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用Codex操作Chrome瀏覽器，自動讀Gmail、寫Google Sheet教學！設「3層護欄」防AI亂點亂寄
想讓AI幫忙操作Chrome瀏覽器、讀Gmail、下載附件、寫進Google Sheet，又怕它亂點、亂寄信？作者以教師可能遇到的「自動批改作業信」為例，示範用Codex Chrome Extension設定白名單、二次確認與留痕log三層護欄，再一步步放手讓AI操作瀏覽器。本文節錄自《ChatGPT × Codex全攻略》。
文／曾慶良（阿亮老師）
本文目錄（點擊可快速前往）
動手做前準備清單全章流程地圖：4步由小到大動手實作：讓Codex操作你的Google Chrome動手操作3大禁區
編按：作者以「老師自動批改學生作業信」為範例，示範讓Codex讀取Gmail「作業繳交」標籤的來信、下載附件、產出評語，再逐列寫進Google Sheet。雖然示範情境在教學現場，但換個主題就能套用到職場，例如整理應徵者的履歷信、客戶詢價信或活動報名回覆；文中的白名單、二次確認、留痕log三層護欄，也適用於任何讓AI代操瀏覽器的工作。※本文以「Chrome Extension」模式操作，是由Codex直接在你的Chrome「已登入」的Gmail等分頁操作，不必處理OAuth、API token（這些憑證都不用辦），看得到它在做什麼。
動手做前準備清單
項目規格沒有怎麼辦Codex CLI + 桌面App已完成、能登入補安裝，Codex CLI 、桌面AppChrome Extension從Codex App Plugins內裝補安裝，Chrome extensionGmail帳號有「作業繳交」標籤、收得到信Gmail內建立一個Label「作業繳交」Google Sheet一張空白工作表，欄位先排好Drive內新建一張，命名「本學期_作業批改」
Google Sheet欄位先排好
第一列填入這6個欄位（順序很重要，等下Skill要按這個順序寫入）：
ABCDEF批改日期學生姓名作業主題AI評語字數建議評分
權限設「僅特定人員」或「限校內帳號（你的學校網域）可存取」，把你自己（和真的需要看的同事）逐一加進去。不必也不要用「擁有連結的任何人可檢視」，Codex用你登入的身分操作，本來就進得去，不需要開公開連結。
此表含學生個資（姓名＋評語），絕對不可以用「擁有連結的任何人可檢視/可編輯」公開連結分享。公開連結等於把全班個資丟到網路上任人抓取。務必設成「僅特定人員」或「限校內帳號」，並定期到「共用」設定檢查存取名單有沒有跑進不該有的人。
【補充】企業導入前置（用公司信箱、下載含個資附件前必看）
本章讓Codex操作你「已登入」的信箱、下載附件、寫進Sheet，放在公司環境要先過3關，別自己一個人默默開跑：
公司信箱須經IT /資安核准：使用Codex Extension操作公司Gmail / Workspace前，先問過IT或資安窗口，確認符合公司對第三方工具存取信箱的規範，否則別用個人身分擅自授權公司帳號。
先用測試帳號跑通：第一輪用一個測試信箱＋假資料把流程走順，確認護欄有效，再碰真實信箱。
附件含個資要確認合法性、用完清除：下載的.docx /客戶附件若含個資，先確認你有處理的合法依據（同意/業務必要），處理完就從~/Downloads/inbox-essays/之類暫存夾刪除，別長期堆在本機或同步到公開雲端夾。
全章流程地圖：4步由小到大
1 授權與護欄 Chrome Extension 範圍限定 + 二次確認
↓
2 寫 Skill auto-email-processor 四階段定義
↓
3 跑 1 封測試 盯著看，確認沒亂點
↓
4 放開跑全部 批次處理 + 失敗重試 + 總結報告
絕不可跳過步驟3，跑1封測試看看，這是整章最關鍵的安全閘門。沒看過第1封就放執行，等同把你的Gmail鑰匙交給陌生人。
動手實作：讓Codex操作你的Google Chrome
步驟1-A 授權與三層護欄
確認Codex桌面App已開啟、已登入
確認Chrome已裝Codex Extension
Chrome右上工具列點Codex圖示
看到「Chrome plugin connected」狀態 = 正常
Codex桌面App內的Plugins區也顯示「Chrome plugin connected」，兩邊都看得到 = OK
Codex從這裡開始就有能力「在你登入的Chrome內」做事。所以下一步馬上設範圍限制，沒設好就不要往下做。
步驟1-B 護欄1：範圍限定（白名單）
Codex Extension預設「進入新網站會問」。但更穩的做法是明確設一份白名單。在Codex對話開頭就先宣告：
本對話只允許操作 mail.google.com、docs.google.com、sheets.google.com。
任何其他網域請拒絕並回報給我。
明確列出允許與禁止的清單：
# 允許 Codex 操作的網域白名單
mail.google.com # Gmail
docs.google.com # Google Sheet / Docs
sheets.google.com # Google Sheet（舊網域別名）
# 禁止：其它一律不行
✗ bank.example.com # 銀行
✗ pay.example.com # 支付
✗ facebook.com / x.com # 社群媒體
這是用文字下的範圍限制，搭配Extension預設的「進新網站問一次」雙重防護。
步驟1-C 護欄2：二次確認
在Codex對話開頭就先指定下面五類動作必須先暫停問你，得到「OK」才能繼續：
刪除任何信件 → 必須問
寄出任何信件 → 必須問
移動信件到垃圾桶 → 必須問
修改Sheet既有列（非新增）→ 必須問
修改Gmail filter / forwarding設定 → 必須問
「標記為已讀」、「加標籤」、「下載附件到自己電腦」、「在Sheet新增一列」這幾項算可逆操作，不需要每次都問。
步驟1-D 護欄3：留痕log
叫Codex把它做的每一步寫成log，方便事後抽查：
請建立一個 ~/codex-logs/email-processor.log
每次處理一封信，寫一行 JSON：
{"ts":"2026-05-17T10:00:00Z","subject":"...","sender":"...","action":"已批改寫入Sheet","ok":true}
失敗時 ok:false，多寫 reason 欄位。
請在每次跑完 Skill 後自動 append。
跑完一輪後，cat ~/codex-logs/email-processor.log（Windows PowerShell：Get-Content $HOME\codex-logs\email-processor.log）看得到N行JSON，每行對應一封信。
動手操作3大原則
範圍限定：只開放特定網域，其餘一律拒絕
二次確認：刪/寄/改既有資料必須先問
留痕：每次操作寫log，可事後追查
三個都做到了，才往下進步驟2寫Skill。
步驟2-A 寫auto-email-processor Skill
macOS / Linux（或在Git Bash執行）：
mkdir -p ~/.agents/skills/auto-email-processor
cd ~/.agents/skills/auto-email-processor
touch SKILL.md
Windows PowerShell寫法（同一件事的PowerShell寫法）：
New-Item -ItemType Directory -Force $HOME\.agents\skills\auto-email-processor
Set-Location $HOME\.agents\skills\auto-email-processor
if (-not (Test-Path SKILL.md)) { New-Item -ItemType File SKILL.md }
如果Windows使用者希望直接沿用Bash指令，可以在~/.agents/skills/的上層資料夾右鍵 → Open Git Bash Here，就能在Git Bash內原樣執行mkdir -p、touch。兩個方式擇一即可，不必兩邊都跑。
為什麼用Skill而不是直接打prompt？Skill寫一次、用很久。下次要批改只要說「跑auto-email-processor」，不必再貼整段流程描述。
2026新功能NEW：Record & Replay（錄一次、重播多次）
Skill有3種建立法：
手寫SKILL.md（本節做的）
對話中請Codex幫你生
Record & Replay，你手動把一連串網頁操作（點「作業繳交」標籤 → 過濾未讀 → 下載.docx）錄製一遍，Codex會把它存成可重播的Skill。像Gmail這種步驟固定、重複性高的流程特別適合這種方式，錄完再回頭微調SKILL.md補上護欄。搭配always-allow（總是允許）：把重播時重複跳出來的權限請求（例如每次都問「可以操作mail.google.com嗎」）設為「總是允許」，就不會一直被打斷，但只對白名單網域開always-allow，刪/寄/改既有資料這類敏感動作仍維持二次確認。
步驟2-B SKILL.md開頭：frontmatter與Scope
SKILL.md一定要以YAML frontmatter開頭（name、description是必要欄位，觸發詞寫進description，Codex才會自動觸發）：
---
name: auto-email-processor
description: 讀 Gmail「作業繳交」標籤內的未讀信，抓 .docx 附件，套 essay-feedback Skill 批改，寫回 Google Sheet「本學期_作業批改」。觸發詞：批次批改、處理交作業信、跑 email processor。
---
# auto-email-processor
## Scope
- 允許網域：mail.google.com、docs.google.com、sheets.google.com
- 禁止：其它任何網域
- 允許動作：讀信、下載附件、加標籤、Sheet 新增列
- 禁止動作：刪信、寄信、修改 Sheet 既有列
Skill的「身分證」段落，讓Codex知道「我可以做什麼、不能做什麼」。
步驟2-C 中段：四階段Steps
## Steps
### Phase 1 讀
1. 開新分頁到 https://mail.google.com
2. 點左側「作業繳交」標籤
3. 加「is:unread」過濾條件
4. 列出信件主旨與寄件者，不要點開
### Phase 2 分（過濾）
對每封信，符合所有三條件才處理：
- 寄件者是學生（你的學校網域，例：@school.edu.tw）
- 主旨含「作業」或「homework」
- 有 .docx 附件
### Phase 3 處（批改）
1. 下載 .docx 到 ~/Downloads/inbox-essays/
2. 從寄件者名 / 主旨解析學生姓名與作業主題
3. 呼叫 essay-feedback Skill 批改
4. 把回傳的「評語/ 字數/ 評分」記下來
### Phase 4 記
1. 開 Google Sheet「本學期_作業批改」
2. 新增一列：日期 / 姓名 / 主題 / 評語 / 字數 / 評分
3. 回 Gmail 標該信「已讀」+ 加「已批改」標籤
