疫情所造就的遠端專案管理

張嘉麟

客務關係發展副理

2021/12/31

疫情所造就的遠端專案管理
在告別2021之際,回顧這二年,全球新冠肺炎疫情所帶給專案管理的最大衝擊,莫過於PMBOK等所有專案管理教科書始料未及的遠端專案管理了。
在疫情之下,公司開始分流、員工開始在家工作,專案管理首當其衝的,就是溝通管理上的轉變:
- 位居遠端的人成為多數、甚至全部,原有當面或實體會議討論的模式,全被迫轉為視訊會議或透過網路聊天室。
- 專案時常運用到的集體討論或團隊工作(如war room、basecamp或 stand-up meeting 的戰鬥模式或快速同步),如今一樣只能透過網路進行。
- 成員的專注力更難集中,專案經理難以透過視訊會議掌握對方所接收到的訊息,溝通上的誤差與延遲容易擴大。
因此,專案經理必須要有以下的體認,並作出諸如以下管理模式上的調整:
- 將會議的必要性降低:在家工作十分容易受到突如而然的家務、或也在家上課的孩子干擾,所以請將頻率降低、時間縮短。
- 將會議成為輔助的溝通工具,不要再依賴會議來達成以往你所習慣的溝通效果,如:進度掌控、資訊同步、消息佈達,以網路對話頻道為主(專案管理平台或商務用的訊息工具,如slack等),並確保留下紀錄。
- 在遠端工作下,更要確保團隊成員所等待中的決策、待議事項,都能獲得答案。而原來專案管理應有的任務(如固定每週提供進度報告與紀錄文件),仍要如同在辦公室裡一樣,更是鬆懈不得。
- 給予IT方面問題(如檔案傳輸、工作環境的部署)更大的寬容與耐性。
- 在時程預估上,由於一對一的溝通變得更加費時,而在疫情嚴峻期間,更容易面臨人員被迫暫離職場接受醫療照護的可能(如施打疫苗、隔離等),因此專案經理自己要對時程與資源做好更大的緩衝,並且心中更要有譜,不要過於依賴成員來提供答案。專案的時程為「規模/範疇」的產出,所以以大型軟體專案來說,就具有以時間為x軸、功能為y軸的進度模型可作為參考。若功能不是一個準確的單位,就用自己主觀的判斷做出一個假定的「專案單位」,抓出預期的專案完成趨勢線。那麼如何提高主觀的準確度?可以借助公司的歷史專案,再納入比起無疫情期間相對較大的時程與資源風險來估算。
儘管大家殷殷期盼一切回到正軌,這段時間也造就了全球的「後疫情」新工作模式;病毒的變型與世界各地處理疫情的不同態度,讓疫情的變化更難預測,專案經理們不妨正面思考,如此一來,將可造就出更具有戰鬥情感、更具有因應彈性的優質專案團隊!
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