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林尚能

執行長

10/06 12:06

進項發票還在手動輸入？AI 進項發票管理系統推薦與費用說明
【誰適合使用】
情境一：一家餐飲公司每個月有數百張食材與耗材的進項發票，由一位會計負責輸入。使用AI 進項發票管理系統後，門市人員收到發票就先拍照上傳，會計改為檢視辨識結果與科目，申報前的趕工情況減少。
情境二：一間貿易公司曾發生同一張發票重複入帳的狀況。有了重複偵測之後，系統會先提出警示，再由會計確認是否為同一筆。
發票量多的餐飲、零售、製造與貿易業，以及由少數人兼辦會計的小型公司，都值得評估。
【這套系統在解決什麼】
每兩個月一次的營業稅申報前，會計桌上總是堆著一疊等待輸入的進項發票。AI 進項發票管理系統利用 OCR 辨識發票內容，協助整理資料、自動歸檔與入帳，把逐張輸入的工作改為由人複核。
管理王官網把這項功能定位為協助會計人員處理進項發票流程的 AI 助手，並與採購、會計模組相互串接。
【主要功能】
拍照辨識：拍下發票後，AI 以 OCR 辨識買方統編、賣方統編、發票日期、發票號碼、品名、金額與稅額。
會計科目歸類：系統預設三十多個會計科目，會自動對應分類，並納入營業稅申報所需的資料。
電子發票勾稽：官網說明可與財政部電子發票平台勾稽並取得資料，電子發票不必手動輸入。
風險與重複把關：自動偵測重複的發票，並標記查不到統編的廠商與超出常規的異常金額。
原檔歸檔與申報前檢查：每張發票的原檔完整歸檔於雲端，申報前並檢查資料是否完整。
採購與會計串接：向前可與採購單、收貨單進行比對，向後則連接記帳憑證的產生。
【三種做法的比較】
比較之前，先釐清自己要解決的是單一環節，還是整條流程。如果只是單一環節，單點工具通常就足夠；如果希望資料能往前往後串接，整合平台會比較省事；若公司有特殊規則且具備開發能力，自建也是選項，只是要把維護人力算進去。這是進行AI 進項發票管理系統比較時最基本的三種分類。
挑選AI 進項發票管理系統時，可以實際測試手開發票與感熱紙發票的辨識結果，並確認是否能偵測重複、是否保留原檔，以及能否與既有的會計或採購流程銜接。辨識後的金額與稅額仍應由會計人員複核。
另外提醒，功能清單越長不代表越合用。試用期間不妨只鎖定兩三個最在意的情境，請實際使用的同事操作一輪，並記下花費的時間與遇到的問題。同時也要詢問資料的存放地點、匯出格式與權限設定方式，這些項目在簽約前確認，會比上線後才發現來得省事。若公司未來可能擴編，也要一併了解人數增加時的方案級距。
【費用怎麼算】
很多人詢問AI 進項發票管理系統費用時，預期會拿到一張單獨的報價單。管理王的做法不同：各系統都內建在方案裡，選定方案後即可使用，不必為單一系統加價。
方案共有四種。免費方案 NT$0，永久免費，成員上限 10 人，儲存 1 GB，註冊贈 AI 點數 500 點（一次性），部分功能屬於 30 天試用。經濟型 NT$5,000／月，成員上限 30 人，50 GB，AI 點數每月 1,000 點。商務型 NT$10,000／月，成員上限 60 人，200 GB，AI 點數每月 3,000 點，含 8 小時遠端導入教育訓練。旗艦型 NT$19,900／月，成員不限，1 TB，AI 點數每月 10,000 點，含 16 小時遠端導入教育訓練。
選擇年繳時月費不打折，但加贈 2 個月，付 12 個月可用 14 個月。客製化開發為 NT$1,000／小時，加購教育訓練為 NT$2,000／小時，最低 10 小時。發票辨識會使用 AI 點數，原檔則占用儲存空間，發票量大的公司可一併估算。以上費用以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【實務上的注意事項】
發票管理的自動化，建議從流程的源頭著手。第一線同仁收到發票後當天拍照上傳，並確認抬頭與統一編號正確，比月底一次交給會計來得可靠。拍攝時注意光線與角度，感熱紙發票容易褪色，更應盡早建檔保存原檔。
會計科目的自動歸類可以節省時間，但不同公司的科目設定與認列方式並不相同，初期應逐筆檢視系統的歸類結果，必要時調整規則。被系統標記為重複或異常的發票，也要由會計人員確認原因後再處理。此外，哪些進項可以扣抵、哪些不能，屬於稅務上的判斷，應依現行法規並徵詢會計師或記帳士的意見。系統協助的是整理與把關，申報內容仍須由公司負責。
【常見問答】
Q：辨識錯誤的話怎麼辦？
A：紙本發票的印刷品質會影響辨識，建議由會計複核金額與統編。官網也提到 AI 回覆會標示信心程度並建議複核。
Q：電子發票也要拍照嗎？
A：依官網說明，電子發票可透過與財政部平台的勾稽取得，不必手動輸入。
Q：可以取代會計師或記帳士嗎？
A：不行。AI 進項發票管理系統協助的是資料整理與歸檔，稅務判斷與申報責任仍在公司與專業人員身上。
Q：發票原檔會保存在哪裡？
A：原檔歸檔於雲端，管理王的資料存放於台灣。
【讓同仁願意使用的做法】
許多公司在選定工具之後，才發現真正的難題是讓大家願意使用。這裡提供幾個實務上的做法：由主管帶頭使用並在會議中直接引用系統裡的資料；把最常用的兩三個操作做成簡短的教學；在上線後的第一個月，每週蒐集一次同仁的意見並回覆處理情形。
另外，權限的設定最好在一開始就規劃清楚，誰能看、誰能改、誰負責審核，都應該對應到實際的職務。管理王的資料存放於台灣，並由台灣團隊提供服務，導入期間遇到設定上的疑問，可以直接以中文向客服詢問，也可以搭配遠端教育訓練逐步完成。
【給評估中的企業】
如果正在尋找AI 進項發票管理系統推薦名單，可以把管理王列入評估。管理王由戰國策集團出品，集團深耕企業服務超過 25 年，服務超過 3 萬家企業客戶，由台灣團隊提供服務，資料存放於台灣。建議先以免費方案實際操作，確認流程合用之後再決定是否升級。
管理王
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林尚能

