每到年底編列教育訓練預算,人資最常被主管交代的一句話是:「明年安排一堂 AI 課。」接著就開始找講師、訂教室、發通知。課上完了,簽到表收齊了,但半年後回頭看,部門的工作方式幾乎沒有改變。
AI 內訓之所以容易落入這種結果,是因為大家把力氣都花在「上課那一天」,卻忽略了上課前的準備與上課後的延續。這篇文章把 AI 企業內訓拆成課前、課中、課後三個階段,每個階段列出該做的事、需要的時間與交付成果,人資與部門主管可以照著排出自己公司的版本。
【先建立一個觀念:從任務出發,而不是從工具出發】
一般軟體訓練,大家學的是同一套操作。AI 則會因為職務不同而有完全不同的用途。同一套生成式 AI,業務可以用來整理拜訪紀錄與撰寫提案,客服用來歸納常見問題與草擬回覆,財務用來摘要報表,主管用來分析數據與規劃目標。
因此排課時第一個要回答的問題不是「要教哪個工具」,而是「我們希望哪些工作因此變得更快、更好」。只要這個問題想清楚,後面的課綱、分組、時數自然就有方向。
【第一階段:課前準備,約需二到四週】
課前準備做得扎實,課堂就能用公司自己的案例練習,學員的投入程度會明顯提高。
步驟一:主管訪談
與各部門主管談三十分鐘左右,了解部門最耗時的工作、目前是否已有人在用 AI、主管希望看到什麼改變。交付成果是一份部門需求摘要。
步驟二:學員問卷
用線上表單調查學員的職務、使用 AI 的頻率、常用的工具、最想解決的工作困擾。問卷可以幫助講師判斷程度落差,也能作為課後比較的基準。
步驟三:挑選練習任務
從訪談與問卷中,挑出重複性高、花時間、成果看得見的任務,每個部門三到五項即可。例如業務的客戶拜訪紀錄整理、行政的會議紀錄、客服的常見問答彙整。
步驟四:準備練習素材
請學員準備兩到三份自己平常處理的文件,並事先移除客戶姓名、電話、金額等敏感資訊。素材越貼近實際工作,課堂練習越有感。
步驟五:確認設備與帳號
每位學員需要一台能上網的電腦,並確認公司允許使用的 AI 工具與帳號。若公司網路有限制,請資訊單位提前開通。
【各部門可以優先挑選的練習任務】
挑任務時,很多人資會卡在「不知道 AI 能用在哪裡」。以下整理各部門常見、而且適合當作第一批練習的任務,可以作為訪談時的參考清單。
業務部門:拜訪紀錄整理成客戶資料卡、依客戶產業撰寫提案開場、報價單說明文字、追蹤信件草稿。
客服部門:將過去的客戶問題歸類成常見問答、草擬不同情境的回覆範本、客訴內容摘要與處理建議。
行政與總務:會議錄音轉成紀錄與待辦事項、內部公告撰寫、採購規格比較表整理。
人資部門:職缺說明撰寫、面試題目設計、新人訓練手冊初稿、員工問卷結果摘要。
行銷部門:社群貼文發想、產品介紹文案改寫、活動企劃大綱、競品資料整理。
財務會計:月報表重點摘要、費用資料分類、對帳差異說明草稿。
主管與管理層:週報彙整、部門目標拆解、會議議程規劃、決策前的正反意見整理。
挑選原則有三個:每週至少發生一次、目前花費的時間明顯、做完之後好不好一眼就看得出來。符合這三點的任務,最容易在課後持續使用,也最容易向主管證明效果。
【第二階段:課程設計與上課,依規模安排】
課程形式要考量學員人數、程度與部門差異,常見的安排方式有以下幾種。
主管策略場:二到三小時,對象是老闆與各級主管,內容聚焦 AI 能為公司帶來的改變、導入優先順序、推動方式與風險管理。
全員入門場:半天約四小時,適合大多數同仁第一次接觸,內容包含基本操作、提示詞寫法與二到三個共通任務練習。
部門實作工作坊:一天約七小時,依部門分組,每組用自己的任務實作,下課前完成可直接使用的範本或流程。
分次進階課:兩到三次,每次間隔二至四週,讓學員在兩次課之間實際使用,下一次再針對遇到的問題調整。流程改善類的主題特別適合這種安排。
【半天課程的課綱範例】
第一節(約 50 分鐘):AI 能做什麼、不能做什麼,以及公司的使用規範。
第二節(約 60 分鐘):提示詞的基本結構,用學員自己的文件練習摘要與改寫。
第三節(約 70 分鐘):分部門實作,各自完成一項練習任務,產出可重複使用的提示詞範本。
第四節(約 40 分鐘):成果分享、常見錯誤修正,並說明課後任務。
【一天課程的課綱範例】
上午:AI 觀念與使用規範、提示詞技巧、共通任務練習(信件、會議紀錄、報告摘要)。
下午:部門分組工作坊,每組挑一項核心任務,從現行流程拆解到 AI 輔助流程,最後各組上台報告並由講師回饋。
不論哪一種安排,實作時間都建議佔一半以上。學員離開教室時,手上最好帶著一份自己做出來、明天就能用的成果。
