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吳慧卿

營運經理

2022/02/27

職場大哉問—工作規劃的秘訣

新進來的助理問我，要如何才算把工作做好。我跟她說，把工作做好有兩個要素，一個是準時、一個是穩定。

要做到準時，首先要做的是把每日的日常工作列表，這樣有助於分門別類所有工作發生的頻率。有了工作頻率，才能安排工作的完成時間，讓自己先掌握自己每天生活的節奏，是把自己的工作做好的第一件事喔。

把工作明細盤點好，發生頻率標示上去之後，就要開始列出上下游關係，或是橫向溝通的時間點，像是你需要的資料會如何出現，或是你的工作資料如何傳遞給下一站的同事，讓大家工作都能順利進行，也是一件非常重要的事情喔。不僅可以準點提交工作結果，還可以檢討加速工作流程，避免重複詢問，浪費大家的時間喔。

接下來就是要穩定工作品質。當工作可以準時完成之後，就可以開始回到如何改善工作流程，讓重複操作的工作，可以重複被檢討、重複驗證和簡化，讓每一項工作可以在最少的動作和時間下完成。適時地加入一些輔助工具，像是電腦的專業軟體、作業系統、或是導入作業流程的控制程序，這些都是可以讓自己快速完成一件工作，又可以穩定工作品質，減少人為疏失的好方法喔。

完成這兩件事，你就會發現，絕大多數的工作，都是因為重複操作後，就可以慢慢優化的。優化自己的工作之後，還可以協助週遭的同事，優化大家的工作，讓組織內的運作更加順暢，工作就不會那麼讓人不順心了喔。