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信件分類

將收到的各類信件依內容、重要性或處理時效進行歸類,有助於提高工作效率與組織能力。透過快速辨識與分類,能避免遺漏重要訊息,確保後續處理流程順暢,提升整體團隊協作與溝通品質。此技能對行政、客服及專案管理等職務尤為重要。

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卓越績效管理與提升
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萬事俱備只欠台風的簡報課
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104資訊科技股份有限公司
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我們的課程設計,從策略層面的『使命與願景』、『策略地圖』、『平衡計分卡』與『目標管理』,到制度規畫層面的『績效管理的兩面向』、『績效管理的三部曲』、『強制分配』、『績效管理的目的』,及執行績效管理實務層面的『績效評核的三類方法』、『績效面談』,有系統地由淺入深,再進行實務應用。由入門的績效學理說明,再拉高層次讓您對策略管理有初步了解,進而傳授學員績效實務操作的秘訣,使學員對績效管理制度有通盤的瞭解,讓您有充分的學識足以擔任老闆及主管們策略夥伴的角色。   在公司營運的每一個關鍵時刻,「績效管理」往往扮演了極關鍵的角色!身為人力資源從業人員,從入門邁向專業人資,「績效管理」絕對是一門必修課;而「績效管理師認證班」就是幫助您精進理論與實務更上一層樓的最佳選擇!
社團法人中華人力資源管理協會
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流通門市管理軟體應用師證照專為提升門市管理與營運效率而設計,涵蓋銷售、庫存、訂單及客戶關係管理等軟體操作技能,具備此證照代表能熟練運用流通業常用軟體工具,有效協助門市日常作業及數據分析,提升營運績效與服務品質,適合零售業從業人員及管理者持有,助力職涯發展與專業能力提升。
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總務行政管理師證照專為提升企業總務及行政管理能力而設計,涵蓋辦公室管理、資產管理、人力資源協調及行政法規等核心知識,協助持證人有效規劃資源、優化流程並提升組織運作效率,適合從事企業總務、行政助理及相關職務者,具備此證照能展現專業管理技能,增強職場競爭力。
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CDE |
CDE(Certified Directory Engineer)認證目錄工程師。 是屬於菁英等級的專業證書,提供給從事目錄與目錄化解決方案的設計、建置、最佳化、與維護作業的資深工程師與顧問來報考。此一證書針對管理複雜技術環境與商業需求之間的關係的個人能力,提供了客觀、公正的評估結果。 認證目錄工程師代表網路管理訓練與認證的嶄新方式,因為首創以目錄解決方案為焦點。 目錄服務在每一產業的資訊技術基礎建設中,已經逐漸成為關鍵性的角色,這個趨勢是由任務關鍵性應用程式;例如電子商務、電子郵件與 ERP (企業資源規劃),以及對於多重供應商網路更佳控制能力的迫切需求所強力推動。如果要有效管理應用程式、作業系統、與整個企業的安裝作業,目錄服務技術位居關鍵地位。所以,目錄服務就是未來!
Novell

精選貼文,掌握第一手知識

【中文Email格式】商業/求職電子郵件7重點+撰寫範例!複製修改3分鐘搞定

電子郵件怎麼寫才有禮貌?寄給客戶的電郵怎麼都沒回?其實一封Email格式可以分成7個基本欄位,看《104職場力》為您整理的Email格式範例,助您在職場、商場溝通往來不NG! 文/《104職場力》 本文導覽 電子郵件格式拆解—先了解基本欄位7大Email格式撰寫重點與範例1. 收件人(To)2. 主旨(Subject)3. 正式稱謂(Salutation)4. 正文(Body)5. 結論(Conclusion)6. 署名(Signature)7. 附件(Attachment)完整Email格式撰寫範例Email格式確認清單 電子郵件格式拆解—先了解基本欄位 一封電子郵件能簡單劃分以下幾個基本欄位: 收件人(To) 主旨(Subject) 正式稱謂(Salutation) 正文(Body) 格式(Formatting) 禮貌用詞(Polite language) 結論(Conclusion) 署名(Signature) 附件(Attachment) 看似簡單的電子郵件卻有許多小地方需要注意,一封正式不失禮節的電郵該怎麼寫?讓《104職場力》為您整理撰寫重點,不NG不踩雷,與客戶順暢溝通往來! 延伸閱讀:為什麼我發的Mail,都沒人要回我信?|職場工作術 7大Email格式撰寫重點與範例 1. 收件人(To) 首先一定要確認寄送電子郵件的收件人郵箱地址是否正確,如Email因信箱格式誤植或缺漏導致訊息未傳達成功,可能因此失去好的合作機會;若電子郵件內容涉及重要的關係或業務事項,甚至可能引發公關危機。 如果需要寄給2個人以上時,可以使用「副本」(CC , Carbon Copy)或「密件副本」(BCC , Blind Carbon Copy)。 收件信箱格式說明:CC與BCC的差別 「副本」(CC):增加CC欄位收件人時,這些收件人都能看到彼此的電子郵件地址。 「密件副本」(BCC):而增加BCC欄位收件人時,這些人可以收到郵件,但其他收件人無法看到他們的郵件地址。 2. 主旨(Subject) 「主旨」是電子郵件首要之重,必須簡潔明確的表達來信用意,才能讓收件人一目了然知道郵件內容。不論從一般工作交流、商業合作還是求職角度來看,清楚的電子郵件主旨都有以下助益: 立即引起收件人的注意:在收件人每天收到大量郵件的情況下,清晰的Email主旨格式可以幫助你在眾多電子郵件中脫穎而出。 讓收件者立即了解電子郵件的主題內容:幫助快速理解Email重點,節省時間。 有吸引力和明確的主旨可以增加Email的開信率。 展現自身的專業態度和溝通能力:在商業和求職場合尤為重要。 因此盡量避免使用模糊冗長的主題,而是具體描述郵件內容或目的。 例如:某某單位詢問X月X日研究茶會參與意願OOO履歷 ─ 應徵X部門X職位X公司 ─ 商業會議安排日期確認 3. 正式稱謂(Salutation) 以禮貌的方式打招戶和稱呼收件人。如果你與收件人不太熟悉,使用「職銜」稱呼較為安全;若與對方已有認識,則可視交情調整。 例如:陳經理您好 Email常見招呼格式 正式程度範例尊敬與正式GreetingsDear + 稱謂Good morning + 稱謂稱謂 + 您好稱謂 + 日安平輩或關係親近者問候Hi + 稱謂Hey + 稱謂Hello + 稱謂非常親近的友人安安嗨嗨早啊 4. 正文(Body) 電子郵件內文格式(Formatting) 而在正文段落中,要清晰表達你的目的或要求。使用清晰、簡潔的句子,電子郵件並非作文,避免使用太多的行文冗長或囉唆內容,才能使收件人短時間了解你的來信用意,即時做出回應、進行下一步計畫。 此外,要適度的「分段換行」,避免所有文字內容全部擠在同一段,如果有數個事項也可以列點標項,清楚顯示每件事、每個重點。 電子郵件禮貌用詞(Polite language) 盡量使用禮貌、尊重、較為謙遜的用語來表達你的意思,避免使用冒犯性或侮辱性的言語,造成雙方不快。 同時也不可忽視「標點符號」使用的重要性,以下幾點要注意: 避免過多驚嘆號(!):過多驚嘆號可能給人有種情緒化或不專業的感受。僅在必要時適度使用,避免讓收件人誤解。 避免過多的問號(?):與驚嘆號相類似,過多問號可能讓人感覺困惑或不專業。謹記適度使用,僅在需要確認或提出疑問時使用。 避免過度重複符號(!!!或???):重複使用多個驚嘆號或問號會讓人感受強烈的情緒表達,質疑對方、咄咄逼人而容易造成誤解,甚至產生衝突。另外也會被認為不專業或不成熟。 避免多種標點符號混用:在一個句子或段落中同時使用驚嘆號、問號和省略符號等,容易讓人感到混亂。保持使用一種適當的標點符號來表達意思,避免短短的段落中混用多種符號。 避免使用顏文字或emoji:與朋友、較為熟識的同事,當然可以使用表情符號使對話不單調生硬。但若是較為正式的電子郵件往來,就必須避免使用誇張的表情符號。 避免一路逗號(,)不停歇,洋洋灑灑最後才句點(。):如上所述,要適度「分段換行」,跟說話一樣換氣與頓點,收件者閱讀時才不會混淆、抓不到重要資訊。 NG範例,疏忽分段換行、一路逗號、過度重複符號: 我們將舉辦一場專注於XXX領域之研究會議,誠摯邀請您參加並分享您的研究成果,該會議將於「日期」在「地點」舉行,主要聚焦於「主題/領域」,近年因XXX趨勢…會議主軸為「變遷中的…」,您的專業知識和成就將為會議帶來獨特價值,期待您的蒞臨演講如有意願參與,請於「日期」回覆此郵件確認您的參與以及發表的標題,相關研究會議資訊,議程和表單詳於附件,謝謝您撥冗閱讀!!! 5. 結論(Conclusion) 而在電子郵件的結尾部分,大致總結你所提到的要點、清楚說明下一步的行動,另外也能感謝收件人的閱讀。 例如:我們非常重視您的意見,如有需求請在「指定的截止日期」前提供上述資訊,若對任何細節有疑問也請隨時與我聯繫,謝謝。 6. 署名(Signature) 在文末署名或附上「簽名檔」,也就是提供你的姓名、職位和聯絡方式,讓對方能夠更方便的與你聯繫。 例如: 「公司Logo圖片」「你的名字」「公司部門」「聯絡電話」「電子郵件地址」「公司地址」 7. 附件(Attachment) 是否曾收到對方有文件或圖片檔需要額外參考,電子郵件看了許久卻找不到檔案在哪? 如有附加檔案需要收件人參閱時,確認附件檔案檔名正確並非亂碼或「未命名」,而檔案也確實上傳,避免還得為了附件再往來、耗費時間。 除此之外,當檔案容量過大無法使用附件方式夾帶時,可上傳至雲端硬碟開啟分享,給予連結讓收件人自行閱覽下載。 常見NG附件檔名:「未命名.jpg」、「%e57%39%bd%e7%ad%a6.pdf」 Google Gmail 附加檔案方式圖片來源:Google Gmail說明 最後提醒在發送電子郵件前,再三仔細檢查拼寫、語法、標點符號及數字是否有任何錯誤,除了讓資訊清楚明確,也避免因一時疏忽導致資訊傳達錯誤,嚴重可能因數字、數量誤植造成無法挽回的損失。 延伸閱讀:趕快筆記!3原則寫出收信人愛看的E-mail 完整Email格式撰寫範例 假設要進一步了解客戶的需求,發信和對方窗口詢問: 主旨:關於您對「   」的需求,請提供更多細節正文:XXX先生/女士您好,我是「你的名字」,來自「你所在的公司或部門」,我們一直很榮幸能夠為您提供服務。繼續向前推進並確保我們雙方合作能完全滿足您期望之前,需要您的協助。根據我們先前的討論,您表達對特定需求的興趣。為了確保我們能為您提供最佳的解決方案,需要更多的細節和具體要求。因此還需請您提供以下資訊: 1. 需求範圍:如有任何特定…。2. 目標期望:…。3. 條件限制:…。4. 時程規劃:…。5. ……這些有助於設計解決方案時更為周全考慮。我們非常重視您的需求,更希望確保提供之解決方案能完全滿足您的期望。請在「指定的截止日期」前提供上述資訊,如果您對任何細節有疑問,或需要進一步討論,也請隨時與我聯繫。感謝您的合作和支持!祝安好,「你的名字」「你的職位」「你的聯繫方式」 Email格式確認清單 延伸閱讀:上班族收Mail可以更有效率!7個超實用的Google Gmail小技巧,可同時查看日曆等外掛程式|職場工作術 關於提升【職場生產力】的更多資訊,還有這些觀點供您參考 想要賈伯斯簡報渲染力?必學演講3技巧|職場工作術 簡報結束後才是戰場,面對提問的3大應對技巧|職場工作術 簡報怎麼做?簡報的4大元素與做好簡報的5大要點,不藏私告訴你!|職場工作術 密碼用生日、常用平台用同一組密碼?這些帳號被盜的資安大地雷,你也犯了嗎?|職場工作術 開會討論沒效率讓人抓狂嗎?或許你該嘗試時間流程管理|職場工作術 別當社交句點王!用對技巧和6種性格聊到心坎裡 |職場溝通
【104職場力】・溝通協調