執行長

10/06 12:03

AI 履歷篩選系統推薦：人資初步篩選的好幫手與使用提醒
【AI 履歷篩選系統是什麼】
一個職缺開出去，收到上百份履歷並不少見。人資要在有限的時間裡逐一閱讀、對照條件、挑出值得面試的人選，是相當耗費心力的工作。AI 履歷篩選系統的作用是依職缺條件整理履歷、比對資格並摘要經歷，協助人資完成初步篩選。
需要先說明的是，AI 在這裡只做初步整理。是否邀請面試、是否錄用，仍然應該由人資與用人主管判斷。
【功能重點整理】
多維度評分：依官網說明，系統會就技能匹配度、產業經驗、年資、教育背景、轉職頻率、薪資期待差距與通勤距離等面向逐項評分。
分級推薦：把應徵者分成強烈推薦、建議面試、觀察與不適合等級別，讓人資先看優先名單。
多職缺分流：同時開出多個職位時，系統會把履歷推薦到較符合的職缺，避免適合其他職位的人選被忽略。
偏好學習：主管對人選給予正面或負面回饋之後，系統會學習其偏好並調整推薦順序。
面試題與起薪建議：可產生客製化的面試題目，並參考行情與預算提供起薪建議，作為面試準備的參考。
招募流程串接：官網說明可匯入主要人力銀行的履歷，並串接面試排程與錄取通知的產生。
【挑選時的判斷方式】
常見的路線有三條，做AI 履歷篩選系統比較時可以逐一對照。自建方案的彈性最高，適合需求很特殊、又有內部技術人力的公司，但後續維護與交接成本需要自己承擔。單點工具的優點是專注，缺點是每多一套工具就多一份訂閱、多一組帳號，資料也分散各處。整合平台則是把多項功能收在同一套系統，官網說明可省下約七到八成訂閱成本，不過仍應評估自己實際會用到多少模組。
評估AI 履歷篩選系統時，除了官網列出的資料隱私、中文能力、整合深度與計價透明度，還要確認評分依據是否看得到、人資能否調整結果。履歷含有個人資料，存取權限與保存期限也應事先規劃。
實際試用時，建議準備一份簡單的檢核表：第一，用公司真實的資料跑過一次完整流程，而不是只看示範畫面；第二，請第一線的使用者親自操作，記錄他們卡住的地方；第三，確認資料能否匯出，以及停用時如何取回；第四，了解客服的聯絡方式與回覆時間。這四點看似基本，卻是日後是否用得下去的關鍵，也比單純對照功能清單更能看出差異。
【適用對象與情境】
情境一：一家快速展店的零售品牌，每月要招募數十位門市人員，只有兩位人資負責。使用AI 履歷篩選系統後，履歷先由系統依職缺條件整理與分級，人資把時間用在聯繫與面談。
情境二：一間科技公司同時開出工程、產品與業務職缺，投遞的履歷常常互相重疊。系統協助分流之後，各用人主管只需要檢視與自己職缺相關的名單與摘要。
這類工具適合招募量大、人資人力有限，或用人主管沒有時間逐份閱讀履歷的公司。
【方案與費用】
管理王採方案制，AI 履歷篩選系統內建於方案之中，不需要為單一系統另外付費。免費方案為 NT$0、永久免費，成員上限 10 人、儲存空間 1 GB，註冊時贈送一次性的 AI 點數 500 點，部分功能為 30 天試用。經濟型每月 NT$5,000，成員上限 30 人、50 GB、每月 AI 點數 1,000 點。商務型每月 NT$10,000，成員上限 60 人、200 GB、每月 AI 點數 3,000 點，並含 8 小時遠端導入教育訓練。旗艦型每月 NT$19,900，成員不限、1 TB、每月 AI 點數 10,000 點，含 16 小時遠端導入教育訓練。
年繳的月費不打折，但會加贈 2 個月，等於付 12 個月使用 14 個月。若有特殊流程需要調整，客製化開發以每小時 NT$1,000 計價；需要更多陪跑時，可加購教育訓練，每小時 NT$2,000，最低 10 小時。履歷的分析與摘要會使用 AI 點數，招募量大的月份可留意點數用量。談到AI 履歷篩選系統費用，建議把人數、儲存量與 AI 用量一起估算，實際金額與方案內容以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【使用上的提醒】
使用 AI 協助篩選履歷，最需要留意的是公平與透明。職缺條件應以工作所需的能力與經驗為主，不要把性別、年齡、婚姻狀況等與工作無關的項目作為篩選依據，以免違反就業相關法規。系統提供的偏好學習功能雖然方便，但也可能把主管的個人習慣放大，建議定期檢視被排除的履歷，確認沒有錯失合適的人選。
分數與分級只是排序的參考。對於分數接近門檻的應徵者，人資仍應閱讀原始履歷；起薪建議與面試題目也只是準備面談的素材，最後仍須依公司的薪資制度與面談結果決定。應徵者的履歷屬於個人資料，未錄取者的資料保存多久、由誰可以查閱，都應訂出規則並確實執行。
【導入前常被問到的事】
Q：AI 可以直接決定錄取誰嗎？
A：不建議，也不應該。AI 僅作初步整理與排序，錄用決定仍由人資與主管判斷，被列為不適合的履歷也建議抽樣複查。
Q：AI 的評分會不會有偏差？
A：有可能。評分取決於職缺條件的設定與過去的回饋，建議定期檢視篩選結果，避免把與工作能力無關的條件納入。
Q：應徵者的資料安全嗎？
A：官網說明上傳的文件不會用於模型訓練，資料存放於台灣。公司仍應依個資法告知應徵者資料的用途。
Q：AI 履歷篩選系統能產生面試題目嗎？
A：可以，系統會依職缺與履歷內容提供題目建議，面試官可再自行增刪。
【上線前後的準備】
系統上線不等於流程改變。比較穩妥的做法，是先盤點現行流程裡哪些步驟最耗時、最容易出錯，再決定要讓系統接手哪一段。開始時不必追求一次到位，選定一個具體的目標，例如減少重複輸入或縮短回覆時間，運作一到兩個月後再檢視成果。
過程中有兩件事值得留意。其一是舊資料的整理，匯入之前先清掉重複與過期的內容，後續才不會越用越亂。其二是同仁的使用習慣，初期可以保留舊做法並行一小段時間，等大家熟悉後再完全切換。需要協助時，可以利用方案所附或加購的教育訓練時數。
【推薦與聯絡資訊】
AI 履歷篩選系統推薦與否，最後仍要回到公司自己的流程來判斷。若希望由熟悉在地企業的團隊協助，管理王是可以考慮的選項：戰國策集團出品，深耕企業服務超過 25 年，服務超過 3 萬家企業客戶，台灣團隊服務，資料存放於台灣。歡迎先以免費方案體驗，再與顧問討論適合的方案。
管理王
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林尚能