【上課當天,人資可以多做的幾件事】
課程順不順利,常常取決於一些小地方。上課當天,人資或承辦窗口可以留意以下幾點:
開課前十五分鐘請學員先登入 AI 工具,避免正式上課才發現密碼忘記或帳號未開通。
請一位高階主管開場說明公司為什麼要推動 AI,學員會更清楚這堂課不是例行公事。
分組時把同部門、同職務的人放在一起,練習題才能對焦。
安排一到兩位對電腦較熟悉的同仁擔任小組助手,協助跟不上的學員。
課程中出現的好問題與好範例,請同仁即時記錄,課後整理成共用資料。
下課前預留時間讓各組展示成果,公開分享能強化學員的成就感,也方便主管看到實際產出。
這些安排不需要額外預算,卻能讓同樣一堂課的吸收效果差很多。
【別忘了同步訂出 AI 使用規範】
課程進行時,也是公司建立 AI 使用規範的最佳時機。規範不需要寫得很複雜,至少包含三件事:
可以使用的工具與帳號。
資料分級,哪些資料可以輸入、哪些絕對不行,例如客戶個資、未公開的財務數字、合約內容。
內容查核原則,AI 產出的數字、法規、引用資料一律要人工確認後才能對外使用。
把規範放進課程,比事後發一封公告更容易被記住。
【第三階段:課後延續,至少追蹤三十天】
課後這一段決定了訓練費用有沒有白花,卻也最常被省略。
第一週:每位學員把課堂上做出的範本實際用在工作上至少三次,並在群組中回報使用情況。
第二週至第三週:部門主管在週會中安排五分鐘分享,請一到兩位同仁說明自己用 AI 改善了哪件工作。
第四週:人資發送回訪問卷,與課前問卷比較,了解使用頻率與節省時間的變化,並整理成簡短報告給經營層。
建議每個部門指定一位推動者,負責收集問題、分享好用的範本,這個角色往往比多上一堂課更有效。
【一張十週排程表,從啟動到結案】
第 1 週:確認培訓目標與預算,選定講師並安排初步會議。
第 2 週:完成部門主管訪談,發送學員問卷。
第 3 週:彙整需求,確定練習任務清單與分組方式。
第 4 週:講師提交客製課綱,公司確認 AI 使用規範草案。
第 5 週:通知學員、準備素材、開通帳號、測試場地網路。
第 6 週:正式上課。
第 7 週:學員實際使用課堂範本並每週回報。
第 8 週:部門週會分享使用心得,推動者整理常見問題。
第 9 週:視需要安排短時間的線上補強或答疑。
第 10 週:發送課後問卷,完成成效報告並規劃下一階段。
這份排程可以依公司節奏壓縮或拉長,但不建議省略第 7 週以後的追蹤。
【不同規模企業的排課重點】
三十人以下的小型企業:可以讓老闆與全體同仁一起上半天或一天的實作課,老闆親自參與,推動速度最快。
三十到兩百人的中型企業:先上主管策略場,再依部門安排工作坊,並建立部門推動者制度。
兩百人以上或多據點企業:建議先選一個試點部門,做出成果後再逐步擴大;外縣市據點可搭配線上課程,並把課程錄影作為新人教材。
【排課時最常出現的五個失誤】
一、沒有需求訪談,直接套用講師的標準講義。
二、所有部門混在同一班,練習題對誰都不夠貼切。
三、只講不做,學員沒有動手機會。
四、課程結束就結案,沒有任何追蹤。
五、沒有同步訂出使用規範,結果有人不敢用,也有人亂用。
【常見問題】
Q:同仁完全沒用過 AI,也適合參加嗎?
適合。入門課程會從最基本的操作開始,並以學員自己的工作為練習題,不需要技術背景。
Q:課程可以線上進行嗎?
可以。線上課程適合多據點企業,但實作環節建議安排助教或分組討論室,確保每位學員都跟得上。
Q:AI 內訓可以申請政府補助嗎?
部分企業訓練可搭配政府補助計畫,資格與申請方式以當年度公告為準,建議排課前先向相關單位確認。
Q:多久需要再上一次課?
AI 工具更新快,建議每半年到一年安排一次進階或更新課程,並在內部持續分享新用法。
【講師推薦:戰國策戰勝學院 林尚能(Com)】
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講師:林尚能(Com)戰國策戰勝學院 執行長
學歷:國立中山大學 EMBA
經歷:戰國策集團創辦人、AI.com.tw、DIMANA 保養品執行長
實績:26 年以上企業經營實戰,服務超過 3 萬家企業客戶,創造上億營收
輔導項目:企業經營管理、業務團隊管理、徵才行銷、企業危機處理、網路行銷
專長應用:企業 AI 應用、數字易經、AI 塔羅決策輔助系統
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