卿老大的職場充電站

作業流程改善、職涯探索、客戶關係管理、溝通協調能力、進度管控、時間管理、作業規劃、公司營運、客戶關係維護、自我成長

吳慧卿

營運經理

2022/02/18

職場大哉問--雜事這麼多,怎麼辦?

有個年輕人跟我說,他每天都要處理好多雜事,弄的主要工作都被耽誤,常常因為這樣挨罵。我跟他說職場上不管什麼職位,最重要的技能是作業規劃和時間管理兩件事。
作業規劃是指把自己的工作,上下整合、橫向溝通、回報、交接….等等,都能用自己的方式,將其系統化的整理和簡化,致力於穩定、正確、準時。
時間規劃是指把自己的日常工作,理出一個舒適的韻律感,讓自己與相關銜接的人,都可以在這個韻律感裡,互相配合,重複操作並精簡到最穩定的狀態。
有了這兩個技能,就可以避免在沒有效率的事物上,花掉過多的時間,並適時重新組合自己的作業方式,提高工作效率。
就好像,我有一個好朋友開了一個一人設計公司,她租了一個小小的工作室,自己接單、自己設計、自己完稿、自己印刷,也養活自己。我去找他的時候,看見她自己拖地、餵貓、洗廁所、接電話、做帳,也自己送貨,覺得驚奇不已。
我還有另外一個朋友,專門維修大型製圖機,也做二手設備買賣,他連租個辦公室都沒有,就是家與廠商之間『直相串接』,一個人忙的不亦樂乎。我連拜訪他的機會都沒有,因為沒有地方可以坐下來聊天,都是他來找我聊。
這些人都是很會掌握自己的時間的人,他們可以自己掌握工作的節奏,創造出自己的律動感,也讓別人可以配合自己的節奏感,將所有的工作系統化,穩定化和週期化。這樣就可以把自己的工作時間和工作效能發揮到極大化,也不會因為雜事而影響主要工作的進行喔。
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