專案面面觀-360°全面探討專案管理

產業轉型、專案管理、經營管理

專案面面觀-360°全面探討專案管理

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張嘉麟

客務關係發展副理

2022/01/27

淺談因「轉型」而生的企業專案

資訊要數位化，才能大數據、才能走向人工智慧、才能在物聯網裝置上應用；

品牌要走向電子商務，才能實體虛擬擁有全通路、才能掌握自己的品牌與市場的對話，真正擁有客戶；

生產者要努力朝「循環經濟」靠攏，資源才能永續、才能展現出企業社會責任、才有機會獲得ESG (Envrionmental, Social, Governance) 投資者的青睞。

無論產業為何，大環境的浪潮時常推動著企業轉型，公司不能再單靠一項永久不變的產品、一項服務長期生存；軟體或平台服務不再只是開好需求，然後等程式完成編寫就可以；客戶關係管理不再只是親門拜訪或是打打電話，因為客戶的行為與回饋是行銷專案的重要依據；採購單位在意的，不能再只是一味的追求低成本，而是要尋求具永續認證的物料，或是須導入回收機制…「轉型」，意味著公司的管理思維、營運節奏或商業模式須改變，員工的責任行為或流程需要轉變與調整，新的工具、方案甚至團隊須出現，也因此，內部專案儼然而生。

然而轉變，時常意味著會遇到抵抗，而這也往往是內部專案最大的阻力；因為往往涉及多個組織，更具有跨部門溝通的先天不利因子。

由於是轉型，容易在階段性目標達成後，專案團隊即解散。完成的是平台、是解決方案、是新流程，然而隨著人員流動、專案資訊的消散，時間可輕易地侵蝕掉當時轉型的初衷。

針對內部阻力，我們常看到的解決方式是：

1. 透過外部顧問團隊介入，管理階層賦予必要的權力，以屏除內部角力或難以跨部門對話的問題。

2. 成立暫時性的專案團隊，用意在於確保聚集各個部門的聲音與參與。

無論是1或2，以下提醒提供給這種空降型團隊：

- 在訂定專案的milestone或check point時，務必因地制宜，尊重現有的營運，萬萬不可強制套用。

- 避免使用艱澀的專業術語轟炸既有員工或其他部門的同仁，導致反感。

- 給予營運團隊完整、穩當的交接，若情況許可，應安排後續追蹤與定期檢視與修正，而非來個完美轉身隨即離開。

真正成功的轉型，需要化成公司的基因，確實融入每天的營運，因此多以後續「營運」的思維來規劃前期專案與兩個階段的銜接，才有機會提高「轉型」對企業發揮出效益的機會。高階管理階層不要操之過急，急於看到轉型的成效；轉型也代表著它會是一個漸進式的改變，因此專案後的營運階段，反而是需要留意的重點：定期追蹤檢討，找出轉型衍生出的新問題，確保營運流暢無虞，即可追求積極的一面，訂定新目標，規劃出下一階段的改變（成長）目標。