跳脫「解雇」陰影:善用PIP績效改善達成員工與組織共同成長

績效改善計劃(Performance Improvement Plan, PIP)日益受到重視,成為企業留才及促進員工成長的重要工具。然而,如何在人情世故與企業需求間取得平衡,是每位主管面臨的挑戰。本文深入探討PIP制度的應用技巧,強調「助人成長」的核心理念。通過良好的溝通面談,如正向肯定、關懷輔導和發展面談等技術方法,我們可以幫助員工克服問題並提升績效,同時提升組織與員工之間雙贏共好的效果,使PIP成為努力改變而非淘汰的一項重要策略工具。  文/宸碩管顧公司總經理|楊伸太博士這段文字是作者和他的身份。 原標題:績效管理與技能提升計劃(PIP)- 談如何做到顧及人情世故的PIP制度 關鍵字 PIP 員工績效輔導 績效管理 績效分析 績效面談 關懷面談 輔導面談 發展面談 本文目錄(點擊可快速前往) 前言:PIP,成為留才與助人成長利器 人才定義與PIP 績效管理循環與績效輔導回饋流程 啟動面談,做好部屬關懷與傾聽,談談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』 啟動面談,做好部屬績效面談,談『績效輔導面談技巧』 啟動面談,做好人才發展面談,談『發展輔導面談技巧』  總結  一、前言:PIP,成為留才與助人成長利器 在現今大缺工時代下,人才辨識與人才管理、留才機制與效能,,變成為企業人資與部門主管非常重要的議題,其效能展現的核心成功關鍵就是「績效管理機制與PIP技能」了! 績效管理的三大目的是:與組織目標連結、與激勵機制(升遷與獎金)連動、助人成長(發展、訓練、輔導),而主管如果透過良好的PIP(Performance Improvement Plan)技能,肯定能在「助人成長」的領域中,讓所屬團隊同仁獲得正相關的改變與提升,進而為組織與同仁創造雙贏共好的成果! 又或者處理績效不佳的同仁員工,常常是主管心中「極度不想面對的痛點」,一方面擔心影響團隊績效與氣氛,另一方面又怕傷害員工自尊、甚至引發勞資糾紛的風險等,都是值得主管現今持續提升「運用PIP轉化為留才與助人成長或合法合情合理處理技能」的迫切重要課題! 二、人才定義與PIP 許多主管在面對績效不佳員工時,常有以下疑慮:(1.) 這個人是「能力不足」還是「意願下降」?(2.) 是「態度問題」還是「能力不足」?(3.) 值得積極培養,還是維持現狀?考慮替換?(4.) 上述這些疑慮,其實在定義前,都要先回到公司的「人才標準」,才是最客觀正確的。  一個完整的人才定義,至少要包含四個構面:(1.) 績效表現:能否達成「職位說明書」中所對應的「任務」與「工作績效目標」。(2.) 態度與意願:是否符合企業文化與團隊合作精神、以及本身對工作的意願。 (3.) 現職能力:是否具備滿足該職位所需的能力,包括個人特質與專業能 (4.) 發展潛力:是否具備「下一個職涯位置」的潛力。 再次提醒:在談 PIP 前,必須先釐清「人才」的定義,當員工在績效上出現落差時,主管與 HR 應評估的不只是「數字結果」,而是要回到「這個人是否仍符合公司的人才標準」,哪裡不符合?所對應的管理措施為何? 104人資市集 — 內訓、外訓、線上課程企業方案一站幫你搞定 > 三、績效管理循環與績效輔導回饋流程 績效管理循環的架構,整理如下圖(詳細可參考:卓越主管的關鍵四大管理) 2. 績效管理的目的(1.) 策略性:A. 協助並達成企業所追求之長短期目標B. 確實達成組織目標(轉化公司目標為個人目標)(2.) 管理性的:A. 晉升、輪調、調薪、獎懲、訓練 (3.) 發展性的:A. 改善員工績效、發展員工潛能B. 工作改善與進步C. 協助員工成長與發展 3. 績效管理循環的關鍵成功因素(1.) 績效目標連動組織目標:要能承接組織策略的目標,也就是要能將組織目標有效串接起來!(2.) 指標符合SMART原則:如下圖 Simply & Specific  簡單、明確具體的要清楚說明,而不是一個概略性的Measurable   可衡量的必須用量化的指標來訂定Achievable  可達成的具挑戰性且實際可完成的Relevant  有關連的必須與工作表現的重點相關Timely  有時間限制的在限定的時間內完成 (3.) 過程管理與追蹤、面談:過程中,進行即時的績效評估與相關面談,持續正向回饋與指導,幫助達標並與其,與員工討論本期結果與可精進方向。A. 特別提醒,在這個循環中,績效的追蹤、必要輔導與回饋的「及時性」相當關鍵,否則 PIP 只會變成一種「突如其來的挫折」!B. 因此,主管應在員工出現異常跡象時,就要及時啟動介入,也就是可以:- 透過日常回饋,正向點出不足並提出改善建議。- 若落差持續發生,則啟動正式的 PIP 流程。C. 過程中的面談,可區分以下幾種類型:- 正向肯定面談:主管發現員工有績優事件發生,想給該員工肯定與鼓勵時使用- 關懷輔導面談:主管發現有能力之員工,其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時,啟動即時的關懷,以利表達對員工的重視,並了解真正原因,方以協助恢復意願與動力!- 績效輔導面談:針對過程中或期末時,員工績效達成狀況不理想,或者行為態度欠佳者,推論是無意願或能力有問題時,啟動正式的績效輔導面談。- 發展輔導面談:針對績效考核後,辨識出的績優人才,進行主動式的人才發展面談。- 特別提醒,上述幾種面談類型,都要聚焦『核心目的』,同時也要及時啟動,才能獲得最佳效益! 四、啟動面談,做好部屬關懷與傾聽,談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』 1. 肯定要及時,員工會有持續好表現:主管發現員工有績優事件發生,就可啟動正向肯定面談,同時全程一定都是正向肯定,沒有任何『提醒注意或需要改善或責備的語詞/事項』!(1.) 建議主管可多練習正向語言,同時可採用『STAR紀錄與表達法』,進行對員工深層的肯定A. Situation:情況,該正面事蹟當時的情況B. Task:任務,該正向事蹟當時員工所擔任的工作任務C. Action:行動,該正向事蹟當時員工展現的良好行為D. Result:結果,該正向事蹟當時員工展現行為後之結果 2. 主管發現有能力之員工,其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時,啟動即時的關懷,其操作重點如下:(1.) 關心:主管表達對該員工表現出工作表現的肯定後,針對所觀察的近況,真誠的關懷,引導其說明!(2.) 了解與分析:主管真誠傾聽與理解,同時針對導致意願下降的主因,給予分析與診斷!(3.) 必要的引導與正向鼓勵:主管在分析出主因後,找出方法,引導其重回積極動力,並多強正向鼓勵! 不知道從何開始嗎?報名【104 績效管理師】認證課程>> 五、啟動面談,做好部屬績效面談,談『績效輔導面談技巧』 績效輔導面談之步驟如下表(員工需要改善時) 面談步驟重點說明STEP1.主題說明說明本次面談的目的、所需時間及主要內容STEP 2.傾聽其說明本期工作目標完成情況對照部屬自評表,鼓勵部屬重點說明工作表現與成果積極傾聽與覆述重點STEP 3.針對考核結果進行回饋與必要的分析與溝通運用『三明治』技巧,說明與溝通考績結果說明部屬表現績優事項提供事實引導需要改善之處(表現不佳之處),可善用STAR說法偕同擬定改善的方法,並且鼓舞部屬積極實踐與達成STEP 4.設定下期目標討論與設定部屬下一期工作目標與計劃,以及應改善的工作項目,並找出部屬的培訓需求與計畫STEP 5.總結本次面談重點總結本次內容並給予正面積極的鼓勵  本績效面談,是面談類型中,最正式的面談,也最需要有面談紀錄,以利必要時(例如啟動資遣),因應勞動事件法之舉證用,補充關鍵技巧要點如下:(1.) 建立信任:強調 PIP 的目的不是要淘汰,而是協助改善,回歸「助人的初心」,將有助於員工卸下防備,願意面對問題。(2.)數據為基礎:避免流於主觀,必須以績效分析結果為依據;行為態度改善的部分,也善用上文提到的STAR說明與溝通。(3.) 真誠傾聽:必要的筆記、尊重的眼神與肢體語言,讓員工感受到主管真心願意傾聽。(4.) 同理、正向表達:過程中,都是正向語言,沒有負向語言,必要的時候也要展現同理心,例如「我理解你最近壓力很大」,減少對抗心。(5.) 問題探索:關心與詢問是否有影響工作的外在或內在因素(如家庭困難、心理壓力、技能不足)。 六、啟動面談,做好人才發展面談,談『發展輔導面談技巧』 對於績優人才,主管在現今留才大時代下,更應該著重主動引導與規劃出該類員工在組織內部的職涯發展方向,包括晉升路徑、跨職能發展或專業深耕等,讓這類人才在公司能因為看的到未來,而對組織產生更高之向心力與價值貢獻。 展開步驟(詳細可參閱:創辦人、主管退休誰來接班?給HR的關鍵人才梯隊建立指南,以及用個人發展計畫(IDP)留下好人才(上)訂定與執行6大步驟(1.) 職涯願景與目標設定(2.) 識別關鍵職涯路徑(3.) 制定階段性發展策略(4.) 資源支持之運用(5.) 定期檢視與調整 七、總結 在 PIP 中,第一步往往不是「談績效」,而是「談助人的初心」。 績效指標(成果)與職能(行為),是考核基本 考核能公平客觀合理,員工才會願意好表現 公平做出人才辨識與缺口分析,善用各類績效面談,真心誠意回饋與發展 主管的正向語言非常關鍵,請多練習與善用 平時記錄行為事例(優/待改善),及時回饋 善用人才九宮格,主管讓績優人才數增加 特別提醒,需要的時候,就要及時啟動,不要等到公司規定的績效面談時間! 正向用詞很重要,回歸助人成長的初衷! 最終,作者期許本文,能讓各HR 與主管們,針對績效管理與PIP方面,有所助益,成為留才、助人成長的助力,而不是單純的淘汰工具,也不再是「痛苦的代名詞」,而是一種讓組織與個人共同進步的正向力量。 超過7000+的HR都報名過的104人資學程!七大主題課程幫你系統化學習 >>   最划算的全方位教育訓練方案!免費申請全課程試閱 >> 看更多楊伸太博士的文章 >> 做出老闆滿意,員工服氣的雙贏調薪規劃 一次學會主管最重要的三大面談,做好人才管理 卓越主管的關鍵四大管理 缺工浪潮下,善用升遷、培訓及獎金機制積極留才 提升留任率!職能工作說明書擬定技巧  加入104人資市集官方line獲得最新優惠及活動資訊 >> 訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息>>
【104職場力】・績效管理

好的報告不能缺少這項「關鍵要素」!工作報告兩大類別重點解析

一份好的工作報告能幫助你精準傳遞資訊,但許多人卻經常忽略關鍵要素「數字」。為什麼報告一定要用數字?究竟如何讓你的報告更具說服力?本文節錄自《解決問題快10倍的數字工作法》,解析工作報告的兩大類型,並分享讓報告更具說服力的數字思維! 文/盧泫兌 週五10:00A工廠的意外狀況報告雖然是臨時提交,但有些部分好像還可以再完善。我覺得已經做得很好了。這是緊急報告,能準確傳達當前情況就已經很有價值了。而且能在短時間內整理出意外規模和受損情況的數據,真的很不簡單。不過還是有些遺憾。如果能補充對狀況的持續監控及後續處理進展,報告就會更加完善。 只要有職場經驗的人,應該都深刻體會過報告的重要性。一份出色的報告能滿足所有需求,但拙劣的報告卻可能製造原本不存在的問題,甚至讓主管不安到坐立難安。為什麼報告這麼難做呢? 根據字典定義,報告是「向他人告知事情的結果或狀況」。雖然這個定義看似有些抽象,但只要將報告簡化為「向主管傳遞所有與工作相關的資訊」就容易理解了。甚至像是因病無法上班,向公司請假也是一種報告。 然而,報告的定義中缺少了一個關鍵要素,那就是「How to」,也就是「如何傳遞這些資訊的方式」。如果將「How to」納入考量,重新定義報告,可以歸納出以下的結論。 報告的定義 我們所知悉的報告我們應該做的報告What事情的結果與狀況Who主管與同事When狀況報告-(即時、期限內)結果報告-成果報告How to-用數字來傳達或解釋報告 在將近20年的職場生涯中,我做過無數次報告,即使到了現在,仍然每天都要進行。而這些報告的核心始終如一,那就是「數字」。如果一份報告中缺少數字,或者對數字的解釋和邏輯不足,即便其他內容再怎麼完善,也難免會被要求重新確認後再次報告。請記住,報告的本質在於用數字清晰地呈現事情的結果或狀況,並能夠讓對方充分理解這些數字的意義。 為什麼報告一定要用數字?原因在於,每個人在工作中使用的語言和解讀方式都有所不同,也就是說,每個人會根據自身的思維框架去理解對方的話語。而在純粹依靠語言交流的報告中,溝通誤解的風險自然就會提高。 如果你已經透過工作經驗,充分了解主管和同事的溝通習慣,或許能準確捕捉他們的語言重點。但如果你在有限的時間內無法做到這一點,那麼使用明確、直觀的數字來進行報告,就成了不可或缺的方法。 以下舉例說明,假設報告中以「困難」、「很難」或「不可能」等模糊詞彙來描述,若改以數字表達,其內容將變得更具體明確,修改後的結果如下: 達成目標有一定難度。→目前距離目標還差30% 按照現在的情況,幾乎不可能達成目標。→距離目標營業額還差15億韓元。若要100%達標,接下來每個月至少需要達成5億韓元的營業額。 因為銷售狀況不如預期,很難達標。→距離目標銷售量還差2,500個 工作報告的兩大類別 依照目的不同,工作報告可以分為兩類:一類是「緊急通報」,另一類是「計畫報告」。 緊急通報:突發事件、事故或無法預測的狀況 緊急通報通常針對突發的事件、事故或不可預測的狀況,要求快速傳遞核心資訊。例如,假設某工廠發生火災,若因追求完美的報告內容,花時間整理起火原因、分析詳細數據或提出防範對策,工廠可能在這期間就已燒毀殆盡。在這種情況下,「迅速」才是通報的核心,最重要的是用最少的資訊快速回報當前狀況。然而,追求快速並不代表可以省略數據支撐。 即使是緊急通報,也需要包含一些關鍵數字,例如:是否有人員傷亡?火災規模有多大?火勢大約需要多久才能撲滅?這些可以立即掌握的數據,哪怕簡單,也應列入報告,以解答主管的疑問並協助決策。 計畫報告:公司內的日常報告 計畫報告則涵蓋了公司內大部分的日常報告類型,包括預測、分析、業績、應對方案等內容。這類報告的核心重點在於「準確」和「邏輯」。 在公司中,經常需要透過報告來分享進度或匯報成果。例如,假設收到指示要評估某項業務的可行性,或預測某產品的銷售與生產量,在收到指示時,通常也會被告知報告完成的期限。此時,比起快速完成,準確的數據和合理的邏輯才是計畫報告的關鍵。計畫報告需要提出精準的數據,並透過清晰的邏輯進行詳細解釋。 為了提升計畫報告的品質,建議回顧STEP1,檢視自己是否已經建立起良好的數字思考力,這將成為計畫報告成功的基礎。 節錄自:采實文化《解決問題快10倍的數字工作法:韓國三星經理教你4步驟用數據思考,從企劃、分析、決策到報告都事半功倍,獲得賞識和成就感》/盧泫兌 著 推薦閱讀: 你的KPI是什麼?工作也要像背九九乘法,2招牢記「關鍵指標」重要數字 寫工作報告,別只想當「好孩子」!掌握「2個要領」寫出主管想看的 亞馬遜開會為何禁用PPT?貝佐斯談「6頁報告」如何提升效率
【104職場力】・簡報技巧

