PM/企劃的工作效率術-簡報製作篇

轉職成PM最不習慣的大概是：常會被大大小小的會議淹沒，真正要做事都只能靠加班時間？

PM的時間總是被切的四分五裂，很難有一個完整且不被打擾的專注時間，所以PM常常會有一門「時間管理」的課，做PM一陣子的我，從工作中找到了一些提升效率的方法，分享給大家試試看！

簡報製作常常是最耗費精力與時間的項目，但其實有些小撇步是可以縮短製作時間的哦！

今天先分享三個製作簡報的效率術：

1.掌握製作簡報的時間-會後、通勤、完稿

2.堅定的斷捨離-不浪費時間弔念想法

3.時時刻刻的資料整理-有效找到參考資料

1.掌握製作簡報的時間-會後、通勤、完稿

如果是提案型的簡報，通常我不會一口氣完成，而是會分成三個階段製作。

第一階段：通常會放在相關會議結束後立刻製作，提案大多會有個需求會議，在記憶最猶新的時候，先打開簡報，把在會議中的想法簡單列出吧！

*節省時間：打開空白簡報，回想當時會議的時間

第二階段：通勤時間非常適合拿來思考簡報架構，簡報架構是貫穿整個提案非常重要的關鍵，適合不被打擾的時間，而且最好也不要看著簡報想，因為當看著簡報很容易陷入細節作業，調調字體調調圖片，搞到最後架構不清不楚。思考完也不要忘記先在手機備忘錄裡面記錄下來，以免一到公司就忘記了！

*節省時間：突然的想調調字體大小，找找背景圖片的時間

第三階段：完稿，其實上面兩步驟做完，簡報應該也完成7成了，只差把架構的內文補齊跟排版，這時候如果怕方向走彎可以先給主管過目一下，因為架構清楚，主管也可以很快接收到資訊，給予方向的建議哦！

*節省時間：被打槍前的排版與美工

2.堅定的斷捨離-不浪費時間弔念想法

製作簡報時，不免有卡關的問題，可能做了十頁簡報但還是覺得邏輯不對、架構有問題，面臨需要重做的時候。

這時候常常會陷入一個捨不得刪掉的情感包袱，為了避免這個時刻，我桌面上永遠有著一個簡報檔，我叫它「草稿簡報」。

這時候把要刪掉的部分快速的複製過去「草稿簡報」裡儲存，然後大膽的把正檔裡的內容刪掉吧！這有兩個好處，一是幫助你可以更快速的斷捨離，二是沒想法的時候也可以去「草稿簡報」挖寶，也許這次提案不適合，之後會有適合的時機呢！

*節省時間：捨不得的情感時間

3.時時刻刻的資料整理-有效找到參考資料

製作簡報還有很多隱藏的時間在於尋找參考資料，可能是競業資料，也可能是某個設計的想法。

但其實身為PM的我們，應該時時刻刻都在接收這種資訊，只是缺乏「當下」有效的紀錄與分類，所以當我們製作簡報時，常常發生以下小劇場：「那個之前不知道在哪裡看過的案例...怎麼辦想不起來...（去google搜尋半天）算了再找另一個案例吧！」

關於這點，記憶力不好的我也是吃了很多次虧..

後來當我發現不錯的內容，我一定當下紀錄下來，並且分類。

這又可以分成三種：檔案、網頁、截圖

檔案類：大多是公司內部的文件，但可能跟同一個主題類似，就算不是我主要參加的會議，只要我當下覺得它對我的工作有參考價值，我就會先將它另存一份下來，在我需要的時候可以拿出來使用。

網站類：大多數的人應該也都有儲存網頁的習慣，只是逛越多存的越多，也就變得很難找到資料，所以還是建議存的當下就先把網站分類，我目前是先簡單分成：競業類、UIUX類、學習類...等等。

截圖類：截圖類是指用手機滑掉而截圖下來的類型，在現在每天低頭滑手機的日子，其實這類型的參考資料也變得很多。這類型最好是在手機裡另外開一個相簿來紀錄，不然很容易會被遊玩時的照片洗掉變得很難找喔！

*節省時間：隱約有印象但想不起來參考資料的時間

以上三個方法分享給大家～

有其他增加效率的方法，也歡迎大家分享給我知道唷！

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