執行長

10/06 12:00

展會後名片堆成山？AI 名片管理系統推薦、功能與費用解析
【這套系統在解決什麼】
展覽結束後帶回來的一疊名片，最後有多少真的輸入了系統，很多業務主管心裡都有數。AI 名片管理系統以 AI 辨識名片上的資料，省去人工輸入的步驟，並讓聯絡人直接成為 CRM 裡可以追蹤的客戶資料。
它處理的不只是辨識本身，還包括辨識之後的分類、歸戶與後續跟進，以及以 QR 數位名片把自己的聯絡方式交給對方。
【適用對象與情境】
情境一：一家機械零件商每年參加數場展覽，過去名片由助理在展後一張一張輸入，常常拖上兩週。改用AI 名片管理系統後，業務在現場連拍，當天聯絡人就進入客戶資料庫，並依展覽名稱加上標籤。
情境二：一位經常參加商務聚會的顧問，習慣出示 QR 數位名片讓對方掃描，自己收到的紙本名片則當場拍照建檔，回到辦公室後再安排聯繫。
業務團隊、經常參展的製造業與貿易商，以及人脈往來頻繁的專業服務業，是主要的使用族群。
【功能重點整理】
快速辨識建檔：官網說明 AI 可在約三秒內辨識公司名稱、姓名、職稱、市話、手機、Email、地址與網址等欄位，並建檔進 CRM 客戶資料庫。
多語與版型支援：支援繁體中文、簡體中文、英文與日文名片，直式、橫式、雙面與特殊設計的版型都可處理。
同公司自動歸戶：同一家公司的不同聯絡人，會歸在同一筆客戶之下，成為多個聯絡窗口。
展場連拍：針對一次收到大量名片的場合，提供連續拍照的模式。
原圖保存與標準輸出：名片原圖會保留供日後查閱，並支援以 vCard 標準格式匯出；聯絡人可用標籤分類，也可透過 QR 數位名片交換資料。
串接後續追蹤：從拍照、建檔、指派給業務到後續追蹤，可以在同一套流程裡完成。
【挑選時的判斷方式】
做AI 名片管理系統比較時，市面上的做法大致分成三類。第一類是自行建置，用試算表、通訊軟體加上人工彙整，初期幾乎沒有支出，但規則都存在承辦人的腦中，人員異動時容易中斷。第二類是單點工具，功能專精、上手快，不過資料停在工具裡，要和其他系統對接時，往往得靠人工匯出匯入或另外付整合費用。第三類是整合平台，把相關模組放在同一個帳號下，資料自然互通，代價是導入時需要花時間整理既有流程。
三種做法沒有絕對的優劣，重點在於公司目前的規模與痛點。評估AI 名片管理系統時，可以實際拿幾張版型複雜的名片測試辨識結果，再確認是否能匯出 vCard、是否保留原圖，以及建檔後能否直接指派與追蹤。官網列出的資料隱私與計價透明度同樣值得留意。
在做決定之前，還有幾個問題值得問清楚：系統是否有繁體中文介面與在地客服、手機上是否能完成主要操作、資料存放在哪裡、日後人數成長時費用如何變化。把這些答案和試用心得放在一起評估，通常會比只看價格或只看功能更接近實際需要。若內部意見不一，可以請使用部門與管理部門各自列出最在意的三點，再一起討論。
【常見問答】
Q：辨識結果一定正確嗎？
A：手寫註記、反光或特殊字體都可能影響辨識，建議建檔後快速核對重要欄位。原圖會保留，方便事後對照。
Q：可以匯出到手機通訊錄嗎？
A：支援 vCard 標準格式輸出，可匯入多數通訊錄工具。
Q：名片資料會被用來訓練 AI 嗎？
A：官網說明上傳的文件與客戶資料不會用於模型訓練。
Q：AI 名片管理系統需要另外購買嗎？
A：不需要，它內建於管理王的方案之中，辨識時會使用 AI 點數。
【容易忽略的細節】
名片資料要發揮價值，重點在建檔之後的動作。建議在拍照建檔的同時就加上標籤，例如來源活動、產品興趣與優先程度，日後才能依條件篩選名單。展覽期間可以約定當天收到的名片當天處理完畢，並在幾天之內完成第一次聯繫，否則對方的印象很快就會淡去。
資料的歸屬也要先講清楚。名片進入公司的 CRM 之後屬於公司的客戶資料，由誰負責跟進、離職時如何移交，應該有一致的做法。另外，名片上的個人資料應僅用於業務聯繫，寄送電子報或行銷訊息之前，建議取得對方同意。數位名片的內容則應由公司統一格式，維持對外形象的一致。
【方案與費用】
先說結論：這套系統不單獨收費，而是包含在管理王的方案內。評估AI 名片管理系統費用時，可以依公司人數對照下列級距。
十人以內的團隊可先用免費方案，NT$0 且永久免費，儲存 1 GB，註冊時贈送 AI 點數 500 點（一次性），部分功能為 30 天試用。三十人以內適合經濟型，每月 NT$5,000，儲存 50 GB，每月 AI 點數 1,000 點。六十人以內可看商務型，每月 NT$10,000，儲存 200 GB，每月 AI 點數 3,000 點，並附 8 小時遠端導入教育訓練。人數更多或不想受限時選旗艦型，每月 NT$19,900，成員不限，儲存 1 TB，每月 AI 點數 10,000 點，附 16 小時遠端導入教育訓練。
年繳方案的月費不打折，改以加贈 2 個月的方式回饋，付 12 個月用 14 個月。另有客製化開發（NT$1,000／小時）與加購教育訓練（NT$2,000／小時，最低 10 小時）可選。名片建檔後會計入 CRM 筆數，經濟型為 5,000 筆、商務型為 30,000 筆、旗艦型無限。所有數字以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【導入步驟建議】
導入的節奏建議分成三個階段。第一階段先由一個部門或一家分店試行，範圍小，問題也比較容易被看見。第二階段依試行期間的回饋調整欄位、權限與通知方式，並把操作步驟整理成一頁的簡易說明。第三階段才推廣到全公司，同時指定一位窗口負責回答同事的問題。
管理王的商務型與旗艦型方案附有遠端導入教育訓練，可以把這些時數安排在第一與第二階段，讓種子人員先熟悉，再由他們帶動其他同事。若公司已有固定的作業方式，也可以在這個階段評估是否需要客製化調整。
【下一步建議】
整體來看，AI 名片管理系統推薦的方向是先求合用、再求完整。管理王是戰國策集團出品的企業管理平台，集團深耕企業服務超過 25 年，累積服務超過 3 萬家企業客戶，台灣團隊支援，資料存放於台灣。有興趣的企業可以先註冊免費方案試用，或來電洽詢導入方式。
管理王
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林尚能

