
跳脫「解雇」陰影：善用PIP績效改善達成員工與組織共同成長
績效改善計劃（Performance Improvement Plan, PIP）日益受到重視，成為企業留才及促進員工成長的重要工具。然而，如何在人情世故與企業需求間取得平衡，是每位主管面臨的挑戰。本文深入探討PIP制度的應用技巧，強調「助人成長」的核心理念。通過良好的溝通面談，如正向肯定、關懷輔導和發展面談等技術方法，我們可以幫助員工克服問題並提升績效，同時提升組織與員工之間雙贏共好的效果，使PIP成為努力改變而非淘汰的一項重要策略工具。
文／宸碩管顧公司總經理｜楊伸太博士這段文字是作者和他的身份。
原標題：績效管理與技能提升計劃（PIP）- 談如何做到顧及人情世故的PIP制度
關鍵字
PIP
員工績效輔導
績效管理
績效分析
績效面談
關懷面談
輔導面談
發展面談
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前言：PIP，成為留才與助人成長利器
人才定義與PIP
績效管理循環與績效輔導回饋流程
啟動面談，做好部屬關懷與傾聽，談談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』
啟動面談，做好部屬績效面談，談『績效輔導面談技巧』
啟動面談，做好人才發展面談，談『發展輔導面談技巧』
總結
一、前言：PIP，成為留才與助人成長利器
在現今大缺工時代下，人才辨識與人才管理、留才機制與效能，，變成為企業人資與部門主管非常重要的議題，其效能展現的核心成功關鍵就是「績效管理機制與PIP技能」了！
績效管理的三大目的是：與組織目標連結、與激勵機制（升遷與獎金）連動、助人成長（發展、訓練、輔導），而主管如果透過良好的PIP（Performance Improvement Plan）技能，肯定能在「助人成長」的領域中，讓所屬團隊同仁獲得正相關的改變與提升，進而為組織與同仁創造雙贏共好的成果！
又或者處理績效不佳的同仁員工，常常是主管心中「極度不想面對的痛點」，一方面擔心影響團隊績效與氣氛，另一方面又怕傷害員工自尊、甚至引發勞資糾紛的風險等，都是值得主管現今持續提升「運用PIP轉化為留才與助人成長或合法合情合理處理技能」的迫切重要課題！
二、人才定義與PIP
許多主管在面對績效不佳員工時，常有以下疑慮：(1.) 這個人是「能力不足」還是「意願下降」？(2.) 是「態度問題」還是「能力不足」？(3.) 值得積極培養，還是維持現狀？考慮替換？(4.) 上述這些疑慮，其實在定義前，都要先回到公司的「人才標準」，才是最客觀正確的。
一個完整的人才定義，至少要包含四個構面：(1.) 績效表現：能否達成「職位說明書」中所對應的「任務」與「工作績效目標」。(2.) 態度與意願：是否符合企業文化與團隊合作精神、以及本身對工作的意願。 (3.) 現職能力：是否具備滿足該職位所需的能力，包括個人特質與專業能 (4.) 發展潛力：是否具備「下一個職涯位置」的潛力。
再次提醒：在談 PIP 前，必須先釐清「人才」的定義，當員工在績效上出現落差時，主管與 HR 應評估的不只是「數字結果」，而是要回到「這個人是否仍符合公司的人才標準」，哪裡不符合？所對應的管理措施為何？
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三、績效管理循環與績效輔導回饋流程
績效管理循環的架構，整理如下圖(詳細可參考：卓越主管的關鍵四大管理)
2. 績效管理的目的(1.) 策略性：A. 協助並達成企業所追求之長短期目標B. 確實達成組織目標(轉化公司目標為個人目標)(2.) 管理性的：A. 晉升、輪調、調薪、獎懲、訓練
(3.) 發展性的：A. 改善員工績效、發展員工潛能B. 工作改善與進步C. 協助員工成長與發展
3. 績效管理循環的關鍵成功因素(1.) 績效目標連動組織目標：要能承接組織策略的目標，也就是要能將組織目標有效串接起來!(2.) 指標符合SMART原則：如下圖
Simply & Specific 簡單、明確具體的要清楚說明，而不是一個概略性的Measurable 可衡量的必須用量化的指標來訂定Achievable 可達成的具挑戰性且實際可完成的Relevant 有關連的必須與工作表現的重點相關Timely 有時間限制的在限定的時間內完成
(3.) 過程管理與追蹤、面談：過程中，進行即時的績效評估與相關面談，持續正向回饋與指導，幫助達標並與其，與員工討論本期結果與可精進方向。A. 特別提醒，在這個循環中，績效的追蹤、必要輔導與回饋的「及時性」相當關鍵，否則 PIP 只會變成一種「突如其來的挫折」！B. 因此，主管應在員工出現異常跡象時，就要及時啟動介入，也就是可以：- 透過日常回饋，正向點出不足並提出改善建議。- 若落差持續發生，則啟動正式的 PIP 流程。C. 過程中的面談，可區分以下幾種類型：- 正向肯定面談：主管發現員工有績優事件發生，想給該員工肯定與鼓勵時使用- 關懷輔導面談：主管發現有能力之員工，其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時，啟動即時的關懷，以利表達對員工的重視，並了解真正原因，方以協助恢復意願與動力!- 績效輔導面談：針對過程中或期末時，員工績效達成狀況不理想，或者行為態度欠佳者，推論是無意願或能力有問題時，啟動正式的績效輔導面談。- 發展輔導面談：針對績效考核後，辨識出的績優人才，進行主動式的人才發展面談。- 特別提醒，上述幾種面談類型，都要聚焦『核心目的』，同時也要及時啟動，才能獲得最佳效益!
四、啟動面談，做好部屬關懷與傾聽，談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』
1. 肯定要及時，員工會有持續好表現：主管發現員工有績優事件發生，就可啟動正向肯定面談，同時全程一定都是正向肯定，沒有任何『提醒注意或需要改善或責備的語詞/事項』！(1.) 建議主管可多練習正向語言，同時可採用『STAR紀錄與表達法』，進行對員工深層的肯定A. Situation：情況，該正面事蹟當時的情況B. Task：任務，該正向事蹟當時員工所擔任的工作任務C. Action：行動，該正向事蹟當時員工展現的良好行為D. Result：結果，該正向事蹟當時員工展現行為後之結果
2. 主管發現有能力之員工，其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時，啟動即時的關懷，其操作重點如下：(1.) 關心：主管表達對該員工表現出工作表現的肯定後，針對所觀察的近況，真誠的關懷，引導其說明!(2.) 了解與分析：主管真誠傾聽與理解，同時針對導致意願下降的主因，給予分析與診斷!(3.) 必要的引導與正向鼓勵：主管在分析出主因後，找出方法，引導其重回積極動力，並多強正向鼓勵!
