104學習

羅羅王

暫不提供

2023/05/17

職場簡報，就是在解決問題。問題是什麼？又是誰的？

「你覺得什麼樣的簡報，可以稱之為好簡報？」
我時常在企業培訓時問學員這個問題。看似很好回答，但認真思考後一番，大家才發現這個問題還真不容易說清楚！這時，我改問另一個問題。
「好，我們換一個方式問。你覺得什麼樣的簡報算是壞簡報？」
這時候此起彼落的討論，很快有人發表了意見。
「投影片的文字太多，要用視覺化的圖像讓人容易理解……」
「簡報的結構缺乏邏輯，聽不懂想要表達什麼！」
「視覺設計不夠吸睛，對了！最好能說故事，才不會讓人覺得很無聊……」
聽起來都很有道理。我將造成簡報無效的常見問題歸納為以下四大類
聽不到目的：沒有明確的目的，就像是有了開始，但沒有結束。
看不見內容：字多、小，色彩對比不明顯，訊息無法傳達給簡報對象。
讀不懂邏輯：可能是邏輯上出了問題，也可能簡報對象無法理解內容。
躲不開雜訊：過多的動畫、特效或肢體語言，讓對方分心或失去耐心。
這些簡報狀況不僅無法有效達成目的，浪費了大家的時間，甚至還會造成更多的問題。在職場上許多的會議，都是由於無效簡報導致要開更多的會議來澄清與解釋。
如果我們消除了這些常見的問題，是不是就可以稱之為「好」簡報？
不一定。
. . .
簡報目的只有一個：解決問題
一般來說，簡報的目的不外乎是傳遞訊息、說服對方與達成共識。
傳遞訊息，是在解決對方的問題
說服對方，是在解決自己的問題
達成共識，是在解決彼此的問題
所以說，簡報的目的只有一個，就是在解決問題。問題是什麼？又是誰的？
你可能想說：這不是廢話嗎？還要你告訴我……
但是，你確定真的瞭解「簡報，就是在解決問題。」這句話的意思嗎？我們來思考幾個情境，你或許就會明白我的意思了。
情境一：當你在向主管進行專案的進度報告時，在解決誰的什麼問題？
情境二：當你在向客戶進行企劃提案時，在解決誰的什麼問題？
第一個情境下，這份進度報告的利害關係人有哪些？
可能專案的進度順利，「你」希望主管感到滿意，並對後續的進展放心
可能專案的進度不如預期，「你」希望能爭取主管的理解，以及更多資源投入專案的進行。你必須說服「相關資源的所屬單位」同意這件事，甚至需要「主管」出面來協商資源的取得，以及面對「上層主管」的責難。
所以，需要解決的不只是你個人的問題，還有主管、相關資源的所屬單位，以及上層主管的問題。你在報告中有想過如何幫這些人解決問題嗎？清楚他們的問題是什麼嗎？
同理，在第二個情境下，你要解決的不只是提案被買單，還有提案窗口如何向主管回報、相關單位如何評選比案的問題；如果你再仔細想想，與這個企劃提案有關的所有利害關係人，都有其需要被解決的問題。
要讓簡報產生成效，就得盡可能地思考這些：簡報在解決什麼問題？又是誰的？
. . .
職場工作者必須掌握的三種簡報
職場上的簡報類型可分為三種：工作型簡報、提案型簡報與展演型簡報。
展演型簡報
比如說法人說明會、產品發佈會、國際研討會等，主要由講者主導整場簡報進行的流程，會後再提供問答時間。因為涉及企業品牌形象與個人專業，因此在邏輯架構、視覺設計與口說表達三個方面都需要投入大量心力，力求展現最好的一面。
提案型簡報
包含對內的企業提案與對外的客戶提案，在整場簡報的過程中，會有多次商討的互動可能性，最後的結果可能是說服對方、被對方駁回或是修正後達成共識。著重的是邏輯架構與思考的完整性，視覺設計與口說表達雖然不需要像展演型簡報那般專業，但也務必力求簡明扼要、言簡意賅，聚焦在提案的說服與達成共識上。
工作型簡報
像是會議簡報、工作計畫、進度報告等，屬於職場工作者使用頻率最高的類型。目的在於解決工作場景上的問題，同時展現個人的專業價值，簡報成效取決於是否能「有效溝通、精準表達」讓任務可以往目標推進。
對於多數職場工作者來說，超過八成的簡報場景都是屬於對內部的「工作型」簡報，舉凡大大小小的會議報告、工作週報、專案進度報告、年底的年度報告與升等報告等，看似不起眼、但卻是支撐企業運作的基層與組織管理最頻繁使用的簡報類型。
. . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . .
看到職場好文與大家分享~
職場簡報，就是在解決問題。問題是什麼？又是誰的？
1 0 386 0