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07/03 17:30

快速掌握 Gemini 隱藏技巧，如何用 AI 提升 Gmail 電子郵件寫作效率｜使用教學

Gemini 是 Google Workspace 推出的最新 AI 工具，能讓你快速且高效地完成電子郵件撰寫，提升工作效率。本篇文章將深入介紹如何在 Gmail 中啟用並使用 Gemini，並分享一些隱藏用法讓你更加得心應手。

▍什麼是 Gemini？

Gemini 是 Google 的一項人工智慧工具，可以提升用戶在 Gmail 平台上的寫作效率。它能自動生成句子、提供語法建議，甚至幫助你更好地組織和管理你的電子郵件內容。然而，許多人並不知道如何充分利用這些隱藏功能。以下將介紹一些關鍵技巧，幫助你充分發揮 Gemini 的潛力。

▍使用Gemini撰寫電子郵件要先確認以下兩件事：

1. 購買或申請免費試用

Gemini 目前僅開放給 Google Workspace 企業用戶，須由管理員分配授權後才能使用。

2. 將 Google帳戶語言設定為英文

由於Gemini僅支援英文，需將Google帳戶語言設定為英文。前往 Google 帳戶語言設定頁面，新增語言 English（United States），並將其設為偏好語言。

▍如何使用Gemini撰寫電子郵件

❶ 啟動「Help Me Write」功能

開啟 Gmail 新郵件視窗，點選左下角的「Help me write」按鈕。

❷ 輸入指令創建郵件草稿

輸入英文指令，表達你的郵件撰寫需求。如不熟悉英文，可使用Google翻譯工具將中文指令翻譯後貼入。完成後，點選「Create」按鈕。

➤ 範例指令：Write an invitation about Gemini Webinar（撰寫Gemini線上說明會的邀請函）

❸ 調整 AI 生成的內容

➤ Recreate：重寫草稿

若對生成的內容不滿意，可點擊「Recreate」按鈕讓Gemini重新撰寫。

➤ Refine：調整篇幅與語氣

若草稿方向大致正確，可點擊「Refine」進行調整。Gemini提供四種調整方式：

● Formalize：更正式

● Elaborate：更完整

● Shorten：簡化縮短

● I’m Feeling Lucky：隨機選擇

▍使用Gemini在撰寫郵件的缺點

1. 可能發生錯誤

在使用過程中，可能會出現「We’re still learning, and can’t help with that. Try another request.」的錯誤訊息。建議換個說法重新指派任務，或稍後再試。

2. 目前僅支援英文

Gemini目前僅支援英文指令與內容，若有中文需求，可搭配Google翻譯工具進行翻譯。

Gemini為Gmail使用者提供了一個強大的AI工具，讓電子郵件撰寫變得更快速、精確且高效。透過本文的介紹與實際操作，讓你能夠充分發揮Gemini的潛力，提升工作效率。趕快設定你的Google帳戶語言，體驗Gemini的強大功能吧！

➤ 歡迎在104學習精靈關注【AI趨勢報－科技愛好者的產地】獲得更多科技新知！

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06/26 13:22

【PPA開幕慶】活動期間首購單筆滿千以上送100元Line Points點數

活動期間：2024/7/9 11:00- 2024/8/5 23:59

活動說明：活動期間首次於104課程中心付費購買「PPA (PressPlay Academy) 上架課程」，單筆滿$1,000以上 ( 若有使用任何折扣碼優惠，結帳金額於扣除優惠後須超過$1,000以上，且不累計贈送。) 即可獲贈100元Line Points點數回饋。

【看更多課程】https://nabi.104.com.tw/course/ppa

活動注意事項：

1. 獲贈資格須符合下列說明：

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2. 本次贈送的100元Line Points點數，點數發送後請於規範時間內完成兌換，點數兌換後於180天內須使用完畢，逾期失效。

3. 104課程中心保有最終修改、變更、活動解釋及取消本活動之權利。

4. 104課程中心。購買課程相關Q&A：可參考下連結頁面的「購買課程」( https://nabi.104.com.tw/qna )

5. 如您有任何問題，歡迎來信nabiservice@104.com.tw

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台北

05/31 17:38

用ChatGPT寫信最容易犯的錯誤📧(下)

💡帖子2：拿捏語言層次——告訴AI簡化語言，使其更容易（=更快）閱讀。

僅僅語氣正確就足以寫好一封電子郵件嗎？——不夠。

一封粗魯的郵件讓人不悅，而使用過於複雜的詞彙和語法的郵件也同樣讓人不快（這是ChatGPT自然會做的事！）。

讓我們看一個例子來改進寫作。

下給ChatGPT提示 😊 : 保持這封郵件的尊重語氣，但簡化語言，以中立的商務語氣使經理更容易和更快閱讀!

❎原本的版本:

Subject: Upcoming Departmental Meeting: Discussion on Company AI Policy

Dear Managers,

I trust this message finds you well. As leaders within our organization, it's imperative that we collectively steer our company's approach to artificial intelligence (AI) in a direction that aligns with our overarching goals and values.

With this in mind, I am convening a crucial meeting to delve into the intricacies of our AI policy. This meeting is scheduled for [date] at [time] and will be held in [location or virtual platform].

[... Agenda: ...]

Your expertise and insights are crucial as we refine our AI strategy to ensure it effectively supports our departmental objectives and contributes to our company's success. Please come prepared to actively participate and contribute your perspectives.

If you are unable to attend, kindly inform me at your earliest convenience so that we can make alternative arrangements if necessary.

Thank you for your attention to this matter, and I anticipate a fruitful discussion that will guide our future steps regarding AI implementation.

Best regards,

✅修改過後的版本:

Subject: Departmental Meeting: Discussing Company AI Policy

Dear Managers,

I hope this email finds you well. As leaders within our organization, it's essential that we work together to shape how our company uses artificial intelligence (AI) in line with our goals and values.

To address this, I'm calling for a significant meeting to discuss our AI policy. It's set for [date] at [time], and we'll meet in [location or online].

[... Agenda: ...]

Your expertise and insights are critical as we refine our AI strategy to support our departmental objectives and company success. Please come prepared to actively participate and share your perspectives.

If you can't attend, please let me know as soon as possible so we can make alternate arrangements.

Thank you for your attention, and I look forward to a productive discussion guiding our AI implementation.

Best regards,

修改後的郵件更簡潔，更易讀。

因為原始經理郵件過於正式和複雜😥

你可以看到修改後的版本更短，使用了更簡單的詞彙和短語，如：

😊 simpler: it's essential that we work together to shape …

😥original: it's imperative that we collectively steer …

😊 simpler: If you can't attend, please let me know as soon as possible …

😥original: If you are unable to attend, kindly inform me at your earliest convenience …

😊 simpler: Thank you for your attention, and I look forward to a productive discussion

😥original: Thank you for your attention to this matter, and I anticipate a fruitful discussion

❗在商務寫作中，語氣固然重要，但時間也同樣重要。對於商業人士來說，時間就是金錢，所以在保持尊重語氣的同時，盡量寫得清晰簡潔比較好喔~

若你對英文書信寫作有興趣:

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📆日期: 2024/06/21

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(本篇貼文由ITI專業講師Nigel Daly提供)

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