104學習精靈

張嘉麟

客務關係發展副理

2021/11/06

專案亮紅燈到底該不該說?

身為專案經理,每週、每月你都得固定發出進度報告,在報告中,你是否會、又會用什麼方法,來反映出專案的真實狀態?
專案的任務可以多如牛毛,也因此專案經理往往不會選擇費時費力的方式,以文字逐一說明狀態;於是許多專案管理的軟體或工具,以燈號的方式(紅黃綠),讓專案經理可以快速對每個任務給出「健康指數」,讓繁忙的主管和同仁,一瞥便了然於心專案的整體狀態。
想當然爾,大家都喜歡看到一片綠油油,事情進展順利,偶爾一兩週某個任務呈現黃燈,在下次報告中,就平順的繼續向前;只是日子不會永遠如此美好,當某個環節箭在弦上、某個檯面下的問題就要爆發、資源就是不到位、時程即將嚴重拖延,專案經理會真的給出紅燈嗎?
有的專案經理永遠報喜不報憂,覺得紅燈會顯得自己管理能力不佳,只會為自己換來上層主管的斥責,但是有的專案經理懂得以此做為爭取資源的手腕,以紅燈來向上級要求提出讓情況轉寰的策略;有的專案經理在公司內部鬥爭的政治角力下,完全沒有選擇燈號的自由…;不過也有的專案經理懂得利用燈號,來造成團隊成員必要的心理壓力,好為延宕的專案加速。
也因此,燈號的給予就如同比賽評審,分數的高低難免會有主觀的成分在,但是只要是同一位專案經理,在管理專案的行事風格以及看待問題的角度上,也必定會有其一致性,也因此,相關的專案成員或利害關係人,只要了解這位專案經理的管理方式,自然不難了解該去如何適當解讀其發出的報告或警訊。
至於回到標題所問的,專案亮紅燈到底該不該說,我想答案絕對是肯定的,只是到底應該在每週、每月的報告裡,還是應該在發出報告前,直接到主管辦公室閉門口頭說出來,這沒有絕對的答案,而會取決於公司文化、團隊的溝通模式,以及這個紅燈事件的本質。
不過也有幾個共通的問題,是專案經理可以先思考的,那就是:
「我已經清楚理解導致這個紅燈存在的理由,那就是…」
「我現在也許能先做些什麼,就可以讓這個紅燈變黃燈。」
「如果我辦不到,我想應該會是誰、應該可以透過什麼事件,這個紅燈就有機會消失。」
讓自己心平氣和的看待專案危機,相信專案就有機會健康地穩定發展。
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吳振興 Jeff 知識長 ・經理・07/17 12:00
【每一次與人對話,其實都在透露你是哪一種人】
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教你用簡單明確的語言 說好你的故事📚
你的職涯摘要 = 你的職場電影預告片! 職涯摘要(Career Summary) 就像是一部電影的預告片——它要在短短幾句話中,精彩地介紹你自己,勾起人資想深入了解的興趣。 這不是你過去工作的逐條列表,而是一個聚焦版的自我介紹,強調最相關的經驗、技能與目標,控制在3~4句之內。 為什麼這段話很重要? 根據統計,人資平均只花幾秒鐘掃過一份履歷。 一段強而有力的職涯摘要,能幫助對方快速掌握你是誰、能帶來什麼價值。 這一段,很可能就是你能不能被邀請面試的關鍵! How to Write It 怎麼寫出一個好的職涯摘要? ✅ Use short, clear sentences. 使用簡短清晰的句子 ✅ Start with your job title or profession. 先說明你的職稱或專業領域 ✅ Mention your years of experience and key skills. 提到你的年資與關鍵技能 ✅End with what kind of role you’re looking for. 結尾說明你想要找的職位類型 📌Example 範例: “Experienced Account Manager with 6+ years in tech and SaaS. Skilled in client relations, project management, and upselling strategies. Proven track record of exceeding KPIs. Seeking to contribute to a growing software team.” 「具備6年以上科技與SaaS產業經驗的業務經理,擅長客戶關係經營、專案管理與提升銷售策略。