Q哥的職涯心得分享室

報表彙整與管理、建立標準生產流程、人際溝通、工作監督、降低成本、生產成本控制、文件檔案資料處理、轉換及整合工作、專案管理、達成產能及出貨目標

Q哥的職涯心得分享室

關注

吳振興 Jeff 知識長

生產處經理｜104Giver職涯引導師第003202310007號

11/04 11:12

【打破既有習慣，開創效率新高度】

當進入公司一段時間後，隨著逐漸熟悉份內各項工作業務，作業會開始走向穩定期，但這時候也可能會發現自己有些工作效率，遠比別人落後很多。但反觀自己的作法，好像也沒有什麼太大問題，就是說不出哪裡有差。

這時候就應該要思考，是否是既有的作業習慣限制了自己。

回想起當入公司的時候，為了要快速學習且完成任務，有些時候往往是用試錯的方式進行學習，一旦取得經驗後再進行調整，這樣的方式並沒有錯，但有時候會因此帶有一些流程誤解，「遇到這問題好像就得這樣做」、「這個人就是要這樣應對」，所以在作業中就會多繞一些圈。

但若想要更有效率地工作，我們應該是先跳脫「既有習慣做法」的框架，進而重新檢視整個作業流程，才有機會找到改善的契機。

【觀察其他同事的做法，學習不同的流程】

就如同自己有一套處理作法，當然其他同事也有自己的，這時不妨花點時間觀察同事是如何執行相似的任務。看看他們如何安排工作順序，或是如何運用不同的工具。例如某個固定報告，你看到某位同事有用 Excel 的自動化公式處理報表，那麼你也可以主動請教，學習這些小技巧，讓你的工作事半功倍。

【每周反思一次：哪個流程最花時間？是否能改進？】

每周花點時間檢視自己的工作流程。把每個步驟簡單寫下來，然後問問自己：「哪個步驟最花時間或是可以合併？」假設發現自己在處理文件的命名或找資料時特別耗時，就可以思考是否能簡化。例如設定固定且清楚的檔案命名格式，或是運用程式軟體自動歸檔，讓自己不再重複花費時間在搜尋資料細節上。

【熟悉公司常用工具，學會善用資源】

很多公司都有內部常用的工具系統，比如任務管理軟體、報表工具或雲端文件。但通常是在建置時會進行一次全面的教育訓練，後續就不一定會延續下去，導致只有部分資深同仁才知道，建議可以多花點資源投資在人際關係上，透過打好關係學會這些工具，也會比自己一股腦亂撞來的有效，讓自己更有效率地掌控進度，工作流程也會變得更順暢。

【先求完成，再求做到完美】

對於工作來說能夠做到「一次完美」的結果是讓人嚮往的，但其實這樣反而更容易造成拖延。試著將工作分成幾個階段，先把大框架完成，然後逐步進行優化。比如在撰寫報告時，先整理出基本架構，填入主要資訊，最後再試剩餘時間去精修內容。這樣可以避免在部分細節上花過多時間，造成報告無法順利完成或虎頭蛇尾的問題。

【每次任務結束後，花幾分鐘記錄心得與改進點】

完成一項工作後，花幾分鐘記下你的心得。記錄「這次做得好的地方」與「下次可以改善的部分」，比如「今天做報表時發現用公式自動計算，能省下好多時間」、「我可以把這個經驗用在其他那些項目上？」。這些小記錄能幫助你在未來面對類似任務時，更快進入狀況。