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五、啟動面談，做好部屬績效面談，談『績效輔導面談技巧』
績效輔導面談之步驟如下表(員工需要改善時)
面談步驟重點說明STEP1.主題說明說明本次面談的目的、所需時間及主要內容STEP 2.傾聽其說明本期工作目標完成情況對照部屬自評表，鼓勵部屬重點說明工作表現與成果積極傾聽與覆述重點STEP 3.針對考核結果進行回饋與必要的分析與溝通運用『三明治』技巧，說明與溝通考績結果說明部屬表現績優事項提供事實引導需要改善之處(表現不佳之處)，可善用STAR說法偕同擬定改善的方法，並且鼓舞部屬積極實踐與達成STEP 4.設定下期目標討論與設定部屬下一期工作目標與計劃，以及應改善的工作項目，並找出部屬的培訓需求與計畫STEP 5.總結本次面談重點總結本次內容並給予正面積極的鼓勵
本績效面談，是面談類型中，最正式的面談，也最需要有面談紀錄，以利必要時(例如啟動資遣)，因應勞動事件法之舉證用，補充關鍵技巧要點如下：(1.) 建立信任：強調 PIP 的目的不是要淘汰，而是協助改善，回歸「助人的初心」，將有助於員工卸下防備，願意面對問題。(2.)數據為基礎：避免流於主觀，必須以績效分析結果為依據；行為態度改善的部分，也善用上文提到的STAR說明與溝通。(3.) 真誠傾聽：必要的筆記、尊重的眼神與肢體語言，讓員工感受到主管真心願意傾聽。(4.) 同理、正向表達：過程中，都是正向語言，沒有負向語言，必要的時候也要展現同理心，例如「我理解你最近壓力很大」，減少對抗心。(5.) 問題探索：關心與詢問是否有影響工作的外在或內在因素（如家庭困難、心理壓力、技能不足）。
六、啟動面談，做好人才發展面談，談『發展輔導面談技巧』
對於績優人才，主管在現今留才大時代下，更應該著重主動引導與規劃出該類員工在組織內部的職涯發展方向，包括晉升路徑、跨職能發展或專業深耕等，讓這類人才在公司能因為看的到未來，而對組織產生更高之向心力與價值貢獻。
展開步驟(詳細可參閱：創辦人、主管退休誰來接班？給HR的關鍵人才梯隊建立指南，以及用個人發展計畫（IDP）留下好人才（上）訂定與執行6大步驟(1.) 職涯願景與目標設定(2.) 識別關鍵職涯路徑(3.) 制定階段性發展策略(4.) 資源支持之運用(5.) 定期檢視與調整
七、總結
在 PIP 中，第一步往往不是「談績效」，而是「談助人的初心」。
績效指標(成果)與職能(行為)，是考核基本
考核能公平客觀合理，員工才會願意好表現
公平做出人才辨識與缺口分析，善用各類績效面談，真心誠意回饋與發展
主管的正向語言非常關鍵，請多練習與善用
平時記錄行為事例(優/待改善)，及時回饋
善用人才九宮格，主管讓績優人才數增加
特別提醒，需要的時候，就要及時啟動，不要等到公司規定的績效面談時間！
正向用詞很重要，回歸助人成長的初衷！
最終，作者期許本文，能讓各HR 與主管們，針對績效管理與PIP方面，有所助益，成為留才、助人成長的助力，而不是單純的淘汰工具，也不再是「痛苦的代名詞」，而是一種讓組織與個人共同進步的正向力量。
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內容太多想記下筆記，哪款筆記軟體適合自己呢？工作常常分心想滑手機，如何才能提升專注力？想和團隊即時線上討論，除了通訊軟體開視訊還有什麼方法？《104職場力》為您整理幾個辦公室實用生產力工具App，包括手寫筆記、文法錯字修正、時間管理等提升效率、增加便利性的軟體，讓工作更加靈活！
文／《104職場力》
生產力工具網站／APP特色Slack通訊軟體協作工具，可以即時交談、群組對話。Zoom遠距、視訊會議工具，與團隊成員直接網路交流。Evernote筆記和組織工具，跨平台支援桌機、iOS、Android。GoodNotes筆記和組織工具，目前僅支援macOS、iOS、iPadOS。Notability筆記和組織工具，目前僅支援macOS、iOS、iPadOSTodoist任務管理工具，清楚管理日常各式工作與行程。Forest時間管理工具，提高專注力並減少分心，讓樹木成長茁壯。Grammarly語法和拼寫檢查工具，可以迅速修正拼字、文法錯誤。Later社群媒體管理平台，管理你所經營的各種社群網站。
1. Slack
許多企業都會用的Slack是什麼軟體？
Slack是一個通訊協作工具，可以即時交談和群組聊天功能，讓團隊成員能夠快速溝通和討論問題。它的功能有：
即時聊天：可以與團隊成員立即溝通、討論問題。
建立群組頻道：團隊成員在不同頻道中進行對話，討論不同主題面向。
文件分享：分享文件、圖片、影片等。
寄送通知：可以透過電子郵件、手機通知等方式向團隊成員發送通知，及時了解重要訊息。
應用程式整合：可以整合其他應用程式，如Google Drive、Trello等，在Slack上直接連結這些應用。
自訂義訊息：可以設置自定義訊息，如自動回覆、提醒等，提升工作流程與效率。
網站連結：Slack
網站語言：提供繁體中文
費用：免費版、Pro、Business+、Enterprise Grid
版本：
桌面版：macOS、Windows、Linux
應用程式：Apple App Store、Android Google Play
▲ 圖片來源：Slack
2. Zoom
眾多遠距、視訊會議和網路研討會的工具之一，不論成員身在何處，它可以與團隊成員直接網路交流。例如：
視訊會議：視訊通話可以同時支援多達1000位與會者，在會議中分享畫面、白板、文件、影片等內容。
音訊會議：除了視訊通話，也能透過電話加入音訊、設定喇叭與麥克風或召開個人電話會議。
畫面分享：會議中分享自己的畫面，同步讓其他與會者檢視畫面、簡報、工作表等。
註解和白板：在分享文件或畫面上增加註解和標記，或使用白板即時進行線上協作。
網路研討會：舉辦網路研討會或直播，Zoom有提供管理註冊和報名程序的功能。
會議錄製：如果是會議主持人，可以錄製會議存檔，後續回放和分享。
網站連結：Zoom
網站語言：提供繁體中文
費用：基本免費（Basic）、Pro、Business、Enterprise
版本：
桌面版：macOS、Windows（官網下載連結）
瀏覽器擴充功能：Chrome、Firefox
電子郵件：Microsoft Oulook增益集
應用程式：Apple App Store、Android Google Play
▲ 圖片來源：Zoom
3. Evernote
筆記和組織工具，可以快速記錄想法和重要資訊，並將統整組織，日後方便檢閱搜尋。例如：
筆記和記事本：建立不同類型的筆記或記事本，可以設定於不同標籤或文件夾中。
增加多媒體檔案：可以加入圖像、聲音和影片等多媒體檔案於筆記中。
網頁文章剪貼：Evernote提供瀏覽器擴充功能，文章、網頁、螢幕擷取都可以直接儲存到筆記中。
標籤搜尋：透過標籤清楚分類，搜尋時更快速找到想要的文件。
共享協作：開啟文件分享權限後能與他人共同協作。
同步備份：支援跨平台同步和備份，不同設備上都可以使用，也避免防止資訊不見或損壞。
整合服務：能與Google日曆、電子郵件及雲端硬碟等、Slack、Microsoft Teams許多應用程式整合，提升效率。
網站連結：Evernote
網站語言：提供繁體中文
費用：免費版、個人版、專業版、團隊版
版本：
桌面版：macOS、Windows
瀏覽器擴充功能：Chrome