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10/06 11:56

企業知識管理系統推薦與比較：文件保存、分類與經驗傳承
【誰適合使用】
情境一：一家連鎖門市的總部，過去用通訊群組發送作業手冊，各店拿到的版本不一。改以共享資料夾統一發放、依職務設定權限之後，文件更新一次，各店看到的就是同一版。
情境二：一間工程公司的專案經驗多半留在個別主管手上。公司要求每個專案結案時，把檢討紀錄與常用表單放進固定的資料夾分類，新任專案經理接手時便有前例可以參考。
這類做法適合正在面臨資深人員退休、分店擴張，或文件版本混亂的企業。
【這套系統在解決什麼】
資深同事離職的那一天，公司常常才發現許多做法只存在他的電腦和記憶裡。企業知識管理系統處理的是比「找檔案」更根本的問題：把文件、作業流程與工作經驗集中保存，分類清楚，並且讓後來的人能夠接手。
管理王目前沒有以此為名的單一功能頁，本文依官網的雲端硬碟與 AI 知識庫兩項功能說明，整理企業可以如何用它們建立知識管理的基礎。
【主要功能】
集中保存：雲端硬碟把散落在個人電腦、隨身碟與信件附件裡的重要檔案，收攏到一個可共享、可控管的空間，支援資料夾分層與批次上傳。
分類與查找：以資料夾結構整理部門、專案與流程文件；搭配 AI 知識庫時，員工也可以用提問的方式查詢，答案會附上引用的文件。
版本與還原：保留檔案的歷史版本，誤刪的檔案可以從垃圾桶還原，避免流程文件被覆蓋之後無法回溯。
權限與稽核：依成員與部門設定存取權限，存取軌跡有紀錄可查；員工離職時可以收回權限。
線上預覽與分享：圖片、PDF 與文件可直接在線上瀏覽，也可以產生分享連結並控制分享範圍。
內容維護提醒：AI 知識庫會標記超過一年未更新的文件，提醒負責人檢視內容是否仍然適用。
【方案與費用】
很多人詢問企業知識管理系統費用時，預期會拿到一張單獨的報價單。管理王的做法不同：各系統都內建在方案裡，選定方案後即可使用，不必為單一系統加價。
方案共有四種。免費方案 NT$0，永久免費，成員上限 10 人，儲存 1 GB，註冊贈 AI 點數 500 點（一次性），部分功能屬於 30 天試用。經濟型 NT$5,000／月，成員上限 30 人，50 GB，AI 點數每月 1,000 點。商務型 NT$10,000／月，成員上限 60 人，200 GB，AI 點數每月 3,000 點，含 8 小時遠端導入教育訓練。旗艦型 NT$19,900／月，成員不限，1 TB，AI 點數每月 10,000 點，含 16 小時遠端導入教育訓練。
選擇年繳時月費不打折，但加贈 2 個月，付 12 個月可用 14 個月。客製化開發為 NT$1,000／小時，加購教育訓練為 NT$2,000／小時，最低 10 小時。知識文件會占用儲存空間，文件量大的公司可優先比較各方案的容量。以上費用以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【挑選時的判斷方式】
比較之前，先釐清自己要解決的是單一環節，還是整條流程。如果只是單一環節，單點工具通常就足夠；如果希望資料能往前往後串接，整合平台會比較省事；若公司有特殊規則且具備開發能力，自建也是選項，只是要把維護人力算進去。這是進行企業知識管理系統比較時最基本的三種分類。
挑選企業知識管理系統時，可以參考官網對雲端硬碟列出的檢視項目：容量與單檔上限、權限控管的精細度、版本與救回機制、線上預覽支援，以及資料安全與離職控管。除此之外，也建議先訂出分類規則與每類文件的負責人，工具才能發揮作用。
另外提醒，功能清單越長不代表越合用。試用期間不妨只鎖定兩三個最在意的情境，請實際使用的同事操作一輪，並記下花費的時間與遇到的問題。同時也要詢問資料的存放地點、匯出格式與權限設定方式，這些項目在簽約前確認，會比上線後才發現來得省事。若公司未來可能擴編，也要一併了解人數增加時的方案級距。
【實務上的注意事項】
知識管理能否持續，關鍵通常不在工具，而在規則。建議先訂出三件事：分類架構、命名方式與負責人。分類不宜太細，以部門、流程與專案三個層次開始即可；檔名加上日期或版本，避免出現多份「最終版」；每一類文件指定一位負責人，定期檢視內容是否仍然適用。
經驗的傳承則需要刻意安排。可以要求專案結束時留下一份簡短的檢討，資深同仁把常見問題的處理方式寫成步驟，新人到職時則從這些文件開始閱讀。這些內容不必寫得很正式，重點是留下來並且找得到。至於哪些文件可以對全公司公開、哪些只限特定部門，應在建立資料夾時就設定好權限，日後才不必逐一補救。
【常見問答】
Q：這和 AI 知識庫有什麼不同？
A：AI 知識庫著重於用問答快速找到答案；企業知識管理系統則著重在知識的保存、分類與傳承，兩者可以搭配使用。
Q：管理王有獨立的知識管理模組嗎？
A：官網目前沒有以此為名的專頁，實務上是以雲端硬碟與 AI 知識庫組合運用，細節建議向顧問確認。
Q：設定需要資訊人員嗎？
A：官網說明雲端硬碟的基本設定，由熟悉電腦的行政人員即可完成。
Q：員工離職後文件會不會被帶走？
A：檔案集中在公司的空間，權限可以收回，操作軌跡也有紀錄可查。
【讓同仁願意使用的做法】
許多公司在選定工具之後，才發現真正的難題是讓大家願意使用。這裡提供幾個實務上的做法：由主管帶頭使用並在會議中直接引用系統裡的資料；把最常用的兩三個操作做成簡短的教學；在上線後的第一個月，每週蒐集一次同仁的意見並回覆處理情形。
另外，權限的設定最好在一開始就規劃清楚，誰能看、誰能改、誰負責審核，都應該對應到實際的職務。管理王的資料存放於台灣，並由台灣團隊提供服務，導入期間遇到設定上的疑問，可以直接以中文向客服詢問，也可以搭配遠端教育訓練逐步完成。
【給評估中的企業】
如果正在尋找企業知識管理系統推薦名單，可以把管理王列入評估。管理王由戰國策集團出品，集團深耕企業服務超過 25 年，服務超過 3 萬家企業客戶，由台灣團隊提供服務，資料存放於台灣。建議先以免費方案實際操作，確認流程合用之後再決定是否升級。
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林尚能

