誰在做誰的工作？OpenAI新研究：同事用AI「越俎代庖」愈來愈明顯
AI沒取代你的工作，同事卻開始用AI做你的事？OpenAI最新研究發現，排除寫信、排程等通用任務後，高達43.5%的工作對話涉及跨職務任務。當生成式AI讓職場分工界線愈來愈模糊，企業與員工該如何面對「越俎代庖」的新問題？
文／田孟心編譯 由天下雜誌授權轉載
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誰在做誰的工作？未來趨勢：職權模糊化職場管理新考驗：如何有效溝通權責？
業務人員自己跑數據分析、管理層自己做行銷、客服自己修bug⋯⋯，研究顯示，AI不止改變了工作方式，更改變了「誰來做什麼」的結構。學者指出，職權模糊化、水平重疊，將是未來職場趨勢，但當「踩線」的權責問題隨著生成式AI普及愈來愈嚴重，企業內部該如何協調？
在傳統的職場環境中，職責劃分通常涇渭分明，設計團隊負責美編，工程團隊負責寫程式，法務團隊負責審閱合約。然而，當生成式AI的逐漸普及，這些界線正在瓦解。
專家好奇，愈來愈多員工傾向用AI「自己搞定」那些原本需要請益專家同事的任務時，會提升企業的效率，還是衝擊協作文化？
誰在做誰的工作？
OpenAI近期發布的研究《在邊界上工作》（Work at the Frontier），分析了美國ChatGPT用戶超過80萬則與工作相關的對話紀錄。
數據顯示，高達16.8%的工作訊息，是員工在執行「不屬於自己傳統職位範圍」的任務。如果排除掉寫信、排程等通用行政事務，這個比例更飆升至43.5%。
不同崗位的詳細數據如下：
客服人員：有77%的AI提問涉及其他專業領域的任務。
行銷人員：不再苦等工程師，自己用AI排解網站故障；同時，他們的行銷任務也被其他部門「借用」得最多（佔其他領域工作對話的8.9%）。
工程師：程式除錯任務，正被其他部門大量吸收；但工程師自己較少去碰觸別人的領域。
除此之外，愈小的企業，任務交叉的情況就愈多。
未來趨勢：職權模糊化
表面看來，這省去了來回溝通的成本與等待時間，但學界的研究卻點出了趨勢背後的隱憂。
在有關荷蘭一家媒體公司的管理學研究中，學者發現生成式AI徹底改變了廣告團隊的流程。
過去，資深創意人員只需提出概念，接著由平面設計師、攝影師等各路專家共同激盪，將概念具象化。但如今，創意總監直接用AI生成了高完成度的提案作品，導致其他專家的工作被降級為「設法執行這些AI生成的畫面」。
學者雷特科夫斯基（Jana Retkowsky）將此現象稱為「創意流程崩塌」，因為集體激盪的空間，被壓縮成一個人與AI的單向互動。
英國倫敦國王學院的學者格林肖（Damian Grimshaw）在另一份研究中觀察電玩遊戲公司的類似情況，指出：「大家一直非常執著於AI對資深與資淺員工（垂直）的影響，但我認為，現在發生的大量『水平職務重疊』現象，同樣重要。」
工作職責的變動，在歷史上並非新鮮事，例如你我都多少取代了「打字員」的工作。
然而，歷史的必然並無法撫平當下工作者的焦慮。當工作者發現隔壁座位的同事，正興致勃勃地用ChatGPT取代了你原本負責的業務時，很難不出現被剝奪感。
《金融時報》專欄作家歐康納（Sarah O'Connor）寫道，「與其擔心自己的工作被AI取代，更直接的威脅其實來自於那個訂閱了Claude、眼裡閃爍著狂熱光芒的同事。」
職場管理新考驗：如何有效溝通權責？
目前，多數企業的管理指南仍停留在防範「員工不道德使用AI」或「AI監控造成壓力」的層次，針對這種「同事越界、職權模糊」的新趨勢，管理學界尚未發展出成熟的應對框架。
然而，綜合既有對AI濫用與職場溝通的管理建議，企業主管與員工在面對這類「踩線」情況時，可以把握以下幾個溝通重點：
一、釐清公司AI政策與界線：
發現同事過度跨界時，首先應回歸公司的AI使用規範。公司必須明確訂定AI是輔助工具還是主要產出工具，並釐清某些高專業度（如法務、工程）的任務是否能由非專業人員透過AI獨自完成，以避免產生難以追溯的錯誤。
二、預設善意，展開對話：
大多數跨界使用AI的員工並非出於惡意搶功，而是基於效率或對新技術的熱情。學者建議，遇到這種情況必須直接開啟對話，可以委婉地表達：「我注意到你用AI完成了這部分的任務，我們或許可以討論一下，未來在這種情況下，我們可以怎麼分工會更好。」
三、建立跨部門的「AI安全委員會」或共識：
與其讓員工私下各自為政、互相踩線，企業應組織包含管理層與基層員工的對話機制，共同盤點「哪些工作已被AI重新分配？」，並據此調整績效考核與職務說明書。
逃避溝通只會讓情況惡化。研究荷蘭媒體公司的學者雷特科夫斯基警告，「這件事必須被討論，儘管開口告訴同事『你接管了我的部分工作』非常尷尬，但如果團隊迴避這種令人汗顏的對話，最終只會演變成把人排除在外。」
在AI重新定義職場生態的當下，重新協商彼此的界線，才是維持健康企業文化的解方。
（資料來源：OpenAI, FT, Forbes, Fast Company）
（原文標題：OpenAI新研究揭：同事用AI「越俎代庖」愈來愈明顯）
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