電子郵件：Microsoft Oulook增益集
應用程式：Apple App Store、Android Google Play
▲ 圖片來源：Evernote
4. GoodNotes
筆記和PDF編輯軟體「GoodNotes」，其功能有：
建立不同類型筆記：如手寫、打字和插入圖像、聲音、影片等多種媒體。
手寫筆記和繪圖：GoodNotes支援手寫筆記和繪圖功能，在iPad上可以用手寫筆或Apple Pencil手寫筆記或繪圖。
PDF、PPT編輯：可以編輯PDF及PPT文件，包括增加註釋、標記、繪圖、刪除和更換文件等。
錄製音訊筆記：編輯筆記同時，也能錄製音訊檔，而播放錄音即可看到所做筆記同時出現。
文字識別功能：支援手寫文字識別功能，可以透過搜尋找到手寫文字資訊。
抽認卡：將筆記轉化成抽認卡，透過間隔重複進行複習，增加熟悉。
分享匯出：筆記和PDF文件可以上傳到雲端或其他應用程式中、與其他人分享，並匯出多種格式如PDF、Word、PowerPoint等。
iCloud同步備份：透過iCloud同步備份能在不同裝置瀏覽使用。
網站連結：GoodNotes
網站語言：提供繁體中文
費用：免費版（建立筆記數量、功能有限制）、付費版（一次性買斷 NTD$290）
版本：
桌面版：macOS
應用程式：Apple App Store
▲ 圖片來源：GoodNotes
5. Notability
不論你是學生課堂記下筆記、教師紀錄課堂資訊與教學內容、從業人員繪圖並記下重要資訊等，相信有使用iPad也都不陌生這款筆記軟體「Notability」。
其主要的功能有：
建立不同類型筆記：如手寫、打字和插入圖像、聲音、影片等多種媒體。
手寫筆記和繪圖：Notability支援手寫筆記和繪圖功能，在iPad上可以用手寫筆或Apple Pencil手寫筆記或繪圖。
PDF、PPT編輯：可以編輯PDF及PPT文件，包括增加註釋、標記、繪圖、刪除和更換文件等。
錄音：編輯筆記同時，也能錄製音訊檔，在課堂、會議、講座等場合十分好用。
手寫筆記轉換為文字：支援手寫文字識別功能，將手寫筆記轉換為文字，更為方便編輯與閱讀。
分享匯出：筆記和PDF文件可以上傳到雲端或其他應用程式中，並能匯出多種格式，如PDF、Word、PowerPoint等。
iCloud同步備份：透過iCloud同步備份能在不同裝置瀏覽使用。
網站連結：Notability
網站語言：提供繁體中文
費用：免費版（建立筆記數量、功能有限制）、付費訂閱制（Notability Plus）
版本：
桌面版：macOS
應用程式：Apple App Store
▲ 圖片來源：Notability
6. Todoist
Todoist是一個任務管理工具，可以設定期限、優先級別和提醒事項，更清楚的管理日常各式工作與行程，例如：
建立任務清單：建立各種類型的任務清單，例如工作、家庭、學習等等，組織任務、提升效率。
設定優先順序：可以標記將各種任務標記優先順序，「重要」、「中等」或「較不重要」，更清楚的安排時間規劃。
設定期限：為每個任務設定期限，掌握進度並確認什麼時候需要完成。
建立次要任務：如果任務較為龐大複雜，可以再往下設定次要任務，以便追蹤進度。
設定標籤、提醒等：讓任務更清楚。
與其他成員共同合作：可以設定將任務與他人共享，團隊都能清楚了解任務資訊與進度。
Todoist提供免費版及按月付費，以及企業商務用，差別在於項目、共同協作成員數量等限制。
網站連結：Todoist
網站語言：提供繁體中文
費用：免費版、專業版、企業版
版本：
桌面版：macOS、Windows 10/11、Linux
瀏覽器：Chrome、Firefox、Microsoft Edge、Safari
應用程式：Apple App Store、Android Google Play
穿戴裝置：Apple WatchOS、Google Wear OS
電子郵箱：Gmail插件、Gmail、Outlook
▲ 圖片來源：Todoist
7. Forest
幫助您放下手機，專注生活的 App。
Forest
「Forest 專注森林」是一款時間管理工具，它可以幫助使用者提高專注力並減少分心，透過有趣的種植「虛擬樹木」方式來完成目標。
今日社會人手一機，更是難以放下對手機的依賴，因此不論工作、學習還是社交場合中，想要提高專注力、減少查看手機的行為、更享受於與人社交的過程，這款App可能很適合你。
啟動Forest選擇一個時間長度並開始計時，這段時間不能使用其他軟體、應用程式，否則成長中的小樹就會枯萎。持續執行持續達成目標後，森林就會變得愈來愈茂密。
而Forest也與種樹組織Trees for the Future合作，如果使用者累積一定金幣後，Forest就會種植一顆真正的樹苗在地球上。
網站連結：Forest
網站語言：提供繁體中文
費用：免費版（提供應用程式內購）
版本：
瀏覽器：Chrome擴充功能
應用程式：Apple App Store、Android Google Play
穿戴裝置：Apple WatchOS
▲ 圖片來源：Forest 專注森林
8. Grammarly
寫電子郵件、報告和其他業務工作文檔、文案時，可以透過Grammarly語法和拼寫檢查工具迅速修正拼字、文法錯誤。功能如：
文法和拼寫檢查：檢查文中的文法和拼寫錯誤，並提供相關建議與修正，從而改善文句順暢與正確性。
語法改進：根據文章類型，如學術寫作、新聞稿件、社群媒體，提供語法建議。
標點符號：有時可能漏打或錯用標點符號，它會檢查文中標點符號的使用狀況。
詞彙替換：提供詞彙同義字更多選擇，單字使用上更精準也讓語句更豐富。
調整撰寫風格：它也能提供撰寫風格建議。
Grammarly提供免費版、高級版以及企業商務用，差別免費版僅有基礎功能，如要更進階的改善建議則須付費。
網站連結：Grammarly
網站語言：英文
費用：免費版、高級版、企業版
版本：桌面版：macOS、Windows
瀏覽器：Chrome、Firefox、Microsoft Edge、Safari
文書軟體：MS Office、Google Docs
應用程式：Apple App Store（iPhone、iPad）、Android Google Play
▲ 圖片來源：grammarly
9. Later
Later為一社群媒體管理平台，主要功能在於管理你所經營的社群網站，排程貼文、分析社交平台上的活動、行銷等。功能如：
設定排程：透過Later編輯並可預先排定每個社群媒體貼文、圖片。
多平台支援：支援Instagram、Facebook、TikTok、Twitter、LinkedIn、Pinterest等社群平台，一次管理所有社群活動。
儲存標籤：整理社群媒體標籤。
分析報告：分析社群媒體成效，了解貼文表現、提供粉絲、受眾群體有用資訊。
貼文管理：管理不同平台的貼文圖片，可修改圖片、增加文字等功能。
多人共同管理：可以新增與他人共同協作，共享帳號和管理。
網站連結：Later
網站語言：英文
費用：免費版、入門版（Starter）、成長版（Growth）、進階版（Advanced）
版本：
桌面版：macOS、Windows
應用程式：Apple App Store、Android Google Play
▲ 圖片來源：Later
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「職場儀式」真的有效嗎？從開晨會到志工日，行為科學解析如何提升團隊凝聚力