4. 寫一行 log 到 ~/codex-logs/email-processor.log
【補充】Phase 3那句「呼叫essay-feedback Skill」是哪來的？
這支批改Skill在「多檔案批次處理」篇建立過，該章resources/essay-feedback/有現成檔案，只要將其複製到~/.agents/skills/essay-feedback/就能被本章觸發。還沒建也能先跑通流程，把Phase 3第3步暫時換成這3行替代做法：
用Codex內建能力讀出.docx純文字內容
請Codex直接寫一段150字評語、估算字數、給A / B / C建議評分
把這三個值當成回傳結果往Phase 4傳（先能寫進Sheet，之後再換成正式的essay-feedback）
步驟2-D 末段：Rules護欄
## Rules
### MUST（必須）
- MUST 敏感操作前停下來問我（刪信、寄信、改既有列）
- MUST 處理失敗的信維持「未讀」、加標籤「需人工處理」
- MUST 每處理一封寫 log
- MUST 全程操作我這個帳號，不可切到別人的 Gmail
### NEVER（絕不）
- NEVER 自動回信給學生
- NEVER 跨網域操作（白名單以外）
- NEVER 刪除任何信件
- NEVER 修改 Sheet 既有列（只能 append）
## Tools
- Codex Chrome Extension（Gmail / Sheet 操作）
- Codex 內建 .docx 解析
- essay-feedback Skill（subagent 呼叫，來源見第三篇 CH19）
Skill寫完存檔。Codex下次看到觸發詞會自動讀SKILL.md。
準備測試素材：先讓信箱有東西可讀
Skill寫好了，但如果「作業繳交」標籤裡一封信都沒有，步驟3的測試就沒東西可跑。動手前先花3分鐘，自己造1～2封測試信，讓自動化有真實素材可讀。這步驟做完，跑步驟3才有意義。
準備1～2份.docx測試檔：隨手開Word（或Google Docs →下載為.docx）打一段假作文，存成例如：測試作文_王小明.docx。想更真實就做兩份、換個學生名。
自己寄給自己：在Gmail點「撰寫」，收件者填你自己的Gmail，主旨故意帶關鍵字（例：第八單元作文 作業繳交 王小明，一定要含「作業」讓Phase 2過濾條件吃得到），把剛才的.docx當附件夾進去，寄出。寄1～2封。
建一個標籤：Gmail左側sidebar往下拉找到「建立新標籤」，命名為作業繳交（就用這章Skill要讀的標籤名，別另取，不然Skill讀不到）。若動手前清單那步已經建過，這步跳過。
手動把測試信貼上該標籤：回收件匣，勾選剛剛那1～2封自寄信 → 點上方「標籤」圖示（或右鍵）→ 勾「作業繳交」。現在這個標籤底下就有真實的未讀作業信可供Codex練習了。
【提醒】用「自寄信」當測試素材最安全就算Codex跑歪了、標錯標籤，動到的也只是你自己建立的虛假信件，不會影響到學生真正交的作業。等步驟3測試通過，再放真實信件進來。
步驟3-A 跑1封測試（最關鍵的一步）
進Codex：
codex
輸入：
請執行 auto-email-processor Skill，但這次只處理 1 封測試：
1. 開 Gmail
2. 找到「作業繳交」標籤內第一封符合條件的未讀信
3. 完整跑完 Phase 1-4
4. 跑完後回報你做了什麼（步驟列表、最後 Sheet 寫了哪一列）
整個過程請在我面前跑、不要靜默。
每動一步先告訴我「我準備做 X」，等我說 OK 才執行。
【提醒】請全程盯著螢幕看！不要去泡咖啡、不要切到別的視窗。第一次跑就是要確認「它真的有照規矩來」。
步驟3-B 盯著看的時候要確認什麼？
Codex跑的時候，眼睛確認這6件事：
Codex開的是正確的Gmail標籤（不是收件匣全部）
它沒有點開不該點的信（例如沒有.docx的、或寄件者不是學生的）
下載.docx時沒覆蓋你既有檔案
批改完Sheet新增一列（不是修改既有列）
信件標為「已讀」+ 加「已批改」標籤，沒刪除、沒進垃圾桶
log檔有一行新紀錄
任何一項不對 → 立刻按Esc中止（在CLI內跑則按Ctrl + C）、修SKILL.md、再跑一次測試，不要現在就往步驟4前進。
步驟3-C 第一次跑常見的「走偏」
Q1：Codex點到收件匣不是「作業繳交」標籤
回答：Gmail介面更新時，標籤位置會變動。SKILL.md改成「在左側sidebar用文字找『作業繳交』再點」，不要靠固定位置。
Q2：把作文老師個人信也當成作業處理
回答：Phase 2過濾條件不夠嚴。再加「主旨必須有作業/homework」「附件必須是.docx」雙條件。
Q3：Sheet寫到錯的工作表（同一活頁簿有多張表）
回答：Skill補上「先點底部tab確認是『本學期_作業批改』再寫」。
Q4：標完「已批改」標籤後又標「重要」
回答：Codex在學Gmail介面，可能誤點。Rules補：「只加『已批改』標籤，其他不准動」。
步驟4-A 測試OK了，跑全部未讀
同一個Codex對話內輸入：
很好，剛才測試正確。現在請執行 auto-email-processor Skill
處理「作業繳交」標籤內所有未讀信。
需求：
1. 並行數：1（順序處理，方便我看）
2. 失敗自動重試 1 次
3. 重試仍失敗的信：加標籤「需人工處理」，跳過，繼續下一封
4. 全部跑完給總結報告：成功 N 封 / 需人工 N 封 / 失敗 N 封
5. 列出需人工的信件主旨與寄件者，方便我之後處理
開始。
「並行數1」會比較慢，但安全。等你跑過3-5次都OK再考慮加到2-3並行。
步驟4-B 預期看到的總結報告
✅ auto-email-processor 處理完成
成功批改：23 封
需人工處理：2 封
- 「期中作文.docx 附件損壞」 / 小明 <ming@...>
- 「忘記附檔」 / 阿花 <hua@...>
失敗：0 封
Google Sheet 已新增 23 列
Gmail 標記已讀 + 標籤「已批改」：23 封
標籤「需人工處理」：2 封
log 寫入 ~/codex-logs/email-processor.log：25 行
數字加總 = 標籤內未讀信總數 = Sheet新增 + Gmail標記 = log行數，四個數字對得起來就是完成。
步驟4-C 抽查Sheet內容是否正確
打開「本學期_作業批改」工作表
隨機挑3列，對應到原信件
檢查欄位：日期、姓名、主題、評語、字數、評分都對
檢查AI評語有沒有亂寫（這部分是essay-feedback Skill的責任，但這次順便抽查）
Gmail內隨便開一封看是否標籤「已批改」+「已讀」
看log檔最後幾行有ok:true
6項都對 = 整套流程信任度 +1。下次可以放心多並行、少盯著。
動手操作3大禁區
把這3個禁令寫在便條紙貼在螢幕上：
不操作金融帳戶：銀行、支付、券商、加密貨幣交易所，一律白名單外。不論看起來多簡單的「查餘額」也不行，因為AI沒辦法分辨「查」和「轉」之間只差一個按鈕。
不自動寄信給真人：草稿可以、儲存可以，但按下「寄出」這個動作絕對是你自己按。AI寄錯信沒辦法收回，後果你扛。
不超範圍：Skill寫了什麼就只做什麼。不要在同一個Codex對話「順便叫它做別的事」，授權邊界會模糊掉。要做別的就開新對話、重新設權限。
節錄自：博碩文化《ChatGPT × Codex全攻略：從零基礎到自動化，打造你的AI Agent工作流》／曾慶良（阿亮老師） 著
精選 Claude 該選 Haiku、Sonnet、Opus 還是 Fable？三個問題選對模型，額度用更久
同一個問題丟給 Claude，有時又快又好，有時卻等很久、還把額度用光？
問題往往不在你的提問，而是模型沒選對。
打開 Claude 的模型選單，會看到四個名字。可以把它們想成四種同事：
Haiku：反應最快的助理，適合快速摘要、擷取重點（免費版可用）
Sonnet：什麼都能接的主力，寫作、分析、程式都行（免費版可用）
Opus：擅長深度思考的資深顧問，適合複雜研究與推理（Pro 以上）
Fable：能自己規劃、自己檢查的專案負責人，適合從零做出完整成品（付費方案）
能力越強，回答越慢，也越吃使用額度。拿 Opus 或 Fable 去做 Haiku 就能完成的事，只是白白燒掉額度。
選之前，先問自己三個問題：
1. 這件事要想多深？
查詞、摘要新聞 → 輕的模型就夠；比較企劃、找數據矛盾 → 需要深度思考
2. 做錯的代價多大？
內部草稿 → 錯了改就好；要給主管決策、要對外發布 → 用更強的模型，也要更仔細檢查
3. 要它自己做多久？
一問一答 → Sonnet 就很夠；從粗略想法做到完整成品 → 交給 Fable
記住一個原則：先輕後重，不夠再升級。
Haiku → Sonnet → Opus → Fable
另外，選單裡還有一個「Effort（思考深度）」：整理會議紀錄時調低，回得快；審合約、找風險時調高，想得更完整。
最常見的三個錯誤：
・什麼都用最強的模型
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小練習：下面三件工作，你會各選哪個模型？
① 回覆客戶的簡單詢問
② 分析半年銷售數據寫成報告
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（參考答案：① Haiku ② 先用 Sonnet，要給主管決策就升 Opus ③ Fable）
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也歡迎在留言分享：你平常最常用哪個模型？有沒有拿兩個模型比較過同一件工作？
資料來源：
Claude Academy〈Choosing the right Claude model〉
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前端工程師2025年必學技能清單：10大工具與技術指南，職場增能懶人包整理
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6. 調試與測試
Chrome DevTools: 瀏覽器內建的開發者工具，用於調試 JavaScript、分析網頁性能。
前端測試框架: 如 Jest、Mocha、Cypress，用於自動化測試和單元測試。
7. API 與 AJAX 技術
Fetch API 或 Axios: 用於與後端服務進行 HTTP 通信，拉取數據或發送數據。
RESTful API 與 GraphQL: 理解如何與 API 交互並消費 API 提供的數據。
8. 設計工具和基礎設計原則
Figma 或 Adobe XD: 瞭解設計工具以便與設計師協作。
UX/UI 基礎: 基本的用戶體驗和用戶界面設計原則，確保設計既美觀又實用。
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9. 性能優化
代碼分割與懶加載: 減少初次加載時間，提升網站性能。
圖片優化與資源壓縮: 優化圖片格式與大小，減少網頁加載時間。
10. SEO（搜索引擎優化）
理解基本的 SEO 概念，確保網站在搜索引擎中具有良好的可見度，包括結構化數據的應用和適當的標題標籤。
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ChatGPT怎麼整理Excel資料？清理欄位、統一格式，樞紐分析不出錯｜8組提示詞範本