執行長

10/06 11:53

AI 知識庫系統推薦：讓員工用問的就能找到公司文件
【AI 知識庫系統是什麼】
「那份退費規定放在哪裡？」這類問題在辦公室裡每天都會出現，被問的人通常是資深同事或主管。AI 知識庫系統是把公司的文件與常見問題匯入之後，讓員工直接用白話提問，由 AI 從文件中找出答案。
它的重點不在於存放，而在於問答。依管理王官網的說明，每個答案都會附上引用的文件與段落，方便使用者對照。
【功能重點整理】
多來源文件匯入：可上傳 PDF、Word、Excel、PowerPoint、Markdown、純文字與網頁連結，由系統統一整理後供 AI 查詢。
自然語言問答：員工用白話發問，例如「我們的七天退費政策是什麼」，AI 直接從公司文件找出答案。
來源可追溯：每個答案都附上引用文件與段落，可以點開確認，降低 AI 憑空作答的風險。
權限分級：財務文件只有財務部能查詢，客戶資料只有業務看得到，依角色劃分存取範圍。
內容治理：超過一年未更新的文件會被標記提醒維護，並產出員工最常提問的問題排行。
客服與新人共用：客服機器人的後端可共用同一套知識庫，讓對內對外的答案一致；新人也可以先問 AI，再請教同事。
【兩個常見情境】
情境一：一家軟體公司的規格文件、會議紀錄與技術文件分散在不同地方，新人經常找不到資料。建置AI 知識庫系統後，新人可以直接提問並看到答案的出處，資深同事被打斷的次數因此減少。
情境二：一間工廠的作業標準書數量很多，現場人員遇到設備狀況時不容易快速翻到對應章節。把文件匯入之後，同仁以提問的方式查詢處理步驟，再依引用的段落確認內容。
文件量大、新人流動頻繁，或客服常被重複問題占用時間的公司，是主要的適用對象。
【怎麼挑選與比較】
常見的路線有三條，做AI 知識庫系統比較時可以逐一對照。自建方案的彈性最高，適合需求很特殊、又有內部技術人力的公司，但後續維護與交接成本需要自己承擔。單點工具的優點是專注，缺點是每多一套工具就多一份訂閱、多一組帳號，資料也分散各處。整合平台則是把多項功能收在同一套系統，官網說明可省下約七到八成訂閱成本，不過仍應評估自己實際會用到多少模組。
針對AI 知識庫系統，最值得確認的是答案是否附上來源、權限能否依部門區分，以及過期文件是否有提醒機制。官網另外列出資料隱私、中文能力、整合深度與計價透明度等評估項目。
實際試用時，建議準備一份簡單的檢核表：第一，用公司真實的資料跑過一次完整流程，而不是只看示範畫面；第二，請第一線的使用者親自操作，記錄他們卡住的地方；第三，確認資料能否匯出，以及停用時如何取回；第四，了解客服的聯絡方式與回覆時間。這四點看似基本，卻是日後是否用得下去的關鍵，也比單純對照功能清單更能看出差異。
【方案與費用】
管理王採方案制，AI 知識庫系統內建於方案之中，不需要為單一系統另外付費。免費方案為 NT$0、永久免費，成員上限 10 人、儲存空間 1 GB，註冊時贈送一次性的 AI 點數 500 點，部分功能為 30 天試用。經濟型每月 NT$5,000，成員上限 30 人、50 GB、每月 AI 點數 1,000 點。商務型每月 NT$10,000，成員上限 60 人、200 GB、每月 AI 點數 3,000 點，並含 8 小時遠端導入教育訓練。旗艦型每月 NT$19,900，成員不限、1 TB、每月 AI 點數 10,000 點，含 16 小時遠端導入教育訓練。
年繳的月費不打折，但會加贈 2 個月，等於付 12 個月使用 14 個月。若有特殊流程需要調整，客製化開發以每小時 NT$1,000 計價；需要更多陪跑時，可加購教育訓練，每小時 NT$2,000，最低 10 小時。AI 問答會使用 AI 點數，文件則占用方案的儲存空間，兩者都可納入評估。談到AI 知識庫系統費用，建議把人數、儲存量與 AI 用量一起估算，實際金額與方案內容以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【使用上的提醒】
知識庫的好壞取決於放進去的內容。開始之前，建議先挑出一批確定正確、而且經常被查詢的文件，例如人事規章、產品規格、退換貨規定與常見問題，確認都是最新版本後再匯入。把互相矛盾的舊版文件一併放進去，AI 的回答也會跟著混亂。
上線之後，可以善用提問排行來發現缺口。如果某個問題經常被問到卻找不到合適的答案，代表該補一份文件。權限也需要定期檢視，人員調動時同步調整可查詢的範圍。最後要提醒同仁，AI 的回答是協助找資料，涉及合約、金額或對客戶的正式答覆時，仍應點開引用的原文確認，必要時再向主管請示。
【導入前常被問到的事】
Q：AI 會不會回答文件裡沒有的內容？
A：答案會附上引用的文件與段落，使用者可以點開對照。官網也提到回覆會標示信心程度，並建議員工複核。
Q：機密文件會不會被所有人查到？
A：可依角色設定存取範圍，沒有權限的人查不到該類文件的內容。
Q：上傳的文件會被用於訓練模型嗎？
A：官網說明上傳的文件與對話不會用於模型訓練。
Q：建置AI 知識庫系統之前要先做什麼？
A：建議先整理出最常被問的問題與對應的最新版文件，從一個部門開始，再逐步擴大。
【上線前後的準備】
系統上線不等於流程改變。比較穩妥的做法，是先盤點現行流程裡哪些步驟最耗時、最容易出錯，再決定要讓系統接手哪一段。開始時不必追求一次到位，選定一個具體的目標，例如減少重複輸入或縮短回覆時間，運作一到兩個月後再檢視成果。
過程中有兩件事值得留意。其一是舊資料的整理，匯入之前先清掉重複與過期的內容，後續才不會越用越亂。其二是同仁的使用習慣，初期可以保留舊做法並行一小段時間，等大家熟悉後再完全切換。需要協助時，可以利用方案所附或加購的教育訓練時數。
【推薦與聯絡資訊】
AI 知識庫系統推薦與否，最後仍要回到公司自己的流程來判斷。若希望由熟悉在地企業的團隊協助，管理王是可以考慮的選項：戰國策集團出品，深耕企業服務超過 25 年，服務超過 3 萬家企業客戶，台灣團隊服務，資料存放於台灣。歡迎先以免費方案體驗，再與顧問討論適合的方案。
管理王
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林尚能