職場儀式真的能提升團隊效率嗎？本文作者為麥肯錫、波士頓顧問，透過行為科學解析儀式如何強化團隊凝聚力、提升歸屬感與溝通品質，從晨會到志工日等職場儀式，協助主管與上班族打造更和諧的工作環境。本文節錄自《意圖韌性》。
文／麥克．詹姆斯．羅斯
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職場儀式的力量職場儀式的益處
職場儀式的力量
儀式能改變大腦到什麼程度呢？哈佛大學行為科學家麥克．諾頓（Michael Norton）這麼解釋：「並非在進行了儀式後，那天就會神奇地愛上自己的工作。而是隨著一段時間過去，儀式開始對我們產生意義，感覺就像是『我們這裡就是該這麼做的』。」儀式能帶來成就感、同伴情誼或是對自己的信念，這就足以改變一切。
有太多領導者都把團隊當成一群個人的集合來管理，卻未能覺察成員間的互動。在這樣的情境中，職場儀式就能有效地為員工創造有意義的工作體驗，並改善團隊對於共同目標的認同，以及成員間的人際關係。透過有意圖地設計一套良好的儀式，並隨著時間調整與適應，領導者和團隊成員都能大幅改善工作環境的和諧感，並帶給團隊共享意圖的凝聚力。
和個人的習慣一樣，職場儀式也能強化團隊對達成目標所需行為的專注，進而支持共享意圖，你可以想想史提艾斯強調專案成功的意圖吧。不過，職場儀式還有一個次要的好處：強化連結和一體同心的感受。如潭美．金（Tami Kim）在和我們對話中所解釋：「完成群體的儀式後，人們更可能帶著使命感面對下一件任務，進而做出更棒的工作表現。試想世界上既有的儀式，例如在運動競賽前走特定的道路、成功簽約後的敲鑼、把賺到的第一塊錢貼在牆上等等，這些行為本身都沒有直接實質的好處。但群體儀式的某些性質，包含肢體動作、象徵意涵和群體性，皆能有助於強化儀式的內在意涵，並發揮外溢效應而影響到個人後續必須完成的任務。」
職場儀式的益處
當把促進生產力的習慣儀式化，能確保從這當中獲得最有效的運用，在規畫設計時會把其中的瑣事化為儀式，並且必須先符合公司更遠大的目標，以及不該帶給團隊更多的工作量。每日的晨間集會就是個好例子：快速地和每位成員對話，就能提供大家分享進度、討論困境和求助的機會，透過這種晨會都能幫助團隊成員提高責任心，此外也能創造更通暢的溝通，讓所有人對共同目標更有認同感。
不過，晨會最重要是帶來「軟性」的影響，事實上像晨會這種儀式是為員工創造歸屬感的有效方式。無論性別和年齡，有將近40％的勞動者在晨會受到關心時（個人和專業層面皆然）會有最強的歸屬感。即便職場習慣的實施目的常常是為了提高生產力，也不意味著它無法同時兼顧文化上的目標，而組織中社會經驗的共享，是讓團隊凝聚的重要因素。無論是在儀式的周邊活動（例如晨會前簡短的社交時間），或是儀式焦點（例如快樂時間），這種能在個人任務之外打造團隊群體感的機會，都是彌足珍貴的。
有意思的是，為了讓儀式性活動真正有效，且受到員工和管理者的珍惜和重視，這些活動必須聚焦在共享意圖上。正如有份研究表示，參與者認為最珍貴且有效的兩種團隊活動是志工日（參與者共同為公益目標努力）和企業共識營（其中會討論公司的策略和方向）。
最棒的職場儀式，是可以同時打造團隊並培養個人的活動，並且能強化理想的行為。舉例來說，每一季舉辦的頒獎活動能表揚團隊成員在銷售、指導和創意等層面的成就，同時還能達到許多其他目標。透過頒獎活動能表彰公司重視的價值，藉此強化組織文化，激勵具有競爭心的團隊成員，並且讓努力工作的人獲得認可。
因此，別忘了要透過設計符合意圖的儀式，來讚揚正確的行為。舉例來說，當麥克還是顧問時，曾經有位客戶希望自己的組織能更創新，於是設計了年度創新獎項，希望能鼓勵團隊更有創意。然而在首屆表揚典禮上，她推舉獎勵設計產品在第一年就獲利超過十萬美元的員工。雖然這位員工乍看之下是個好人選，但仔細想想這樣獎勵的條件就成了獲利能力而不是創新了。相對地，她找到另一位推出試驗性商品最後以失敗收場，讓公司虧損兩萬美元的員工。這位獲獎者被要求發表得獎感言，強調他在過程中獲得的學習經驗。透過表揚試驗帶來的學習（而不只是慶祝成功），公司傳達的訊息是：我們看重嘗試新事物的精神。把頒獎典禮當成年度盛事，儀式為公司創造了各種不同的益處。
節錄自：方言文化《意圖韌性：終止拖延萎靡的神奇之鑰！激活動機潛能，個人與團隊目標皆高效實現的強大心理力量》／麥克．詹姆斯．羅斯 著
待辦清單要寫什麼？該用什麼方法完成？改善拖延的拆解任務法
常常面對待辦事項越寫越長，卻不知道從何開始的窘境？待辦清單是提升效率和改善拖延的好幫手，但是要用什麼方法才能順利完成待辦清單呢？本文為《箱型時間：高速時代的15分鐘深度專注力》書摘精選，作者解析如何拆解任務、專注執行，幫助你實現工作生活平衡，改善拖延、突破時間管理瓶頸！
文／馬克‧曹–桑德斯
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待辦清單包含的內容？待辦清單要寫什麼？該用什麼方式完成待辦清單？
待辦清單是列出你預計要完成的任務，通常會用來幫助我們記憶該做的事項；行事曆則是用來記錄、規劃活動的工具。箱型時間將這兩者結合——把待辦清單中的適當項目排入行事曆，並確保該活動會在規劃時間內完成。待辦清單和行事曆可以說是本書的兩樣前導元素。
待辦清單包含的內容？
待辦清單是箱型時間的先決要件，所以我們必須先了解什麼是待辦清單。讓我們順著前因後果想想：待辦清單上的事項是怎麼來的？主要有五個來源：
1. 想法
你想起上星期答應別人一件事；你淋浴時閃過一個靈感；在火車上看見跟老同學長得很像的人，突然想跟同學敘敘舊；做白日夢時，你腦中飄過充滿創意、可能有用的點子。我們的大腦一直處在活動狀態，而且有很多無法預料的事。很多來自環境的外在刺激，也都無法預料。因此念頭、想法、事件、靈感，提供了行動構想。建議你在待辦清單中規劃一個待學區，寫下你有興趣，但還沒有時間去學的事物。
2. 訊息
我們每天收到超過一百封電子郵件，簡訊和社群媒體應用程式產生的訊息量更是不遑多讓。這些訊息很多是自動產生或自動發送，不僅不相關，也沒重要到必須去處理。但是某些需要思考和回應的訊息，就可以寫進待辦清單。其實，即使是只需要略做回應的小事，也會是需要處理的待辦事項。
3. 會議或與人對話
我們每天的工作有四分之一花在開會上，有調查顯示每天至少會有二十七段對話，這些即時的人際互動引來各式各樣的任務。有可能是老闆直接指派給你，有可能是因為跟年長的鄰居閒聊，所以答應幫忙修理籬笆，也有可能是在一場業務會議結束時，被指派要做什麼事。
4. 工作本身
你會在寫完銷售簡報後發現需要事先演練；你會在撰寫商業企劃時發現需要研究市場；你會在使用客戶關係管理軟體時發現有幾項內容需要補齊；你會在登入任務管理軟體後發現有一系列工作等待完成……工作就是這樣，會衍伸出更多工作。
5. 生活瑣事
我們有很多私人事務要打理，包括：洗衣、打掃、購物、付帳單、煮飯、保養汽車、修繕房屋、整理花園農圃、運動、個人健康、假期規劃、照顧家人或寵物、丟垃圾、做資源回收、打理社區事務等。在這當中，有許多固定重複的事，也有較難預料的事；有些事情跟家庭成員有關，特別是住在一起的家人。這些都是要處理的事，不管我們想不想做都得完成。
待辦清單要寫什麼？
待辦清單上的事項可以做成時間箱，寫進行事曆。當你準備花時間使用數位行事曆，在適當環境、以正確心態規劃時間箱時，你會需要製作時間箱的素材，而這些素材就來自你的待辦清單。將待辦事項寫進時間箱，完成這一天的任務後，原本的任務清單就會變成你的「達成清單」。