Excel或Google Sheets的欄位內容沒統一，樞紐分析被拆成好幾類、加總還算不出來？本文分享使用ChatGPT檢查欄位問題、建立清理規則、產生公式，並將混亂資料轉換成一致格式，附8組可直接複製的提示詞範本，同樣適用。本文節錄自《ChatGPT上工了! 最強AI活用術》。
文／施威銘研究室
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請ChatGPT幫你清理Excel資料、統一欄位格式輸入指令請ChatGPT做檢查範例：清理訂單資料中的欄位與格式檢查資料、給予清理規則產生清理公式常見清理任務的指令範本：檢查欄位、金額、統一日期格式使用ChatGPT外掛時的注意事項
【在Excel或Google Sheets使用ChatGPT外掛】
工具：Excel或Google Sheets
外掛：ChatGPT for Excel／ChatGPT for Google Sheets
Excel安裝：常用→增益集→ 搜尋ChatGPT→ 新增
Google Sheets安裝：擴充功能→外掛程式→取得外掛程式→ 搜尋ChatGPT→安裝
登入：用OpenAI帳號登入。免費版及各訂閱方案皆可使用
注意：類似的外掛程式很多，下載時請確認公司名稱為「OpenAI」（圖／104職場力小編截圖）
請ChatGPT幫你清理Excel資料、統一欄位格式
資料表在進行排序、篩選、加總、查找或樞紐分析前，通常需要先確認欄位與格式是否一致。即使資料看起來可以閱讀，只要欄位內容不統一，後續分析就可能出現錯誤。例如，同一欄地區中同時出現「台北」、「臺北市」、「Taipei」；同一欄日期中混用「2026/1/5」、「1月5日」、「2026-0105」；同一欄金額中同時出現「1200」、「1,200」、「$1,200」、「1200元」。這些內容對人來說容易理解，但在試算表中可能被判斷為不同分類、不同格式，甚至不同資料型態。
ChatGPT可以協助使用者檢查欄位問題、建立清理規則、產生公式，並將混亂資料轉換成一致格式。用在資料整理的前置階段，幫助使用者判斷哪些欄位需要統一、哪些內容可能會影響計算，以及應該採用哪些功能來處理。
輸入指令請ChatGPT做檢查
使用這項功能時，可以先選取需要檢查的資料範圍，例如A1:F20，再於ChatGPT外掛中輸入清理指令。比較穩定的做法是先請外掛檢查問題，再請它建立規則，最後才請它產生公式或建議處理方式。可以在外掛中輸入：
【提示詞】請檢查目前選取的表格有哪些欄位與格式問題。請用表格列出欄位名稱、問題類型、可能影響與建議清理方式。請特別檢查日期、金額、分類名稱、空格與付款狀態是否一致。
如果已經知道要清理的欄位，也可以更精準地輸入：
【提示詞】金額欄位在（自行選取或填寫）欄，內容可能包含 $、,、元 等符號。請提供一個可以放在新欄位的公式，將這些內容轉成可加總的純數字。
先檢查問題以避免ChatGPT誤改資料；再建立清理規則可以讓我們確認標準；最後產生公式，則能把清理結果放在新欄位中檢查，而不是直接覆蓋原始資料。
範例：清理訂單資料中的欄位與格式
檢查資料、給予清理規則
假設工作表中有一份簡單的訂單資料：
訂單編號地區訂單日期金額付款狀態商品類別A001台北2026/01/051200已付款辦公用品A002臺北市1月6日850元已付辦公用品A003Taipei2026-01-07$2,300Paid電腦週邊A004新北2026.01.081,500未付款電腦週邊
這張表看起來仍然可以閱讀，但若要做統計，會出現幾個問題。地區欄位中「台北」、「臺北市」、「Taipei」可能代表同一地區，但在樞紐分析中會被拆成不同分類。訂單日期欄位混用斜線、中文日期、短橫線與句點格式，可能影響排序與月份統計。金額欄位混入「元」、「$」與逗號，可能造成加總失敗。付款狀態中的「已付款」、「已付」、「Paid」也需要統一。商品類別中的「電腦週邊」與「電腦周邊」雖然意思接近，但試算表會將它們視為不同類別。我們可以先選取這份資料，然後在ChatGPT外掛中輸入：
【提示詞】請檢查目前選取的訂單表有哪些資料清理問題。請用表格列出欄位、問題類型、可能影響與建議處理方式。請不要直接修改資料，先提出清理建議。
外掛可能回傳類似以下內容：
欄位問題類型可能影響建議處理方式地區同一地區有多種寫法樞紐分析或篩選時會被拆成不同分類建立對照表，將台北、臺北市、Taipei統一為臺北市訂單日期日期格式不一致可能無法正確排序、依月份統計或製作趨勢圖統一為 yyyy-mm-dd 格式金額數字混入符號與文字加總、平均或比較時可能出錯移除 $、,、元 後轉為純數字付款狀態分類命名不一致篩選與統計時結果分散將已付款、已付、Paid 統一為已付款商品類別同義分類用字不同分類統計會被拆成兩組將電腦週邊與電腦周邊統一為同一標準名稱
接著，可以在外掛中請ChatGPT建立清理規則：
【提示詞】請根據剛才檢查出的問題，建立一張清理規則表。欄位請包含：原始欄位、標準格式、建議方法、是否需要人工確認。
ChatGPT可能會回傳：
原始欄位標準格式建議方法是否需要人工確認地區台北市、新北市等標準縣市名稱建立對照表，再用XLOOKUP或VLOOKUP轉換是訂單日期yyyy-mm-dd使用日期轉換公式或先統一分隔符號部分需要金額純數字使用SUBSTITUTE、VALUE或REGEXREPLACE清除符號否付款狀態已付款、未付款建立對照表或使用SWITCH / IF統一否商品類別固定分類名稱建立對照表或使用取代功能是
這張規則表可以放在工作表旁邊，作為後續清理依據。需要人工確認的項目，通常是分類標準或語意判斷。例如「Taipei」是否一定要轉成「台北市」，要看資料來源是否可能包含「台北地區」或其他更寬的區域定義；「電腦週邊」與「電腦周邊」是否統一，也要看團隊採用哪一種標準用字。
產生清理公式
確認清理規則後，可以請ChatGPT 外掛針對特定欄位產生公式。比較推薦的做法，是在原始欄位旁新增「清理後」欄位，而不是直接覆蓋原始資料。例如可以新增「清理後金額」、「標準付款狀態」、「標準地區」等欄位，方便檢查公式結果是否正確。我們在這邊以「統一金額格式」、「統一付款狀態」為例子做示範。
1. 統一金額格式：若金額在D欄，可以在外掛中輸入：
【提示詞】金額欄位在D欄，可能出現1200、850元、$2,300、1,500這幾種格式。請提供一個可放在新欄位的公式，將它轉成可以加總的純數字。
Excel可能會出現以下公式：
=VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(D2,"$",""),"元",""),",",""))
這個公式用多層SUBSTITUTE逐一移除$、元與逗號，再用VALUE轉成數字。它的優點是容易理解，缺點是每新增一種要移除的符號，就需要增加一層替換。如果資料來源長期會出現不同格式，使用對照表、PowerQuery或更進階的清理工具可能更適合。
2. 統一付款狀態：原始資料中可能有「已付」「Paid」「未繳」「Unpaid」，我們希望統一成「已付款」或「未付款」。這時就可以先請ChatGPT建立一張對照表，再讓ChatGPT提供函數，把原始值轉成標準值。
【提示詞】請在原始資料旁建立一份「付款狀態對照表」，包含「原始值」與「標準值」兩個欄位，並依照下列規則填入：●「已付款」、「已付」、「Paid」統一對應為「已付款」。●「未付款」、「未付」、「Unpaid」統一對應為「未付款」。請保留原始資料，不要直接修改或覆蓋原欄位。
先請ChatGPT建立付款狀態的對照表（圖／旗標科技）
接著，請ChatGPT依照對照表寫的轉換規則，在原始資料旁新增「整理後的付款狀態」欄位，將E欄中格式不一致的付款狀態統一為標準值。對照表位於H2:I7，其中H欄為原始值，I欄為對應的標準值。
【提示詞】E欄為「付款狀態」，其中包含多種不同寫法。請參考H2:I7的對照表，提供一個可填入新欄位的公式，將 E 欄的付款狀態轉換為對應的標準值。若找不到相符的原始值，請顯示 "需確認"。
本次實際測試中，ChatGPT提供的公式如下：
=IFERROR(VLOOKUP(E2,$H$2:$I$7,2,FALSE),"需確認")
這個公式會先讀取E2儲存格中的付款狀態，並到H2:I7的對照表中尋找完全相同的原始值。找到後，會回傳對照表第二欄的標準值，例如將「已付」或「Paid」轉換成「已付款」。公式中的$用來固定對照表範圍，因此向下複製公式時，查找範圍不會跟著移動。如果找不到相符的付款狀態，IFERROR就會讓儲存格顯示「需確認」。
可以看到ChatGPT已經在G欄新增一個欄位，用來顯示統一判斷後的付款狀態（圖／旗標科技）
若使用的是Microsoft365或新版Excel，也可以使用XLOOKUP：
=XLOOKUP(E2,$H$2:$H$7,$I$2:$I$7,"需確認",0)
這個公式會取得E2的付款狀態，並在H2的「原始值」中尋找完全相同的內容；找到後，回傳同一列I2中的「標準值」。若找不到相符內容，就顯示「需確認」。最後的0代表必須完全符合，而$則用來固定對照表範圍，讓公式向下複製時不會移動。但是部分舊版Excel還有Google Sheets都不支援XLOOKUP，假如出現 #NAME?，就得改用VLOOKUP版本。
常見清理任務的指令範本：檢查欄位、金額、統一日期格式
在Excel或GoogleSheets中使用ChatGPT外掛清理資料時，可以依照問題類型輸入不同指令。若資料問題不明確，先要求外掛檢查；若問題已經明確，再要求它產生公式或清理規則。
使用需求可輸入到外掛的指令檢查欄位問題請檢查目前選取的表格有哪些欄位與格式問題，並指出哪些問題會影響排序、篩選、加總或樞紐分析建立清理規則請根據目前表格建立一份欄位清理規則表，包含欄位名稱、問題類型、標準格式與建議處理方法統一分類名稱請檢查目前選取欄位中哪些值可能代表同一意思，並建立標準化對照表。若不確定，請標註需要人工確認清理金額欄位請提供Excel與Google Sheets公式，將目前金額欄位中含有貨幣符號、逗號與文字單位的內容轉成純數字清理日期欄位請檢查目前日期欄位有哪些格式不一致，並建議如何統一為yyyy-mm-dd。若部分資料缺少年份，請標註需要補充規則清除多餘空格請提供公式，清除目前文字欄位中的前後空格、連續空格與不可見字元拆分混合欄位請根據目前欄位內容，判斷是否需要拆分成多個欄位，並提供Excel與Google Sheets可用方法檢查重複資料請根據目前表格欄位，建議應該用哪些欄位判斷重複紀錄，並說明理由
這些指令可以依表格內容調整。若外掛輸出的解法說明不明確，可以要求它「引用具體欄位名稱與範例值」；假如公式出錯又不知道怎麼調整，可以用「先用輔助欄位分步處理，再提供合併公式」提示詞處理。
使用ChatGPT外掛時的注意事項
使用ChatGPT 外掛清理欄位與格式時，應先保留原始資料。比較安全的做法，是新增「清理後」欄位，或另存一份工作表，再將公式結果放入新欄位中檢查。若直接覆蓋原始欄位，一旦清理規則有誤，就不容易回頭確認資料原貌。這一點在金額、日期、客戶資料、庫存資料與交易紀錄中特別重要。
清理後也建議進行抽樣比對。可以挑選幾筆正常資料、空白資料、格式特殊資料與找不到對應值的資料，檢查清理前後是否符合預期。例如付款狀態使用對照表轉換時，若某個原始值沒有出現在對照表中，公式最好顯示「需確認」，而不是直接保留原值或顯示空白。這樣可以讓尚未被清理規則涵蓋的資料浮現出來，方便後續補充對照表。