具備多次超越KPI的實績,期望加入成長型軟體團隊,持續貢獻影響力。」 📝 英中詞彙對照表 英文詞彙/片語 中文翻譯 Career Summary 職涯摘要 Overview 概述 Relevant 相關的 Experience 經驗 Skills 技能 Goals 目標 Callback 回電面試機會 若你想跟著老師一起學習更多英語技巧: 🔗https://events.taiwantrade.com/2025AIE1126/CMS/%E8%AA%B2%E7%A8%8B%E4%BB%8B%E7%B4%B9 (此貼文由ITI講師Bob撰寫)
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吳振興 Jeff 知識長 ・經理・07/10 11:21
【寧可在職場中當壞人,也不要當爛好人】
剛出社會那幾年,我曾經是那種典型的“爛好人”,覺得自己是新人就該多做一點、多幫一點,吃虧一點也沒關係,認為幫助同事是理所應當的事。然而這樣的做法所收到的反饋也讓我感到疲累及委屈,也讓我重新思考在職場中該如何調整自己的做法。 【不被珍惜的幫助,其實是害人害己】 還記得有次同事在做報告時卡住做不出來,請我幫忙確認,但看完後發現整個敘述邏輯都不對需要重寫,我就答應幫忙協助給予指導,結果那天陪同加班到深夜才趕完。但當下並沒有得到同事的感激。 另外因為是幫忙改報告,會用自己的想法去改,所以同事對於報告建立的邏輯也不清楚,在被主管問延伸問題時就答不太出來,反而認為是我沒講清楚。從那時起我開始才明白,有些忙或許本來就不該去幫。 有些人是「工作中卡住了真的需要幫助」,有些人則是貪圖「問你比我自己想得快」,但後者其實只是把責任推過來而已,而不是真的想要學習,那這種幫助不幫才是聰明的選擇。 自我檢查點 ●上次幫忙過時,對方是給予感謝還是無感? ●同事在經過幫助後是變好,還是更多的依賴? 【堅守自己的工作底線】 再來提到學會說“不”,也是我在職場中學到的另一個重要課題。過往我總是害怕拒絕別人的小幫助,因為怕被認為是小氣或是不夠合群。 像是有一個同事忙不過來,請我幫他處理一些簡單的數據整理工作,我雖然手頭上也很忙,但評估過後應該可以還是答應了。 但後來整理時才發現很多數據有錯要調整,重新確認資料正確性反而花了很多時間,結果自己的工作被延誤,也挨了上司的批評。這次經歷讓我了解到量力而為的重要性,那怕是一個小幫助,必要的拒絕是必要的,尤其是當你身上已經無法兼顧更多工作時。 工作的第一優先,是把自己的本分工作顧好,那怕你幫了同事再多的忙,只要影響到自己工作,責任還是在自己身上。 自我檢查點 ●我近期有因為幫忙影響到自己工作進度嗎? ●有沒有哪些同事,很常來找我幫忙,但其實都是他自己可以完成的小事? 【依賴不會成為前進的助力,反而阻斷了成長】 工作初期我經常協助指點一位工程師,去梳理他的報告邏輯。起初我覺得這是扶持新人的責任,對方也很感謝我的幫忙,但時間久後我發現,這位工程師變得很依賴我,同時也有越來越多的資料都需要我幫忙判定,但自己的工作能力並沒有真正提升。 這讓我意識到我是不是因為過度幫助,反而會讓對方失去成長的機會。因此我開始評估每次幫助的影響,甚至有時候是直接狠心拒絕,因為要確保自己的幫助是真正有效的,而不是讓對方變得懶惰和依賴。 自我檢查點 ●能獲得對方的感謝,確實讓人感到高興,但也要考量自己的工作負荷。 ●我是真的讓對方越來越好,還是越來越依賴? 【借款不當擔保人,工作不當掩蓋犯】 過往我曾經與一位同事關係非常好,幾乎工作上無所不談。某次這位同事在工作中犯了一個錯,來請求我的協助來幫忙掩蓋過失。 當下我猶豫了一下,基於友情最終答應了,但這件事最後還是被發現,不僅我受到了連累,也影響了我在上司心中的形象。這讓我深刻認識到,不管再好的朋友,職場上還是需要保持專業判斷,不能因為私交而影響自己的職業操守。 自我檢查點 ●這個舉動會不會進而賠上主管對你的信任? ●對方有沒有可能,直接變成讓你背黑鍋? 【先幫助那些幫助過你的人,不要害怕去要求別人回報】 過往我在職場中,因為覺得幫助別人是應該的。所以會自願加班來幫助其他同事,甚至因此放棄了自己的休息時間。 但有問題的是,我總是在有能力時去幫助別人,當我有困難時卻不敢開口請別人來幫助我,就因為這種爛好人的個性,才會讓自己職場路走的很辛苦。 