此外，不是每個點子都是好點子，不需要的待辦事項必須送進垃圾桶！再說，從把想法寫進待辦清單，到真正要實踐時，事情可能已有變化，讓這件事變成多餘的想法。請注意，想「把待辦清單上的事項統統完成」是個錯誤的念頭。
該用什麼方式完成待辦清單？
雖然世界上有數十億人口會寫待辦清單，但是對於待辦清單究竟該怎麼寫或完成，卻沒有個共同概念。以下內文是我讀過相關內容後，加入箱型時間元素，希望能幫助大家把這個被忽略的重要事項做得更好。
1. 拆分成可處理的單位
將任務拆解成可以處理的塊狀。某人可以處理的單位不一定適合另一個人，因此一般共識是時間不要超過半天，理想狀態是最多一、兩個小時。我也贊同這樣的時長。但是有些任務需要的時間可能很短，例如提醒自己寄追蹤郵件或回家途中買牛奶。所以採用箱型時間的時候，你可以先把下個要做的事記在心裡，再去進一步拆解或統整，不需要一次做完任務的拆分。
請記下任務的細節，以便你回頭審視清單時，可以快速想起要做的事。例如，「研究靈魂旅行」這個待辦事項，如果只寫「研究」的話，幾小時或幾天後，你就看不懂意思了。至於預估時間、重要程度、緊急程度、依存性、合作者、截止期限、最終目的、類別等，有可能是有用的額外資訊，但並不一定要寫出來。
2. 流程
請參考前面提到的資訊類別，為任務歸類，並配合最重要的生活面向，將這些類別系統化。舉例來說，全世界有十二億人使用微信、兩百萬人使用WhatsApp、五百萬人透過簡訊發送和接收訊息。你若不願意忘記履行承諾或完成任務，就需要一套系統，幫助你分辨何時要把聊天訊息變成該執行的任務。例如，標上星號或書籤的訊息表示要有後續動作，以及根據訊息需要處理的時間，來製作有可能需要循環出現的時間箱。重點在於將會形成後續任務的事項，移至待辦清單及時間箱，整套流程才不至於中斷。
其他會形成後續任務的活動，也要建立待辦清單寫入行事曆。不要相信你的記憶力，因為記憶不完全靠得住，要是發生意外，你可能會嚴重受挫。
有些人會寫好幾張待辦清單，細分成：工作、社交、財務、居家修繕、家庭活動、個人活動等。對大部分的人來說這樣做會降低生產力，因為我們必須把這些放在不同地方的清單互相比較，以辨別各項任務的重要和緊急程度。而最後，我們每一個人只會有一套自己的時間計畫。從這個角度看，一個人只要有一份涵蓋全部事項的待辦清單就足夠。這對區分寫進待辦清單的事項，尤其有幫助。
請以「動詞」為開頭，因為動詞代表你要去「做」某一件事。
依照重要性替任務分類，並維持分類——這是最重要的一點，不過在細節上卻有許多不同的意見。包括卡爾．紐波特在內的一派人士提倡把類似任務集合成一組，分批次處理，並在不同批次的任務間安插休息時間，好讓我們能在處理下一項任務前，消除先前的認知脈絡。這麼做非常合理，但缺點是，可能無法及時處理藏在一大批任務裡的緊急任務。另外一派包括我在內的人士，則是提倡要依緊急或重要程度來分類。以下提供一套非常簡單的規則，幫助你從一長串的可能任務中，挑出適合歸為一組的任務：
將任務貼到電子試算表上。
在任務名稱旁邊的欄位，使用一到十的數字，標示任務的緊急或重要程度。
依照數字大小整理欄位順序。
把焦點放在前幾項的任務（排在後面的就是比較次要的）。
原本一大串五花八門、分不清重要程度的煩人事項，已變成一張精簡的「必須完成的事項清單」，你可以鬆口氣了。
這一長串非重要事項也需要好好處理。你可以刪除，也可以另外安排時間重新審視。有些事項過段時間後，重要程度會提高。
請想想哪一種分類方式比較適合你，但不管你選用哪種方式，都需要將事項分門別類。當你缺乏一套值得信任的排序方式時，你會不斷地自我質疑、看輕待辦清單、心想是不是該把另一項任務排在前頭。井然有序的清單可以消除選擇的焦慮，這也是一次做一件事的力量。
你要有固定刪減待辦清單的習慣。刪減待辦清單也是個可以排進行事曆的任務，而且非常適合設成重複的週期性行程。將待辦清單上需要刪除的事項扔進垃圾桶，是正常且重要的工作。
提醒你，只要上網搜尋，就可以找到許多現成的待辦清單格式，也許會對你有幫助。這些清單可能會涵蓋：旅行、露營、有趣的對話、購物、居家打掃、搬家、為面試做準備、居家安全、裝修、人生願望清單等，所有別人的好點子和分享的好方法你都可以去學習使用，甚至也可以請生成式AI幫忙你製作待辦清單。
3. 做法
我最喜歡的做法是使用數位科技和把待辦清單儲存在雲端空間。那樣就可以有超連結、與他人共享、複製、貼上，備份起來也比較方便。這些也是數位行事曆使用者喜歡的優點，但不管寫在哪裡，你一定會想要快速存取待辦清單。好不容易有靈感閃過，你不會希望還來不及記下，就忘記了，我們要盡力地減少阻力。
我自己是有開Google文件隨手記錄待辦事項的習慣。如果事情太多，開始感覺手忙腳亂（像是休假完累積一堆事要做時），我會依照前面的方法，把待辦清單貼進電子試算表，依照重要性排序，進行分類、製作時間箱。
4. 勇敢作夢
待辦清單上會有許多平凡無奇的事。目前為止，本章所提的例子大多是這種類型。但是把待辦清單侷限在此，也就侷限了你的人生。你也許會覺得夢想很遙遠、難以企及，但是你跟夢想之間的距離，也許只是一條待辦清單上的事，少了幾個時間箱。不管你是想學習新語言、轉換工作跑道、宣傳你的理念，還是成為更善良的人，你都需要先踏出一小步，而待辦清單可以是你的臨時棲所。
節錄自：三采文化《箱型時間：高速時代的15分鐘深度專注力》／馬克‧曹–桑德斯 Marc Zao-Sanders 著
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產品經理的「向上管理」必修課：老闆需求變來變去怎麼辦？
作者前言：策略走向終須一變，影響到產品規格與功能異動，PM們該如何解讀老闆指令，因應需求變更的任務？本篇文章適用於所有產品經理(PM)，閱讀時間約10分鐘，希望大家都能順利克服產品被更動時的狀況。
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文／Mu Chen 陳爾豪
一、本質，從商業思維談起
產品經理基本除了關心用戶體驗、跨部門溝通、確認功能細節外，進階的你得關心老闆的策略思維、集團戰略、市場/公司利益等。
說白了些，商業策略的走向影響了所有的需求變動，創造出來的產品不為了單一的用戶體驗環節，而是你的核心服務/業務滿足了多種用戶體驗，消費者們願意買單支付並使用你的服務，而最終集結成了你的產品。
而「需求變動」，起因都可能來自「商業策略」的轉換，無論是外在發動還是內部啟動，都是一環扣著一環去影響你的產品。
你得清楚，在你的公司中，哪些產品與核心功能是老闆最為關心？哪些用戶貢獻度最高？或更為被重視？有了基本的體認，未來在面臨各種策略或功能異動時，才能用最快速度應變。
二、理解，老闆的話中話
有時老闆在提出需求變更時，資訊是非常不明確的，可能只丟了一句話、一篇新聞報導、深夜時發了段LINE message描述他對產品未來的願景，然後就讓你（找不到人或太忙）無所適從。
在產品經理接到任務後，第一件事不該是立刻想功能怎麼設計，或是傳達聖旨給所有跨部門同事們，這只會讓你像個工匠或傳聲筒。你得仔細揣摩並理解老闆的話中話，也許發現他提出的不是個需求變動（而是發牢騷？），或著現階段不該做的事（先畫餅），有幾個check point可以衡量：
你問得到更多資訊嗎？不是當下立即拒絕或接受，是取得更多判斷條件。