清理公式也需要測試，尤其是日期與金額欄位，只要資料中有少數特殊格式，公式就可能失效。例如金額欄位如果出現負數、括號表示負值、百分比、小數點或不同幣別，原本只移除符號的公式可能不夠用。日期欄位若出現缺少年份、民國年、西元年混用，或文字日期與數字日期混雜，也需要先確認轉換規則，不能只依賴單一公式。
如果試算表裡的資料會定期更新，建議把清理規則整理在工作表中，例如建立一張「對照表」或「清理規則」工作表，記錄原始值、標準值、處理方法與是否需要人工確認。ChatGPT外掛可以協助產生規則與公式，但清理規則最好留在試算表內，方便日後重複使用、檢查與交接。
節錄自：旗標科技《ChatGPT上工了! 最強AI活用術: ChatGPT Work×GPT 5.6》／施威銘研究室 著
ChatGPT可以轉檔JPG、Word、PDF嗎？讓AI一站式解決20種轉檔任務
想把圖片如PNG、JPG轉成其他格式，或把Word等文字檔案轉檔，或將PDF合併成報告，這些瑣碎的任務能用AI完成嗎？解析如何透過ChatGPT等AI工具，一站式完成Word、JPG、PDF、Excel等多達20種轉檔任務，無需再依賴多款軟體，節省大量時間與精力，讓AI成為你的最佳工作助手！本文節錄自《30個必學的AI行政工作術》。
文／賴彥廷
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讓AI幫你轉檔！ChatGPT一站式處理轉檔工作【STEP 1】快速掌握20種ChatGPT轉檔功能問題：ChatGPT可以轉檔影片嗎？【STEP 2】設計ChatGPT轉檔指令3大重點【STEP 3】出現缺頁或文字亂碼？讓ChatGPT修正錯誤【STEP 4】下載檔案【技巧升級】快速下載多個檔案的訣竅
在工作中，你是否經常需要做各種「轉檔」工作？早已準備好多款不同的應用軟體，還是每次遇到問題才急急忙忙尋找線上工具？
轉檔是職場生活中既不起眼又耗時的繁瑣事務。舉例來說，把多份PDF檔案合併成完整報告，或是將圖片轉換為指定格式。
雖然市面上有不少線上工具可以處理這些任務，但真正的麻煩在於，我們必須適應多種軟體，才能應付五花八門的轉檔任務。
試想一下，PDF合併需要一種工具，照片格式調整用另一種，至於影片處理、錄音格式轉換，甚至將網址製作成QR Code，都需要用不同的軟體來處理。更麻煩的是，找到操作簡單、功能強大的工具往往需要花不少時間試用和篩選。
如果能有一個「一站式」工具解決大多數的轉檔工作，省去來回切換軟體的麻煩，那該有多好！
讓AI幫你轉檔！ChatGPT一站式處理轉檔工作
ChatGPT在文案寫作、圖像生成、程式碼撰寫等方面的表現令人津津樂道，但它還有一個較不為人知且相當實用的功能：「轉檔」。
ChatGPT轉換多種不同類型檔案格式的品質都很好，有了它幫忙，我們就不必在各種軟體之間疲於奔命了！
【STEP 1】快速掌握20種ChatGPT轉檔功能
轉檔工作雖然不起眼，卻幾乎無所不在。無論是將文件轉換成適當的格式備份，還是將數據轉為兼容格式以供特定軟體處理。
此外，檔案的分割與合併也是常見的行政工作。在這些瑣碎繁雜的工作項目上，ChatGPT能幫上忙的地方比我們想像中更多。
以下列出7大類、超過20種轉檔相關的任務情境，每一項ChatGPT都能迅速完善地交付成果。
ChatGPT轉檔轉檔任務情境文字檔案轉換● Word檔案（.docx、.doc）、純文字文件（.txt）以及Markdown文件（.md）相關的檔案格式轉換。數據資料檔案轉換● Excel 檔案（.xlsx、.xls）、CSV 檔案（.csv）、JSON格式以及XML格式相關的檔案類型轉換。圖片檔案轉換● JPG、PNG、BMP等圖片檔案的格式轉換。PDF檔案分割與合併● 依照特定頁數範圍分割。● 奇數頁偶數頁分別獨立存放。● 單獨提取特定頁數。● 將多份檔案合併為一份。音訊檔案轉換、分割與合併● 不同音訊檔案（.mp3、.wav、.flac）的格式轉換。● 將一份音檔按照指定的時間區段，分割為幾個獨立的檔案。● 合併多份音檔。影片檔案分割與合併● 將影片檔案（.mp4、.avi、.mov、.mkv）按照指定的時間區段，分割為數個小片段。● 按照指定的檔案大小分割。● 將多段影片拼接成一個完整的影片。其他實用功能● 將彩色圖片轉換為灰階。● 圖片尺寸縮放。● 在圖片上套用簡單的濾鏡效果，比如復古風格或是負片效果。● 在圖片上的特定位置添加浮水印或是時間戳記。● 根據指定的排列方式，將多個圖片合併為一張圖。● 壓縮圖片以降低檔案大小。● 將網址製作成QR Code。
問題：ChatGPT可以轉檔影片嗎？
看完以上五花八門的功能或許有人會好奇：ChatGPT可以圖片轉檔，音樂轉檔，但是沒辦法將影片轉檔嗎？
答案是可以，但是失敗率高，限制也多。
原因在於影片的檔案容量通常比較大，轉換過程更為複雜又耗時，在處理中常常因為時間限制或網路不穩定，導致轉檔中斷而失敗。
根據經驗，目前ChatGPT只適合處理容量小、時間短的影片轉檔工作（分割與合併功能則不在此限），但相信AI科技一日千里，未來用ChatGPT處理幾小時長的影片不會是夢。
介紹完ChatGPT擅長的轉檔工作之後，接著就要設計指令囉！
【STEP 2】設計ChatGPT轉檔指令3大重點
工作上轉檔有很多情況，對ChatGPT下的指令也會各不相同。整體來說，轉檔指令可以簡化為3個重點：「輸入什麼、設定條件、輸出什麼」。
以切分一個PDF檔案為例。
輸入什麼：這份PDF檔案。
設定條件：照著1-5頁、6-10頁、10-15頁的順序分割。
輸出什麼：3份檔案。
將這3個重點整合成一段話就是：「請將這份PDF檔案依照1-5頁、6-10頁、10-15頁的順序，分割為3份獨立的檔案。」
透過這樣的方式，我們就能快速將工作需求轉為ChatGPT可以理解的指令，不必多費心力來思考指令該怎麼寫。
值得一提的是，如果要同時處理多份檔案，例如合併好幾份PDF文件，該如何告訴ChatGPT誰在前、誰在後呢？
這裡有個實用小技巧：「將每個檔案的名稱改為數字」，就能直接用數字檔名告訴ChatGPT排列順序囉！
【STEP 3】出現缺頁或文字亂碼？讓ChatGPT修正錯誤
如果發現轉檔後的檔案出現缺頁或是文字亂碼等錯誤，只要請ChatGPT重新處理一次即可排除問題。
舉例來說，近期ChatGPT處理JSON與XML兩種資料格式時，比較容易出現中文字亂碼。這時候我們可以輸入指令：「請修正這份檔案的中文編碼問題，並確保所有資料按照正確的格式顯示」，ChatGPT就會自動修正錯誤。
【STEP 4】下載檔案
轉檔完成後，點擊ChatGPT提供的下載連結，就能儲存檔案。
唯一要注意的是，下載連結有時效性，最好立刻將檔案儲存到自己的電腦。連結若是逾期失效，轉檔成果都會付諸流水！
【技巧升級】快速下載多個檔案的訣竅
當我們連續處理了好幾個轉檔，ChatGPT生成許多不同的下載連結，如果想簡化下載步驟，我們可以告訴ChatGPT：「將所有成果打包成壓縮檔」，就不需要手動下載多個檔案，省了許多麻煩。
節錄自：商周出版《30個必學的AI行政工作術：搞定會議、行程、簡報、文書、圖表、影音、資料庫，事半功倍，準時下班！》／賴彥廷 著
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113-1-I22 資訊安全防護實務 No.2
113-1-I22 資訊安全防護實務 No.2
📜題目：
關於弱點掃描，下列敘述何者錯誤？
(A) 網路弱點掃描用在尋找網路環境中的脆弱點，舉凡開放的通訊埠及所代表之服務，其服務是否透過未經加密的進行傳輸，或服務未更新漏洞
(B) 應用程式弱點掃描主要針對特定應用程式（尤其是網頁伺服器及其資料庫）的程式及應用環境（例如： Apache版本漏洞），但主要是尋如 SQL注入、跨站腳本、敏感目錄外洩…等可被攻擊之漏洞
(C) 主機弱點掃描用在檢查個別主機的脆弱點，例如主機效能負載對外服務能力，或是識別主機防毒系統是否更新
(D) 常見工具，有 OWASP ZAP, OpenVAS, Nessus…等
⚜️參考解答⚜️：
弱點掃描包括主機、網頁、程式原始碼及應用程式等弱點掃描，常見的做法是透過自動化的工具方式並引用相對應的弱點資料庫(如：CVE、OWASP Top 10...等)發現其脆弱點。
(A) (B) 敘述皆正確，(D) OWASP ZAP為網頁掃描工具、OpenVAS及Nessus皆為主機弱點掃描工具。
(C)的前半段敘述正確，惟標的的負仔情況、特定軟體更新情況敘述皆不正確
因此，答案為(C)
Codex 4個神奇小功能！把Codex變成工作流引擎，功能速查表與行業應用SOP
用Codex跑任務，跑到一半想補需求、想試另一個方向，只能打斷重來嗎？作者整理/plan、Tab排隊、/fork、/status等4個核心功能與兩招加碼，附決策樹、指令速查表與各行業應用SOP。本文節錄自《ChatGPT × Codex全攻略》。
文／曾慶良（阿亮老師）
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為什麼是這幾個功能功能總覽：4招核心＋兩招加碼工作流4步法決策樹帶走模板：常用slash command速查各行業應用4步法SOP卡關處理：5個最常見問題
4招把 Codex 變成並行工作流引擎，計畫、排隊、分叉、儀表板
AGENTS.md解決了「Codex怎麼做」的問題，它做的事符合你的風格、按你的規矩。但你會發現另一個問題冒出來：Codex跑起來是「單線」的，你下一個指令、它跑、跑完你再下下一個。複雜任務怎麼辦？跑到一半想到要補東西怎麼辦？想試另一個方向怎麼辦？
教你4個核心功能（3個slash command＋1個按鍵）：/plan、Tab、/fork、/status，這就是章名的「4個神奇小功能」，也是工作流4步法的骨架。學完4招之後，再加碼兩招2026年正式版的新功能：/usage（額度儀表板）和@ 統一提及選單（檔案／插件／技能一鍵帶入）。4招是骨架、兩招是外掛，記熟之後，你的Codex從「下指令工具」升級成「並行工作流引擎」。
前置條件：Codex CLI已裝、AGENTS.md已寫。本章所有功能都是Codex CLI（v0.142.x）官方內建，不需要額外安裝。
為什麼是這幾個功能
先看一張對比表，看清楚普通跑Codex和用這套工法的差別：
情境普通跑法的痛用這套工法後複雜任務沒方向Codex直接動手，結果不是你要的，重來先用 /plan 看計畫再放跑跑到一半想到要補打斷 → 重講一次 → 上下文亂Tab 排隊，下個turn自動吃想試另一個方向放棄第一版，從頭再來/fork 兩版並列，挑好的留長任務沒在看不知道跑到哪、卡住沒人發現/status 即時看進度與token額度快用完不自知跑到一半被限流，工作中斷/usage 查每日／每週用量與credits要提到檔案／技能很麻煩手打完整路徑、記技能名稱打 @ 開統一提及選單，選了就帶入
全部都是官方CLI內建。記熟就能把Codex從「下指令工具」升級成「並行工作流引擎」。
功能總覽：4招核心＋兩招加碼
功能指令一句話定位① 計畫模式/plan讓Codex「先講要怎麼做」，你看完點頭再讓它真的動手② 引導排隊Tab鍵Codex跑到一半，輸入新指令按Tab排隊，不打斷正在跑的任務③ 對話分叉/fork / Esc Esc把當前對話複製出一條平行線，同一份context、兩種寫法並列④ 進度可視化/status看當前模型、token用量、執行階段、approval模式⑤ 額度儀表板（加碼）/usage看每日／每週／累計用量，兌換earned usage credits⑥ 統一提及選單（加碼）@一個選單提及檔案、插件、技能，不用手打路徑