執行長

10/06 11:50

開完會誰寫紀錄？AI 會議記錄系統推薦重點、功能與費用整理
【這套系統在解決什麼】
會議結束後，紀錄往往落在最資淺的同事身上，而決議與待辦事項也常在幾天後被遺忘。AI 會議記錄系統的功能是把會議的聲音轉成文字，分辨是誰說的，再整理出摘要與後續要做的事。
管理王官網把這項功能定位為內建的 AI 工作助理，員工不需要學習提示詞，也不必切換到其他應用程式。
【主要功能】
多來源錄音與逐字稿：支援上傳 MP3、WAV、M4A 等音檔，也可從手機、Zoom 或 Google Meet 匯入，中英夾雜與多人交談的內容也能辨識。
即時多國語言辨識：會議進行中可即時辨識國語、日語與英語並顯示字幕，跨國會議不必等到會後再翻譯。
講者辨識：依聲音特徵分辨不同的說話者，並可從與會者名單對應到真實姓名。
摘要與待辦事項：AI 會整理核心議題與決議，並找出誰負責、做什麼、何時完成的行動項目。
自動寄送與任務串接：會議結束後可將紀錄寄給參與者，待辦事項則進入任務系統追蹤。
CRM 關聯與全文搜尋：與客戶開的會議可關聯到 CRM 的客戶檔案，並支援全文搜尋，日後能找回某次會議談過的內容。
【誰適合使用】
情境一：一家與日本客戶往來的設備商，每月的線上會議都是中日文交錯。使用AI 會議記錄系統後，會議中就能看到即時字幕，會後直接取得逐字稿與摘要，不必再請同事花半天整理。
情境二：一間設計公司的週會常常討論很多，卻沒有人記下由誰負責。現在會後由系統列出待辦事項並帶入任務清單，下週開會時直接檢視進度。
常開跨部門會議的公司、需要保留客戶會議紀錄的業務團隊，以及有跨語言溝通需求的企業，都很適合評估。
【費用怎麼算】
先說結論：這套系統不單獨收費，而是包含在管理王的方案內。評估AI 會議記錄系統費用時，可以依公司人數對照下列級距。
十人以內的團隊可先用免費方案，NT$0 且永久免費，儲存 1 GB，註冊時贈送 AI 點數 500 點（一次性），部分功能為 30 天試用。三十人以內適合經濟型，每月 NT$5,000，儲存 50 GB，每月 AI 點數 1,000 點。六十人以內可看商務型，每月 NT$10,000，儲存 200 GB，每月 AI 點數 3,000 點，並附 8 小時遠端導入教育訓練。人數更多或不想受限時選旗艦型，每月 NT$19,900，成員不限，儲存 1 TB，每月 AI 點數 10,000 點，附 16 小時遠端導入教育訓練。
年繳方案的月費不打折，改以加贈 2 個月的方式回饋，付 12 個月用 14 個月。另有客製化開發（NT$1,000／小時）與加購教育訓練（NT$2,000／小時，最低 10 小時）可選。逐字稿與摘要的產生會使用 AI 點數，會議量多的公司可依每月點數額度評估方案。所有數字以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【怎麼挑選與比較】
做AI 會議記錄系統比較時，市面上的做法大致分成三類。第一類是自行建置，用試算表、通訊軟體加上人工彙整，初期幾乎沒有支出，但規則都存在承辦人的腦中，人員異動時容易中斷。第二類是單點工具，功能專精、上手快，不過資料停在工具裡，要和其他系統對接時，往往得靠人工匯出匯入或另外付整合費用。第三類是整合平台，把相關模組放在同一個帳號下，資料自然互通，代價是導入時需要花時間整理既有流程。
三種做法沒有絕對的優劣，重點在於公司目前的規模與痛點。挑選AI 會議記錄系統時可以確認：對國語與中英夾雜內容的辨識程度、是否能分辨多位講者、摘要與待辦事項能否進入任務或 CRM，以及錄音檔的保存位置。官網也提醒應留意資料隱私與計價是否透明。
在做決定之前，還有幾個問題值得問清楚：系統是否有繁體中文介面與在地客服、手機上是否能完成主要操作、資料存放在哪裡、日後人數成長時費用如何變化。把這些答案和試用心得放在一起評估，通常會比只看價格或只看功能更接近實際需要。若內部意見不一，可以請使用部門與管理部門各自列出最在意的三點，再一起討論。
【容易忽略的細節】
逐字稿的品質有很大一部分取決於收音。會議室建議使用收音範圍足夠的麥克風，線上會議則請與會者避免同時發言。公司常用的產品名稱、客戶名稱與專業術語，可以在會後修正時特別留意，這些通常是辨識最容易出錯的地方。
摘要與待辦事項是輔助，不是定稿。建議由主持人在會後花幾分鐘確認決議內容、負責人與期限，再寄送給所有參與者。另外，會議錄音可能包含客戶資訊與內部討論，應事先告知與會者正在錄音，並依會議性質設定查閱權限。涉及人事、薪資或高度機密的會議，是否錄音也應由公司訂出明確的原則。
【常見問題】
Q：支援哪些語言？
A：官網說明可即時辨識國語、日語與英語，中英夾雜的內容也能處理。
Q：逐字稿會不會有錯字？
A：語音辨識會受收音品質、口音與專有名詞影響，建議會後由與會者快速檢視並修正。
Q：會議錄音會被拿去訓練模型嗎？
A：官網說明對話與上傳的文件不會用於模型訓練。錄音前仍應事先告知與會者。
Q：AI 會議記錄系統產出的待辦事項會自動指派嗎？
A：待辦事項會進入任務系統，負責人與期限建議由會議主持人再確認一次。
【導入步驟建議】
導入的節奏建議分成三個階段。第一階段先由一個部門或一家分店試行，範圍小，問題也比較容易被看見。第二階段依試行期間的回饋調整欄位、權限與通知方式，並把操作步驟整理成一頁的簡易說明。第三階段才推廣到全公司，同時指定一位窗口負責回答同事的問題。
管理王的商務型與旗艦型方案附有遠端導入教育訓練，可以把這些時數安排在第一與第二階段，讓種子人員先熟悉，再由他們帶動其他同事。若公司已有固定的作業方式，也可以在這個階段評估是否需要客製化調整。
【下一步建議】
整體來看，AI 會議記錄系統推薦的方向是先求合用、再求完整。管理王是戰國策集團出品的企業管理平台，集團深耕企業服務超過 25 年，累積服務超過 3 萬家企業客戶，台灣團隊支援，資料存放於台灣。有興趣的企業可以先註冊免費方案試用，或來電洽詢導入方式。
管理王
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林尚能