你理解老闆說出這句話的環境背景嗎？(ex.新聞, 研討會)
專案/產品進行中的策略/情報，是否有遺漏更新給老闆的地方？
你理解市場上對手的動態嗎？發展策略是否和別人有差異？
從商業思維出發，這樣的需求變動是否有符合公司策略及盈利？
在Top-down到產品功能後，才去思考如何變動設計，能夠符合老闆提出的需求變動原意，而你在真正理解後，也才能制定正確的action plan。
過去在中國信託負責數位平台時，曾接到「要提升所有宣傳曝光」的任務，直觀來說這是Marketing份內的事，從優化單一素材成效與想出更多creative idea去達成。但從Platform/Channel角度來看，則是如何創造更多「曝光機會」，從服務／場景思考創造新版位，或平台向下細化分眾加強曝光效果，又或是從外部資源去連結產品創造新客群。
但從老闆的話中話來定義，卻可能是「搶佔所有客戶touch point，達成產品在上市初期的話題與聲量。」在這條件下，就不能從單一面向(Marketing)去思考提升既有通路/產品的曝光。
三、尋找，從變更需求中點出明燈
在釐清老闆話中話，真正確認是「改動需求」的Brief後，你有幾條路可以走：
堅持立場：你有時需要學會拒絕老闆的任務，不是什麼都必須執行與Say yes，必須站在完整的產品全局去思考與說出你的獨立觀點。但在拒絕變更需求的同時，必須向老闆說明清楚，你的思考判斷為什麼這個不能更動？原因是什麼？影響範圍有哪些？
接受他也接受事實：產品經理得在內部會議上審查產品環節，並向老闆確認自己對業務/新需求的解讀是否有誤，你需要釐清新流程、新邏輯、因應新狀況帶來的各種問題，都需要和老闆確認並過一遍。既然是變更，那就得一次到位。而再次審查的面向，包含了影響範圍、功能/設計細節、時程、人力、業務邏輯、老闆期待值、各關係人、市場狀況等。
切記，再次從商業思維檢查業務邏輯，不能和產品邏輯脫鉤，一但落下不是變成沒人用的產品，就是用了卻不符合消費者期待的產品。
你也許會碰到無所適從的時候，像範圍太大不知如何改起、功能複雜一時動不了太多（通常這程度改動已經是策略上的翻天覆地）。試著化整為零，拆分成一個一個小環節來看，並排序重要性及急迫性，把互相影響的湊成一塊，單獨能解決的標記出來，有助於梳理思緒。
拉著key stakeholder看來，別讓自己陷入單兵作戰的窘境。
四、教育，不是一蹴可及
在變更需求不斷痛苦的溝通過程中，你得明白，老闆不像你一樣懂得所有產品開發流程，在同樣的時間內他學習並實踐商業策略，綜觀全局，但技術面的Know-how、或是產品全局的掌控，你才是專家。
因此，你不該當有意見不合時就一昧責怪你老闆，一次溝通不成功，你得去梳理背後的原因，才能找出後續解決的核心：
觀念來源：是否有他更信賴，更倚重的消息來源去造成他這樣的思考脈絡？可能是另外一位主管的論點，又或是新聞/媒體上的某些事件。
成功經驗：觀念是長久累積而成，而人們習慣依賴過往的成功經驗，進而複製到下一個階段，你得觀察是否有他的過往成功經驗擋住了你的提案？
說服程度：你準備的materials，是否足夠支撐你想講的論點與提案？你的key message是否清楚？又能讓老闆在短時間內吸收理解？
溝通策略：你可以動之以情，或是分析利弊得失，但得先確定好你的時間/地點等環境因素適合提出，並使用一切合情合理的方式讓你的老闆了解改動需求所帶來的影響。
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甚至，你可以定期或不定期的盡量洗腦你的老闆，無論是正式會議、等電梯、搭Taxi、外出覓食、單獨走路時，你要把握每一次談話的機會教育他、洗腦他、舉例來說服他、讓他對於你做的判斷感到心動，開始對於他做的決定感到動搖，當動搖累積到一定程度後再進行正式會議說服，成功率才會大幅提升。
一次提不過，不代表會永遠提不過。
也有一種方式是拉入外部資源，從顧問，廠商下手，比你自己來教育會輕鬆很多，不管是外部seminar、內部workshop開始進行教育工程，日常教育是減少未來認知gap的基礎。
五、安內，向上向下即時更新
對於向上管理的訊息同步，你必須注意以下的要點：
主動性：身為一個產品經理，你得學會主動將資訊跟進度同步給你老闆，尤其在產品變更需求上，老闆更會特別重視，甚至等不及weekly meeting報告，你需要深入分辨什麼是你自己能下判斷處理的，哪些是老闆需要知道/或決策的訊息，在適時的時候提出，才能增加你溝通上的價值。
決策點：若專案需要老闆裁決判斷，你需要清楚地列出各項action item，並壓上deadline，說明決策帶來的正負影響（通常算一算變更需求，負面影響都大於正面…）
面對PM性格或控制欲強的老闆，訊息同步更為重要，很多老闆恨不得在他想要的產品功能上樣樣都插手，但適時的讓他放心，並展現你專案控管的專業就是一件得不斷學習的事。
即使最終仍要變更需求，對於跨部門溝通的同事們也要說明清楚：
變更目的：最終你被說服時，也要拿出老闆策略判斷與合理解釋去說明需求變更目的。（當然話術得內化過）
變更執行計畫：可能已和老闆協議了折衷方案，用最小的功能修改去滿足老闆的需求，但執行計畫、步驟上都需要和每一位專案成員溝通釐清。
更新協作資料：記得更新每一個記載舊需求的地方，包含Email, Excel, JIRA, Confluence, google doc…等等，避免造成混淆或資訊不同步。
最後，祝大家面對需求變更時都能安然度過，和老闆溝通順暢無比！
（原文標題：學會向上管理，產品經理應對老闆變更需求之教戰守則）
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AI會議紀錄整理技巧！6步驟活用Gemini Notebook與指令模板，語音轉文字、中英夾雜也不怕
會議記錄整理總是很花時間，如何運用AI來提高效率？作者分享「AI會議整理術」，6步驟包括運用AI語音轉文字工具，以及活用Gemini Notebook（原NotebookLM）等AI工具來解決中英夾雜、專有名詞一堆等AI會議紀錄常見痛點。搭配AI指令模板，將雜亂逐字稿自動轉譯為「三段式摘要」與「行動清單」，省下60%時間，讓團隊溝通更精準、決策更高效！本文節錄自《高效職場生存法圖解》。
文／趙胤丞、電腦玩物站長Esor
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讓AI用固定模板，把會議討論變成清楚的紀錄與待辦AI會議整理操作教學！6步驟分享，節省60%時間的協作術AI提示詞分享：快速把逐字稿轉成會議筆記、會後郵件AI會議筆記方法論反思與實踐AI會議筆記實戰QA：AI工具怎麼選？轉錄出錯怎麼辦？
（編按：NotebookLM於2026年7月更名為Gemini Notebook。以下為原始文章：）
讓AI用固定模板，把會議討論變成清楚的紀錄與待辦
AI工具不是拿來取代我們，而是為了讓我們能把時間花在「真正要我們思考的地方」。我們都知道，一場會議不只是一場會議，它可能是團隊協作的決策過程，也可能是專案卡關的突破時刻，所以會議過後真正困擾我們的其實是「後續花時間釐清專案未來策略」、「確認接下來要做哪些待辦行動」。
但是，我們卻常常把最多時間花在會議後的資料、記錄整理，結果為了會議筆記拖延了那些真正要馬上去做的下一步行動，這樣的行為無異是「買櫝還珠」。