要先做一個名詞辨正：你可能在社群貼文或課程裡聽過「桌面寵物」這個暱稱，那是阿亮對「長任務進度可視化需求」的暱稱，不是 Codex 官方功能名稱。實際對應的官方操作是 /status，把它想成「Codex 的儀表板」。
本章所有TUI輸出畫面（Plan、Queued、Forked、Status、Usage）皆為示意重繪，實際版面依CLI版本略有差異，以你畫面上的為準。
工作流4步法決策樹
4個核心功能怎麼搭配？決策樹如下：
# 開新任務前先問自己：
任務複雜（多步、不確定）？
├── 是 → /plan 列 SOP
│ ↓
│ 中途想到要補？
│ ├── 是 → 按 Tab 排隊
│ └── 否 → 等完成
│ ↓
│ 想試另一方向？
│ ├── 是 → /fork 開分支
│ └── 否 → 結案
│
└── 否 → 直接執行（不用 /plan）
不論複雜不複雜：
- 長任務 → /status 看進度
- 開工前／收工後 → /usage 看額度
- 重要任務 → 兩版（/fork）
- context 將滿 → /compact 濃縮
判斷標準：「我能一句話講清楚要做什麼」等於簡單，直接跑。「我自己也不確定怎麼下手」等於複雜，先 /plan。
帶走模板：常用slash command速查
指令用途/plan計畫模式（先講計畫再動手）/fork從當前進度複製平行thread/status看model / approval / context / threads/usage看每日／每週用量、兌換credits/diff看當輪修改的檔案差異/compact把對話濃縮成摘要、省context/side開臨時討論串、不離開主任務/new同CLI session開全新對話/help列出當前版本所有slash command@（鍵盤）統一提及選單：檔案／插件／技能Tab（鍵盤）composer輸入後排到下一個turnEsc Esc（鍵盤）回到舊訊息編輯、從該點分支
各行業應用4步法SOP
把這套工法套到你的行業，貼牆上：
教師應用
/plan：學期計畫、家長會報告
Tab排隊：批改時補要求「找有此錯誤的學生」
/fork：給家長版vs給校長版
/status + /usage：批30份作業時看進度、看額度
@：帶入上學期的舊報告當範本
SOHO應用
/plan：報價單、合約、提案
Tab排隊：寫到一半要加保固期
/fork：給客戶版vs內部版
/status + /usage：跑批次資料時監看
@：帶入舊合約範本
行銷應用
/plan：月報、競品分析、活動企劃
Tab排隊：客戶說要改方向
/fork：嚴肅版vs活潑版
/status + /usage：跑大量素材時監看
@：帶入品牌文案指南
工程師應用
/plan：重構、API設計
Tab排隊：跑測試時加新檔
/fork：兩種實作對比效能
/status + /usage：長build看context與額度
@：帶入spec文件、觸發$skill
卡關處理：5個最常見問題
Q1：找不到 /plan 或 /usage 命令，TUI跳「unknown command」
答案：CLI版本太舊。跑npm update -g @openai/codex（或brew upgrade codex）升到最新，重開CLI，再/help看當前所有slash command。
Q2：找不到「Shift + Tab兩次」進計畫模式
答案：那是Claude Code的快捷鍵，Codex CLI沒有。Codex用 /plan slash command（在composer內輸入）。
Q3：Tab沒排到，反而觸發了@ 選單或其他鍵盤行為
答案：
確認composer已輸入文字後才按 Tab
不要在 @ 提及選單開著時按Tab（那是在選單內選取項目）
跑 /status 確認「Queued items」有沒有增加
Q4：/fork 後分支context不一致
答案：/fork 會帶走分叉前的對話歷史，但分叉後原thread和新thread互不回流。要兩邊都看到的東西，請在fork之前講完。
Q5：@ 選單只出現檔案，沒有Plugins／Skills區
答案：先升級CLI到最新版；再確認環境內真的有插件（用 /plugins 查）或技能（用 /skills 查），沒裝當然不會列。
節錄自：博碩文化《ChatGPT × Codex全攻略：從零基礎到自動化，打造你的AI Agent工作流》／曾慶良（阿亮老師） 著
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ChatGPT幫你跑寄信流程！實測串Gmail、Google Drive，寫信、附檔、批次寄送都能做
ChatGPT外掛串接Gmail、Google Drive可以做到什麼？本文示範如何把繁瑣寄信流程交給AI處理，實測用ChatGPT整理跨國會議資訊、搜尋指定附件、建立會前提醒信草稿，再依收件人批次建立並寄送Email。本文節錄自《ChatGPT上工了! 最強AI活用術》。
文／施威銘研究室
本文目錄（點擊可快速前往）
使用ChatGPT外掛程式幫你批次發會議通知【步驟1】請ChatGPT查找並讀取Gmail信件【步驟2】請ChatGPT前往Google Drive找到指定附件【步驟3】請ChatGPT連同附件建立Gmail信件草稿【步驟4】確認草稿後，交由ChatGPT分別寄出Gmail
使用ChatGPT外掛程式幫你批次發會議通知
我們以一個跨國會議的準備情境，教大家善用ChatGPT的外掛程式幫你完成繁瑣的工作流程。
使用工具：ChatGPT
網址：https://chatgpt.com/
外掛：本文以ChatGPT連接外掛程式「Gmail、Google Drive」為例
實測：使用ChatGPT外掛程式幫你批次發會議通知
讓ChatGPT透過外掛程式讀取郵件與附件後，整理出重點資訊
請ChatGPT前往Google Drive，找到指定附件
請ChatGPT將該附件加入信件中，建立會前提醒信草稿
確認內容無誤後，再個別寄送給參與會議的同仁
實測情境：準備與荷蘭總公司的產品上市會議
故事是這樣的，曜盛生活科技台灣分公司即將與荷蘭總公司召開線上會議，討論新款空氣清淨機AeroPure Mini 2在台灣的上市計畫。
會議前一天，總公司已透過電子郵件寄來通知，並附上3份全英文資料，包括議程、台灣市場上市進度表與全球行銷規範。相關行事曆活動也已建立，當中記錄台北與阿姆斯特丹的會議時間、參與者名單及線上會議資訊。由於資料分散在電子郵件、行事曆與不同格式的附件中，行政人員若逐一查找、翻譯和整理，往往需要在多個工具之間反覆切換，這次我們就決定要請ChatGPT來幫忙。
這次的任務有4個步驟，第一，讓ChatGPT透過已連接的外掛程式讀取總公司寄來的郵件與附件後，整理出重點資訊。第二，請ChatGPT前往Google Drive，找到指定的附件。第三，請ChatGPT將該附件加入信件中，建立一封要寄給台灣團隊的會前提醒信草稿。第四，確認內容無誤後，再個別寄送給參與會議的台灣同仁。
本例收到的是一封由總公司寄來的英文會議通知信。接下來，我們會請AI協助簡化信件內容，翻譯成中文版，再加上相關附件，最後寄給台灣分公司的同仁（圖／旗標科技）
簡單來說，今天示範的任務同時包含「讀取資料」與「執行動作」。首先來將落落長的大工程拆分成多個小任務，我們可以把任務拆成4個階段：查找並讀取Gmail信件 → 找到Google Drive中的附件 → 連同附件一起建立Gmail信件草稿 → 個別寄送提醒信。這樣才比較好掌控整體品質，即使中途出現錯誤，也比較容易回到特定步驟修改。
【步驟1】請ChatGPT查找並讀取Gmail信件
首先，請ChatGPT讀取那封總公司寄來的會議通知信件，再檢查看看ChatGPT有沒有理解錯誤。
【提示詞】@Gmail 請查看今天與荷蘭總公司召開的Q3 APAC Product Launch Review，讀取相關行事曆、電子郵件與附件。請先整理會議時間、參與者、會議目的、討論項目與需要決定的事項。
實際測試發現，有時不一定需要輸入「@」指定特定工具。只要提示詞中提到相關關鍵字，ChatGPT就可能自動連接對應的外掛，並開始執行相關任務。
先按@後輸入Gmail，連結到Gmail之後輸入提示詞，最後點擊發送（圖／旗標科技）
在AI整理出會議資訊之後，別忘了檢查有無錯誤喔（圖／旗標科技）
【步驟2】請ChatGPT前往Google Drive找到指定附件
接下來的情境是，除了要參加線上會議之外，台灣分公司當天還有其他事情要忙，因此也準備了一份「當日行程表」，方便台灣同仁掌握整天的工作安排。
問題是，這份行程表正躺在某位員工很深很深的Google Drive資料夾裡。與其花時間一層一層翻找，不如直接請ChatGPT前往Google Drive，幫忙把指定附件找出來！
如果不幸忘記確切的檔名？沒關係！我們給關鍵字，ChatGPT還是找得到。
【提示詞】@Google Drive 請前往我的Google Drive，搜尋與「台灣分公司、7月15日、當日行程表」相關的檔案
@Google Drive之後，給出關鍵字請它查找；ChatGPT輕鬆找到檔案，還附上Google Drive連結讓你快速瀏覽（圖／旗標科技）
【步驟3】請ChatGPT連同附件建立Gmail信件草稿
下一步，請ChatGPT建立一封寄給台灣團隊的會前提醒信草稿。提醒信除了列出會議時間、討論重點與會前準備事項，也要附上前一步找到的台灣分公司工作行程表。
順帶一提，雖然我們的最終目標是分別寄送給5位同仁，但如果一開始就直接建立5封草稿，後來才發現內容有誤，就得請AI同時修改5封信，處理起來反而麻煩。因此，這裡會先請AI建立一封總草稿。等我們確認內容沒有問題後，下一步再請AI將總草稿複製成5份，準備個別寄出。
【提示詞】請根據整理完成的資料，建立一封寄給台灣參與者的中文會前提醒信草稿。包含會議時間、Microsoft Teams會議資訊、會議目標、會前準備事項，以及剛剛你查找到的「0715台灣分公司當日行程表.pdf」附件。建立草稿就好，不要直接寄出。
有沒有注意到？從這裡開始，筆者已經不特別在提示詞中使用「@」指定工具了。因為實際測試發現，只要任務描述夠清楚，ChatGPT通常就能自行啟動對應的外掛來處理。
下好提示詞後，等待ChatGPT完成處理。接著前往已連結的Gmail信箱確認結果（圖／旗標科技）
太厲害了，ChatGPT真的在筆者的信箱建立了有附件的草稿（圖／旗標科技）
【小插曲】這時候還能更改內容嗎？假如這時總公司熊熊更改會議方式，原本規劃使用Teams開會，後來改成Google Meet，但信件草稿都準備好了，該怎麼辦？別擔心，這時仍然可以請ChatGPT協助修改草稿。只要提供新的會議資訊或連結，並明確說明要替換的內容，ChatGPT就能將更新後的資訊一併修改到草稿中。
【步驟4】確認草稿後，交由ChatGPT分別寄出Gmail
完成上述步驟，確認總草稿內容沒有問題後，就萬事俱備、只欠最後寄出了。接下來，我們可以把要寄送的名單提供給ChatGPT，請它依照這份總草稿，分別建立要寄給各位台灣同仁的信件草稿，並附上指定附件。
由於這個環節牽涉到實際寄信，我們提示詞可以寫得稍微仔細一些，特別要求ChatGPT先列出預計寄送的名單，讓我們檢查收件人是否正確。