待辦清單要寫什麼?該用什麼方法完成?改善拖延的拆解任務法

常常面對待辦事項越寫越長,卻不知道從何開始的窘境?待辦清單是提升效率和改善拖延的好幫手,但是要用什麼方法才能順利完成待辦清單呢?本文為《箱型時間:高速時代的15分鐘深度專注力》書摘精選,作者解析如何拆解任務、專注執行,幫助你實現工作生活平衡,改善拖延、突破時間管理瓶頸! 文/馬克‧曹–桑德斯 本文目錄(點擊可快速前往) 待辦清單包含的內容?待辦清單要寫什麼?該用什麼方式完成待辦清單? 待辦清單是列出你預計要完成的任務,通常會用來幫助我們記憶該做的事項;行事曆則是用來記錄、規劃活動的工具。箱型時間將這兩者結合——把待辦清單中的適當項目排入行事曆,並確保該活動會在規劃時間內完成。待辦清單和行事曆可以說是本書的兩樣前導元素。 待辦清單包含的內容? 待辦清單是箱型時間的先決要件,所以我們必須先了解什麼是待辦清單。讓我們順著前因後果想想:待辦清單上的事項是怎麼來的?主要有五個來源: 1. 想法 你想起上星期答應別人一件事;你淋浴時閃過一個靈感;在火車上看見跟老同學長得很像的人,突然想跟同學敘敘舊;做白日夢時,你腦中飄過充滿創意、可能有用的點子。我們的大腦一直處在活動狀態,而且有很多無法預料的事。很多來自環境的外在刺激,也都無法預料。因此念頭、想法、事件、靈感,提供了行動構想。建議你在待辦清單中規劃一個待學區,寫下你有興趣,但還沒有時間去學的事物。 2. 訊息 我們每天收到超過一百封電子郵件,簡訊和社群媒體應用程式產生的訊息量更是不遑多讓。這些訊息很多是自動產生或自動發送,不僅不相關,也沒重要到必須去處理。但是某些需要思考和回應的訊息,就可以寫進待辦清單。其實,即使是只需要略做回應的小事,也會是需要處理的待辦事項。 3. 會議或與人對話 我們每天的工作有四分之一花在開會上,有調查顯示每天至少會有二十七段對話,這些即時的人際互動引來各式各樣的任務。有可能是老闆直接指派給你,有可能是因為跟年長的鄰居閒聊,所以答應幫忙修理籬笆,也有可能是在一場業務會議結束時,被指派要做什麼事。 4. 工作本身 你會在寫完銷售簡報後發現需要事先演練;你會在撰寫商業企劃時發現需要研究市場;你會在使用客戶關係管理軟體時發現有幾項內容需要補齊;你會在登入任務管理軟體後發現有一系列工作等待完成……工作就是這樣,會衍伸出更多工作。 5. 生活瑣事 我們有很多私人事務要打理,包括:洗衣、打掃、購物、付帳單、煮飯、保養汽車、修繕房屋、整理花園農圃、運動、個人健康、假期規劃、照顧家人或寵物、丟垃圾、做資源回收、打理社區事務等。在這當中,有許多固定重複的事,也有較難預料的事;有些事情跟家庭成員有關,特別是住在一起的家人。這些都是要處理的事,不管我們想不想做都得完成。 待辦清單要寫什麼? 待辦清單上的事項可以做成時間箱,寫進行事曆。當你準備花時間使用數位行事曆,在適當環境、以正確心態規劃時間箱時,你會需要製作時間箱的素材,而這些素材就來自你的待辦清單。將待辦事項寫進時間箱,完成這一天的任務後,原本的任務清單就會變成你的「達成清單」。 此外,不是每個點子都是好點子,不需要的待辦事項必須送進垃圾桶!再說,從把想法寫進待辦清單,到真正要實踐時,事情可能已有變化,讓這件事變成多餘的想法。請注意,想「把待辦清單上的事項統統完成」是個錯誤的念頭。 該用什麼方式完成待辦清單? 雖然世界上有數十億人口會寫待辦清單,但是對於待辦清單究竟該怎麼寫或完成,卻沒有個共同概念。以下內文是我讀過相關內容後,加入箱型時間元素,希望能幫助大家把這個被忽略的重要事項做得更好。 1. 拆分成可處理的單位 將任務拆解成可以處理的塊狀。某人可以處理的單位不一定適合另一個人,因此一般共識是時間不要超過半天,理想狀態是最多一、兩個小時。我也贊同這樣的時長。但是有些任務需要的時間可能很短,例如提醒自己寄追蹤郵件或回家途中買牛奶。所以採用箱型時間的時候,你可以先把下個要做的事記在心裡,再去進一步拆解或統整,不需要一次做完任務的拆分。 請記下任務的細節,以便你回頭審視清單時,可以快速想起要做的事。例如,「研究靈魂旅行」這個待辦事項,如果只寫「研究」的話,幾小時或幾天後,你就看不懂意思了。至於預估時間、重要程度、緊急程度、依存性、合作者、截止期限、最終目的、類別等,有可能是有用的額外資訊,但並不一定要寫出來。 2. 流程 請參考前面提到的資訊類別,為任務歸類,並配合最重要的生活面向,將這些類別系統化。舉例來說,全世界有十二億人使用微信、兩百萬人使用WhatsApp、五百萬人透過簡訊發送和接收訊息。你若不願意忘記履行承諾或完成任務,就需要一套系統,幫助你分辨何時要把聊天訊息變成該執行的任務。例如,標上星號或書籤的訊息表示要有後續動作,以及根據訊息需要處理的時間,來製作有可能需要循環出現的時間箱。重點在於將會形成後續任務的事項,移至待辦清單及時間箱,整套流程才不至於中斷。 其他會形成後續任務的活動,也要建立待辦清單寫入行事曆。不要相信你的記憶力,因為記憶不完全靠得住,要是發生意外,你可能會嚴重受挫。 有些人會寫好幾張待辦清單,細分成:工作、社交、財務、居家修繕、家庭活動、個人活動等。對大部分的人來說這樣做會降低生產力,因為我們必須把這些放在不同地方的清單互相比較,以辨別各項任務的重要和緊急程度。而最後,我們每一個人只會有一套自己的時間計畫。從這個角度看,一個人只要有一份涵蓋全部事項的待辦清單就足夠。這對區分寫進待辦清單的事項,尤其有幫助。 請以「動詞」為開頭,因為動詞代表你要去「做」某一件事。 依照重要性替任務分類,並維持分類——這是最重要的一點,不過在細節上卻有許多不同的意見。包括卡爾.紐波特在內的一派人士提倡把類似任務集合成一組,分批次處理,並在不同批次的任務間安插休息時間,好讓我們能在處理下一項任務前,消除先前的認知脈絡。這麼做非常合理,但缺點是,可能無法及時處理藏在一大批任務裡的緊急任務。另外一派包括我在內的人士,則是提倡要依緊急或重要程度來分類。以下提供一套非常簡單的規則,幫助你從一長串的可能任務中,挑出適合歸為一組的任務: 將任務貼到電子試算表上。 在任務名稱旁邊的欄位,使用一到十的數字,標示任務的緊急或重要程度。 依照數字大小整理欄位順序。 把焦點放在前幾項的任務(排在後面的就是比較次要的)。 原本一大串五花八門、分不清重要程度的煩人事項,已變成一張精簡的「必須完成的事項清單」,你可以鬆口氣了。 這一長串非重要事項也需要好好處理。你可以刪除,也可以另外安排時間重新審視。有些事項過段時間後,重要程度會提高。 請想想哪一種分類方式比較適合你,但不管你選用哪種方式,都需要將事項分門別類。當你缺乏一套值得信任的排序方式時,你會不斷地自我質疑、看輕待辦清單、心想是不是該把另一項任務排在前頭。井然有序的清單可以消除選擇的焦慮,這也是一次做一件事的力量。 你要有固定刪減待辦清單的習慣。刪減待辦清單也是個可以排進行事曆的任務,而且非常適合設成重複的週期性行程。將待辦清單上需要刪除的事項扔進垃圾桶,是正常且重要的工作。 提醒你,只要上網搜尋,就可以找到許多現成的待辦清單格式,也許會對你有幫助。這些清單可能會涵蓋:旅行、露營、有趣的對話、購物、居家打掃、搬家、為面試做準備、居家安全、裝修、人生願望清單等,所有別人的好點子和分享的好方法你都可以去學習使用,甚至也可以請生成式AI幫忙你製作待辦清單。 3. 做法 我最喜歡的做法是使用數位科技和把待辦清單儲存在雲端空間。那樣就可以有超連結、與他人共享、複製、貼上,備份起來也比較方便。這些也是數位行事曆使用者喜歡的優點,但不管寫在哪裡,你一定會想要快速存取待辦清單。好不容易有靈感閃過,你不會希望還來不及記下,就忘記了,我們要盡力地減少阻力。 我自己是有開Google文件隨手記錄待辦事項的習慣。如果事情太多,開始感覺手忙腳亂(像是休假完累積一堆事要做時),我會依照前面的方法,把待辦清單貼進電子試算表,依照重要性排序,進行分類、製作時間箱。 4. 勇敢作夢 待辦清單上會有許多平凡無奇的事。目前為止,本章所提的例子大多是這種類型。但是把待辦清單侷限在此,也就侷限了你的人生。你也許會覺得夢想很遙遠、難以企及,但是你跟夢想之間的距離,也許只是一條待辦清單上的事,少了幾個時間箱。不管你是想學習新語言、轉換工作跑道、宣傳你的理念,還是成為更善良的人,你都需要先踏出一小步,而待辦清單可以是你的臨時棲所。 節錄自:三采文化《箱型時間:高速時代的15分鐘深度專注力》/馬克‧曹–桑德斯 Marc Zao-Sanders 著 推薦閱讀: 如何提高工作效率?4關鍵因素解析:一心二用對生產力有負面效果 提升工作效率5大步驟!學會高效管理時間,先找到「行動力開關」 工作永遠做不完,沒時間做重要的事?想突破需要有意識的4個認知
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FYI意思是什麼?PV、OOO、FWD等職場英文縮寫懶人包!