只是傳統的會議紀錄方式充滿了各種痛點：主持人講得飛快，你無法跟上；對話來回跳躍，記錄順序亂七八糟；會議過程與會者講了一堆，還得再花時間整理報告與Email。這些都是消耗我們寶貴的時間。其實整理不好，這不是你能力問題，而是訊息密度過高、人力處理的效率太低。
這正是AI可以切入協助支援的痛點，幫我們「釐清會議中的決策與行動訊號」。
概念說明關鍵效益自動化轉錄AI將語音自動轉換成文字節省人工聽打時間，不錯過任何細節智慧化摘要AI根據內容自動生成重點與結論快速掌握會議核心，不必重聽錄音行動化轉譯AI從文字紀錄中提取任務與責任人加速「討論」到「行動」的轉換，強化執行效率
資安前提：在使用任何AI工具時，特別是涉及公司內容，務必確認公司、平台的隱私安全規範，以保護你與組織的資料安全。
（圖／創意市集《高效職場生存法圖解》）
AI會議整理應用情境：適用需高效溝通的場合、專案會議、跨部門會議
這套方法適用於所有需要高效溝通的場合，特別是討論內容多且複雜的專案會議，或是需要精準追蹤行動的跨部門會議。無論你是團隊主管、專案經理、還是需要同時處理多項任務的個人工作者，都能透過AI協作來確保會議的討論能確實轉化為可執行的成果。
AI會議整理技巧提醒：加速你的決策行動，而非取代你的判斷
AI是你的副駕駛助手，AI雖然能大幅節省時間，但它的價值在於「加速你的決策與行動」，而非取代你的判斷（畢竟AI無法幫你的錯誤判斷背黑鍋）。最終的行動清單仍需由你人工確認與校對，進而確保共識沒有落差。
AI會議整理操作教學！6步驟分享，節省60%時間的協作術
【Step 1】為什麼需要AI會議記錄工具？
這套AI協作流程不是要你變得更依賴工具，而是讓你學會用工具放大自己的效能，讓每一場會議都能更快進入「創造價值的行動階段」。
傳統會議記錄的痛點AI可以做什麼主持人語速過快、資訊密度高，難以跟上自動語音轉文字，完整保留內容對話跳躍、紀錄順序混亂快速生成會議摘要，還原討論脈絡討論時混雜了資訊、交辦、想法、疑問，清理要花許多時間協助整理任務清單與待辦事項會後還需整理郵件回報輔助產出主管回報Email
當我們試圖用低效方式處理高密度資訊時，就會被迫卡在「文書助理」的角色裡。AI讓我們能專注在會議中的決策、協調與判斷，真正成為「決策轉譯者」。
【Step2】挑選對自己最方便的AI轉錄工具
AI語音轉文字（甚至是會議錄音專用AI工具）已經多如雨後春筍，甚至大多數線上視訊會議工具也都內建錄音與AI轉錄功能。這邊我們沒有要對工具做太多深入解析，而是針對常見的三種會議情境，分享對一般用戶來說最簡單易上手的選擇。
工具應用情境功能簡述PLAUD.ai硬體裝置，方便啟用錄音檔案儲存在本地裝置，內建AI自動處理工作流程雅婷逐字稿手機App，即時轉錄當下即時轉錄，對於台灣用語有相對較在地的處理NotebookLM自行錄音，交由AI轉錄與處理可以建立會議錄音資料庫，由自己的指令決定轉錄的處理方式
【Step 3】如何處理多語混雜與專有名詞挑戰
中英夾雜、專有名詞頻繁，是台灣公司很常見的會議現場情境。現在大多數的AI語音轉錄工具，對於多語內容的辨識已經有一定水準（不過台灣常用的台語，還是有侷限），這部分大家可以實際試試看即可。
而「專有名詞」的部分，例如專案特有的名稱、人物、技術、術噢，可以製作一份「專有名詞表」，在AI要轉錄前，先提供AI，請其根據這份「專有名詞表」來轉錄，往往就可以有很好的效果。
以前面提到的Google NotebookLM為例，我們可以先新增一份專有名詞對照表。
以Google NotebookLM為例，再請AI轉錄會議前，可以新增一份專有名詞對照表（圖／創意市集《高效職場生存法圖解》）
接下來在轉錄時，請AI除了分析錄音檔案，也要對照專有名詞對照表，修改會議筆記內容，就能獲得很好的辨識效果，更重要的是可以大幅度節省後續修改潤飾的寶貴時間。
【Step4】應用「三段式會議摘要」
我們當然可以讓AI把「所有逐字稿」都轉換出來，但這樣其實有點浪費了AI真正「整理」、「重組」、「分析」的能力。
用AI摘要會議紀錄，不是要它幫你「記住全部」，而是幫你「轉譯為可用資訊」。三段式結構最適合會議筆記與摘要：
背景議題：這段討論是在處理什麼？
重點觀察：過程中出現哪些關鍵數據、爭議或決策？
行動建議：這段話最後導出了什麼事要做？有責任人與時限嗎？
你可以在AI指令中明確要求輸出這三段內容，並加註需要標示會議參與者或引用關鍵數據，確保摘要可以立即使用。
用AI摘要會議紀錄，三段式結構包括：背景議題、重點觀察、行動建議，最適合會議筆記與摘要（圖／創意市集《高效職場生存法圖解》）
【Step5】從摘要轉譯為行動清單
會議中最常見的溝通語句是模糊的，例如：「這案子你再follow一下」、「那份簡報誰來處理好？」。如果只是轉錄逐字稿，很有可能只是一對類似這樣的雜亂語句，這時候可以請使用AI判讀以下三要素：
What：要完成什麼事？（如果能寫出具體項目與產出最佳）
Who：誰負責？（要寫上負責人，也要確保負責人知道自己要負責該項目）
When：什麼時候要完成？（最好有明確日期與時間）
示範指令：「請根據以下逐字稿，列出所有可辨識的任務，標示What（要完成什麼事？）／Who（誰負責？）／When（什麼時候要完成？），若有待確認的資訊請註記。」
【Step6】AI會議紀錄實作分享—節省60%時間、保留主導性
每次會議後，我習慣以下流程（當作示範參考，但你可以搭配不同工具）：
會議中用PLAUD.ai錄音並轉文字，確保內容完整。
將逐字稿餵給ChatGPT，依「三段式會議摘要」、「行動清單邏輯」輸出摘要與任務。
核對、補充細節後貼入自己的任務管理工具，並標注優先順序。
需要回報的部分請AI幫我起草Email訊息。
這個流程沒有一個步驟是全部交給AI，自己完全不動手，但AI幫我節省了大約60%的紀錄與輸出時間。我能花更多力氣去思考與決策，而不是被反覆聽錄音與整理報告綁架，但也不會完全由AI主導，結果我自己根本不知道真正的討論內容是什麼。
AI提示詞分享：快速把逐字稿轉成會議筆記、會後郵件
如果你想快速把逐字稿轉成有效的會議筆記、會後郵件，可使用以下指令：
你是一名「會議行動轉譯官」，任務是根據下面逐字稿生成會後追蹤Email。請嚴格依流程輸出：1. 會議摘要（三段式：背景議題／重點觀察／行動建議）2. 任務清單（What／Who／When）3. Email草稿（以專業、精簡語氣撰寫，結尾請列出下一個檢視節點）。請在內容中善用條列，確保收件者一眼就能掌握重點。逐字稿：（貼上逐字稿）
AI會議筆記方法論反思與實踐
1. 重新定義「寫會議筆記」的價值
寫會議筆記的本質是「為了讓事情推進發生」，而非停留塵封在共用資料匣的會議記錄當中。過去我們花大量時間確保每個字都被記下來，卻忽略了會後最重要的任務分工。現在有了AI工具，我們反而要重新調整焦點：不是把責任全部交給AI，而是善用AI把「會議噪音」過濾成「行動訊號」。
當AI接手機械性的紀錄工作後，你就能把注意力放在觀察會議中的人際互動、判斷決策背後的潛在風險，或是思考下一步策略。因此，你不再是敲鍵盤的人，而是提煉共識、設定優先順序的人。
2. 真正的效率來自「人機協同」
AI轉錄與摘要可以迅速提供初稿，但準確性、策略判斷與溝通語氣仍舊仰賴我們來掌舵。當你願意多做一個「人工校準」的步驟，補上情境背景、利害關係、專業措辭，也能讓AI處理得更好。而當我們有好的會議筆記，就能確保整個團隊朝正確方向前進。
3. 持續優化你的協作節奏
每個人面對的專案都不同，所以你需要跟AI溝通的專業術語，甚至你需要讓AI處理雜亂會議討論的邏輯都會有所不同。