職場關係是互惠的,幫助人當然也是希望能夠有回報,在自己困難時開口請人協助,才能夠知道自己對他人的付出是否真的有意義在,遠離那些只想接受不回報的同事,因為他們只會貪婪地吸取你的能力及時間,這樣的人際關係是很不健康的。 自我檢查點 ●當自已事情做不完時,我是選擇請人協助?還是自己再拚一些? ●有沒有遇到有困難總是找你,請他幫忙卻都沒空的同事? 職場中當個好人絕對是正確的。幫助別人固然重要,但也需要有自己的界線,幫助那些可以在未來幫助你的人,以及在你困難時請求回報,這些都是在職場中保護自己、提升自己必不可少的能力。 經歷了這些慘痛的教訓後,我開始明白只有在保護好自己,不一味去討好別人的前提下,才能更好地幫助別人,也才能在職場中走得更遠。
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吳振興 Jeff 知識長 ・經理・07/08 12:30
【努力,是為下一次有更多選擇鋪路】
兩周前我有寫一篇文章【「選擇比努力重要」,但其實還有比選擇更重要的】,內容主要是在提醒,我們需要進行心態調整,才能夠讓自己有更健康的心態去面對選擇。 但後來自己再深入思考過後,自己好像想得太過單純了,因為在擔任業師協助健檢的時候,有時會遇到夥伴提出「不知道未來要選什麼?」、又或者是「現在選錯工作很後悔,該怎麼辦?」但回想起自己的經歷,那怕進入到自己的夢想工作,最後也不是很順利一次到位,而是靠著邊選邊修正而走到現在。 雖然選擇比努力重要,但選擇之後有沒有好好去經營,也很重要。 【好的選擇不是絕對,環境會隨著時間改變】 我們都希望能夠錄取自己心目中的好工作,也希望能夠長長久久,但其實好的工作並不是一個絕對,而是由【公司文化x主管x同事x工作量x薪資】所組成,這些項目都可能隨著時間及外在環境而有改變,所以還是有風險在,不能夠認為進入到理想工作後就不用努力。 而努力是建立自己未來的保障,讓自己建立好的成果,累積更多的人脈及經歷,除了讓自己可以發展好上加好外,也能夠讓自己適應環境變化減少衝擊。 思維檢查點: ● 我是否還陷入「非得要一次選對」的心態裡? ● 我是否有充分了解現有工作的收穫與學習點? ● 我有沒有將過往經歷,轉化為自己的「職涯成果」? 【努力的過程,讓好的選擇長出更多的枝枒】 同樣在好的公司,有些人抓緊機會爬得更好,但有些人好幾年後仍停留在原地,努力的意義並不是要證明給別人看,而是要透過努力,讓原本有限的選擇變得越來越多。 有時候我們會認為自己選錯了,「這並不是我的興趣,我是不是該離職了?」但有些共通性的能力,像是【同事間溝通x向上管理x做事效率x邏輯思維】等項目,其實並不會因為選擇不同的領域就有改變,關鍵在於自己是否有持續成長的心態,我當然可以選擇這樣就好,但我也同樣可以選擇做的更多更好。 思維檢查點: ● 我是否總在看下一份工作、看到其他人的好,卻忽略眼前還有沒學好的事? ● 對於工作任務,我是否只想快速完成過關,而忽略建立思維與優化流程? ● 我是否有建立「工作成效表」來做為覆盤? 【選擇影響起點,但努力會影響你最後可以走多遠】 畢業幾年後,看到朋友工作成就越來越好,自己卻好像在原地踏步,一方面會感嘆選擇不同有影響,但就如同前面所提到的,外在的環境一直在改變,很多人過往羨慕的工作一個急轉就資遣,這是我們所難以掌控的。 但所累積在自己身上的能力及經驗,這是環境無法影響的,也是你真正能夠帶在身上的,所以與其持續羨慕別人的好發展,不然回頭看著自己腳下的每一步,是否都走在自己設定的路徑上,才能夠真正做到自己想要的。 思維檢查點: ● 我是否每天都抱怨「這份工作不是我想要的」? ● 我是否有找到工作中,可以給予回饋或建言的前輩? ● 對於交辦的任務,我是否願意給自己設定更高的標準? 【努力不是自我折磨,是為了未來能夠有更好的選擇】 回到一開始提到的,選擇比努力更重要,正確的心態會影響選擇的品質,但對於持續變動的大環境,選擇或許可以讓自己佔到比較好的起跑線,但沒有透過努力去持續疊加成果,當下一次的關鍵交叉口到來時,自己是很難能夠繼續做出好的選擇。 所以下次當再聽到「選擇比努力重要」這句話時,我們也要同時告訴自己「選擇後的努力,才是讓自己改變命運的關鍵」。
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