現象與解決問題之間的距離(二)

吳慧卿

營運經理

01/12 23:28

現象與解決問題之間的距離(二)
現象的本質
『現象』本身只是直觀呈現的樣子,但是也因為可以直觀,所以很容易讓人以為現象就是問題,其實現象的本質比較接近『結果』。就好像,我的朋友常常跟我抱怨孩子愛打電動,我就會跟他說這是結果,不是問題。問題不是孩子愛打電動,而是為什麼孩子愛打電動,所以了解『問題背後的問題』是一件很細緻的事情。
在我的身邊,有一個很經典的例子分享給大家:用過ERP的人都知道,建立品號時,如果有好的識別邏輯,品號再多都不怕。相反的,如果品號隨心、隨情的建立,那未來一定是一場災難。
我曾經在一個公司輔導文件系統化的專案,公司的員工經常跟我反應一個很惱人的問題,就是公司ERP報表跑出來之後,用EXCEL做資料篩選或是分析時,常常會有一些錯誤,所以員工們都是用手工對完報表之後,再轉進去要給主管的EXCEL的報告裡,大家都覺得ERP真的很不好用。
我自己試著轉一次報表,直接做篩選或分析也是一樣的情形,因為一時半刻找不到問題,也只能先放著。當我把問題慢慢往前排查之後,發現一個很有趣的事情,這個公司裡有兩位小姐可以建立品號,一位習慣直接在系統裡直接新增,但是因為要輸入的資料有點多,所以有時候會委託另一位小姐幫忙。而另一位小姐有一個不錯的小工具,就是他在EXCEL做了一個小東西,讓品號可以自動產生成系統格式之後,直接匯入品號。
我實際測試了這個小程序之後發現,這個小東西因為編撰的時候,有一點小問題,會在新建品號的最後面多加一個空白鍵。這個空白鍵一直沒有人注意到,所以有的品號有,有的品號沒有,於是在篩選或分析資料時,有空白鍵的品號會被歸到另一個獨立資料。
當大家都覺得ERP報表有問題,不值得信任時,這個有問題的報表雖然真實存在,但是這只是直觀的結果。真正的問題是那個跟ERP無關的小程式。修正這個小程式就可以解決大家長久以來的問題。是不是很有趣呢?
待續~~~
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