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專案面面觀-360°全面探討專案管理

時間管理、專案管理、國際文化

張嘉麟

客務關係發展副理

2021/10/19

跨時區國際專案的藝術

2005年湯馬斯·佛里曼(Thomas L. Friedman)撰寫的暢銷書「世界是平的」(The World is Flat)點出了全球在網路等各項科技的推動下,資源與人力資源產生了流動,越來越多的商業模式是以跨時區、跨地域的方式完成,越來越多的企業隨著地球旋轉在營運與執行專案。而我們身為當中的小螺絲丁,實質上的感受又是什麼呢?
- 你可能要時常要換算時區:除了以 GMT+8(格林威治時間+8小時)的台灣時間計算與各地的時差、美東美西彼此相差3個小時、印度與各地有個半小時而非整點的時差(與台灣相差2.5小時)、英國與法德差1個小時等等,若專案涉及這些時區,都值得留意;以台灣標準上班族的一天來說,一早上班,應該還來得及在加州下班前和美國同事開個會、印度的QA大約在中午左右會開始處理程式測試結果的回報、下午則有可能來自愛爾蘭的會計來信提醒要和客戶請款。
- 日光節約時間 (Daylight saving time):日光節約時間決定著夏令時間的開始與結束,一旦啟動,施行這個機制的國家時鐘得往前撥一個小時(八點變成九點),結束之後再調整回來(九點回到八點)。 雖說大部分上班族所使用的日曆與會議排程工具會協助我們自動轉換,顯示在本地正確的時間區間,不過因為和台灣的時差多或少了一個小時,因此在沒有時區工具協助時,還是要留意(比如在email或電話會議中和對方討論時間時)。過去歐美的起始與結束時間切點幾乎相同,不過自2007年起美國與歐洲的實施時間明顯不同(註),這些都值得留意。
因此,如果你是跨國的專案經理,還有以下幾點建議供作參考:
- 留意各國的假期,尊重各國的節慶與職場假期文化:除了我們熟悉歐美的聖誕節、還有印度四月的新年、日本四月底的黃金週、大陸的十一長假等,另外,歐洲人在七八月度假旺季重視個人長達三四週的假期安排、聖誕節的慶祝有幾週的差異(東方正教的俄羅斯於1月7日慶祝),甚至是各國對於女性產假與為期較長的育嬰假福利,都是值得專案經理了解的資訊。
- 安排會議時間請考量時區:若專案成員橫跨全球各洲,要找到一個大家都在上班的時間開會是不可能的,也因此時常看到勤奮的亞洲人願意犧牲自己的時區,在美國上午、歐洲下午、亞洲晚上(甚至半夜)的時間召開三個時區的會議。不過專案經理也需擁有公私生活的平衡(work life balance),所以不妨想一些備案(比如白天和歐洲夥伴同步,將重點或待討論事項以email請美國同事確認、在歐洲找到同事代為和美國同事確認等等),別忘了保住好肝、留得青山在。
- 把握各個時區的上班時間,充分運用;試著認識同樣功能卻位處不同時區的同事(比如掌握兩個時區以上的QA來協助確認RD的產出),在緊急時當作備援。
跨國專案在執行上有其酸甜苦辣,而當中如何運用地球自轉爭取時間、達到高效率產出,就屬於跨國級專案經理的真功夫了!
註:目前歐洲(歐盟、瑞士與英國)的夏令時間於每年三月的最後一個星期日開始,至十月的第一個星期日結束;美國夏令時間於每年三月的第二個星期日開始,至十一月的第一個星期日結束。
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吳振興 Jeff 知識長 ・經理・07/17 12:00
【每一次與人對話,其實都在透露你是哪一種人】
前幾天在跟同事對談時,有談到一個很有意思的話題:「對話的層次」。這裡不是要談什麼說話技巧,而是那種當你跟一個人聊過幾次天後,就大概會察覺到他是哪種狀態的人。 而這個觀察並不是要對人貼標籤,而是提醒自己要啟動覺察。畢竟在職場裡,會說話的人很多,但願意說「對的話」、說得「剛剛好」的人,其實不多。 【一、心理安全感會影響到不同的對話層次】 舉例我們有談到同事間互動時,會有4種對話類型: 1. 因為怕錯,總是聽得多,說得少 這種人有可能發生在剛進職場、還在摸索,或者是心中常擔心怕講錯被笑才選擇不講話。所以習慣當個安靜的觀察者,但內心其實常有很多的不安跟質疑。這個階段其實關鍵在於,怎麼建立起一個安全對談的環境,讓他們「願意」開口。 2. 懂一點就拼命講,容易言多必失 這個也不少見,有些人在新手逐步變熟手的過程中。開始有學到一點知識,就想跟大家分享,想藉此證明自己不是菜鳥。也可能是在資深的前輩,想要展現出自己的經驗。 雖然出發點都是熱情分享,但有時候會因為還不夠全盤理解,反而讓人覺得「講太多」。這時反而是需要調整發言,不要進而帶偏其他人。 3. 懂得多但不說,讓人摸不著頭緒 這類型的人基本上都算聰明、大多是那些習慣先觀察後行的人。腦袋很清楚、做事也有系統,但就是講話模糊不輕易表態、也不急於表現自己。久而久之就會讓人覺得「這人是不是城府很深?」。 4. 懂得多也講得巧,成為組織裡的關鍵人物 這種人不只專業,除了懂得如何將艱深的道理,轉換成讓別人吸收的語言。更重要的是他知道那些時機該講話,那些時候不該講那些話,來讓整個溝通流程更順暢,所以如果有機會遇到這樣的夥伴,真的要抓緊機會多聊多學,才能夠更了解他背後的思維邏輯。 【二、從「摸索中」->「想被看見」->「思考時機」->「對的時間講對的話」】 從這四種對話型態來看,主要不是放在討論溝通技巧,因為最根本的關鍵,不是你所擁有的知識有多少,而是判定講與不講的時機點。在職場對談中我們會遇到很多次的關鍵選擇,然後自己就卡在「講太多了」或「不敢去講」的搖擺之間。 