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知識貓星球

喵星人

2024/06/16

你會用Outlook建立規則嗎?歸類收件人、特定類型的信件,超級好用!
在 Outlook 中,你可以利用「規則」功能來自動歸類郵件,幫助你更有效地管理收件匣。隨著郵件數量的增加,管理收件匣變得愈發困難。經常需要花費大量時間來整理和處理郵件,這不僅降低了工作效率,也可能導致重要郵件被忽視。為了解決這一問題,我們將介紹「規則」的功能,幫助用戶自動歸類郵件,從而簡化郵件管理流程。以下是如何建立規則,使郵件自動歸類的步驟:
步驟一、開啟 Outlook: 打開 Outlook 應用程式或登入網頁版 Outlook。
步驟二、選擇郵件: 在收件匣中,選擇你希望為其建立規則的郵件。
步驟三、建立規則: 在 Outlook 桌面版:右鍵點擊郵件,選擇「規則」中的「建立規則」。
▍在 Outlook 網頁版:
步驟一、點擊右上角的設定圖標
步驟二、選擇「檢視所有 Outlook 設定」。
步驟三、在「郵件」選項中,選擇「規則」,設置規則條件,在彈出的對話框中,你可以設置規則條件。
步驟四、選擇你希望 Outlook 對符合條件的郵件執行的動作
步驟五、完成規則設置,確認所有條件和動作後,點擊「確定」或「保存」來完成規則的設置。
規則示範:
▍將某寄件人的郵件移動到指定資料夾:
1.條件:如果郵件來自 specific@example.com
2.動作:將郵件移動到「重要郵件」資料夾
▍只保留最新一封郵件,其餘自動封存:
1.條件:如果郵件來自 specific@example.com
2.動作:僅保留最新一封郵件,將其他郵件移動到「封存」資料夾
▍刪除超過10天的郵件:
1.條件:如果郵件來自 specific@example.com 且日期早於 10 天前
2.動作:刪除郵件
通過設置這些規則,Outlook 將自動幫助你管理和歸類郵件,使你能更專注於重要工作。
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2024/08/15

如何在Outlook延遲寄送郵件,並成功收回已發送的郵件?延遲寄送的郵件會放在哪?
這篇文章將詳細介紹如何使用Outlook的延遲寄送功能,並教你如何在發現錯誤後,成功收回已經設定延遲寄送的郵件。無論你是職場新手還是資深專業人士,這些技巧都將幫助你更有效率地管理你的郵件收發流程。
【什麼是Outlook延遲寄送功能?】
Outlook的延遲寄送功能允許用戶在設定的時間後自動發送郵件。這個功能非常實用,特別是當你希望在特定時間點後才送出郵件,或者想在發送之前有更多的時間進行檢查。
然而,有時候你可能會在延遲寄送設定後,發現自己犯了一些錯誤,這時候你就會想要收回已經安排寄送的郵件。
【為什麼郵件會放在寄件夾?】
當你設定了延遲寄送,Outlook會將該郵件暫時放在"寄件夾"中,並在指定的時間自動發送。這意味著在延遲期間,你仍然有機會去編輯或收回這封郵件。
【如何收回已延遲寄送的郵件?】
1. 進入寄件夾
首先,打開Outlook並進入"寄件夾"。在這裡你會找到所有已經安排延遲寄送但尚未發出的郵件。
2. 選擇需要收回的郵件
找到你想要收回的郵件,並雙擊打開該郵件。
3. 取消延遲寄送設定
在郵件窗口中,點擊"選項"選單,然後選擇"延遲寄送"。這時你會看到一個對話框,裡面有一個"不要在之前寄送"選項。將這個選項取消勾選,並點擊"關閉"。
4. 保存並關閉郵件
取消延遲寄送後,點擊"保存並關閉"來保存更改。這樣,郵件將不會在延遲時間到期後發送,而是保持在草稿狀態,等待你進一步的操作。
5. 刪除或重新編輯郵件
此時,你可以選擇刪除該郵件,或者根據需要重新編輯後再發送。
【注意事項】
時間敏感性:如果郵件已經到了延遲寄送的時間點並自動發送,那麼就無法再收回郵件。
收件人的設定:如果對方已經打開了郵件,即使你設法收回,郵件內容也可能已經被查看。
透過Outlook的延遲寄送功能,可以讓你有更多時間來檢查郵件內容,避免錯誤的發生。如果你在發送前發現問題,不妨按照以上步驟快速收回郵件,讓你的工作更加高效與精準。
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緯育TibaMe

02/04 10:33

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