【提示詞】根據前面整理完成的會前提醒信，分別為以下5位台灣同仁建立一封獨立的Email草稿：（放上收信人的稱謂、Email）每封郵件只能有一位主要收件者，不要將上述5人合併在同一封信中。每封信的副本都請加入：（放上要副本對象的稱謂、Email）請依照主要收件者的姓名調整信件開頭稱呼，其餘內容可以維持一致。記得每封信依然都要附上Google Drive中的「0715台灣分公司當日行程表.pdf」。請先建立5封草稿，不要寄出。完成後，逐封列出以下資訊供我確認：主要收件者副本收件者郵件主旨附件名稱請再次確認每封信只有一位主要收件者，而且5封信都已附上指定附件。
其實ChatGPT的Gmail外掛程式可以直接幫你寄信，只是如前面所述，我們建議最好先看過內容再寄出比較妥當，因此這裡只會請ChatGPT擬草稿。
請ChatGPT仔細檢查寄送對象，並整理資訊給我們確認（圖／旗標科技）
確實建立了要寄給每個人的個別草稿（圖／旗標科技）
等ChatGPT建立好多封草稿後，由我們親自確認沒有問題後，再請ChatGPT一次寄出這些郵件，就大功告成了。
確認沒問題後，請ChatGPT幫忙寄出郵件（省掉我們一封封點擊寄出的麻煩）；本次範例寄出5封信，ChatGPT大約花了40秒完成寄送指令。不過實際測試發現，Gmail端可能還需要再等1～2分鐘，才會顯示郵件已寄出（圖／旗標科技）
前往Gmail寄件備份，可以看到5封信件都已經成功寄出，完工！（圖／旗標科技）
節錄自：旗標科技《ChatGPT上工了! 最強AI活用術: ChatGPT Work×GPT 5.6》／施威銘研究室 著
整理包／最熱門生成式 AI 大拚場 ChatGPT、Gemini、Grok、DeepSeek 各擅長什麼？
2025-06-24報導／經濟日報記者吳康瑋 由聯合新聞網授權轉載
生成式人工智慧（GenAI）技術迅猛發展，多款強大的AI工具幫助各行業提升工作效率。《經濟日報》為協助讀者了解各項AI工具，將「ChatGPT、Gemini、Grok、DeepSeek」等四大生成式AI列出，為讀者分析四款生成式AI的各自效能，就「開發者」、「訂閱費用」、「主要功能」及「擅長領域」等細項逐條分析。
AI工具確實快速提升效率，不過使用者也要注意，目前的AI工具不保證完全正確，甚至也會答非所問、提供錯誤資訊、或產生「AI幻覺」，使用者對生成的資料仍應有基本的辨識能力，避免AI工具謬誤。
各家生成式AI重點馬上看
ChatGPTGeminiGrokDeepSeek使用建議
ChatGPT
OpenAI的ChatGPT堪稱帶動GenAI風行的先驅，也有廣大用戶，付費企業客戶近期突破300萬戶，有免費與付費模式，每月20美元的ChatGPT Plus訂閱費每月20美元，用戶指出，付費版反應速度更快，用戶在使用ChatGPT時隨時擁有最佳的使用品質。
「資料分析」方面，ChatGPT的優勢在於將資料壓縮、精簡化，適合急需快速獲取關鍵訊息的使用者。「文案生成」上，適合創作個人化內容。「圖表製作」方面，ChatGPT的圖表較為簡單，但圖片較無法把文字一起生成出來，繪圖時整體構圖比較簡單。
網址：https://chatgpt.com/
ChatGPT小檔案
開發者OpenAI付費版費用每月20美元（約新台幣610元）主功能提供文本生成、對話回應、內容創作、翻譯、問題解答等多種功能擅長領域自然語言處理、文本生成、教育輔助、創意寫作、客服支持等
Gemini
Google DeepMind開發的Gemini專注於多模態學習，能同時處理文本、圖像和音頻數據。版本包括2.0、2.5和最新的2.5 Pro，推理和數據處理能力進步快速。Gemini 2.5 Pro提供更強大的計算能力和更高準確性，讓用戶在處理複雜任務時能獲得更佳體驗。付費版額外提供用戶包括2TB儲存空間、Gemini Advanced和其他AI功能。
「資料分析」方面，Gemini提供的內容易於閱讀，文法經過重新梳理，適合需要清晰解釋的使用者。在「文案生成」上，Gemini能一次生成多達15個標題，提供選擇建議，對於需要多樣化提案的用戶非常方便。「圖表製作」方面，Gemini 的完整度高，使用者可選擇不同的圖表類型，並能下載圖片、Excel或JSON格式的數據。
網址：https://gemini.google.com/
Gemini小檔案
開發者Google DeepMind付費版費用每月19.99美元（約新台幣650元），可免付費試用一個月主功能強大的推理能力，擅長處理複雜的問題和情境，能同時處理文本、圖像和音頻數據等多模態文件擅長領域AI推理、圖像理解、科學研究和技術開發
Grok
Grok是由X（前稱 Twitter）開發的生成式AI，專注於社交媒體內容的生成。最新版本Grok3提供更強大的功能，能即時生成與當前熱點話題相關的內容，結合社交媒體數據分析趨勢，提升用戶互動的實時性，成為品牌營銷和社交媒體管理的理想工具。
「文案生成」方面，Grok風格簡潔有力，類似科技周刊的風格，適合快速傳達訊息。「圖表製作」方面，Grok可以較為輕鬆的運用文字組成圖表，並附上有關的資訊數據，對於需要快速理解數據的使用者來說很實用。
網址：https://grok.com/
Grok小檔案
開發者應用程式X（前身為Twitter）付費版費用每月30美元（約新台幣970元）主功能即時生成與當前熱點話題相關的內容擅長領域社交媒體互動、內容創作、即時訊息生成和品牌營銷
DeepSeek
DeepSeek專注於資料搜尋和訊息檢索，開發商為位於中國大陸的「杭州深度求索人工智慧基礎技術研究」，中資避險基金幻方量化創立的人工智慧公司，創始人暨執行長梁文鋒持續致力將大陸AI技術推向全球市場，提供R1和R2兩種不同的服務模式。
「資料分析」方面，DeepSeek提供前言和總結，讓懶人可以快速理解內容。在「文案生成」上，DeepSeek的口語化風格能夠生成10個標題，附上創作理念和選擇建議，適合需要親民語言的使用者。「圖表製作」方面，DeepSeek使用文字排列呈現，提供Python程式碼，對於技術使用者來說相當便利。
網址：https://www.deepseek.com/
DeepSeek小檔案
開發者中國大陸企業「深度求索」付費版費用每100萬（輸入）tokens收費人民幣16元（約新台幣66.68元）主功能資料搜尋和訊息檢索，利用生成式AI技術提升搜索引擎的智能化，提供相關建議和訊息過濾功能擅長領域資料搜尋、訊息檢索、知識管理和數據分析
使用建議
生成式AI工具已經落地商業化，從自然語言處理到多模態學習、社交媒體互動及訊息檢索等多種服務都能提供，競爭也更加激烈。用戶可根據自己的需求，選擇最合適的AI工具，以提升工作效率與創造力。
綜合比較四款生成式AI後，提供讀者幾點建議。若需要多樣化的文案提案，可考慮Gemini；若喜歡口語化一點的表達，可選擇DeepSeek。AI繪圖方面，生成多幅圖片建議可使用Grok，若希望作品有較高的品質，可選擇Gemini。在「資料分析」方面，若希望能獲取較「簡潔明瞭」的資料，建議選擇「ChatGPT」，讀者若希望能得到比較容易理解的內容，應該選擇Gemini。
針對「表格整理」方面，若要以更快的速度掌握大致上的資訊，建議選用ChatGPT；若讀者希望在表格中能得到較「詳細」的內容，可考慮DeepSeek。針對「生成圖片」功能上，若讀者追求圖表要具有充分「完整性」的類型，建議使用Gemini。
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除了ChatGPT，還有哪些生成式AI？16種AI工具應用解析
打造ChatGPT行政小助理：專屬AI助理幫你處理瑣碎行政工作
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【ChatGPT當機】除了ChatGPT還有哪些生成式AI？16種AI工具應用解析，4步驟學會關鍵能力
生成式AI除了ChatGPT，你還用過哪些？本文解析4大領域、16種AI工具特性，包括：Copilot、Perplexity、Claude等等，專家也提醒千萬別完全依賴AI、失去自主思考能力，4步驟帶你了解如何正確運用AI工具，建立解決問題的思考框架！
編按：ChatGPT在台灣時間7月16日上午再傳大當機，網頁、APP版都出現異常，用戶除分享當機災情，也尋找替代工具，本文分享除了ChatGPT，還有哪些生成式AI工具！
文／ 張可佳（Claire Chang）
本文目錄（點擊可快速前往）
16種生成式AI工具4大領域應用文本生成（LLM）工具影像／影片生成（Text-to-Image）工具音樂／聲音生成工具程式碼生成工具生成式AI的正確／不正確使用範例正確使用AI的例子：輔助學習不正確使用AI的例子：完全依賴翻譯工具4步驟用ChatGPT訓練解決問題的思考框架1. 明確定義問題與期待結果2. 重視問答過程並在過程中做思考3. 根據反饋一步一步探索你要的目標4. 快速測試及驗證回應
16種生成式AI工具4大領域應用
在生成式AI的世界裡，許多人可能首先想到的是OpenAI的ChatGPT。然而，生成式AI的應用範圍遠不止於此，涵蓋了從文本生成到圖片、影像、音樂、語音生成，甚至程式碼生成的多個領域。以下是一些主要的生成式AI工具，介紹它們在不同領域的應用。
文本生成（LLM）工具
1. OpenAI的ChatGPT
網址：https://chatgpt.com/
最受歡迎的文本生成模型之一，能夠回答問題、撰寫文章、生成對話等。
2. Google的Gemini
網址：https://gemini.google.com/app
能夠同時理解文本、影像、音訊和影片，這使其能夠更全面地處理和生成資訊，適用於各種複雜任務。
3. 微軟的Copilot
網址：https://copilot.microsoft.com/
整合Microsoft 365應用程式，幫助用戶自動化任務、生成內容和分析資料，提升工作效率。
4. Anthropic的Claude
網址：https://claude.ai/
超大的上下文窗口，可處理長的文本資料。
5. Perplexity
網址：https://www.perplexity.ai
與傳統搜尋引擎不同，Perplexity AI提供單一的、全面的答案，概括了所有需要知道的資訊。
6. Felo Search
網址：https://felo.ai/search
支持多語言搜尋，能夠自動翻譯搜尋結果，消除語言障礙，使用戶能夠訪問全球資料。搜尋結果是從網際網路上即時獲取的，確保資訊的最新性和準確性。
影像／影片生成（Text-to-Image）工具
1. Meshy
網址：https://www.meshy.ai/
從文本或影像創建3D建模檔案，從而加速3D建模的流程
2. Midjourney
網址：https://www.midjourney.com/
以創作高品質影像而著稱，適合藝術家和設計師使用。
3. Stable diffusion
網址：https://stability.ai/stable-diffusion
開源社群網址：https://civitai.com/
開源的影像生成模型，提供靈活且可自定義的生成過程。並有著豐富的開源模型社群，有豐富的免費模型與外掛可供嘗試使用。
4. Kling
網址：https://klingai.com/
影片及圖片生成的大模型，能更輕鬆地完成藝術影片創作。
音樂／聲音生成工具
1. Suno
網址：https://suno.com/
音樂生成AI工具。使用者只需要輸入歌詞，就可以在短時間內自動完成作曲、編曲及演唱。
2. Steve AI
網址：https://www.steve.ai/
專門用於生成音樂和聲音效果，適合影片和遊戲設計。
3. AudioCraft
網址：https://audiocraft.metademolab.com/
