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產品企劃

01/15 13:19

PM/企劃的工作效率術-簡報製作篇
轉職成PM最不習慣的大概是:常會被大大小小的會議淹沒,真正要做事都只能靠加班時間?
PM的時間總是被切的四分五裂,很難有一個完整且不被打擾的專注時間,所以PM常常會有一門「時間管理」的課,做PM一陣子的我,從工作中找到了一些提升效率的方法,分享給大家試試看!
簡報製作常常是最耗費精力與時間的項目,但其實有些小撇步是可以縮短製作時間的哦!
今天先分享三個製作簡報的效率術:
1.掌握製作簡報的時間-會後、通勤、完稿
2.堅定的斷捨離-不浪費時間弔念想法
3.時時刻刻的資料整理-有效找到參考資料
1.掌握製作簡報的時間-會後、通勤、完稿
如果是提案型的簡報,通常我不會一口氣完成,而是會分成三個階段製作。
第一階段:通常會放在相關會議結束後立刻製作,提案大多會有個需求會議,在記憶最猶新的時候,先打開簡報,把在會議中的想法簡單列出吧!
*節省時間:打開空白簡報,回想當時會議的時間
第二階段:通勤時間非常適合拿來思考簡報架構,簡報架構是貫穿整個提案非常重要的關鍵,適合不被打擾的時間,而且最好也不要看著簡報想,因為當看著簡報很容易陷入細節作業,調調字體調調圖片,搞到最後架構不清不楚。思考完也不要忘記先在手機備忘錄裡面記錄下來,以免一到公司就忘記了!
*節省時間:突然的想調調字體大小,找找背景圖片的時間
第三階段:完稿,其實上面兩步驟做完,簡報應該也完成7成了,只差把架構的內文補齊跟排版,這時候如果怕方向走彎可以先給主管過目一下,因為架構清楚,主管也可以很快接收到資訊,給予方向的建議哦!
*節省時間:被打槍前的排版與美工
2.堅定的斷捨離-不浪費時間弔念想法
製作簡報時,不免有卡關的問題,可能做了十頁簡報但還是覺得邏輯不對、架構有問題,面臨需要重做的時候。
這時候常常會陷入一個捨不得刪掉的情感包袱,為了避免這個時刻,我桌面上永遠有著一個簡報檔,我叫它「草稿簡報」。
這時候把要刪掉的部分快速的複製過去「草稿簡報」裡儲存,然後大膽的把正檔裡的內容刪掉吧!這有兩個好處,一是幫助你可以更快速的斷捨離,二是沒想法的時候也可以去「草稿簡報」挖寶,也許這次提案不適合,之後會有適合的時機呢!
*節省時間:捨不得的情感時間
3.時時刻刻的資料整理-有效找到參考資料
製作簡報還有很多隱藏的時間在於尋找參考資料,可能是競業資料,也可能是某個設計的想法。
但其實身為PM的我們,應該時時刻刻都在接收這種資訊,只是缺乏「當下」有效的紀錄與分類,所以當我們製作簡報時,常常發生以下小劇場:「那個之前不知道在哪裡看過的案例...怎麼辦想不起來...(去google搜尋半天)算了再找另一個案例吧!」
關於這點,記憶力不好的我也是吃了很多次虧..
後來當我發現不錯的內容,我一定當下紀錄下來,並且分類。
這又可以分成三種:檔案、網頁、截圖
檔案類:大多是公司內部的文件,但可能跟同一個主題類似,就算不是我主要參加的會議,只要我當下覺得它對我的工作有參考價值,我就會先將它另存一份下來,在我需要的時候可以拿出來使用。
網站類:大多數的人應該也都有儲存網頁的習慣,只是逛越多存的越多,也就變得很難找到資料,所以還是建議存的當下就先把網站分類,我目前是先簡單分成:競業類、UIUX類、學習類...等等。
截圖類:截圖類是指用手機滑掉而截圖下來的類型,在現在每天低頭滑手機的日子,其實這類型的參考資料也變得很多。這類型最好是在手機裡另外開一個相簿來紀錄,不然很容易會被遊玩時的照片洗掉變得很難找喔!
*節省時間:隱約有印象但想不起來參考資料的時間
以上三個方法分享給大家~
有其他增加效率的方法,也歡迎大家分享給我知道唷!
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客務關係發展副理

