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「Microsoft Outlook：負責優化與管理電子郵件、日曆、任務和聯絡人等功能，以支持專業溝通與時間管理。主要目標是提升工作效率，協助用戶有序處理日常事務。所需技能包括良好的跨部門協作能力、時間規劃技巧及溝通能力，能有效應對快速變化的職場環境。具備操作Microsoft Outlook的推廣與培訓經驗，有助於增進團隊的生產力與協作精神。」
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    2024/06/16

    你會用Outlook建立規則嗎？歸類收件人、特定類型的信件，超級好用！
    在 Outlook 中，你可以利用「規則」功能來自動歸類郵件，幫助你更有效地管理收件匣。隨著郵件數量的增加，管理收件匣變得愈發困難。經常需要花費大量時間來整理和處理郵件，這不僅降低了工作效率，也可能導致重要郵件被忽視。為了解決這一問題，我們將介紹「規則」的功能，幫助用戶自動歸類郵件，從而簡化郵件管理流程。以下是如何建立規則，使郵件自動歸類的步驟：
    步驟一、開啟 Outlook： 打開 Outlook 應用程式或登入網頁版 Outlook。
    步驟二、選擇郵件： 在收件匣中，選擇你希望為其建立規則的郵件。
    步驟三、建立規則： 在 Outlook 桌面版：右鍵點擊郵件，選擇「規則」中的「建立規則」。
    ▍在 Outlook 網頁版：
    步驟一、點擊右上角的設定圖標
    步驟二、選擇「檢視所有 Outlook 設定」。
    步驟三、在「郵件」選項中，選擇「規則」，設置規則條件，在彈出的對話框中，你可以設置規則條件。
    步驟四、選擇你希望 Outlook 對符合條件的郵件執行的動作
    步驟五、完成規則設置，確認所有條件和動作後，點擊「確定」或「保存」來完成規則的設置。
    規則示範：
    ▍將某寄件人的郵件移動到指定資料夾：
    1.條件：如果郵件來自 specific@example.com
    2.動作：將郵件移動到「重要郵件」資料夾
    ▍只保留最新一封郵件，其餘自動封存：
    1.條件：如果郵件來自 specific@example.com
    2.動作：僅保留最新一封郵件，將其他郵件移動到「封存」資料夾
    ▍刪除超過10天的郵件：
    1.條件：如果郵件來自 specific@example.com 且日期早於 10 天前
    2.動作：刪除郵件
    通過設置這些規則，Outlook 將自動幫助你管理和歸類郵件，使你能更專注於重要工作。
    ➤ 歡迎在104學習精靈關注【超級辦公室達人】獲得更多實用的小技巧！
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    電子郵件與工作應用
    ‧有效應用電子郵件‧撰寫簡潔溝通的電子郵件‧依循法律規範使用電子郵件 【線上課程-企業購買方式】 1.想用「最低成本」讓全公司同仁學習：請參考特約企業會員年度訂閱方案(可任選五堂線上課，每堂課企業全員一年內不限次數觀看！歡迎免費申請試閱) 2.想以「授權」方式放入公司學習平台：請填寫課程諮詢單   3.想以 「團購」方式購買特定人數課程：請填寫團購表單  課程導讀 單元一、有效應用電子郵件　1-1 態度　1-2 規範郵件的重要性　1-3 協同其他溝通方式　1-4 單元測驗單元二、電子郵件撰寫技巧　2-1 撰寫技巧　2-2 禮儀　2-3 使用時機與安全原則　2-4 檢查確認　2-5 單元測驗單元三、電子郵件的管理　3-1 歸檔管理　3-2 搜尋郵件　3-3 管理通訊錄　3-4 電子郵件安全性　3-5 單元測驗 單元四、總結
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    2024/08/15

    如何在Outlook延遲寄送郵件，並成功收回已發送的郵件？延遲寄送的郵件會放在哪？
    這篇文章將詳細介紹如何使用Outlook的延遲寄送功能，並教你如何在發現錯誤後，成功收回已經設定延遲寄送的郵件。無論你是職場新手還是資深專業人士，這些技巧都將幫助你更有效率地管理你的郵件收發流程。
    【什麼是Outlook延遲寄送功能？】
    Outlook的延遲寄送功能允許用戶在設定的時間後自動發送郵件。這個功能非常實用，特別是當你希望在特定時間點後才送出郵件，或者想在發送之前有更多的時間進行檢查。
    然而，有時候你可能會在延遲寄送設定後，發現自己犯了一些錯誤，這時候你就會想要收回已經安排寄送的郵件。
    【為什麼郵件會放在寄件夾？】
    當你設定了延遲寄送，Outlook會將該郵件暫時放在"寄件夾"中，並在指定的時間自動發送。這意味著在延遲期間，你仍然有機會去編輯或收回這封郵件。
    【如何收回已延遲寄送的郵件？】
    1. 進入寄件夾
    首先，打開Outlook並進入"寄件夾"。在這裡你會找到所有已經安排延遲寄送但尚未發出的郵件。
    2. 選擇需要收回的郵件
    找到你想要收回的郵件，並雙擊打開該郵件。
    3. 取消延遲寄送設定
    在郵件窗口中，點擊"選項"選單，然後選擇"延遲寄送"。這時你會看到一個對話框，裡面有一個"不要在之前寄送"選項。將這個選項取消勾選，並點擊"關閉"。
    4. 保存並關閉郵件
    取消延遲寄送後，點擊"保存並關閉"來保存更改。這樣，郵件將不會在延遲時間到期後發送，而是保持在草稿狀態，等待你進一步的操作。
    5. 刪除或重新編輯郵件
    此時，你可以選擇刪除該郵件，或者根據需要重新編輯後再發送。
    【注意事項】
    時間敏感性：如果郵件已經到了延遲寄送的時間點並自動發送，那麼就無法再收回郵件。
    收件人的設定：如果對方已經打開了郵件，即使你設法收回，郵件內容也可能已經被查看。
    透過Outlook的延遲寄送功能，可以讓你有更多時間來檢查郵件內容，避免錯誤的發生。如果你在發送前發現問題，不妨按照以上步驟快速收回郵件，讓你的工作更加高效與精準。
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    9小時前