Meta開發的音樂生成工具，能創作高品質的音樂片段。
程式碼生成工具
1. Github的Copilot
網址：https://github.com/features/copilot
與Visual Studio Code整合的程式碼輔助工具，能夠即時補全程式碼。
2. Cursor
網址：https://www.cursor.com/
使用GPT-4，在一種新型編輯器中撰寫、編輯的程式碼。
3. Cosine AI
網址：https://cosine.sh/genie
推出了Genie，自稱全球最優秀的AI軟體工程師。
生成式AI的正確／不正確使用範例
筆者在撰寫此書籍時，為了更深入了解各行各業中人們使用生成式AI的情況，訪談了20餘位不同行業和角色的職場菁英。
其中，來自5IN實驗教育機構的李有誠博士，身處教育界，對生成式AI的影響有深刻見解。他認為生成式AI是一種革命性的技術，不僅改變了知識的傳遞方式，更可能重塑人類社會的結構。
李博士強調，生成式AI的強大之處在於其能在短時間內處理和生成海量數據與資料，超越人類能接受、理解和消化的能力。這種能力有可能引發許多職位、人類角色、認知和信念的興起與消失，導致社會結構的快速變動，也因此導致現代人們容易自我定位錯亂，迷失自我。
為了應對這種變動，他認為教育的核心任務應該是幫助學生進行自我探索與定位，探索自我價值觀，建立自我人格。人的想法和人格並非純粹內生，而是受到外部環境和參考資料的影響而形成。只有當學生能夠更快地了解自己與環境時，才能更有效地適應這些變化。
因此，社會對教育的觀念也需要隨之改變，應更加重視思考能力和人文素養的培養，而非僅僅追求分數或知識的學習。建立解決問題的思考框架，而非僅依賴AI提供的知識，將成為未來AI時代最重要的軟實力。
他也提及我們應謹慎使用AI功能，以確保能從中受益而不是依賴。
正確使用AI的例子：輔助學習
在完成英文創意寫作後，可以使用AI工具（如Grammarly、ChatGPT）來檢查文法錯誤。這種使用方式能夠幫助學生識別和理解自己在語言使用上的錯誤，進一步辨認出自己需要調整的地方，提高語言能力。學生完成寫作後，將其提交給AI 檢查，然後將AI指出的錯誤列出並理解這些錯誤的原因，再進一步請教師解釋和指導。接下來，學生按照對自己現況能力的新了解而更有針對性的進行下一步的成長，方能達到提高能力的目標。
正確使用AI－輔助學習指令：
請檢查這篇英文文章的文法錯誤，並列出有哪些錯誤及其原因。我想學習並了解我的寫作問題，從而改進我的英文能力。以下是我的文章內容：[ 在此貼上文章內容]
不正確使用AI的例子：完全依賴翻譯工具
在創意寫作時，直接使用Google翻譯將中文文本轉換為英文，然後將這些翻譯結果提交作為作業。這種做法完全沒有涉及到發自於學生本身的任何自主思考，錯失了練習英文的機會，沒有達到學習的目的，反而浪費了時間和資源，變成老師根本就是批改電腦生成內容的滑稽景象，也可能誤創造出學生有在學習的假象。
不正確使用AI－完全依賴工具：
我有一篇中文文章，請你將其翻譯成英文，並確保翻譯後的結果看起來像是創意寫作，能直接提交作為作業。以下是文章內容：[ 在此貼上文章內容]
4步驟用ChatGPT訓練解決問題的思考框架
從上面的範例我們可以知道，我們並不是要完全依賴AI替我們工作，而是將其視為一個強大的輔助工具，在我們的指導下，共同完成目標。我們可以將AI視為自己的下屬，而自己則是主管，負責引導、審視並做出最終決策。
1. 明確定義問題與期待結果
首先，我們需要清晰地定義問題，了解自己想獲得的結果，並附上相關參考資訊，為AI提供明確的指示。就像一位主管在下達任務時，需要讓下屬明確理解工作要求和目標。這樣，AI才能根據我們的指引生成符合預期的結果。
【市場分析報告】指令範例：
我需要生成一份有關市場分析的報告，目標是瞭解我們的新產品在台灣不同市場中的潛力。產品資訊：辣木籽（維持健康 促進新陳代謝 調節生理機能），印度稱其為【奇蹟之樹】，來自印度的超級食物，風靡全球 營養價值高
2. 重視問答過程並在過程中做思考
在這個過程中，我們扮演的角色不僅僅是提出問題，更重要的是評估AI的回應。當AI生成回應後，我們需要像主管審閱報告一樣，仔細檢查其中的邏輯和合理性。對於發現的任何不合理之處，我們要進一步探詢或查證，確保最終的結果是準確可靠的。
【客群分析】指令範例：
以這三種不同客群來說，在行銷包裝上分別要注意什麼？中老年人、關注健康的年輕專業人士、重視養生的族群
3. 根據反饋一步一步探索你要的目標
此外，我們應該善用AI提供的反饋，逐步逼近我們的最終目標。這就像在管理一個專案時，我們根據進展情況進行調整和最佳化，最終達成預期的成果。這種持續的互動和調整，是確保AI能夠有效協助我們解決問題的關鍵。
【行銷策略】指令範例：
有沒有一種行銷可同時打中這三種族群？
4. 快速測試及驗證回應
在利用AI解決問題的過程中，我們需要對AI回應的內容進行驗證。透過一來一回的過程，我們能從中學習到我們原本不知道的東西，並產生最終品質更好的結果。這不僅能提高我們的工作效率，也能讓我們從過程中學習，增強我們處理跨領域問題的能力，讓我們透過AI來提升工作能力及效率。
【行銷管道】指令範例：
中老年使用部落客推薦會有用嗎？有推薦管道嗎？
這時我們就可以去Google搜尋其他保健食品與醫生或健康專家合作做推薦的案例（可以使用Perplexity或Felo Search去搜尋相關文章），並評估可行性和過往的成效。我們可以將搜尋到的資料再貼回ChatGPT，幫助ChatGPT有更多符合我們需求的相關知識，並提供更好的後續回應。
節錄自：博碩文化《AI職場超神助手：ChatGPT與生成式AI一鍵搞定工作難題／張可佳（Claire Chang） 著 》
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【104 talks】必學的聰明工作術!-從邏輯思維到工具應用，全面提升工作效能｜2/20 線上免費直播
文／104人資市集
「104 talks」致力於協助職場人士的知識學習與能力提升
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講者及主題介紹
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★掌握時間成本，創造高效任務管理策略- 主講人 : 曾正文 | PMP 國際專案管理師
★用AI方法徹底改造工作，輕鬆成為效率達人！- 主講人 : 林尚能 | 企業經營顧問
★這輩子免學Excel公式，用AI全部解決 - 主講人 : 吳承穎 | 查特普拉斯管理顧問有限公司 共同創辦人
講座資訊：
講座時間：2025/2/20（四）13:30~15:00
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用ChatGPT等生成式AI，該怎麼問才能得到高品質回答？不知從何問起，或許可以參考OpenAI推出的「Prompt Packs」（提示詞懶人包），這套免費資源提供專為各種職場角色設計的提示詞範本，本文整理相關提示詞懶人包及使用情境，包括萬用的會議紀錄整理、專業電子郵件撰寫、評估問題解決方案等，超實用快收藏！
文／《104職場力》
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使用時直接找到適合的情境，複製提示詞，並記得將括號（[ＯＯ]、【ＯＯ】）中的內容替換為自己的實際情境或資料，貼入ChatGPT或Gemini等AI工具就可以馬上運用。
以「總結會議記錄」情境為例，複製下方提示詞之後，加入實際狀況如：
將以下非正式、粗略的會議筆記整理成重點摘要。分類整理：關鍵決策、下一步行動、責任歸屬。筆記：【行銷建議等 onboarding 教學素材準備好再對外公告功能。工程團隊確認核心功能已穩定，但還需要再進行一次資安檢視。產品端同意調整上線檢查清單，並會在下週三前分享更新版本。另外也討論到客服培訓要在上線前還是上線後進行，但目前尚未做出結論。】
ChatGPT就會快速歸納會議紀錄總結：
以下《104職場力》同步整理精選OpenAI「Prompt Packs」提示詞，以及中文版本提示詞提供參考，可以複製提示詞或者點擊文中的「到ChatGPT試試！」直接前往ChatGPT使用。這組提示詞不限定AI工具，複製起來可以在自己偏好的AI工具運用喔！
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OpenAI Academy推出一系列提示詞懶人包
各職位都能用的職場提示詞 ChatGPT for any role
「ChatGPT for any role」是利用AI來處理日常工作中的行政、溝通和決策任務的提示詞。包括4大類型：「溝通與寫作」包括專業郵件撰寫、針對受眾調整訊息、摘要郵件等；「會議與協作」包括建立會議議程、整理會議紀錄、準備提問等；「問題解決與決策」則是專注於邏輯分析與評估方案；「組織與生產力」則是幫助使用者更有效的規劃時間與處理長篇資訊。
1. 溝通與寫作
ChatGPT可協助撰寫草稿、修飾文案，並調整日常職場溝通內容：
用途情境提示詞中文提示詞寫專業電子郵件 Write a professional email to [recipient]. The email is about [topic] and should be polite, clear, and concise. Provide a subject line and a short closing.（到ChatGPT試試！）寫一封專業工作郵件給【收件人】。內容是【主題】，語氣需禮貌、清楚且簡潔。請提供合適的郵件主旨，並附上簡短結尾。（到ChatGPT試試！）改寫成更好理解的的內容Rewrite the following text so it is easier to understand. The text will be used in a professional setting. Ensure the tone is clear, respectful, and concise. Text: [paste text].（到ChatGPT試試！）改寫以下文字，讓內容更容易理解。這段文字將用於專業職場溝通情境，請確保語氣清楚、尊重且簡潔。文字：【貼上原始文字】（到ChatGPT試試！）根據受眾調整訊息內容Reframe this message for [audience type: executives, peers, or customers]. The message was originally written for [context]. Adjust tone, word choice, and style to fit the intended audience. Text: [paste text].（到ChatGPT試試！）將以下訊息改寫成適合【受眾：主管／同儕／客戶】閱讀的版本。這段訊息原是寫給【情境】，調整語氣、用字與表達方式，使內容更符合受眾。文字：【貼上原始文字】（到ChatGPT試試！）草擬會議邀請Draft a meeting invitation for a session about [topic]. The meeting will include [attendees/roles] and should outline agenda items, goals, and preparation required. Provide the text in calendar-invite format.（到ChatGPT試試！）撰寫一則會議邀請內容，主題為【主題】。與會者包含【參與者／角色】，清楚列出會議議程、目標，及事前準備事項。以「行事曆會議邀請」格式輸出內容。（到ChatGPT試試！）總結長郵件討論串Summarize this email thread into a short recap. The thread includes several back-and-forth messages. Highlight key decisions, action items, and open questions. Email: [paste text].（到ChatGPT試試！）將以下電子郵件往返內容，整理成簡短重點摘要。郵件串包含多次來回討論，請標示關鍵決策、行動事項及未決問題。電子郵件：【貼上原始郵件內容】（到ChatGPT試試！）
