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Powerpoint是一種簡報軟體，為Microsoft Office系列產品。Powerpoint簡單容易上手的操作介面加上逐年增強的功能，使它成為一個最普遍也最為人知的簡報製作軟體，而Powerpoint這個名詞也幾乎成為電腦簡報的代名詞。 Powerpoint提供投影片的編排功能(包含文字、圖片、表格與資料庫圖表等)，簡報動畫特效、音效應用、網路整合應用以及簡報的放映功能，還可以在簡報中整合應用Word和Excel。基本上，利用Powerpoint就能夠做出引人入勝的電腦簡報作品，也成為企劃與業務人員必備之專案文件說明展示工具。
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    專案經理6種常見專案管理文件，專案計畫書、工作時程表、需求規格書等，各文件目的及大綱一覽
    專案經理（Project Manager, PM）通常需要使用多種文件來管理專案，此文將介紹六種不同管理文件，根據專案管理中的常用性及重要性，這六個文件可以按以下順序排序幫助專案經理在處理文件時，優先專注於計畫、需求、時程等對專案進度和質量有決定性影響的文件，其次才是定期的報告、風險管理和會議記錄，以更有效地分配時間和精力。
    1. 專案計畫書（Project Plan）
    ☛ 目的：定義專案目標、範疇、時程和資源，為專案提供藍圖，並協助專案經理和團隊成員掌握專案方向。
    ► 撰寫大綱：
    - 專案背景與目的：簡述專案的需求、問題、目標和價值。
    - 專案範疇：明確專案範疇，包括要完成的主要項目及排除在外的部分，避免後期範疇擴張。
    - 目標和可交付成果：列出具體目標和交付物，確保專案成果明確可測量。
    - 工作分解結構（WBS）：將專案分解為主要任務和子任務，以清晰地展示工作分配。
    - 資源需求：包括人力、設備、軟硬體、經費等需求。
    - 時程安排：包含主要的專案階段和時間表。
    - 風險分析與應對措施：列出可能的風險和相應的風險管理計劃。
    - 溝通計劃：詳細說明項目報告、會議、通訊工具和頻率。
    - 專案結束條件：定義何時視為專案完成以及評估標準。
    2. 需求規格書（Requirements Specification）
    ☛ 目的：詳細記錄專案的功能需求與非功能需求，確保開發團隊清楚了解專案要求。
    ►撰寫大綱：
    - 專案背景與需求概述：簡述需求的來源與專案背景。
    - 功能需求：列出系統應該具備的功能、使用者操作及其行為。例如，若為軟體專案，可詳細列出介面需求、功能需求、資料處理等。
    - 非功能需求：列出系統的性能、安全性、可用性等品質屬性需求。
    - 用例圖與用例描述：提供用例圖展示系統如何與用戶交互，並描述主要用例的流程與例外情境。
    - 界面需求：若涉及其他系統或外部介面，需詳細描述接口規格。
    - 需求優先級：對需求的重要性進行排序，有助於專案團隊依優先級處理需求。
    - 驗收標準：提供需求達成的驗收標準，確保交付物符合需求。
    3. 工作時程表（Work Schedule）
    ☛ 目的：展示專案的任務安排及時間規劃，明確每項工作的開始與完成時間。
    ►撰寫大綱：
    - 任務列表：列出所有任務和子任務，必要時可根據工作分解結構（WBS）組織。
    - 時程安排：包含每個任務的開始和結束時間，可以使用甘特圖或其他視覺化方式。
    - 依賴關係：標示任務之間的依賴關係（如任務A完成後才能開始任務B）。
    - 負責人：指定每個任務的負責人，確保任務有明確的執行人。
    - 關鍵里程碑：標示專案的關鍵節點，幫助團隊和管理層掌握專案進展。
    - 資源分配：明確每個任務所需的資源，如人員、時間、技術支持等。
    - 備註欄：包括可能的調整時間、風險事項等補充說明。
    4. 進度報告（Progress Report）
    ☛ 目的：定期更新專案進展，保持團隊和利害關係人的溝通，並及時識別和解決問題。
    ►撰寫大綱：
    - 專案概況：提供專案的當前狀態概述，說明專案進度是否正常。
    - 已完成工作：列出自上次報告以來完成的任務，提供關鍵成果或進展描述。
    - 進行中的工作：詳細說明目前正在進行的任務及其預期完成時間。
    - 未來計劃：列出下一階段的工作計畫，描述未來要完成的主要任務。