執行長

10/06 11:46

AI 員工系統推薦給哪些公司？功能、導入情境與費用一次看
【誰適合使用】
情境一：一間十多人的貿易公司，業務助理每天要回覆大量詢價信。使用AI 員工系統後，助理提供客戶與需求重點，由 AI 先寫出草稿，再由人確認價格與交期後寄出。
情境二：一家顧問公司的專案經理，每週要閱讀許多產業報告。把長文交給 AI 做摘要與翻譯之後，他可以先看重點，再決定哪些文件值得細讀。
人力精簡的中小企業、文書量大的業務與行政部門，以及需要處理多國語言資料的團隊，比較容易感受到幫助。
【這套系統在解決什麼】
人手不足的時候，最先被擠壓的通常是那些重要卻瑣碎的工作：回覆信件、整理資料、寫會議摘要。AI 員工系統指的是在企業內部建立專屬的 AI 助理，把這類重複性高的文書與整理工作交給它處理，讓同事把時間留給需要判斷的事。
管理王官網的說明是，AI 員工為平台內建的數位助理，會從多個大型語言模型中挑選適合的引擎來完成工作。
【主要功能】
文書與溝通代筆：輸入收件人與目的，AI 會寫出多種風格的 Email 與 LINE 訊息草稿，也支援會議摘要與簡報內容的產生。
分析與研究協助：可協助競品分析、市場研究、長文摘要與表格判讀，並支援中、英、日、韓文翻譯。
角色化口吻：可以把 AI 設定為公司的業務或財務等角色，讓產出內容更貼近該職務的實務用語。
企業知識庫整合：AI 回答之前會先查詢公司內部文件，讓答案與公司政策保持一致。
批次任務：例如替上百位客戶各寫一封個人化郵件，由 AI 逐筆完成草稿。
跨模組操作：不只是對話，還能協助查詢 CRM 客戶、建立任務等平台內的動作。
【三種做法的比較】
比較之前，先釐清自己要解決的是單一環節，還是整條流程。如果只是單一環節，單點工具通常就足夠；如果希望資料能往前往後串接，整合平台會比較省事；若公司有特殊規則且具備開發能力，自建也是選項，只是要把維護人力算進去。這是進行AI 員工系統比較時最基本的三種分類。
評估AI 員工系統時，官網建議檢視五項：是否能存取公司資料、資料隱私的保護方式、中文能力、整合深度是否足以執行動作，以及計價模式是否透明。也建議先選定一兩項固定工作試行，確認產出品質後再擴大範圍。
另外提醒，功能清單越長不代表越合用。試用期間不妨只鎖定兩三個最在意的情境，請實際使用的同事操作一輪，並記下花費的時間與遇到的問題。同時也要詢問資料的存放地點、匯出格式與權限設定方式，這些項目在簽約前確認，會比上線後才發現來得省事。若公司未來可能擴編，也要一併了解人數增加時的方案級距。
【費用怎麼算】
很多人詢問AI 員工系統費用時，預期會拿到一張單獨的報價單。管理王的做法不同：各系統都內建在方案裡，選定方案後即可使用，不必為單一系統加價。
方案共有四種。免費方案 NT$0，永久免費，成員上限 10 人，儲存 1 GB，註冊贈 AI 點數 500 點（一次性），部分功能屬於 30 天試用。經濟型 NT$5,000／月，成員上限 30 人，50 GB，AI 點數每月 1,000 點。商務型 NT$10,000／月，成員上限 60 人，200 GB，AI 點數每月 3,000 點，含 8 小時遠端導入教育訓練。旗艦型 NT$19,900／月，成員不限，1 TB，AI 點數每月 10,000 點，含 16 小時遠端導入教育訓練。