2. 會議與協作
用途情境提示詞中文提示詞建立會議議程Create a structured agenda for a meeting about [topic]. The meeting will last [time] and include [attendees]. Break the agenda into sections with time estimates and goals for each section.（到ChatGPT試試！）為關於【主題】的會議規劃結構化議程。會議時長為【時間】，與會者包含【參與人員】。將議程分段，並設定每段預計時間與目標。（到ChatGPT試試！）總結會議記錄Summarize these meeting notes into a structured recap. The notes are rough and informal. Organize them into categories: key decisions, next steps, and responsibilities. Notes: [paste text].（到ChatGPT試試！）將以下非正式、粗略的會議筆記整理成重點摘要。分類整理：關鍵決策、下一步行動、責任歸屬。筆記：【貼上原始內容】（到ChatGPT試試！）建立行動項目清單Turn the following meeting notes into a clean task list. The tasks should be grouped by owner and include deadlines if mentioned. Notes: [paste text].（到ChatGPT試試！）將以下會議紀錄整理成清楚的任務清單。依照負責人進行分組，並在有提及時標示截止日期。筆記：【貼上原始內容】（到ChatGPT試試！）準備會議提問Suggest thoughtful questions to ask in a meeting about [topic]. The purpose of the meeting is [purpose]. Provide a list of at least 5 questions that show preparation and insight.（到ChatGPT試試！）針對【主題】會議準備關鍵提問，會議目的是【目的】。至少提供5個問題，展現出事前準備與洞察。（到ChatGPT試試！）撰寫追蹤信件Write a professional follow-up email after a meeting about [topic]. Include a recap of key points, assigned responsibilities, and next steps with deadlines. Use a clear and polite tone.（到ChatGPT試試！）撰寫一封【主題】會議的專業會後進度追蹤郵件。內容需包含重點摘要、責任分配、下一步及截止日期。使用清楚且禮貌的語氣。（到ChatGPT試試！）
3. 問題解決與決策
用途情境提示詞中文提示詞找出根本原因Analyze the following workplace issue: [describe issue]. The context is that the problem has occurred multiple times. Identify possible root causes and suggest questions to confirm them.（到ChatGPT試試！）分析以下職場問題：【描述問題】。此問題已多次發生。找出可能的根本原因，並提出問題來驗證這些原因。（到ChatGPT試試！）比較方案Compare the following two or more possible solutions: [list options]. The decision needs to be made in [timeframe]. Evaluate pros, cons, and potential risks for each option.（到ChatGPT試試！）比較以下幾個可能的解決方案：【列出方案選項】。決策需要在【時間範圍】內完成。分別評估每個方案的優點、缺點及潛在風險。（到ChatGPT試試！）決策準則Help define clear decision-making criteria for [describe decision]. The context is that multiple stakeholders are involved. Provide a short list of weighted criteria to guide the choice.（到ChatGPT試試！）為【描述決策】制定清晰的決策準則，決策涉及多個利害關係人。提供一份簡要的加權評估標準清單，以協助做出選擇。（到ChatGPT試試！）潛在風險評估Assess the potential risks of the following plan: [describe plan]. The plan is set to start on [date]. List risks by likelihood and impact, and suggest mitigation strategies.（到ChatGPT試試！）評估以下計畫的潛在風險：【描述計畫】。計畫預計於【日期】啟動。依照可能性與影響程度列出風險，並提出緩解策略。（到ChatGPT試試！）建議最佳方案Based on the following background: [describe situation and options], recommend the most suitable option. Explain your reasoning clearly and suggest first steps for implementation.（到ChatGPT試試！）根據以下背景資訊，推薦最適合的方案。清楚說明判斷理由，並提出可實施的第一步做法。背景：【描述情況和備選方案】（到ChatGPT試試！）
4. 組織與生產力
用途情境提示詞中文提示詞每日任務排序Create a prioritized to-do list from the following tasks: [paste tasks]. The context is a typical workday with limited time. Suggest which tasks should be done first and why.（到ChatGPT試試！）根據以下任務，整理一份有優先順序的待辦清單：【提供任務】。場景是時間有限的典型工作日，說明哪些任務應該優先完成，並解釋原因。（到ChatGPT試試！）建立週計畫Build a weekly work plan for [describe role or situation]. The week includes deadlines, meetings, and individual focus time. Provide a balanced schedule with recommended priorities.（到ChatGPT試試！）為【描述角色或情境】規劃一週工作計畫。包含截止日期、會議，及需要保留的個人專注時間。提供平衡的日程安排，並建議優先事項。（到ChatGPT試試！）總結長文件Summarize the following document into 5 key points and 3 recommended actions. The document is [type: report, plan, or notes]. Keep the summary concise and professional. Text: [paste document].（到ChatGPT試試！）將以下文件總結出「5個重點摘要」與「3項建議行動」。文件類型是【報告／計畫／筆記】，需保持內容精簡且專業。文字：【貼上文件】（到ChatGPT試試！）腦力激盪解決方案Brainstorm potential solutions to the following workplace challenge: [describe challenge]. Provide at least 5 varied ideas, noting pros and cons for each.（到ChatGPT試試！）針對以下職場挑戰，發想可能的解決方案：【描述挑戰】。至少提出5種不同方案，並列出每個方案的優缺點。（到ChatGPT試試！）撰寫專案更新Draft a short project update for stakeholders. The project is [describe project]. Include progress made, current blockers, and next steps. Write in a professional, concise style.（到ChatGPT試試！）為利害關係人撰寫簡短的專案進度更新。專案為【專案描述】，包括目前進度、阻礙與後續行動。以專業、精簡的風格撰寫。（到ChatGPT試試！）
給不同工作者的提示詞：業務、IT、產品經理、工程師…
其他針對各個專業領域設計的提示詞，內容涵蓋人力資源、IT、行銷、工程、銷售、產品管理、客戶成功及高階主管等多元角色，內容都列出了具體的應用場景，例如撰寫專業文案、市場研究、分析數據趨勢及產出視覺圖表等，可以搭配使用：
業務銷售 ChatGPT for sales >>IT人員 ChatGPT for IT >>客戶關係 ChatGPT for customer success >>管理職 ChatGPT for managers >>產品經理 ChatGPT for product >>高階主管 ChatGPT for executives >>工程師 ChatGPT for engineers >>財務 ChatGPT for finance >>人資 ChatGPT for HR >>行銷 ChatGPT for marketing >>
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