FYI什麼意思?OOO、PV、KPI…等職場常見英文縮寫又代表什麼?本文整理常見辦公室英文縮寫,包括:Email、職位與部門名稱、會議報告、行銷企劃及資訊技術的英文縮寫用語,下次遇到就不擔心啦! 文/《104職場力》 本文導覽 FYI、FYR、OTP…常見的辦公室用語英文縮寫FYI意思跟FYR差在哪?常見的職位英文與部門名稱英文縮寫常見的會議報告英文縮寫常見的行銷企劃英文縮寫常見的資訊技術英文縮寫Email及辦公室用語使用英文縮寫的原因與優劣 你是否也有在和同事、主管開會討論時,發現他們口中會念出一連串的「英文縮寫字」,聽起來既像是專業用語又像是口語,記得住字母、但是卻完全搞不懂意思,總是搞得在會議中只能乾笑卻又丈二金剛摸不著頭緒嗎? 在現在的職場中,為了縮短溝通時間和精簡文字,養成許多辦公室都會出現的「英文縮寫」文化,有些源自於專有名稱的縮寫(如PV、UV、KPI、CTA.......等等)、有些則是出自於商務電子郵件中的常見用語(如c.c.、Fw、etc)、有些則是職場常見的職務縮寫(如HR、PM、R&D、PR),更有些則是約定成俗的英文縮寫用語(如BTW、ASAP、FYI、IAM),林林總總列不完,對於初來乍到的新人而言,這些大家聽到就能直接反應的省略用詞,又不好意思拉著前輩一個一個詢問,到底該怎麼辦呢? 以下提供職場中在會議、信件中常會看見的「英文縮寫」,下次遇到就不擔心啦! FYI、FYR、OTP…常見的辦公室用語英文縮寫 名稱說明FYIFor your information 的縮寫,意指:提供予你做參考。FYRFor your reference 的縮寫,意指:提供給你參考。C.C.Carbon copy 的縮寫,意指:副件、副本。Fw/FwdForward 的意思,意指:轉寄郵件。ASAPAs soon as possible 的縮寫,意指:請盡快完成。BTWBy the way 的縮寫,意指:順帶一提。TBDTo be determined 的縮寫,意指:待議、待決定。NSFWNot safe for work 的縮寫,意指:工作場所不宜、不適合工作場合。NRNNo reply necessary 的縮寫,意指:不需要回覆。IAMIn a meeting 的縮寫,意指:正在會議中。ETCEt cetera 的縮寫,意指:......等等,英文意同 " and so on. "OOOOut of the office 的縮寫,意指:不在辦公室。WFHWork from home 的縮寫,意指:在家工作。OTPOn the phone 的縮寫,意指:通話中。 FYI意思跟FYR差在哪? FYI中文翻譯為「提供予你做參考」,明明跟FYR意思差不多,但為什麼要分成兩種用法呢? 兩者的主要區別如下: FYI英文中的Information,意思是指「資訊、資料、文件」等明確資訊,不論對方要採取什麼行動,這些訊息都是對方必須知道的事項。例如:需要出席的開會時間、出差行程、活動安排等。 常見的FYI用法: FYI,下週的會議將在同一時間和地點舉行。 FYI,公司年度晚宴已確定在10月舉行,詳細資訊稍後公佈。 FYI,附上會議的紀錄與報告。 FYR英文中的reference,相對於Information,比較偏向參照、對照用的參考資訊或資料。屬於額外性質的,「有沒有幫助」或「要不要參考」則取決於收件者的判斷與意願。例如:圖片設計的建議參考範本、官網改版的參考網頁等。 常見的FYR用法: 這是以前設計圖的風格,FYR。 雲端內有歷史資料,FYR。 附檔為競品的調整內容,FYR。 因此,可以根據你提供給對方的資料屬性,選擇應該要使用FYI或FYR,這樣對方收到的指令會更加明確、使溝通更順暢。 常見的職位英文與部門名稱英文縮寫 名稱說明CEOChief Executive Officer 的縮寫,意指:首席執行官、執行長、行政總裁。CEO是公司三長之一,多為企業集團、行政單位的最高行政負責人。CFOChief Financial Officer 的縮寫,意指:首席財務官、財務長、財務總監。CFO是公司三長之一,多為企業集團、財閥中負責財務的最高執行人。CIOChief Information Officer 的縮寫,意指:首席資訊官、資訊長。CTOChief Technology Officer 的縮寫,意指:首席技術官、技術長。COOChief Operating Officer 的縮寫,意指:首席營運官、營運長。CMOChief Marketing Officer 的縮寫,意指:首席行銷官、行銷長。HRHuman Resources 的縮寫,意指:人力資源管理。PRPublic relations 的縮寫,意指:公共關係維護。PMProject Manager 的縮寫,意指:專案經理。ITInformation Technology 的縮寫,意指:資訊技術。R&DResearch and Development 的縮寫,意指:研究開發,簡稱研發。SASystem Analyst 的縮寫,意指:系統分析師。MISManagement Information System 的縮寫,意指:網管人員。QAQuality Assurance 的簡寫,意指:品質管理工程師。UIUser Interface Designer 的縮寫,意指:使用者介面設計師。UXUser Experience Designer 的縮寫,意指:使用者經驗設計師。VDVisual Designer 的縮寫,意指:視覺設計師。 常見的會議報告英文縮寫 名稱說明KPIKey performance indicators 的縮寫,意指:關鍵績效指標。OKRObjectives and Key Results 的縮寫,意指:目標與關鍵成果。YTDYear to date 的縮寫,意指:從今年初至今。常見於財務文件或報表當中。MTDMonth to date 的縮寫,意指:從本月初至今。Q1、Q2、Q3、Q4Quarter 1-4 的縮寫,意指:季度。一年可分為四個季度、每個季度3個月。通常第一季度指1-3月、第二季度指4-6月、第三季度指7-9月、第四季度指10-12月。H1、H2H 指的是 Half(半年),通常用來指特定年份,因此會出現在年份的的末尾,如:2023H1、2023H2(請注意一年只會有2個半年),H1通常指1-6月、H2則為7-12月。YoYYear on year 的縮寫,意指:年營收成長率。QoQQuarter on quarter 的縮寫,意指:季營收成長率。MoMMonth on month 的縮寫,意指:月營收成長率。B2BBusiness to Business 的縮寫,意指:企業對企業。常用於電子商務模式定義商業關係。B2CBusiness to Consumer 的縮寫,意指:企業對消費者。常用於電子商務模式定義商業關係。TBCTo be confirmed 的縮寫,意指:待確認。TBDTo be determined 的縮寫,意指:待確定。 常見的行銷企劃英文縮寫 名稱說明ADAdvertisement 的縮寫,意指:廣告。PVPage View 的縮寫,意指:單頁點閱率。UVUnique Visitor 的縮寫,意指:網站不重複的訪客數。SEOSearch Engine Optimization 的縮寫,意指:搜索引擎優化。CTR Click Through Rate 的縮寫,意指:點擊率。CTACall to action 的縮寫,意指行動呼籲,意指提示使用者採取動作。CPCCost Per Click 的縮寫,意指:每次點擊成本。CPACost Per Action 的縮寫,意指:每次動作成本。ROIReturn On Investment的縮寫,意指:投資報酬率。CRMCustomer Relationship Management 的縮寫,意指:客戶關係管理。EDMElectronic Direct Mail 的縮寫,意指:電子郵件行銷。FAQFrequently Asked Questions 的縮寫,意指:常見問題。 常見的資訊技術英文縮寫 名稱說明IPIP Address 的縮寫,意指:網際協定位址、網際網路協定位址。URLUniversal resource locator 的縮寫,意指:統一資源定位符,俗稱網頁位址或網址。VPNVirtual Private Network 的縮寫,意指:虛擬私人網路,多用於企業或團體間的私人網路通訊。RSSRich Site Summary 的縮寫,意指:簡易資訊聚合,用以聚合經常發布更新資料的網站。OSOperating System 的縮寫,意指:作業系統。HTTPHyperText Transfer Protocol 的縮寫,意指:超文本傳輸協定,是全球資訊網資料通信的基礎。HTTPSHyperText Transfer Protocol Secure 的縮寫,意指:超文本傳輸安全協定。FTPFile Transport Protocol 的縮寫,意指:檔案傳輸協定。ERPEnterprise Resource Planning 的縮寫,意指:企業資源計劃。APIApplication Program Interface 的縮寫,意指:應用程式介面。CSSCascading Style Sheet 的縮寫,意指:階層式樣式表。HTMLHyperText Markup Language 的縮寫,意指:超文本標記語言。 Email及辦公室用語使用英文縮寫的原因與優劣 不論辦公室中是使用電子郵件傳遞訊息或透過通訊軟體溝通,為了有效傳遞資訊,都非常講求簡短精確,使用英文縮寫可避免撰寫與閱讀時間的浪費,也減少語意不清混淆的狀況,如果辦公環境中有外國同事,更有助於促進溝通的一致性、邁向國際化。 雖然英文縮寫能提升打字效率,甚至可在商場中打造出專業形象,並幫助團隊溝通順暢,但對於初來乍到的新人可能門檻有點高,例如: 如果對英文敏感度較低,部分縮寫可能會造成理解困難,尤其是對於不熟悉該領域或書信文化的人來說。 部分縮寫具有多重意義,如果沒有弄清楚前後文的語意,容易導致誤解或會錯意,進而形成紛爭。 簡寫雖然好用,但過度使用縮寫可能會讓整封信件變得晦澀難懂,反而提升閱讀門檻。 不同國家、地區或文化對於縮寫的理解可能有所不同,如果沒有定義清楚,容易因文化差異造成誤解。 因此如果要在辦公室推行英文縮寫,或是因業務需要,向來都是英文書信往來的企業,不妨在新人訓練時一併布達相關內容,或直接列入培訓環節,讓整體的使用更精準、更實際。 推薦閱讀: 辦公室黑話快把我逼瘋了!ASAP是什麼意思?ROI、CPC又是什麼指標?|辦公室常用英文簡稱整理包 【辦公室英文】實用!40 個網路業常用英文句型與情境整理 【辦公室英文】這些常用例句其實很「不得體」,小心得罪同事都不知道! 要放假了!Email自動回覆的英文「休假通知」怎麼寫? 小編私房推薦:104NABI精選【英聽會話、職場英語】學習資源 經典不敗:NEW TOEIC 新多益線上高分速成班 >> 會走路的翻譯機,用關鍵字秘訣,進擊職場口說 >> 摩根史丹利管理師都在學的「一分鐘英文短講術」>> 銀行雙語政策上路,9大情境式教學,讓你從容接待、滿足客戶 >>
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前端工程師是什麼?薪水怎破100萬?完整攻略,附:台積電前端工程師工作心得

前端(Frontend): 給人看的(介面、使用者體驗),網頁的畫面、按鈕、圖片、排版。 前端 (Frontend)是什麼? 這是使用者直接與之互動的部分,包括網頁的設計、佈局和內容。前端開發使用的技術包括HTML、CSS和JavaScript。 舉例來說:當你打開 104人力銀行,看到的畫面就是前端工程師控制的,包含不同裝置的畫面呈現~從電腦、平板或手機觀看,都是前端工程師需要留意的。 重要元素舉例 搜尋欄:讓你輸入「軟體工程師」並按下搜尋 職缺列表:顯示各種公司和薪資範圍 登入按鈕:點擊後彈出登入視窗 應徵按鈕:點了之後,系統會幫你送出履歷 前端工程師的薪水與薪水天花板 台灣整體而言前端工程師薪水中位數落在66.8萬~81萬間,天花板推估是91.3~101.6萬。 工作年資年薪中位數推估薪水天花板職缺1年以下66.8萬94.1萬1~3年71萬91.3萬3~5年78.1萬96.7萬5~10年81萬101.6萬資料來源 104薪資情報 有效樣本:575 資料更新:2025年02月10日 如何突破前端工程師的薪水天花板 選擇對的公司/產業 選擇薪水中位數高的公司:上市櫃公司年薪中位數、外商公司,公司獲利能力好,自然同樣的時間成本,能有更好的薪水保障。 選台灣重點產業:半導體業、科技業、金融業 台積電前端工程師工作心得 以下為講座精華節錄 薪水區間?年薪約30個月,新鮮人月薪約6萬。 加班很兇嗎?加班時數看跟的專案,配合專案前進。去年自己未超過100小時 公司內用的語言較多,不同的系統專案或對接的單位不同,要學習不同的語言 怎麼進台積電?平常就有寫技術部落格、每年參加IT鐵人賽、在104經營個人品牌(SEO權重優) 同事都是哪些人?(免費領取台積電工作心得與QA精華) 看懂遊戲規則:深耕5大能力,擁有更多選擇權 1.技術能力(Technical Skills),能否寫出高品質、可維護、效能優化的前端程式,並快速學習新技術應用在工作上,也能夠帶領內部技術前進(內部 Tech Talk 或自建部落格) 程式品質:乾淨、結構清晰、DRY、KISS、SOLID 效能最佳化:頁面載入時間、CDN快取、前端壓縮技術、降低不必要的 re-render 技術廣度與深度:獨立處理 CSS、JavaScript、框架(React, Vue, Angular)等核心技術、熟悉 TypeScript、State Management(Redux, Vuex)、處理前端安全問題(如 XSS, CSRF, CORS) 2.產品與專案影響力(Project & Product Impact),能有效率地完成任務,並確保產品的品質,過程中主動優化現有系統,提出新的技術方案,提升開發效率。 專案完成度:照時程交付、主動發現並解決問題、處理緊急問題 產品價值:功能是否真的提升了使用者體驗、A/B 測試或數據分析、減少技術債,提高長期維護性 3.開發效率(Development Efficiency),高效產出高品質的程式,主動提出更有效率的開發工具或流程,寫出自動化測試(如 Jest、Cypress),減少回歸測試時間。 時間管理:需求評估準確度、根據需求合理拆分任務,安排優先順序 程式碼管理:Pull Request(PR)清楚易讀、Code Review 積極參與給出建設性回饋 Debug 能力:利用 Log、DevTools、Profiler 進行高效率的問題解決 4.團隊合作與溝通(Collaboration & Communication),與其他工程師、PM、設計師、QA、數據分析師等合作單位順暢合作。指導新人、撰寫開發文件,幫助團隊快速上手。 跨部門溝通與 PM 討論需求,提供技術可行性建議與設計師合作,確保 UI/UX 最佳化與後端工程師協作,確保 API 串接順暢Code Review幫助同事提升程式碼品質接受別人的建議,改進自己的程式碼主動性主動提出問題或改善建議在團隊會議中有效表達技術方案前端工程師 團隊合作與溝通的重要性 5.創新與影響力(Innovation & Leadership),完成自己的工作外,帶來更大的影響。有能力也主動推動團隊技術決策,如選擇新框架、優化開發流程。 技術創新:引入新技術來提升開發效率、開發內部工具,幫助團隊節省時間 技術影響力:技術社群內分享知識、開源專案或貢獻 技術領導:在團隊中擔任技術導師、帶領技術專案 關鍵重點:績效不只是寫多少行程式,而是對產品和團隊的影響 開發速度:平均完成一個 Story(使用者故事)的時間 Bug 數量:新功能上線後的 Bug 率 PR 參與度:Code Review 的次數與回饋價值 前端效能:Google Lighthouse 分數、First Contentful Paint(FCP) 使用者行為變化:某個 UI 改版後,點擊率是否提升? 能力方法技術能力深入學習前端框架、優化效能、提升可維護性產品影響力確保開發的功能有助於提升使用者體驗開發效率提高 Debug 能力、善用自動化工具團隊合作提高溝通能力、參與 Code Review、幫助同事創新影響力參與技術社群、提出技術改進方案前端工程師的5大能力 前端用的技術 HTML 負責畫出網頁結構(像骨架) CSS 負責排版與設計(讓它變美) JavaScript 負責互動(讓按鈕能點、內容會變) 框架和庫:如React、Vue.js和Angular,這些工具可以幫助你更高效地開發複雜的應用程式。 響應式設計:確保網站在各種裝置上都能良好顯示,通常使用CSS框架如Bootstrap。 版本控制:如Git,用於管理和協作開發 前端工程師主要合作的夥伴 1. 後端工程師(Backend Developer) 👉 負責提供 API,讓前端能夠拿資料,確保功能運作 合作範例:你要做一個「應徵按鈕」,但這個按鈕要能讓使用者點了後,系統能自動送出履歷,這時候前端需要跟後端拿 API。討論 API 的格式:你問:「我這邊需要傳哪些資料才能應徵?」後端說:「你傳 user_id、job_id 給我,我幫你送出履歷」你:「那回應結果是什麼?我要顯示成功或失敗」後端:「如果成功,我回 status: success,失敗的話會給錯誤碼」💡 前端 + 後端 = 讓網站不只是畫面,而是能「動」起來! 3. 產品經理(PM, Product Manager)👉 負責規劃產品功能,確保開發方向符合商業目標合作範例:你做完了「應徵按鈕」,但 PM 突然跟你說:「我們希望這個按鈕能讓用戶自訂求職信」這時候你得確認:「這功能會影響到後端嗎?需要修改 API 嗎?」「這會不會影響現在的 UI 設計?」「會不會讓使用者體驗變得更複雜?」💡 前端 + PM = 確保開發出來的功能,真的是「使用者需要的」! 4. 測試工程師(QA, Quality Assurance)👉 負責測試系統,確保功能正常、不出 Bug合作範例:你開發完「應徵按鈕」,但 QA 測試時發現:BUG 1: 在 iPhone 上點擊按鈕沒反應?BUG 2: 送出履歷後沒有顯示成功提示?BUG 3: 按太快的話會連送兩次履歷?💡 前端 + QA = 確保使用者「真的能順利使用」功能! 5. 數據分析師(Data Analyst)👉 負責分析使用者行為,讓前端能做出更好的優化合作範例:你做了一個「首頁推薦職缺」功能,但數據分析師告訴你:「這個區塊的點擊率只有 5%!」 → 代表 UI 可能需要調整「使用者停留時間太短」 → 可能要加上動畫或更清楚的標題「A/B 測試顯示紅色按鈕比藍色好」 → 你需要調整設計💡 前端 + 數據分析師 = 讓 UI/UX 變得更直覺、更有效! 6. 運維/系統工程師(DevOps / SRE)👉 負責網站伺服器的運行與最佳化合作範例:你的前端代碼已經寫好了,現在要部署到正式環境可能遇到的問題:網頁載入速度太慢? → DevOps 可能會幫你設定 CDN 加速按鈕點擊後沒反應? → 可能是伺服器資源不足,需擴充某些用戶看不到最新版本? → DevOps 需要清理快取💡 前端 + DevOps = 確保你的程式能「穩定、安全」地運行! 夥伴主要合作內容影響前端的地方後端工程師提供 API,讓前端可以拿到資料決定資料怎麼傳遞UI/UX 設計師設計畫面,確保用戶體驗影響網頁排版、按鈕設計產品經理(PM)決定功能需求與優先順序決定要做什麼、怎麼做測試工程師(QA)測試功能,找出 Bug確保程式正常運行數據分析師提供使用者數據,幫助優化 UI影響 UI 設計與功能調整運維/系統工程師(DevOps)負責部署、效能優化確保網站運行順暢前端工程師的合作夥伴
【104職場力】

