專案面面觀-360°全面探討專案管理

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專案面面觀-360°全面探討專案管理

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張嘉麟

客務關係發展副理

2021/12/31

疫情所造就的遠端專案管理

在告別2021之際，回顧這二年，全球新冠肺炎疫情所帶給專案管理的最大衝擊，莫過於PMBOK等所有專案管理教科書始料未及的遠端專案管理了。

在疫情之下，公司開始分流、員工開始在家工作，專案管理首當其衝的，就是溝通管理上的轉變：

- 位居遠端的人成為多數、甚至全部，原有當面或實體會議討論的模式，全被迫轉為視訊會議或透過網路聊天室。

- 專案時常運用到的集體討論或團隊工作（如war room、basecamp或 stand-up meeting 的戰鬥模式或快速同步），如今一樣只能透過網路進行。

- 成員的專注力更難集中，專案經理難以透過視訊會議掌握對方所接收到的訊息，溝通上的誤差與延遲容易擴大。

因此，專案經理必須要有以下的體認，並作出諸如以下管理模式上的調整：

- 將會議的必要性降低：在家工作十分容易受到突如而然的家務、或也在家上課的孩子干擾，所以請將頻率降低、時間縮短。

- 將會議成為輔助的溝通工具，不要再依賴會議來達成以往你所習慣的溝通效果，如：進度掌控、資訊同步、消息佈達，以網路對話頻道為主（專案管理平台或商務用的訊息工具，如slack等），並確保留下紀錄。

- 在遠端工作下，更要確保團隊成員所等待中的決策、待議事項，都能獲得答案。而原來專案管理應有的任務（如固定每週提供進度報告與紀錄文件），仍要如同在辦公室裡一樣，更是鬆懈不得。

- 給予IT方面問題（如檔案傳輸、工作環境的部署）更大的寬容與耐性。

- 在時程預估上，由於一對一的溝通變得更加費時，而在疫情嚴峻期間，更容易面臨人員被迫暫離職場接受醫療照護的可能（如施打疫苗、隔離等），因此專案經理自己要對時程與資源做好更大的緩衝，並且心中更要有譜，不要過於依賴成員來提供答案。專案的時程為「規模/範疇」的產出，所以以大型軟體專案來說，就具有以時間為x軸、功能為y軸的進度模型可作為參考。若功能不是一個準確的單位，就用自己主觀的判斷做出一個假定的「專案單位」，抓出預期的專案完成趨勢線。那麼如何提高主觀的準確度？可以借助公司的歷史專案，再納入比起無疫情期間相對較大的時程與資源風險來估算。

儘管大家殷殷期盼一切回到正軌，這段時間也造就了全球的「後疫情」新工作模式；病毒的變型與世界各地處理疫情的不同態度，讓疫情的變化更難預測，專案經理們不妨正面思考，如此一來，將可造就出更具有戰鬥情感、更具有因應彈性的優質專案團隊！