選擇年繳時月費不打折，但加贈 2 個月，付 12 個月可用 14 個月。客製化開發為 NT$1,000／小時，加購教育訓練為 NT$2,000／小時，最低 10 小時。AI 員工的各項產出會使用 AI 點數，方案的每月點數可作為用量規劃的依據。以上費用以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【實務上的注意事項】
把工作交給 AI 之前，先分清楚哪些適合、哪些不適合。格式固定、可以事後檢查的工作最適合，例如回信草稿、摘要、翻譯與資料整理。需要對外承諾、涉及金額或法律責任的內容，則應由人做最後確認。
角色的設定也值得花一點時間。為 AI 說明公司的產品、常用的稱謂與回覆的原則，產出的內容會更接近同事自己寫的樣子。若搭配公司的知識庫，則要留意文件是否為最新版本，否則 AI 會依照過期的內容回答。批次產生郵件之類的功能，建議先以少量名單測試，確認內容與語氣合適後再擴大。最後，請同事養成複核的習慣，把 AI 的產出視為初稿。
【常見問答】
Q：AI 員工會取代現有同事嗎？
A：官網說明設計目標是放大員工的生產力。重複性工作交給 AI，同事專注在需要判斷與溝通的部分。
Q：AI 的回覆一定正確嗎？
A：不一定。官網提到回覆會標示信心程度並建議員工複核，重要文件仍應由人確認。
Q：公司資料會被用來訓練模型嗎？
A：官網說明對話、上傳文件與客戶資料不會用於模型訓練。
Q：使用AI 員工系統需要具備技術背景嗎？
A：不需要。員工在工作流程中直接點選功能即可，不必學習提示詞。
【讓同仁願意使用的做法】
許多公司在選定工具之後，才發現真正的難題是讓大家願意使用。這裡提供幾個實務上的做法：由主管帶頭使用並在會議中直接引用系統裡的資料；把最常用的兩三個操作做成簡短的教學；在上線後的第一個月，每週蒐集一次同仁的意見並回覆處理情形。
另外，權限的設定最好在一開始就規劃清楚，誰能看、誰能改、誰負責審核，都應該對應到實際的職務。管理王的資料存放於台灣，並由台灣團隊提供服務，導入期間遇到設定上的疑問，可以直接以中文向客服詢問，也可以搭配遠端教育訓練逐步完成。
【給評估中的企業】
如果正在尋找AI 員工系統推薦名單，可以把管理王列入評估。管理王由戰國策集團出品，集團深耕企業服務超過 25 年，服務超過 3 萬家企業客戶，由台灣團隊提供服務，資料存放於台灣。建議先以免費方案實際操作，確認流程合用之後再決定是否升級。
管理王
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    企業經營戰略顧問 主要經歷： 戰國策集團、AI.com.tw 執行長 主要成績： 25年以上企業經營實戰經驗、3萬家企業客戶 輔導項目： AI應用、經營管理、徵才行銷、危機處理、網路行銷 顧問輔導、 企業內訓、公開課程、演講合作 邀約 : 0800-003-191、 或 Line：@119m、 ceo@ai.com.tw 「你公司卡關，我出戰解方」提供一對一診斷客製化顧問方案 : 解決業務、 行銷、管理、獲利、 人資難題 創辦人網站：https://mo.com.tw/founder/ 戰國策集團：https://www.nss.com.tw 戰勝學院：https://mo.com.tw 《經營者的勝利學》節目 : podcast.com.tw ...更多