績效評分爭議多?HR與主管必懂的六大改善策略

文/黃愛 Lilian Huang 104人資學院 資深專任顧問 績效管理經常成為企業內部衝突的導火線。員工覺得評分不公平,主管則認為自己已盡力客觀,HR更常被夾在其中難以協調。事實上,多數績效爭議並非來自主管偏心,而是源於目標設定模糊、評分標準未事前說清楚,以及制度與管理能力未同步到位。本文將從績效管理實務出發,系統性說明企業最常忽略的關鍵環節,協助HR與主管建立更公平、透明且能被信任的績效制度,讓績效真正成為促進成長的工具。 文章導覽 為什麼「主管偏心」常被質疑,其實是因為過程不透明 目標要具體、可衡量,讓評核回歸事實 評分方式的設計,事前明訂比事後辯解更有效 不同角色與資歷,應有差異化標準 行為評價不能只靠主管,多角度評鑑的重要性 主管需要人資力與溝通技巧,不只是會排工作 結語:績效公平來自制度、紀律與持續溝通 在實務輔導中,經常聽到企業詢問:「為什麼我們明明有績效制度,卻還是被抱怨不公平?」問題往往不在制度是否存在,而在制度是否被理解、被落實,以及是否支撐主管正確使用。以下六個面向,是企業在檢視績效管理時不可忽略的關鍵。 一、為什麼「主管偏心」常被質疑,其實是因為過程不透明 在許多企業中,主管經常被貼上「偏心」的標籤,員工也容易質疑績效評分是否客觀。然而,問題往往不在主管個人,而在於評核過程缺乏清楚的標準與可被檢視的依據。 當評分只能憑印象或零碎觀察時,就容易出現某些行為風格較外顯、較容易被看見的人被認定為表現較好,而相對安靜、做事穩定卻不張揚的人則被忽略。久而久之,績效評核就變成「誰比較常被看見,誰就拿到好分數」,而非真正反映工作成果。 績效公平的關鍵,不在於要求主管更公正,而是透過制度,讓評核依據清楚可循,讓過程本身具備透明度。 二、目標要具體、可衡量,讓評核回歸事實 不少企業雖然有設定績效目標,但實際內容卻流於抽象,例如「提升工作品質」「加強主動性」「改善溝通能力」。這類目標在年度回顧時難以具體衡量,也迫使主管只能以主觀感受進行評估。 有效的績效目標應符合具體、可衡量、可達成、結果導向與有時限的原則。當目標能被量化與追蹤,績效討論就能回到事實與數據,而非感覺與印象。這不僅讓主管更有依據,也能降低員工對評分結果的疑慮。 三、評分方式的設計,事前明訂比事後辯解更有效 即使目標設定清楚,若評分方式未事前說明,仍可能引發爭議。常見的狀況是,員工知道達標的數字,卻不知道接近達標時該如何評價,結果到了年終才開始爭論分數合理性。 建議企業在設定目標時,同步定義評分邏輯,包括什麼情況屬於符合預期、什麼狀況屬於超越預期,以及未達標時的評價方式。當這些規則在一開始就被說清楚,績效評核就不需要在事後反覆解釋,也能大幅降低衝突。 四、不同角色與資歷,應有差異化標準 在同一團隊中,新進人員、資深員工與主管的能力、經驗與責任並不相同,若使用同一套績效標準評核所有人,往往反而造成不公平。 合理的績效設計,應依照角色與資歷設定不同期待。新人著重於學習與穩定度,資深員工強調效率與品質,而資深帶人者或主管,則應納入協助他人成長與團隊績效的指標。當目標與角色對齊,績效評核才能真正反映每個人的價值。 五、行為評價不能只靠主管,多角度評鑑的重要性 績效不只是數字的累積,行為表現、合作態度與專業影響力,往往更能決定一個人對組織的貢獻。然而,主管不可能掌握所有互動細節,單一視角容易產生偏差。 透過多角度評鑑,蒐集同儕或合作對象的觀察,有助於補足主管的盲點,讓行為評估更全面、更貼近真實。當績效評核同時結合量化成果與行為表現,也更容易獲得團隊的信任。 六、主管需要人資力與溝通技巧,不只是會排工作 許多主管是因為專業表現優秀而被拔擢,但真正的管理工作,包含目標設定、績效回饋、人才發展與溝通協調,並非自然而然就會。 當主管缺乏人資觀點與管理工具時,即使再用心,也容易在績效管理上陷入困境。有效的績效管理,來自制度設計、主管能力與組織文化的共同支持。當主管具備基本的人資力,績效討論才能成為促進成長的對話,而非壓力來源。 結語:績效公平來自制度、紀律與持續溝通 績效管理不該只是年終一次性的評分,而是一套全年持續運作的管理機制。當企業能夠建立清楚的目標、明確的評分標準、差異化的角色期待,並支持主管提升管理與溝通能力,績效制度自然能被信任,也能真正發揮價值。 若企業希望讓績效評核不再成為爭議焦點,而是成為支持主管帶人、協助員工成長的關鍵工具,建議從制度設計與主管能力同步檢視開始。 需要協助把策略落地嗎? 104 人資學院提供專業顧問服務,協助企業診斷績效管理盲點、優化制度設計,並培育主管的人資管理與帶人能力,讓績效管理真正落地,成為組織穩定與人才發展的助力。歡迎與 104 人資學院顧問團隊聯繫,為企業打造更公平、有效的績效管理解方。 >> 索取【績效管理】難題解析影片 >> 立即諮詢 104【績效管理】顧問服務
【104職場力】・績效管理

選才升級指南:打破面試迷思,用數據賦能結構式面談!(下)

這份報告目的在於透過104職能測評與結構式職能面談,全面評估一名應徵「廣告行銷公關業人資主管」職位的人選,以判斷其預期績效表現及職務契合度。職能測評可以提供客觀的數據參考;結構式職能面談則以收集具體行為事例,作為更細緻的評估,讓我們得以深入了解人選的行為模式。 文章導覽: 104職能測評結果概覽:預見績效潛力 結構式職能面談重點與發現:深入洞察行為實例 綜合評估與招募建議 104職能測評結果概覽:預見績效潛力 1. 整體職能勝任度預測:具「無法達標」風險 此人選的整體職能勝任度為PR23,低於該職務預期能達到績效目標的達標門檻PR30。 預期結果: 測評結果初步判斷,該人選有整體職能偏低而可能無法達成績效標準的風險。 2. 關鍵職能表現分析: 所有6項關鍵職能均達門檻: 雖然整體勝任度偏低,但測評報告顯示人選在所有6項應具備的關鍵職能上,分數皆達到或高於該職務的達標門檻,表示沒有任何單一職能分數過低到足以直接導致其績效無法達標。 主要影響職能(與常模相比偏低):溝通協調 PR38(低於常模PR70)、影響說服 PR39(低於常模PR66)、主動積極 PR56(低於常模PR68),這三項職能在與該職務的職能常模(平均表現)相比時,呈現較大的落差,是造成整體勝任度偏低的主要因素。 亮點職能(與常模相比偏高):計劃組織 PR69(高於常模PR65),人選在「計劃組織」方面表現優異,高於該職務的常模,是其顯著優勢。 結構式職能面談重點與發現:深入洞察行為實例 根據職能測評結果,面談聚焦於人選分數偏低的「溝通協調」與分數較高的「計劃組織」,以收集具體行為事例(CAR),作為更細緻的評估: 1. 針對「溝通協調」職能(測評分數偏低): ◦ 面談目的:測評顯示此職能分數最低(PR38),需釐清是否會阻礙其績效達標。 ◦ 面談提問:「與意見相左的人溝通總是有壓力的,能分享一個你如何與他們進行溝通協調的實際經歷嗎?」 ◦ 人選行為事例(CAR): 狀況 (Condition):曾有主管抱怨新的獎金計算方法不公平,人選當時聽得不是很懂,不知如何回覆。 行動 (Action):告知主管會後了解清楚再回覆;回去後與承辦同仁再次找主管談,請主管舉例,並試算新舊獎金辦法,了解抱怨點後微調成更合理的算法。 結果 (Result):成功讓該主管接受。 ◦ 主管洞察與評估: 人選雖不擅長臨場反應,但展現了「釐清雙方意見歧異點並取得共識」的關鍵行為。 用人主管認為,薪酬主管不一定需要絕佳的臨場反應能力,若能在事後清楚釐清問題並達成共識即可。 結論:該人選的「溝通協調」雖測評分數較低,但透過具體事例判斷,其不良影響尚可管控,不致構成重大任用風險。 2. 針對「計劃組織」職能(測評分數較高): ◦ 面談目的: 確認此優勢如何轉化為實際的績效表現,是否符合公司需求。 ◦ 面談提問: 「請談談你在有限時間和資源下,負責公司跨部門專案的經驗。包含:專案任務為何?你的處理過程和結果又如何?」 ◦ 人選行為事例(CAR): 狀況 (Condition): 剛到職時被指派檢視公司薪資競爭力,解決主管抱怨招募不到優秀人才的問題,且時間緊迫,需要外部同業薪資資訊。 行動 (Action): 說服老闆投資經費引進專業顧問公司;邀請並評選出資料最豐富且價格合理的本土廠商;與同仁配合顧問安排,向各主管簡報成果,並說服公司調整關鍵職務的敘薪標準。 結果 (Result): 公司調整了關鍵職務敘薪標準,主管對公司薪資水準有了信心。  ◦ 主管洞察與評估: 人選展現了「評估所需資源,尋找、協調並整合所有可用資源」的關鍵行為。 用人主管認為,雖然人選的處理方式與公司原先期望「薪酬主管應能自己搞定薪資大小事」略有不同,但考量到人力有限,人選能說服公司投入合理費用,有效解決長期困擾的招募問題,這是一個符合公司實務需求的「聰明解法」。 結論: 該人選能有效運用資源解決複雜問題,其「計劃組織」能力顯然能為公司帶來價值。 綜合評估與招募建議 • 整體判斷:儘管測評結果顯示人選的整體職能勝任度低於達標門檻,且部分職能與職能常模有落差。但透過結構式職能面談,我們得以深入了解其具體行為模式。在「溝通協調」方面,雖然不擅長臨場反應,但能有效釐清並解決問題。在「計劃組織」方面,則展現了運用外部資源解決複雜問題的能力。 • 建議:考量到目前人選難尋,且該人選雖非「理想中」完全符合所有條件,但其解決問題的策略和實際能力,顯示其仍具備應對職務挑戰的潛力,可列為錄取的備選人才之一,以應對急需的戰力缺口。 透過結合104職能測評與結構式職能面談,我們得以擺脫單憑直覺的低效選才模式。這套系統化的方法,不僅提供了客觀的數據預測,更透過深入的行為事例,幫助我們在招募過程中做出更周全、更符合公司實際需求的決策,進而迅速有效評選出高績效人才。請先登入或註冊104測評中心會員,新客獨享▶免費體驗施測看報告,親身感受職能測評如何協助您精準辨識高績效人才、建構高效團隊!
【104職場力】・人才招募