    - 問題與風險：詳細列出當前遇到的問題和風險，說明問題的影響及已採取的解決措施。
    - 資源使用情況：檢查資源分配是否有效，是否需要調整人力、物力等。
    - 附錄與支持文件：可附上相關資料、圖片、圖表等以支持報告內容。
    5. 風險管理計劃（Risk Management Plan）
    ☛ 目的：識別、分析和管理專案可能的風險，降低風險對專案的影響。
    ► 撰寫大綱：
    - 風險識別：列出已識別的風險，並描述每項風險的來源及其可能性。
    - 風險評估：對每項風險進行評估，確定風險的影響和發生機率，通常可使用風險矩陣圖。
    - 風險應對策略：為每個風險制定應對措施，可能包括避免、減輕、轉移或接受等策略。
    - 風險責任人：指定每個風險的負責人，以確保風險管理有專人跟進。
    - 監控與審查：設定風險檢查的頻率，確保風險狀況持續更新，並根據情況調整應對措施。
    - 應急預案：針對關鍵風險制定應急計劃，以防風險發生時有即時對策。
    6. 會議記錄（Meeting Minutes）
    ☛ 目的：記錄會議的討論內容、決議和行動項目，確保溝通透明並追蹤行動項目。
    ► 撰寫大綱：
    - 會議概述：包括會議日期、時間、地點、參與者列表。
    - 會議議程：列出會議討論的主要議題，讓參與者了解會議目標。
    - 討論內容摘要：簡要記錄每個議題的討論重點和主要觀點，必要時可標註發言人。
    - 決議事項：列出會議中做出的主要決策，以方便會後追蹤落實情況。
    - 行動項目：針對每個決議的執行內容、負責人和預計完成時間。
    - 未解決問題：記錄會議中未解決的問題，確保在後續會議中跟進。
    - 附註：備註其他補充資訊或後續行動的提醒，並附會議記錄人簽名或認可。
    這些文件的撰寫大綱有助於專案經理準確掌握文件的結構和關鍵要素，使文件具備清晰度、完整性和一致性，確保專案管理中的重要資訊被正確傳達和落實。
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    喵星人

    10/23 16:58

    關鍵路徑法 (CRM)-決定專案完成的時間，專案經理如何應用在管理專案中？舉例說明
    關鍵路徑（Critical Path）是專案管理中的一個重要概念，指的是從專案開始到完成之間，所有活動或任務中最長的路徑，即決定專案完成時間的路徑。換句話說，關鍵路徑上的任務如果發生延遲，專案的整體完成時間也會被延遲。因此，識別和管理關鍵路徑對於控制專案進度至關重要。
    【關鍵路徑的特點】
    1. 時間最長的路徑：專案中有許多任務相互依賴組成不同的路徑，而關鍵路徑上的任務組合是完成專案所需時間最長的路徑。
    2. 沒有浮動時間：關鍵路徑上的任務幾乎沒有可用的時間浮動，這些任務必須按時完成，否則會導致專案的整體進度延遲。
    3. 多條關鍵路徑：一個專案可能有不止一條關鍵路徑，這取決於任務的複雜性和相互依賴關係。如果有多條關鍵路徑，專案經理的監控難度會增加，因為任意一條路徑的延誤都會影響專案進度。
    【如何運用關鍵路徑】
    專案經理可以利用工具如甘特圖（Gantt Chart）或 PERT 圖（Program Evaluation Review Technique）來識別並追踪關鍵路徑。以下是運用關鍵路徑的方法：
    1. 識別專案任務：首先，列出所有專案的任務或活動，並確定每個任務所需的時間。
    2. 確定任務依賴性：明確每個任務之間的依賴關係，哪些任務必須在其他任務完成後才能開始，哪些任務可以並行進行。
    3. 計算路徑長度：對每條路徑的時間進行計算，找出完成專案所需時間最長的那條路徑，這就是關鍵路徑。
    4. 監控進度：專案經理需要對關鍵路徑上的每個任務進行嚴格監控，確保這些任務不會出現延誤。如果發現問題，可以立即採取補救措施。
    5. 調整專案計畫：如果某條路徑上的任務完成比預期快，可以利用這些浮動時間來應對其他任務的延遲，但這僅限於非關鍵路徑上的任務。
    【關鍵路徑範例】
    假設你正在管理一個網站開發專案，主要任務和預估的時間如下：
    1. 需求分析（5天）
    2. 設計（8天）
    3. 前端開發（10天）
    4. 後端開發（12天）
    5. 測試（5天）
    6. 部署（3天）