    如何產出好的 Prompt？讓 AI 成為你真正的幫手+ 五種常用 Prompt 範本
    近年來，AI 工具如 ChatGPT、Claude、Gemini 等快速進入我們的工作與生活，不論是寫文案、總結報告、規劃行程，甚至是撰寫程式碼，只要下對指令（prompt），AI 幾乎無所不能。
    但問題來了：為什麼我問的問題，AI 給的回答總是不夠精準？
    這時候，你可能缺的不是一個更聰明的 AI，而是一個更好的 prompt。
    本篇文章將帶你一步步掌握「好 prompt」的四大原則 + 五種實用範本 + 常見錯誤避雷指南，幫助你從「AI 使用者」進階成「AI 操控師」。
    一、什麼是 Prompt？
    Prompt，簡單來說就是你對 AI 下達的「指令」或「提問內容」。
    它的形式可能是：
    一段文字（例如：「請幫我寫一封推薦信」）
    一個問題（例如：「如何向上管理主管？」）
    一組指令（例如：「用表格整理優缺點，並推薦最適合的解法」）
    Prompt 就像你對 AI 下達的任務說明書，越清楚、越有邏輯，AI 才越能對症下藥。
    二、好 Prompt 的 5大原則：CLEAR
    我們建議用以下的「CLEAR」五字訣，來檢查你的 prompt 是否足夠明確：
    C - Context（情境）
    提供背景資訊，讓 AI 理解你的角色、目的與任務脈絡。
    ➤ 例：「我是一位求職中的社會新鮮人……」
    L - Language（語氣與格式）
    指定你想要的語氣風格、格式形式或語言版本。
    ➤ 例：「請用輕鬆幽默的語氣」、「請用英文回答」
    E - End Goal（輸出目標）
    說清楚你想要的最終結果，讓 AI 知道你是要報告、表格、文案還是清單。
    ➤ 例：「我要一篇 500 字的部落格草稿」
    A - Action（動作）
    告訴 AI 你要它「做什麼」——例如撰寫、比較、總結、建議等。
    ➤ 例：「請幫我比較這三個方案的優缺點」
    R - Rules（規則）
    有特定限制或格式規範的話要明講，例如字數、語氣、格式或禁用詞。
    ➤ 例：「限制在 200 字內」、「不要使用專業術語」
    三、五種常用 Prompt 範本
    以下是五個實用的 prompt 模板，無論職場、學習還是生活應用都相當好用：
    1. 會議紀錄整理 Prompt
    「我是一名專案經理，以下是我們產品開發部門的會議紀錄。請幫我整理成正式內部報告，內容分為三段：1. 會議摘要（限 100 字內）、2. 決策事項（條列式）、3. 待辦事項（包含負責人與期限）。語氣請保持正式精簡。」
    2. 專案建議書撰寫 Prompt
    「我是一位行銷專案負責人，目前正在提報一個新品行銷提案，目標是提升產品曝光率。請幫我撰寫一份約 500 字的專案建議書草稿，包含以下四段：1. 專案背景、2. 行銷目標、3. 執行方式、4. 預期效益。語氣請保持專業、有說服力，採用第三人稱，不用提及預算細節。」
    3. 表格資料統整 Prompt
    「以下是三個工具的特性說明，請幫我整理成 5 欄表格（項目名稱、說明、優點、風險、建議採行對象），表格格式適合投影片簡報中使用，內容限於 20 字以內/欄，語氣請精簡明確，避免冗詞。」
    4. Email 撰寫 Prompt
    「請幫我撰寫一封給內部人資主管的 Email，主旨是：申請部門教育訓練預算。語氣正式但親切，內容包含三段：1. 教育訓練目的與效益、2. 執行時程與預估費用、3. 對團隊發展的幫助。結尾請加入敬語與簽名，整封信字數控制在 250 字以內。」
    5. 方案比較分析 Prompt
    「我是一位採購經理，正評估三個軟體工具供應商，目的是選出性價比最佳的方案。請幫我以表格形式，從五個面向（功能完整性、價格、技術支援、使用便利性、風險）比較三者，並以條列方式給出建議首選及選擇理由，語氣請保持客觀分析。」
    四、避免 3 個常見錯誤
    ◆問題太模糊：「幫我寫一下這個」，寫什麼？給誰看？用途是什麼？AI 根本抓不到重點。
    ◆輸出格式沒說清楚：你想要清單、表格、段落還是流程圖？請先講清楚。
    ◆一次問太多：AI 回答會變散亂。先拆解問題，一步步來，效果更好。
    Prompt 是一種新時代的溝通力
    AI 工具不會自動變成你的超能力，會提問、懂得溝通，才是未來的關鍵能力。
    把 prompt 當作你對 AI 的「任務設計」，越清楚，AI 越能「幫你幫到點上」。
    從今天開始，練習寫好 prompt，就是你打開 AI 潛力寶庫的第一步！
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    如何產出好的 Prompt？讓 AI 成為你真正的幫手+ 五種常用 Prompt 範本
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