ChatGPT職場提示詞懶人包!OpenAI官方「Prompt Packs」,寫信、溝通、決策,不同工作角色都能用

用ChatGPT等生成式AI,該怎麼問才能得到高品質回答?不知從何問起,或許可以參考OpenAI推出的「Prompt Packs」(提示詞懶人包),這套免費資源提供專為各種職場角色設計的提示詞範本,本文整理相關提示詞懶人包及使用情境,包括萬用的會議紀錄整理、專業電子郵件撰寫、評估問題解決方案等,超實用快收藏! 文/《104職場力》 本文目錄(點擊可快速前往) OpenAI推出「Prompt Packs」提示詞怎麼用?各職位都能用的職場提示詞 ChatGPT for any role1. 溝通與寫作2. 會議與協作3. 問題解決與決策4. 組織與生產力給不同工作者的提示詞:業務、IT、產品經理、工程師… OpenAI推出「Prompt Packs」提示詞怎麼用? OpenAI Academy推出一系列提示詞懶人包,包括各職位都能用的職場萬用提示詞,以及針對特定角色(產品經理、HR、IT、工程師…等)打造的提示詞,一共超過300組,可以依照適用情況選擇,協助將複雜的任務拆解,提升工作效率。 使用時直接找到適合的情境,複製提示詞,並記得將括號([OO]、【OO】)中的內容替換為自己的實際情境或資料,貼入ChatGPT或Gemini等AI工具就可以馬上運用。 以「總結會議記錄」情境為例,複製下方提示詞之後,加入實際狀況如: 將以下非正式、粗略的會議筆記整理成重點摘要。分類整理:關鍵決策、下一步行動、責任歸屬。筆記:【行銷建議等 onboarding 教學素材準備好再對外公告功能。工程團隊確認核心功能已穩定,但還需要再進行一次資安檢視。產品端同意調整上線檢查清單,並會在下週三前分享更新版本。另外也討論到客服培訓要在上線前還是上線後進行,但目前尚未做出結論。】 ChatGPT就會快速歸納會議紀錄總結: 以下《104職場力》同步整理精選OpenAI「Prompt Packs」提示詞,以及中文版本提示詞提供參考,可以複製提示詞或者點擊文中的「到ChatGPT試試!」直接前往ChatGPT使用。這組提示詞不限定AI工具,複製起來可以在自己偏好的AI工具運用喔! ★ 歡迎在《104職場力》「點選星號」把文章加入專屬收藏清單,隨時登入隨時查找! OpenAI Academy推出一系列提示詞懶人包 各職位都能用的職場提示詞 ChatGPT for any role 「ChatGPT for any role」是利用AI來處理日常工作中的行政、溝通和決策任務的提示詞。包括4大類型:「溝通與寫作」包括專業郵件撰寫、針對受眾調整訊息、摘要郵件等;「會議與協作」包括建立會議議程、整理會議紀錄、準備提問等;「問題解決與決策」則是專注於邏輯分析與評估方案;「組織與生產力」則是幫助使用者更有效的規劃時間與處理長篇資訊。 1. 溝通與寫作 ChatGPT可協助撰寫草稿、修飾文案,並調整日常職場溝通內容: 用途情境提示詞中文提示詞寫專業電子郵件 Write a professional email to [recipient]. The email is about [topic] and should be polite, clear, and concise. Provide a subject line and a short closing.(到ChatGPT試試!)寫一封專業工作郵件給【收件人】。內容是【主題】,語氣需禮貌、清楚且簡潔。請提供合適的郵件主旨,並附上簡短結尾。(到ChatGPT試試!)改寫成更好理解的的內容Rewrite the following text so it is easier to understand. The text will be used in a professional setting. Ensure the tone is clear, respectful, and concise. Text: [paste text].(到ChatGPT試試!)改寫以下文字,讓內容更容易理解。這段文字將用於專業職場溝通情境,請確保語氣清楚、尊重且簡潔。文字:【貼上原始文字】(到ChatGPT試試!)根據受眾調整訊息內容Reframe this message for [audience type: executives, peers, or customers]. The message was originally written for [context]. Adjust tone, word choice, and style to fit the intended audience. Text: [paste text].(到ChatGPT試試!)將以下訊息改寫成適合【受眾:主管/同儕/客戶】閱讀的版本。這段訊息原是寫給【情境】,調整語氣、用字與表達方式,使內容更符合受眾。文字:【貼上原始文字】(到ChatGPT試試!)草擬會議邀請Draft a meeting invitation for a session about [topic]. The meeting will include [attendees/roles] and should outline agenda items, goals, and preparation required. Provide the text in calendar-invite format.(到ChatGPT試試!)撰寫一則會議邀請內容,主題為【主題】。與會者包含【參與者/角色】,清楚列出會議議程、目標,及事前準備事項。以「行事曆會議邀請」格式輸出內容。(到ChatGPT試試!)總結長郵件討論串Summarize this email thread into a short recap. The thread includes several back-and-forth messages. Highlight key decisions, action items, and open questions. Email: [paste text].(到ChatGPT試試!)將以下電子郵件往返內容,整理成簡短重點摘要。郵件串包含多次來回討論,請標示關鍵決策、行動事項及未決問題。電子郵件:【貼上原始郵件內容】(到ChatGPT試試!) 2. 會議與協作 用途情境提示詞中文提示詞建立會議議程Create a structured agenda for a meeting about [topic]. The meeting will last [time] and include [attendees]. Break the agenda into sections with time estimates and goals for each section.(到ChatGPT試試!)為關於【主題】的會議規劃結構化議程。會議時長為【時間】,與會者包含【參與人員】。將議程分段,並設定每段預計時間與目標。(到ChatGPT試試!)總結會議記錄Summarize these meeting notes into a structured recap. The notes are rough and informal. Organize them into categories: key decisions, next steps, and responsibilities. Notes: [paste text].(到ChatGPT試試!)將以下非正式、粗略的會議筆記整理成重點摘要。分類整理:關鍵決策、下一步行動、責任歸屬。筆記:【貼上原始內容】(到ChatGPT試試!)建立行動項目清單Turn the following meeting notes into a clean task list. The tasks should be grouped by owner and include deadlines if mentioned. Notes: [paste text].(到ChatGPT試試!)將以下會議紀錄整理成清楚的任務清單。依照負責人進行分組,並在有提及時標示截止日期。筆記:【貼上原始內容】(到ChatGPT試試!)準備會議提問Suggest thoughtful questions to ask in a meeting about [topic]. The purpose of the meeting is [purpose]. Provide a list of at least 5 questions that show preparation and insight.(到ChatGPT試試!)針對【主題】會議準備關鍵提問,會議目的是【目的】。至少提供5個問題,展現出事前準備與洞察。(到ChatGPT試試!)撰寫追蹤信件Write a professional follow-up email after a meeting about [topic]. Include a recap of key points, assigned responsibilities, and next steps with deadlines. Use a clear and polite tone.(到ChatGPT試試!)撰寫一封【主題】會議的專業會後進度追蹤郵件。內容需包含重點摘要、責任分配、下一步及截止日期。使用清楚且禮貌的語氣。(到ChatGPT試試!) 3. 問題解決與決策 用途情境提示詞中文提示詞找出根本原因Analyze the following workplace issue: [describe issue]. The context is that the problem has occurred multiple times. Identify possible root causes and suggest questions to confirm them.(到ChatGPT試試!)分析以下職場問題:【描述問題】。此問題已多次發生。找出可能的根本原因,並提出問題來驗證這些原因。(到ChatGPT試試!)比較方案Compare the following two or more possible solutions: [list options]. The decision needs to be made in [timeframe]. Evaluate pros, cons, and potential risks for each option.(到ChatGPT試試!)比較以下幾個可能的解決方案:【列出方案選項】。決策需要在【時間範圍】內完成。分別評估每個方案的優點、缺點及潛在風險。(到ChatGPT試試!)決策準則Help define clear decision-making criteria for [describe decision]. The context is that multiple stakeholders are involved. Provide a short list of weighted criteria to guide the choice.(到ChatGPT試試!)為【描述決策】制定清晰的決策準則,決策涉及多個利害關係人。提供一份簡要的加權評估標準清單,以協助做出選擇。(到ChatGPT試試!)潛在風險評估Assess the potential risks of the following plan: [describe plan]. The plan is set to start on [date]. List risks by likelihood and impact, and suggest mitigation strategies.(到ChatGPT試試!)評估以下計畫的潛在風險:【描述計畫】。計畫預計於【日期】啟動。依照可能性與影響程度列出風險,並提出緩解策略。(到ChatGPT試試!)建議最佳方案Based on the following background: [describe situation and options], recommend the most suitable option. Explain your reasoning clearly and suggest first steps for implementation.(到ChatGPT試試!)根據以下背景資訊,推薦最適合的方案。清楚說明判斷理由,並提出可實施的第一步做法。背景:【描述情況和備選方案】(到ChatGPT試試!) 4. 組織與生產力 用途情境提示詞中文提示詞每日任務排序Create a prioritized to-do list from the following tasks: [paste tasks]. The context is a typical workday with limited time. Suggest which tasks should be done first and why.(到ChatGPT試試!)根據以下任務,整理一份有優先順序的待辦清單:【提供任務】。場景是時間有限的典型工作日,說明哪些任務應該優先完成,並解釋原因。(到ChatGPT試試!)建立週計畫Build a weekly work plan for [describe role or situation]. The week includes deadlines, meetings, and individual focus time. Provide a balanced schedule with recommended priorities.(到ChatGPT試試!)為【描述角色或情境】規劃一週工作計畫。包含截止日期、會議,及需要保留的個人專注時間。提供平衡的日程安排,並建議優先事項。(到ChatGPT試試!)總結長文件Summarize the following document into 5 key points and 3 recommended actions. The document is [type: report, plan, or notes]. Keep the summary concise and professional. Text: [paste document].(到ChatGPT試試!)將以下文件總結出「5個重點摘要」與「3項建議行動」。文件類型是【報告/計畫/筆記】,需保持內容精簡且專業。文字:【貼上文件】(到ChatGPT試試!)腦力激盪解決方案Brainstorm potential solutions to the following workplace challenge: [describe challenge]. Provide at least 5 varied ideas, noting pros and cons for each.(到ChatGPT試試!)針對以下職場挑戰,發想可能的解決方案:【描述挑戰】。至少提出5種不同方案,並列出每個方案的優缺點。(到ChatGPT試試!)撰寫專案更新Draft a short project update for stakeholders. The project is [describe project]. Include progress made, current blockers, and next steps. Write in a professional, concise style.(到ChatGPT試試!)為利害關係人撰寫簡短的專案進度更新。專案為【專案描述】,包括目前進度、阻礙與後續行動。以專業、精簡的風格撰寫。(到ChatGPT試試!) 給不同工作者的提示詞:業務、IT、產品經理、工程師… 其他針對各個專業領域設計的提示詞,內容涵蓋人力資源、IT、行銷、工程、銷售、產品管理、客戶成功及高階主管等多元角色,內容都列出了具體的應用場景,例如撰寫專業文案、市場研究、分析數據趨勢及產出視覺圖表等,可以搭配使用: 業務銷售 ChatGPT for sales >>IT人員 ChatGPT for IT >>客戶關係 ChatGPT for customer success >>管理職 ChatGPT for managers >>產品經理 ChatGPT for product >>高階主管 ChatGPT for executives >>工程師 ChatGPT for engineers >>財務 ChatGPT for finance >>人資 ChatGPT for HR >>行銷 ChatGPT for marketing >> ★ 歡迎在《104職場力》「點選星號」把文章加入專屬收藏清單,隨時登入隨時查找!
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新鮮人必備10大軟實力、硬技能,如何準備?104職涯教育長不藏私