    這些任務之間有相互依賴關係，設計必須在需求分析後開始，前端和後端開發可以並行進行，但測試必須在開發完成後進行。經過計算，從需求分析到測試完成的最長時間（從開始到完成的所有活動時間）是27天，這就是關鍵路徑。如果其中任何一個關鍵路徑上的任務延遲，例如後端開發需要14天而不是12天，整個專案將延遲2天。
    【關鍵路徑的重要性】
    1. 幫助專案經理優先管理關鍵任務：關鍵路徑的存在幫助專案經理確定哪些任務最為關鍵，必須受到高度關注。
    2. 提供時間緩衝：非關鍵路徑上的任務可能有一定的浮動時間，專案經理可以利用這些浮動時間靈活調整資源或應對突發事件。
    3. 控制專案進度：關鍵路徑工具使專案經理能夠更好地控制專案的整體進度，確保在既定時間內完成專案。
    透過關鍵路徑分析，專案經理能夠更精準地掌握專案的進度風險，並確保所有的關鍵活動都能按計畫進行，減少延誤的可能性。
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    03/13 00:00

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    9小時前

    加班的英文怎麼說？詳解「Overtime」的用法，大家常說的 OT 原來是這樣來的！
    加班的英文是 overtime，在職場場合中，不論是正式還是口語，overtime 都是常用的詞，本篇文章要介紹有關加班的英文！
    ▍work overtime
    ⇨ 在這裡overtime 當副詞修飾work 動詞
    • 例句：I'm willing to work overtime to meet the project deadline.
    為了達到專案的截止日期，我願意加班。
    • 例句：Our team may need to work some overtime this month due to increased workload.
    由於工作量增加，我們團隊這個月可能需要加班。
    ▍Work extra hours
    • 例句：To complete the project on time, I may need to work extra hours this week.
    為了按時完成專案，我這週可能需要多加幾個小時的班。
    • 例句：She’s been working extra hours to handle the increased workload.
    為了應付增加的工作量，她一直在加班。
    ▍OT是overtime的縮寫
    ⇨ 「OT」是「overtime」的縮寫，適合同事間的口語對話。
    • 例句：Looks like I'll be doing some OT tonight.
    看來今晚我要加班了。
    • 例句：We're a bit behind schedule, so I'll probably have to do some OT this weekend.
    我們的進度有點落後，所以我這週末可能要加班。
    ▍Stay late
    ⇨ 「Stay late」語氣更隨和口語！
    • 例句：I stayed late last night to finish the report.
    我昨晚待到很晚才完成報告。
    • 例句：I had to stay late last night to prepare for today's presentation.
    我昨晚必須加班到很晚，準備今天的簡報。
    ▍Pulling a late one
    ⇨ 「Pulling a late one」是一種非正式的說法，通常用來開玩笑地描述自己加班到很晚。
    • 例句：Guess I’m pulling another late one today.
    看來今天我又要熬夜加班了。
    • 例句：With all these deadlines coming up, I’ll be pulling a late one again tonight.
    隨著這麼多截止日期快到，我今晚又要熬夜加班了。
    ▍小整理
    • 正式用法推薦：work overtime
    • 口語用法推薦：OT
    ⇨ 既簡短又能在同事間輕鬆表達加班的情況。
    以上是這次的分享！希望大家都能準時下班！
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