10/19 12:32

跨時區國際專案的藝術
2005年湯馬斯·佛里曼(Thomas L. Friedman)撰寫的暢銷書「世界是平的」(The World is Flat)點出了全球在網路等各項科技的推動下,資源與人力資源產生了流動,越來越多的商業模式是以跨時區、跨地域的方式完成,越來越多的企業隨著地球旋轉在營運與執行專案。而我們身為當中的小螺絲丁,實質上的感受又是什麼呢?
- 你可能要時常要換算時區:除了以 GMT+8(格林威治時間+8小時)的台灣時間計算與各地的時差、美東美西彼此相差3個小時、印度與各地有個半小時而非整點的時差(與台灣相差2.5小時)、英國與法德差1個小時等等,若專案涉及這些時區,都值得留意;以台灣標準上班族的一天來說,一早上班,應該還來得及在加州下班前和美國同事開個會、印度的QA大約在中午左右會開始處理程式測試結果的回報、下午則有可能來自愛爾蘭的會計來信提醒要和客戶請款。
- 日光節約時間 (Daylight saving time):日光節約時間決定著夏令時間的開始與結束,一旦啟動,施行這個機制的國家時鐘得往前撥一個小時(八點變成九點),結束之後再調整回來(九點回到八點)。 雖說大部分上班族所使用的日曆與會議排程工具會協助我們自動轉換,顯示在本地正確的時間區間,不過因為和台灣的時差多或少了一個小時,因此在沒有時區工具協助時,還是要留意(比如在email或電話會議中和對方討論時間時)。過去歐美的起始與結束時間切點幾乎相同,不過自2007年起美國與歐洲的實施時間明顯不同(註),這些都值得留意。
因此,如果你是跨國的專案經理,還有以下幾點建議供作參考:
- 留意各國的假期,尊重各國的節慶與職場假期文化:除了我們熟悉歐美的聖誕節、還有印度四月的新年、日本四月底的黃金週、大陸的十一長假等,另外,歐洲人在七八月度假旺季重視個人長達三四週的假期安排、聖誕節的慶祝有幾週的差異(東方正教的俄羅斯於1月7日慶祝),甚至是各國對於女性產假與為期較長的育嬰假福利,都是值得專案經理了解的資訊。
- 安排會議時間請考量時區:若專案成員橫跨全球各洲,要找到一個大家都在上班的時間開會是不可能的,也因此時常看到勤奮的亞洲人願意犧牲自己的時區,在美國上午、歐洲下午、亞洲晚上(甚至半夜)的時間召開三個時區的會議。不過專案經理也需擁有公私生活的平衡(work life balance),所以不妨想一些備案(比如白天和歐洲夥伴同步,將重點或待討論事項以email請美國同事確認、在歐洲找到同事代為和美國同事確認等等),別忘了保住好肝、留得青山在。
- 把握各個時區的上班時間,充分運用;試著認識同樣功能卻位處不同時區的同事(比如掌握兩個時區以上的QA來協助確認RD的產出),在緊急時當作備援。
跨國專案在執行上有其酸甜苦辣,而當中如何運用地球自轉爭取時間、達到高效率產出,就屬於跨國級專案經理的真功夫了!
註:目前歐洲(歐盟、瑞士與英國)的夏令時間於每年三月的最後一個星期日開始,至十月的第一個星期日結束;美國夏令時間於每年三月的第二個星期日開始,至十一月的第一個星期日結束。
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劉威麟