新鮮人找工作,企業最看重哪些軟硬實力?面對職場轉型與AI浪潮,企業在招募時,特別重視求職者是否具備全方位的軟實力與硬技能,104人力銀行職涯教育長王榮春點出5大軟實力與5大硬技能,分享新鮮人如何由內而外養成軟硬實力,提升職場競爭力,為未來職涯打下堅實基礎! ※更新日期:2026/03/16 文/《104職場力》 本文目錄(點擊可快速前往) 企業最重視哪些新鮮人能力?10個軟實力與硬技能如何由內到外層層提升?新鮮人必備的5大軟實力,企業最重視這些特質新鮮人必備的5大硬技能,快速提升職場競爭力新鮮人軟硬實力問題QA 企業最重視哪些新鮮人能力? 新一代大學畢業生需要具備哪些核心能力?根據104人力銀行發布2026《大學品牌力》報告,企業在評估新鮮人時,仍然最重視大學畢業生的「職務能力」、「未來能力」、「學群聘僱力」及「性格優勢」等4大指標。除了學群聘僱力之外,其他3項指標均屬於「軟實力」,需要較長時間培養。 其中,「職務能力」被視為目前的就業力,企業特別看重新鮮人是否具備主動積極、溝通協調、團隊合作、認真負責、壓力承受等特質。而為了應對未來職場變遷,企業也高度重視「未來能力」,首重心理韌性並加重AI韌性,包括社會智力、持續學習、認知負荷管理、設計思維與數位素養等軟實力。 此外,報告中更提及,隨著AI快速發展,2026年企業更加重視「批判性思維」、「創新思考力」、「持續學習」與「數位素養」的重要程度都相對提升。 延伸閱讀:2026年《大學品牌力》企業重視軟實力更勝硬實力!個人指標勝機構指標2025《大學品牌力》企業仍重視職務能力、未來能力、產學力、性格優勢 104人力銀行職涯教育長王榮春指出,調查結果與HR實際用人觀察密切相符,然而目前HR還觀察到有一個共通挑戰——新鮮人較不擅長與人建立真實的面對面互動,傾向於用訊息或線上工具交流,也成為企業招募新人的一項隱憂。 我們根據104《大學品牌力》調查結果,以及104職涯教育長第一手歸納觀察,整理出必備的10大軟實力及硬技能。新鮮人若能針對這些能力進行強化,將更有機會脫穎而出! (本文更新於2026/03,原文採訪於2025/03) 10個軟實力與硬技能如何由內到外層層提升? 104職涯教育長王榮春指出,無論軟實力或硬技能,都可用「由內到外」的邏輯來規劃與培養,幫助新鮮人依序提升自我管理、人際協作到組織貢獻的能力。 (點擊可查看詳細說明) 5大軟實力說明主動積極與成長思維養成面對挑戰時的主動性,與不斷學習成長態度。認真負責贏得主管與同事信任第一步,從細節起盡責完成任務。抗壓與情緒管理面對工作壓力與挫折,能有效自我調適穩定表現。溝通表達提升人際溝通能力,能與主管、同事順利互動。團隊合作擅於協作、同理與傾聽,能適應多元文化的團隊環境。 5大硬技能說明Excel與數據統計掌握基本數據處理與分析工具。AI素養具備數位與AI應用能力,提升職場競爭力。知識管理有效整理、應用與分享知識,累積職場經驗值。專案管理規劃、執行與協調專案,提升跨部門合作能力。職場書信與禮儀展現專業的溝通能力,適應組織文化與職場規範。 以下將依據「由內到外」的層次,分別介紹新鮮人必備的5大軟實力與5大硬技能,並提供養成建議,以及履歷自傳撰寫訣竅。 新鮮人必備的5大軟實力,企業最重視這些特質 1. 主動積極與成長思維:職場競爭力起點 具備主動積極與成長思維,勇於面對挑戰,且不畏懼學習新知。是企業最期待的特質之一,能幫助快速適應環境、解決問題。例如主動爭取實習或報名進修課程,都是展現積極度的方式。 延伸閱讀:5大「軟實力」基本功:企業重視的新鮮人競爭力如何提升? 2. 認真負責:贏得信任的第一步 展現負責態度,有助於在職場累積口碑與信任。例如在社團擔任幹部,或在專題報告中擔任組長,都是展現負責精神的好機會。 3. 抗壓與情緒管理:面對壓力,懂得自我調適 職場變化快速、壓力大,企業期望新鮮人能有效管理情緒與壓力。「壓力管理」是未來能力的核心之一,學會自我調適,才能在工作中穩定表現。王榮春提到,目前觀察到如台大、政大等大學諮商中心預約需求大增,也反映學生重視心理健康管理的程度。 延伸閱讀:企業人資如何在面談時,找具備抗壓性的新鮮人? 4. 溝通表達能力:與人有效合作的關鍵 從面對主管到跨部門合作,良好的溝通能力是職場不可或缺的軟實力。王榮春指出,觀察到LINE或公司群組內,常有新鮮人習慣已讀不回,容易造成溝通斷層。若能適時回應訊息、表達尊重,能夠展現良好溝通素養,建立職場好印象。 延伸閱讀:4成00世代因同事相處不睦離職!遇到伸手牌雷隊友3招暖心拒絕 5. 團隊合作:成為團隊中的重要角色 團隊合作是企業最重視的指標之一,未來職場中懂得理解他人、適應多元職場文化,也能提升合作成效,更有助於拓展人脈。團隊合作也是大學會透過分組報告、專題合作訓練的重點,若已具備上述軟實力特質,團隊合作力通常也不會太差。 延伸閱讀:新鮮人履歷放論文、專題加分嗎?掌握6大素材自傳完成一大半 新鮮人必備的5大硬技能,快速提升職場競爭力 1. Excel與數據統計能力:職場必備分析工具 談到不分科系的硬技能,首先要談新鮮人在校園較少接觸的Excel技能。不論在哪種職類,Excel與統計工具都常是日常不可或缺的技能。能善用Excel進行資料整理與數據分析,將大幅提升工作效率。不少人在學校使用Word、PPT的比例遠高於Excel,進入職場後才發現Excel與統計能力的重要性。 [course_plugin title='Excel相關課程' keyword='Excel' amount=1] 2. AI素養:提升數位競爭力 AI浪潮來襲,企業期待新鮮人具備基本的AI應用能力,能更快適應職場的數位轉型。想要提升AI素養及數位競爭力,已有越來越多學校開設AI相關課程,如台大為文學院學生開設「生成式人工智慧導論」課程,政大、東海等大學也規劃AI課程,幫助非理工學生提升AI素養。 【104推薦】想知道自己的AI素養多高?立即上104學習檢測!→AI 素養級認證 模擬試題→104 AI通用素養檢測 3. 知識管理能力:有效累積與應用工作知識 知識管理包含「收集、整理、分享」工作上的知識與經驗,可以透過筆記或數位工具彙整內容,養成知識管理的習慣。王榮春也提醒,不只要做知識管理,還可以透過社群或實體交流與他人分享自己的知識經驗,將隱性知識顯性化,成為建立個人品牌的重要利器。 4. 專案管理能力:執行與協調專案的核心技能 專案管理已成為許多企業評估新鮮人是否具備「規劃、執行、協調」能力的標準。在校期間可從多種角度培養專案管理能力,例如參與大型活動企劃或擔任專案負責人,甚至是日常生活中的搬宿舍,其實都蘊含專案管理的實務練習。 5. 職場書信與禮儀:懂得專業溝通才不失禮 新鮮人若缺乏基本的職場書信與回應禮儀,容易讓主管與同事感到不適。例如,少數學生或新鮮人在LINE、Email中習慣簡短回應、已讀不回,或忽略自我介紹,反而讓溝通顯得不夠正式。若能多加留意書信、訊息的格式與用語,能展現良好職場態度。 延伸閱讀:【中文Email格式】商業/求職電子郵件7重點+撰寫範例 新鮮人軟硬實力問題QA 1. 新鮮人如何培養軟硬實力? 想要培養軟實力,平時可透過社團參與、專題報告、打工或實習,累積面對真實情境的經驗。例如:擔任社團幹部、參與產學合作專題,都是實戰機會。至於Excel、AI素養等硬技能,則可以透過免費或付費資源進修提升技能。 2. 一定要參加實體社團或活動才能培養軟實力嗎? 即使無法參與實體社團或活動,目前也有很多線上資源,能夠透過線上專案、虛擬共學小組,培養協作、溝通、專案管理等軟實力。 3. 如何在履歷與面試中展現能力? 新鮮人要如何在履歷面試中展現軟實力呢?針對履歷表撰寫技巧,王榮春提到很多新鮮人會苦惱於「工作經驗」欄位到底該寫什麼,其實社團、專題、實習經驗都可寫入「工作經驗」欄位,只要清楚標註該經歷是「社團」、「實習」或「專案」等類型及時間,就不容易讓HR對內容產生混淆或質疑。 相關經驗可用條列式說明,說明自己擔任何種角色,展現任務內容、績效成果與學到的能力。此外,可搭配104人力銀行推出的測評工具補強性格面證據,讓HR能清楚看到你具備的能力與潛力。 推薦工具:104職業適性測驗、104生涯興趣測驗延伸閱讀:新鮮人履歷技巧公開!最新教學附範本,面試錄取機率大增 4. 從企業角度觀察,還有哪些能力是加分項? 跨世代合作力:新鮮人在進入職場後,會面臨跨世代溝通與合作的挑戰。懂得理解與包容不同世代的管理風格、價值觀,能幫助更好融入團隊。如果懂得調整與熟世代同事的溝通方式,能成為被主管賞識的加分項。 情緒管理與適應力:工作環境快速變動,企業更加重視新鮮人的情緒管理與適應力,懂得應對壓力與變化,才能在職場中穩定發揮。如具備高適應力,更容易勝任需要頻繁面對變化與挑戰的工作任務。 延伸閱讀:企業角度如何有效面談年輕人?4大面試問題分析 以上就是本次關於「新鮮人需要具備的10個軟硬實力」分享,從大學時期主動累積上述軟硬實力,有助在進入職場時更有底氣,為未來職涯打下堅實基礎!
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永續浪潮下,人資從後勤支援躍登企業治理核心角色│面對ESG永續報告書編制工作?試試104 ESG x HR永續方案,讓你告別人工地獄、省時又省力!

