專案面面觀-360°全面探討專案管理

時間管理、專案管理、國際文化

專案面面觀-360°全面探討專案管理

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張嘉麟

客務關係發展副理

2021/10/19

跨時區國際專案的藝術

2005年湯馬斯·佛里曼（Thomas L. Friedman）撰寫的暢銷書「世界是平的」（The World is Flat）點出了全球在網路等各項科技的推動下，資源與人力資源產生了流動，越來越多的商業模式是以跨時區、跨地域的方式完成，越來越多的企業隨著地球旋轉在營運與執行專案。而我們身為當中的小螺絲丁，實質上的感受又是什麼呢？

- 你可能要時常要換算時區：除了以 GMT+8（格林威治時間＋8小時）的台灣時間計算與各地的時差、美東美西彼此相差3個小時、印度與各地有個半小時而非整點的時差（與台灣相差2.5小時）、英國與法德差1個小時等等，若專案涉及這些時區，都值得留意；以台灣標準上班族的一天來說，一早上班，應該還來得及在加州下班前和美國同事開個會、印度的QA大約在中午左右會開始處理程式測試結果的回報、下午則有可能來自愛爾蘭的會計來信提醒要和客戶請款。

- 日光節約時間 (Daylight saving time)：日光節約時間決定著夏令時間的開始與結束，一旦啟動，施行這個機制的國家時鐘得往前撥一個小時（八點變成九點），結束之後再調整回來（九點回到八點）。雖說大部分上班族所使用的日曆與會議排程工具會協助我們自動轉換，顯示在本地正確的時間區間，不過因為和台灣的時差多或少了一個小時，因此在沒有時區工具協助時，還是要留意（比如在email或電話會議中和對方討論時間時）。過去歐美的起始與結束時間切點幾乎相同，不過自2007年起美國與歐洲的實施時間明顯不同（註），這些都值得留意。

因此，如果你是跨國的專案經理，還有以下幾點建議供作參考：

- 留意各國的假期，尊重各國的節慶與職場假期文化：除了我們熟悉歐美的聖誕節、還有印度四月的新年、日本四月底的黃金週、大陸的十一長假等，另外，歐洲人在七八月度假旺季重視個人長達三四週的假期安排、聖誕節的慶祝有幾週的差異（東方正教的俄羅斯於1月7日慶祝），甚至是各國對於女性產假與為期較長的育嬰假福利，都是值得專案經理了解的資訊。

- 安排會議時間請考量時區：若專案成員橫跨全球各洲，要找到一個大家都在上班的時間開會是不可能的，也因此時常看到勤奮的亞洲人願意犧牲自己的時區，在美國上午、歐洲下午、亞洲晚上（甚至半夜）的時間召開三個時區的會議。不過專案經理也需擁有公私生活的平衡（work life balance），所以不妨想一些備案（比如白天和歐洲夥伴同步，將重點或待討論事項以email請美國同事確認、在歐洲找到同事代為和美國同事確認等等），別忘了保住好肝、留得青山在。

- 把握各個時區的上班時間，充分運用；試著認識同樣功能卻位處不同時區的同事（比如掌握兩個時區以上的QA來協助確認RD的產出），在緊急時當作備援。

跨國專案在執行上有其酸甜苦辣，而當中如何運用地球自轉爭取時間、達到高效率產出，就屬於跨國級專案經理的真功夫了！

註：目前歐洲（歐盟、瑞士與英國）的夏令時間於每年三月的最後一個星期日開始，至十月的第一個星期日結束；美國夏令時間於每年三月的第二個星期日開始，至十一月的第一個星期日結束。