作家/趨勢觀察者/軟體工程師/廣告行銷人

11/16 10:00

時間管理,不如想辦法吃「無敵星星」!
(筆者註:過了許多年、許多年,這個「無敵星星理論」依然有人在聊呢,請見當年原文)
玩過超級瑪麗兄弟的朋友們,就會知道「無敵星星」的妙用。只要操縱你的超級瑪麗去吃到那顆跳動的黃色星星,馬上就全身閃啊閃,輕快的配樂響起,你碰到魔菇魔菇就倒,碰到飛龜飛龜就飛掉,整個人呈現無敵的狀態,衝啊!跑啊!跳啊!快的話,靠一顆無敵星星就可以跑個大半關,直接衝到終點。可惜這段無敵的期間,只能持續15秒,15秒過後音樂又恢復了平常,你的腳步又回到了小心翼翼。
「去去去,快去念書!」
「你要考最後一名喔?」
「別人一回家就念書,你一回家只會看電視!」
聽媽媽的聲音,高中生一身懶洋洋不甘情願的關掉電視機,慢慢的、緩緩的拖著日漸高大的身體,啪甩上房門,把自己「垮啦」一聲置放在木桌前面,參考書打開來,開始不情不願的爬字……。天,這樣的孩子,怎麼可能把書讀得好?就算考好了一關,下一關也撐不過去。等到畢業後,很有可能把之前的書都忘光光。
假如有機會碰到這樣的媽媽或這樣的小孩,我會告訴他們,與其怪罪現代國民教育的辛酸,不如多玩玩「超級瑪麗」,看看「無敵星星」的啟示。
「無敵星星」的啟示就是,當然,有人破關可以用「硬幹」的,從頭到尾不吃無敵星星。不過只要吃到無敵星星,就算從開始就慢慢的走,也可以趕上進度,比別人更快的方式破關。記得在史丹佛見過許多台灣教育體系下所謂的好學生,發現他們其實都有自己的小技巧,絕不是「硬幹」到建中北一女台大的,有的甚至不是名校出身卻能comeback,打遊戲是這樣子,做事情更是這樣子,每個人身體裡都有一顆無敵星星。你曾讓它出來過嗎?今天出來過了嗎?
懂得管理時間的人,其實不是將時間以「軍事化」的切割、管控。這是不可能的事情,人終究是人,再多的計畫,也敵不過自己生理心理的變化。你可能安排了現在要馬上要把手邊幾個小件事Get things done?結果偏偏情緒低落,一件事也做不出來,別說是五件事了;你想用POSEC時間管理法?但每個明天都是如此的詭譎難測,昨日所謂的「緊急」趕不上女朋友突然和你吵架的「更緊急」。你又想用Pareto方法分析揪出所有的80/20?結果雖然找到20%的關鍵一口氣念完,那還是需要三小時,而你現在不用說一小時了,連十分鐘都已經做不下去。設立了好幾個action items有什麼用?但自己現在更多的是「inaction items」,石頭塞滿身體,動也不想動!
怎麼辦?強迫自己、硬拔自己、揠苗自己?
不。當我們知道「無敵星星」的妙用,其實就不會強迫自己馬上開始「進入狀況」了。一個人只要進入「無敵星星」期,做的工作速度是原來的四倍,只要一天吃到一次無敵星星,只要工作三小時就可以下班回家了。「無敵星星」的樂趣其實每個人都感受過,通常感受到的時間是在下午五點多,或許是在晚上十二點過後,也有可能是在十一點多剛準備吃中飯以前。這段「無敵」時間,做什麼都很順暢,明明看起來沒發生什麼事卻通體舒暢,腦筋快得像什麼一樣,做PowerPoint一連做了好幾個頁面,有朋友寫MSN還可以一一微笑回覆,中間還點點點回了三封email,好像金庸筆下那一個剛剛開關而出第一次在江湖亮相的武林高手,靠一隻手就把不斷飛來的飛踢飛拳一一擋住並彈回,連自己都一面做一面訝異現在「好順啊!」不禁嘴型一啾,哼起歌來,同事經過,問你「今天心情很好喔?」你不知怎麼回答只能說,「還好!」但連自己都感覺得出臉上不由自主的微笑,一邊把自己的歌唱完………。這段「無敵星星」大概也最多也只能持續一~二小時,最後可能是午餐時間到,就嘎然終止,不過你已經完成原本需要一天的工作,重要的是,這充實一小時竟往往也是整天最愉快的一小時!
這就讓人想到,假如讀書、工作都像是在「破關」,而「無敵星星」又這麼厲害,那我們每日的工作態度,可以以「吃到無敵星星」為目標。也就是說,不急,讓自己慢慢一步步的去吃到那顆「無敵星星」。就好像瑪麗歐,一定要先走一段路,敲掉磚塊;你不求自己像那名高中生,一定得在第一分鐘就奮起抓狂念書。一旦吃到無敵星星,什麼都搞定了。
重要的是,如何吃到你每日的無敵星星?無敵星星常常是因為「做了一些事情」而累積起來的,這些事情很有可能和你在無敵星星期所做的事是一樣的。我自己常常利用這個特點來「製造無敵星星」。而這個rule就是,「有了兩個就有第三個」。當你做了兩個東西,做到第三個時就會進入無敵星星的狀態。到處都做兩個,再一起做第三個,這個無敵星星就更大、更長、更high。
當我們要做企畫,而又非常不想做,很簡單!在自己還沒想去泡杯咖啡前,就先打開了一張空白的PowerPoint,「鬆鬆鬆」的先做好「兩張」投影片,擺在那邊。星星就開始你的身體裡面露出微微閃動,星星差不多快要出來了....(請至下方留言區繼續閱讀)
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11/23 16:22

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