永續浪潮席捲全球,今年所有上市櫃公司須依金管會規範編纂永續報告書,人資角色愈顯重要。而善用104 ESG x HR永續方案、將傳統庶務工作交由系統處理,有助於人資將更多精力集中在塑造雇主品牌、擬定人才永續發展策略等戰略工作上。 永續報告書是什麼?通常包含哪些項目? 簡單來說,永續報告書(Sustainability Report)是企業用來對各個利害關係人(包括員工、客戶、股東等)披露其在環境、社會和公司治理(ESG)方面的績效和責任的一份報告文件。通常包括企業在達成可持續性目標方面的策略、實踐和成果,並就環境(Environmental)、社會(Social)及公司治理(Governance)三大面向提供相關數據和分析。企業主動提供此報告書,不僅能提升企業資訊透明度、強化風險管理機制,更能彰顯企業對環境與社會的責任承諾。 企業撰寫ESG報告書時,必須要注意兩大關鍵要素:「完整揭露永續資訊」及「符合國際通用準則」。而在臺灣還須遵循金管會規範建議來編纂,以下就來了解項目各有哪些: 金管會針對永續報告書的推動措施 目前金管會並無明確規定應該包含哪些項目,依照先前發布「上市櫃公司永續發展行動方案」規劃以「治理」、「透明」、「數位」、「創新」四大主軸,推動企業永續發展之行動方案,重點包括: 引領企業淨零 深化企業永續治理文化 精進永續資訊揭露 強化利害關係人溝通 推動ESG評鑑及數位化 而其中關於永續資訊揭露,也就是報告書,內容則著重在: 精進年報資訊揭露規範 擴大永續資訊揭露範圍 提升永續資訊品質:包含擴大永續報告書確信範圍、抽查上市櫃公司永續報告書、加強永續報告書確信機構管理。 推動ISSB永續揭露準則 以上規範資訊詳情請參考金管會上市櫃公司永續發展行動方案 為提升報告書品質,需了解永續報告書的國際準則有哪些 國際通用準則主要有 3 種,分別是 GRI、SASB、TCFD,永續報告書需參考以上準則的規範、架構,來完成相對應的內容,可依照自身需求和目標來選擇合適的規範。 GRISASBTCFD重點角度涵蓋 ESG 全面向議題著重對財務績效有影響的 ESG 議題著重氣候變遷對財務績效有影響的議題訂定組織全球永續報告協會(Global Reporting Initiative)永續會計準則委員會(Sustainability Accounting Standards Board)國際金融穩定委員會(FSB)氣候相關財務揭露小組(Task Force on Climate-related Financial Disclosures)主要溝通對象所有利害關係人(包括客戶、供應商、政府、股東、員工等)投資人投資人內容角度GRI 準則分為三個部分: 通用準則:適用於所有組織 行業準則:適用於特定行業 主題準則:特定重大主題  涵蓋5大面向、11項產業別、77項行業別與26項通用ESG議題,列出了可能影響公司財務狀況和營運績效的ESG議題,可增強與投資人的溝通成效。核心要素可分為4個範疇:治理、策略、風險管理和指標與目標,共包括11個揭露項目,能幫助企業讓利害關係人能夠評估企業與氣候變遷間的關聯性。官網資訊GRI官網(繁體中文下載)SASBTCFD 目前金管會著重的是GRI準則,建議可參考該準則的規範來進行永續報告書的撰寫喔。不過整個永續報告書中除了環境面、治理面之外,其實目前最重視的議題為「社會面」,包含勞資關係、員工組成、多元化、職場健康安全等,這些都關乎到「人資」的工作範疇,因此人資角色將會有那些變化呢? ESG時代下,人資角色有哪些變化?該如何因應面對? 隨著ESG在全球蔚為風潮,企業裡的人資、採購、業務等各個崗位的工作內容,紛紛跟著起了變化。其中,又以我們最熟悉的「人資」,轉變最大,原先負責人才招募、員工差勤等行政庶務工作的人資,已逐漸轉變,許多HR可能尚未意識到,其實自己在人資工作中已經在實施與ESG相關的政策和措施,例如員工福利活動、職場安全訓練等。在現今強調ESG的時代,人資角色轉變方向可能包含以下面向: ESG策略推動者:協助企業將永續理念融入企業的日常運營與文化,成為連結企業與員工的樞紐 社會責任面(Social)的主要執行者:發想並執行員工福利、多元共融、人才發展等核心議題 數據管理與揭露者:蒐集、整理與提供人力資源相關的ESG數據 吸引、留任人才的關鍵者:掌握ESG相關數據後,再從中抽絲剝繭,協助擬定ESG策略以提升企業形象,吸引認同永續理念的人才 跨部門協作者:與其他部門合作,確保ESG策略的全面實施 事實上,造成角色改變的主因,與ESG框架中,社會責任和公司治理(Governance)面的策略擬定、內容執行,大至企業如何對待員工、股東、客戶和其他利害關係人,以及對於內部結構、政策的管理、運營,小至員工福利、企業公益活動的發想、落實,都和人資息息相關有關。 尤其今年起,所有上市櫃公司須依金管會規範,強制編製並揭露永續報告書,人資必須協助紀錄並量化組織內部的人力資源數據,以提升利害關係人的信任與支持,角色又愈形重要。 人資如何進行永續報告書撰寫?有哪些挑戰? 如前述說明,根據金管會規定,企業在撰寫永續報告書時,必須揭露環境保護、社會責任、公司治理等三大構面的內容,像是溫室氣體排放、能源管理、人權及社區關係、資料安全、商業模式與創新程度、控制權與席次……等訊息,都應涵蓋永續報告書內。 而與人資領域相關的資訊,最主要的利害關係人則為「員工」,因此包括員工資訊統計(含員工結構、薪資、新任率、離任率……等)、員工健康及安全、員工多元化等也都是屬於永續報告中要揭露的範圍。  面對如此龐雜的資訊與數據,在紙本抄寫、excel整理、缺乏系統與整合的時代,人資想在有限時間內,完成永續報告書,並非易事。一般來說,人資普遍會遭遇五大痛點: 痛點1:資料分散且格式不一企業沒有系統時,資料散落各處,是秘書或人資需要紀錄?又該記在紙本、excel,檔案又該存在個人電腦還是公用雲端空間?權責不清。 痛點2:手動計算耗時易出錯員工人數容易計算,但是性別、年齡、職務類別、身份、國籍等各種分類,需要一個個人工對照。要是公司規模大、有不同分區,人工整理不符時間效益,也容易出錯。 痛點3:歷史資料不易追蹤若去年、前年、大前年的經手人不同,每位都有不同風格跟格式,儘管新任人資整理好今年的報告,追溯過往歷史資料仍有困難。 痛點4:資料安全與隱私疑慮人事、薪資等資料敏感,沒有系統時,依靠人工控管、保存,具有權限管控與資安、隱私風險等疑慮。 痛點5:缺乏專業知識ESG是近幾年全球興起的新思維,所有企業、國家都在學習、摸索,因此每個產業、每間企業對ESG的指標定義未必相同,同樣的報表資訊,在不同產業受重視程度不一,例如科技業和美容美髮服務業對「女性就職比」的解讀方式,便會有所差異,因此需要有專業人資來進行資料判讀。 有鑑於此,已有逾700家企業人資使用的104 HR Max系統,近來推出「ESG x HR永續方案」,便是人資撰寫永續報告書時的最佳幫手。 104 ESG x HR永續方案具備哪些重要功能? 功能1:ESG人資指標自動化系統會自動從人資資料庫中,提取永續報告書的相關數據,提供GRI相關指標數據,並能保存資料。 功能2:視覺化儀表板直觀呈現人事指標表現與趨勢,主管、人資隨時想查看相關資訊,可一目了然。 功能3:自動生成報表一鍵產出30張符合法規要求的永續報告書人資領域相關報表,還能檢查工時規則、彈性設定工時檢查規則等,也可以自訂報表內容,產出公司需要的各種欄位。 功能4:歷史數據比較追蹤員工指標歷年變化,協助人資根據過往數據,制定改善策略,找出最適宜企業與人才發展方向。 104 ESG x HR永續方案生成的報表內容,完全符合法規、GRI準則等國際ESG報告標準;自動整理數據後,一方面提升了永續報告書的準確性與一致性,也能協助人資即時發現員工多元性指標不足、員工流動率是否健康等方方面面的問題,更重要的是,讓團隊有更多時間投入規劃企業人才永續策略、推動雇主品牌。另外,系統擁有業界最高標準的資安防護,能設定管理、觀看等不同權限。 針對ESG數據整理工作,人資通常需要耗時1~2周才能完成,但各家企業人資使用104 ESG x HR永續方案後,時間已大幅縮短,最快甚至半天內就能整理完成。 在企業ESG的時代,人資已從後勤支援躍升為企業治理的核心策略單位。若能善用數位工具,將編纂永續報告書等數據整理庶務工作交由系統處理,將會將寶貴的人力資源釋出,讓人資將更多精力集中在核心事務上,包含雇主品牌塑造、人才永續發展策略等戰略工作,進而深化企業與永續理念的緊密結合。 104 HR Max ESG x HR永續方案 作為企業人資,如何有效推動ESG成為關鍵。104 HR Max系統,幫助您掌握人資在企業永續經營中的重要角色!立即了解:https://104ha.com/HqtpB
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用AI快速寫Email!ChatGPT Writer、Copilot等中英文電子郵件生成|附5種指令範例

想用AI快速回信寫信,Grammarly、Microsoft Copilot、TinaMind、ChatGPT Writer要怎麼用?本文解析4種工具的特色及介面用法,以及分享5種情境的信件指令(Prompt),讓你工作效率倍增! 文/ 張可佳(Claire Chang) 本文目錄(點擊可快速前往) Grammarly:英文書信的撰寫輔助Microsoft Copilot:善用預設介面撰寫信件撰寫商務信函指令(Prompt)商務信函的最佳化指令(Prompt)個人信件書寫指令(Prompt)職場信件書寫指令(Prompt)政府公文的撰寫指令(Prompt)TinaMind:一鍵產生信件內容ChatGPT Writer:快速寫信、自動幫你回信 書信和邀請函至今依然扮演著重要的角色,無論是正式場合還是私人活動,都需要一封得體、清晰的信件來傳達資訊和心意。利用文字生成工具來撰寫和修改書信與邀請函,無論是商務邀請、活動邀請,還是個人邀請信,都可以通過簡單的提示,生成專業且符合場合的內容。 延伸閱讀:【商業/求職Email格式】電子郵件7重點+範例,輕鬆寫出專業感 Grammarly:英文書信的撰寫輔助 官方網站:https://www.grammarly.com/ Grammarly是一個AI驅動的寫作輔助工具,主要針對英文的寫作為主,旨在幫助用戶提升寫作的準確性和表達效果。它能即時檢查文法、拼寫、標點,並提供語氣、風格等建議,也可以可根據提示生成內容大綱或草稿。 該工具支援多種平台,包括桌面應用程式、瀏覽器擴展程式、行動應用程式等,在安裝桌面版程式之後,可直接在Google Docs、Slack、Outlook等使用此工具,提供撰寫信件時的文法檢查,或是直接輸入你想寫的內容請Grammarly幫忙生成內容,而無需切換應用程式。另外Grammarly也提供瀏覽器外掛,支援Chrome、Safari、Firefox等主流瀏覽器,透過外掛可與Gmail、Google Drive等Google服務整合。 Grammarly提供免費和付費版本,某些高級的功能如:語氣建議、抄襲檢查等,只能在付費版本使用。 這個功能適合經常需要撰寫英文書信的人,其對於文法和拼寫檢查非常的準確。 Grammarly(圖/博碩文化提供) Microsoft Copilot:善用預設介面撰寫信件 針對邀請函的撰寫,我推薦Microsoft Copilot,因為他有已經設計好的介面可供直接使用,我們只需要將Copilot的介面切換至「撰寫模式」,這邊都已經有固定的表格和選項,只要按照表單填寫,就能產生很棒的內容。 Microsoft Copilot在撰寫邀請函方面的最大優勢在於其直觀且易用的介面,特別適合不熟悉AI的使用者。以下是一些具體的優勢: 設計良好的介面:Copilot提供了一個專門的「撰寫模式」,用戶可以輕鬆切換到這一模式,無需深入了解AI技術即可開始使用。 預設模板和選項:在撰寫邀請函時,Copilot已經設計好固定的表格和選項,用戶只需選擇所需的類型,系統便會自動生成相應的內容,這樣可以節省大量的時間和精力。 自動化內容生成:Copilot能夠根據用戶的需求自動生成邀請函的內容,無論是正式的商務邀請還是輕鬆的社交聚會邀請,均能提供合適的文案。 Copilot(圖/博碩文化提供) 除了邀請函之外,同樣的模式在商務信函的撰寫與最佳化、個人和職場信件的書寫也非常有用。以下為範例的Prompt: 撰寫商務信函指令(Prompt) 寫一封有說服力的電子郵件來說服潛在客戶嘗試我們的商品。我們的商品是辣木月餅我們每盒都會捐贈100元幫助婦幼弱勢,辣木有極高的營養價值,是個天然的健康補充來源 商務信函的最佳化指令(Prompt) 修改這封電子郵件,以專業的英語口說方式寫出來,此封信件的語氣應要能非常專業和簡潔。此外,至少提供三個電子郵件主題給我選擇。""" 我們很高興向您介紹我們最新推出的產品「辣木月餅」。這款月餅結合了傳統與健康,是您中秋佳節的不二選擇。每購買一盒,我們將捐贈100元幫助婦幼弱勢群體。希望能有機會為您提供試吃樣品,讓您親自體驗這款健康美味。""" 個人信件書寫指令(Prompt) 寫一封給朋友的電子郵件,內容是邀請他們參加我即將舉辦的生日派對,並提供派對的詳細資訊如日期、時間、地點,還有希望他們能夠來的原因。 職場信件書寫指令(Prompt) 寫一封給同事的電子郵件,內容是邀請他們參加公司即將舉辦的研討會,並提供研討會的詳細資訊如日期、時間、地點,以及參加的意義。 政府公文的撰寫指令(Prompt) 寫一封給教育局的公文,內容是請求教育局通知各學校特教系分享協會即將舉辦的針對特教老師的培訓課程資訊,並附上課程的詳細資料如日期、地點及報名方式。 TinaMind:一鍵產生信件內容 我們可以至TinaMind的官網安裝瀏覽器外掛,這個外掛提供簡單易用易上手的UI,並且有非常多已經分類好、在不同領域可開箱即用的現成提示詞,我們只需要像是填表單一樣把我們的需求填入,就可一鍵產生我們要的書信內容。 官方網站:https://tinamind.com/ 在介面的頂端,可以選擇是要撰寫新郵件還是回覆現有郵件。並可以選擇郵件內容的長度(自動、短、中、長)、語氣(中立、正式、專業等),並選擇輸出語言。這部分更詳細的說明可參考本書【4-2推薦的瀏覽器外掛與工具】,裡面有專門針對TinaMind外掛有更完整的介紹。 TinaMind(圖/博碩文化提供) ChatGPT Writer:快速寫信、自動幫你回信 官方網站:https://chatgptwriter.ai/ ChatGPT Writer是一個瀏覽器外掛,能夠幫助用戶快速撰寫電子郵件、修正語法、進行翻譯及進行研究等多種操作。其與Gmail進行深度整合,讓用戶可以很方便地在Gmail信箱內使用AI。無論是撰寫電子郵件、回覆信件、訊息還是進行文本的修正與改寫都能快速完成。 ChatGPT Writer(圖/博碩文化提供) 支援多種AI模型,如GPT 4o、Claude Sonnet 3.5、Gemini 1.5 Flash等。ChatGPT Writer不僅支援多輪對話功能來調整回覆內容,或透過最下方的選單,根據需求調整寫作語氣與回應長度,並支援Markdown格式,讓回覆的內容更加適合特定的場合。最後則可以一鍵將最終的結果放回Gmail回覆欄位內。 ChatGPT Writer(圖/博碩文化提供) ChatGPT Writer體積小巧、啟動快速,支援多語言,適合各類使用者需求。免費版的使用者一個月可使用15次,若覺得滿意升級Pro版本則月費為$16美金。 節錄自:博碩文化《AI職場超神助手:ChatGPT與生成式AI一鍵搞定工作難題/張可佳(Claire Chang) 著 》 更多【AI工具應用】推薦: 盤點20大職場必備AI工具!專家:未來9成工作者都須懂AI ChatGPT整理Excel表格超快速!用AI輕鬆搞定複雜資料 ChatGPT一鍵生成簡報!Slides Maker讓AI幫你快速做完整簡報
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