專案經理如何從進度報告中鹹魚翻身

客務關係發展副理

11/11 14:57

專案經理如何從進度報告中鹹魚翻身
筆者相信,不論產業為何、專案屬性有何不同,每位專案經理在工作上成天打滾的,莫過於專案進度報告了。這份報告除了反映專案現況、進度,同時希望達到的目的還可以有:
- 讓成員清楚看到自己所負責的任務在專案上的顯現
- 其他團隊在其他環節上有哪些任務正在進展
- 專案是否遇到什麼障礙或資源上的問題,或是有成員需格外留意的地方
為了追求面面俱到,達到這樣的佈達效果,在職場上,我們不難看到專案進度報告最後流於:
- 內容過於冗長
- 與上一次所看到的報告內容重疊度高,時間一久,這些報告容易成為一週週的未讀信件
- 不知成員如何解讀,可能被斷章取義,或者每個收件者擷取到不同的重點…
也因此,專案經理容易:
- 為了不同的聽眾(副總 vs 專員)客製不同深度與廣度的報告,最後落得每天被報告追著跑,寫完了一份就差不多該更新下一週的報告了…
- 吃力不討好,精心整理的報告輕則被忽略,重則被誤解甚至抹黑…
為了遠離如此的悲慘下場,PMBok在專案的溝通管理上清楚提到了幾個在溝通上的重點:
- 溝通的目的在於讓專案成員「有效」參與專案(而不是因為溝通反而扯了專案後腿,造成了內耗)
- 在選擇資訊交換的方法上善用適當的的溝通科技,也就是溝通的媒介(如e-mail、電話、社交媒體等),選擇的方式,首重成員對於資訊需求的急迫度,同時讓專案經理得以高效率地溝通
也因此,筆者深深認為專案經理在辛苦翻滾於email、slack、line或電話和奔波於總經理辦公室之際,必須從專案間磨練的功力莫過於:
1. 如何在書面溝通上避免誤解與誤傳(尤其是傳遞快速的社交軟體):用字追求準確精簡、避免情緒與主觀,背後的邏輯需客觀連貫
2. 隨著管理專案的經驗越來越資深,試著從中看出專案整體的情況,在接收端正確之下(如高層主管),可考慮納入專案的風險與趨勢預測,試著去解讀專案目前人力與成本消耗的情況、分析專案是否有繼續下去的價值。不要小看自己,以為自己只是個統籌專案的小角色,專案經理往往是唯一有機會看出問題與端倪的人。若專案經理能夠適當的反映見解,協助高層在好的時機作出對公司越有利的決策,相信假以時日,這位專案經理在公司裡的價值,就更不可同日而語了。
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