專案面面觀-360°全面探討專案管理

專案管理、中小企業經營策略管理、專案人力資源管理、專案時間╱進度控管、組織發展

專案面面觀-360°全面探討專案管理

關注

張嘉麟

客務關係發展副理

2021/11/22

沒PM的組織，專案要怎麼辦

在中小規模的公司或組織，或是一些較為傳統或新創的產業，因為規模、編制，或是作業上的習慣，時常不如中大型企業具有專職的「專案經理」來負責案子，也因此時常是：

• 老闆自己負責：無論是新創團隊的創辦人、傳統承包商的老闆，經常在談下案子的同時，就扛起了專案經理所做的重要事情：時程評估、溝通與資源管理。

• 產品經理負責：英文縮寫同為PM的產品經理 (Product Manager) 常被視為需扛下其專案的當然人選，但是這兩個角色其實差異很大；如果說產品是我們想要生出的寶寶，那麼產品經理是決定寶寶長相與個性的人，專案經理則是真正孕育他/她、確保寶寶平安出世的人。

• 負責執行的工程師身兼：為了使命必達，負責的工程師或團隊時常在公司「沒有人比你們更懂」的壓力下，被指派要扛起推動專案的責任。

以上這些狀況都是在組織輕巧時的做法，不過在身兼二職下：

1. 若你是對客戶或投資者承諾、校長兼撞鐘的老闆，別忘了提醒自己務必公開透明 (transparent) ，隨時與員工同步專案的變化與進展，也許是客戶的要求變更、也許是資源的變化（尤其是時間），不要一忙就事情全鎖在自己的Line對話、email信箱、甚至員工們最害怕的地方 — 腦袋裡。

2. 若你是兼任PM的產品經理或工程師，對自己、對大家，都要做好角色的切割，清楚表示自己身兼的專案經理角色所必須承擔的責任，以及因此會加諸於對方的推力（壓力）。這一點隨著事情的推進，會越容易被遺忘，因此別忘了要定期彙整報告、公告整體進度，透過跨功能而對整體專案進度有益的任務，以較為軟性的方式，達到向大家溝通的效果。

身兼二職下工作會變多、壓力容易變大，若有負面情緒開始累積，別忘了好好溝通，或者與主管想辦法疏通，或是尋求外援（例如：將部份專案外包）。

不論您屬於何者，當以下現象開始出現時，組織就該認真評估加入PM資源的可能了：

a. 專案變多或規模變大：當業務或專案規模大到一個階段，最好還是讓專職PM來。（而此時主管可能最容易有的顧慮是：我多請了個員工，之後沒別的案子怎麼辦？這點當今常見的主流做法，就是以「約聘」的階段性人力方式解決。）

b. 影響到原有工作的表現：專案是個需要大量溝通與彙整的工作，或許專案軟體或工具可以協助，但是還是需要有人花時間盯著全局。當時間大到一定的比例，就真的得不償失了（大於30%的工時就要有所警戒、大於40%就絕對該舉紅旗了）。

專案管理的模式，應隨著一個組織的成長而變化，只要對成員之間的合作氛圍、專案前進的節奏保持敏銳嗅覺，而且對身兼的員工保持包容與感謝，那麼在公司更進一步成長前，也就比較不用去害怕專案卡住或一團混亂的陣痛了。