上面提供的指令是基本版，你需要再根據自己的專案邏輯做修正客製化，根據自己需要的正式會議報告結構做調整。我們可以抱持一種「做實驗」的心態，把每次會後郵件當成一次實驗：
這次的AI prompt是否清楚？
任務欄位拆解是否滿足需求？
專業用語分析是否正確？
如此每一輪修正都會讓我們在「下一次」AI整理筆記的流程更貼近團隊需求。
AI會議筆記實戰QA：AI工具怎麼選？轉錄出錯怎麼辦？
Q：AI工具這麼多，我該怎麼選擇？
解答：工具百百種，我們時間很有限，別去追求最好的工具，而是思考現階段最適合你使用的。挑選時先從痛點出發：如果最需要節省聽打時間，專注於轉錄精準度；如果最在意資料安全，則優先考量支援端對端加密的硬體或雲端服務。
Q：AI轉錄的內容，直接使用會有風險嗎？
解答：會議逐字稿只是初稿。AI可能會在專有名詞、口音、語氣理解上犯錯。如果未經校對就直接使用，容易造成誤解。我們仍需親自把關確認，再更細緻地補上決策背景與情緒脈絡，才能確保最終對外訊息是精準且負責任的。
Q：AI摘要會不會讓我變懶惰，不再思考？
解答：AI幫你完成機械性的紀錄工作後，你反而能把精力轉移到判斷利害、預測風險、擬定策略，而這些才是對組織更有價值的工作。AI讓你成為更好的溝通者與決策者，而不是更懶惰的紀錄者，因為單純記錄在未來的價值會大幅貶值。
Q：如果講者口齒不清，AI轉錄還是會出錯怎麼辦？
解答：這是AI工具的極限，但我們可以利用下面這個會議小技巧來調整：遇到轉錄不精準時，可以在會議中使用「段落即時總結」技巧：由我主動複述「我確認一下，您剛才說的是……」來釐清語意。這個動作能建立共識，並在錄音過程也把模糊訊息轉成可執行的任務。
節錄自：創意市集出版《高效職場生存法圖解：工作被打斷、時間很零碎、會議一大堆也能高產出的技巧》／趙胤丞、電腦玩物站長Esor 著
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AI時間管理這樣用！Copilot、Gemini幫你行事曆排程、會議重點摘要，工作效率翻倍
你是否也常覺得時間不夠用？生成式AI工具如Copilot、Gemini都可以幫你管理時間，本文示範相關用法，例如整理行事曆、排定任務優先順序，甚至代你擷取會議重點與製作摘要，讓你能快速聚焦工作重點、節省整理時間，讓工作效率實現翻倍！本文節錄自《職場人的生成式AI工作法》。
文／艾麗莎．法瑞、賈布里．羅薩尼
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AI幫你時間管理1. 預覽一週行事曆2.安排任務優先順序3. 會議準備4. 代表你參加會議AI幫你摘要整理AI摘要整理的進階技巧
AI幫你時間管理
如果你是管理者，工作量可能相當繁重，需要有效安排事情的優先順序，卻經常被干擾或是遇到突發事件。面對接連不斷的溝通、會議和職責，有效管理時間變得非常重要。
整合到電子郵件和團隊合作應用程式的生成式AI模型（例如：Teams內建的Microsoft Copilot、或Google Meet內建的Google Gemini）可以透過很多方式，幫你有效管理時間：
1. 預覽一週行事曆
要求生成式AI顯示所有的工作和排定的時間；例如，「在接下來的三天我有什麼計畫？請給我一份詳細清單」。生成式AI還可以為你的行事曆分類，比如個人任務、一對一會議、工作會議、工作坊、活動和私人時間等。
試試看：要求生成式AI製作一個表格，把本週會議按照[請自行指定類別]分類。
試試看：要求生成式AI分析你的每週待辦事項清單，根據你指定的緊急程度和重要性對任務進行排序和摘要。
試試看：要求生成式AI從電子郵件信箱找出標記為「緊急」的待處理會議邀請，並依照截止日期列出清單。
2.安排任務優先順序
要求生成式AI根據你的待辦事項清單和排定時間提出建議；
例如，「關於季度業務審查，根據先前的電子郵件[請自行指定郵件]，建議與[請自行指定對象]安排協調會議」。
生成式AI還可以根據任務的優先順序，建議更改日程安排。
3. 會議準備
要求生成式AI從最近往來的電子郵件、聊天紀錄、筆記或文件檢索相關資訊，為通話、活動、會議或工作坊做準備。
試試看：請生成式AI列出你在之前的會議或郵件中同意的執行項目，並根據你提供的議程說明你在即將舉行的會議中預計扮演的角色。
試試看：請生成式AI就即將在工作坊與[請自行指定對象]討論的新產品功能，生成五個討論要點。請把焦點放在[請自行指定文件]。
4. 代表你參加會議
如果無法參加某個線上會議，生成式AI可以幫你歸納會議內容；例如，「如果講者有分享文件，請簡單概述內容」。並且告訴你會議的討論重點和執行項目；例如，「後續步驟是否指派給我負責？期限是什麼時候」。生成式AI可以代替你參加會議、轉錄會議內容或分析會議紀錄（錄音或錄影）。
試試看：請生成式AI就[請自行指定主題]找出你必須追蹤的問題或討論。
AI幫你摘要整理
如果每天都被大量來自電子郵件、簡報、冗長文件和報告的資訊淹沒，要看完這些內容並歸納重點便是一大挑戰。
生成式AI可以幫忙總結和解讀資訊，靈活處理不同類型的輸入，並且輸出你要的東西；例如，可能有不同的風格和格式的摘要，像是表格、條列事項、執行摘要、簡短備忘錄等。假設你需要在半小時內審閱一份三十頁的文件。由於時間不夠，你幾乎只能閱讀執行摘要和第一部分。然而，你擔心可能會錯過一些重點，無法做出合理建議。你可以要求生成式AI摘要這份文件，建立要點清單，並注明每個要點來自哪個章節或哪一頁。
試試看：請生成式AI為即將舉行的活動報告[請自行指定報告]撰寫摘要。摘要應凸顯這份報告的重要觀察，而且不超過四段。
試試看：請生成式AI比較同個主題的兩篇文章，簡要列出文章一[請自行指定文章]與文章二[請自行指定文章]的差異和共同點。
AI摘要整理的進階技巧
對於冗長、複雜的文件，可利用進階的提示技巧，讓生成式AI幫忙做摘要整理。其中之一是「密度鏈」（chain of density）。這個做法能建立一連串包含愈來愈多細節的摘要。密度鏈透過反覆進行、逐步補充內容來完成，把原始文件前一版摘要未涵蓋的重要細節逐步納入。雖然摘要的資訊密度增加，依然能保持簡潔，維持相同的長度。
舉例來說，胡安身為中階主管，必須對一篇關於公司業績的長篇商業報告做摘要整理。胡安在密度鏈技巧的啟發下，設計一串連續提示詞，以利生成更簡潔和資訊密度更高的摘要：
試試看：基本摘要。胡安請生成式AI「以不超過四句話提供第一季度銷售報告的簡明摘要，把重點放在整體表現上」。
試試看：紮實、詳細的摘要。胡安請生成式AI「撰寫一個更緊湊的新摘要，補充先前摘要中缺少的相關資訊，文章長度要相同，避免冗長語句」。
胡安重複第二個提示數次，進而生成更精簡但資訊豐富的摘要。
應用這個技巧時，必須指定下列條件：
摘要長度。指定句子的數量。
資訊深度。從廣泛的概述開始，逐漸要求包含更多在先前摘要中未提及的具體細節。
準確性。要求生成式AI使用準確的資訊。換句話說，要以原始報告做為依據。
篇幅限制。不同的生成式AI模型輸入框（輸入問題或命令的區域）能插入的文字長度可能有所不同。如果長篇文件需要做摘要整理，可在限制範圍內分成若干個段落上傳。
節錄自：天下文化《職場人的生成式AI工作法：《哈佛商業評論》提升生產力、團隊創意和決策品質的35堂課》／艾麗莎．法瑞、賈布里．羅薩尼 著
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