但隨著一次次的測試+收集反饋,我們就能開始掌握到面對不同人、不同時機點時的講話分寸,慢慢就會走到第四個層次:說話不僅僅是為了證明自己懂,重點是要這些話能夠為團隊帶來一些幫助。 【三、那到底要怎麼提升自己對話的層次?】 這裡有整理一個簡單的流程,來讓自己練習: 1. 做自我察覺:我現在是第幾種說話模式? 關鍵不是要責備自己,而是先定錨自己的習慣方式是如何。 2. 練習暫停:不要急著馬上回應 聽到有人講多講錯時,忍住想要馬上反駁的衝動。問問自己:「我現在說這些話,是想要去糾正對方當下的錯誤? 還是想要將話題拉回正確的軌跡」 3. 用提問+引導+鼓勵代替評論:減少高姿態 如果你真的懂很多,立刻講出答案確實可以馬上解決問題,但對於團隊成員的幫助是很有限。如果另外選擇用引導方式,也能夠讓團隊成員進而突破思考盲點,進而獲得更大的收穫。 4. 講話是要對方想聽且聽的懂,不是說給自己爽 這個部份我自己也還在摸索學習中,有時候可能因為自己學了新技能或有新的啟發,就一股腦的想要跟人分享,但對方不一定就想聽想了解,在這種情況下,其實也是跟第二種類型是相同的。 【四、一段對話其實是不同模式持續切換的行為】 雖然前面講的四種階段,感覺是逐漸進步優化,但我認為真正溝通時,不可能是100%都維持一種狀態,而是複數狀態交互輪替發生,關鍵只在於哪個階段比例出現的高罷了。 越是懂得多厲害的人,越會願意選擇「只說剛剛好的話」。不藏私也不靠知識或話語去壓人,因為這些都無法讓人信服,做到對方能夠因為聽你說話,而感覺到自己變得更好,這段對話才能夠真正顯現出價值。
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教你用簡單明確的語言 說好你的故事📚
你的職涯摘要 = 你的職場電影預告片! 職涯摘要(Career Summary) 就像是一部電影的預告片——它要在短短幾句話中,精彩地介紹你自己,勾起人資想深入了解的興趣。 這不是你過去工作的逐條列表,而是一個聚焦版的自我介紹,強調最相關的經驗、技能與目標,控制在3~4句之內。 為什麼這段話很重要? 根據統計,人資平均只花幾秒鐘掃過一份履歷。 一段強而有力的職涯摘要,能幫助對方快速掌握你是誰、能帶來什麼價值。 這一段,很可能就是你能不能被邀請面試的關鍵! How to Write It 怎麼寫出一個好的職涯摘要? ✅ Use short, clear sentences. 使用簡短清晰的句子 ✅ Start with your job title or profession. 先說明你的職稱或專業領域 ✅ Mention your years of experience and key skills. 提到你的年資與關鍵技能 ✅End with what kind of role you’re looking for. 結尾說明你想要找的職位類型 📌Example 範例: “Experienced Account Manager with 6+ years in tech and SaaS. Skilled in client relations, project management, and upselling strategies. Proven track record of exceeding KPIs. Seeking to contribute to a growing software team.” 「具備6年以上科技與SaaS產業經驗的業務經理,擅長客戶關係經營、專案管理與提升銷售策略。具備多次超越KPI的實績,期望加入成長型軟體團隊,持續貢獻影響力。」 📝 英中詞彙對照表 英文詞彙/片語 中文翻譯 Career Summary 職涯摘要 Overview 概述 Relevant 相關的 Experience 經驗 Skills 技能 Goals 目標 Callback 回電面試機會 若你想跟著老師一起學習更多英語技巧: 🔗https://events.taiwantrade.com/2025AIE1126/CMS/%E8%AA%B2%E7%A8%8B%E4%BB%8B%E7%B4%B9 (此貼文由ITI講師Bob撰寫)
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吳振興 Jeff 知識長 ・經理・07/10 11:21
【寧可在職場中當壞人,也不要當爛好人】
剛出社會那幾年,我曾經是那種典型的“爛好人”,覺得自己是新人就該多做一點、多幫一點,吃虧一點也沒關係,認為幫助同事是理所應當的事。然而這樣的做法所收到的反饋也讓我感到疲累及委屈,也讓我重新思考在職場中該如何調整自己的做法。 【不被珍惜的幫助,其實是害人害己】 還記得有次同事在做報告時卡住做不出來,請我幫忙確認,但看完後發現整個敘述邏輯都不對需要重寫,我就答應幫忙協助給予指導,結果那天陪同加班到深夜才趕完。但當下並沒有得到同事的感激。 另外因為是幫忙改報告,會用自己的想法去改,所以同事對於報告建立的邏輯也不清楚,在被主管問延伸問題時就答不太出來,反而認為是我沒講清楚。從那時起我開始才明白,有些忙或許本來就不該去幫。 有些人是「工作中卡住了真的需要幫助」,有些人則是貪圖「問你比我自己想得快」,但後者其實只是把責任推過來而已,而不是真的想要學習,那這種幫助不幫才是聰明的選擇。 自我檢查點 ●上次幫忙過時,對方是給予感謝還是無感? ●同事在經過幫助後是變好,還是更多的依賴? 【堅守自己的工作底線】 再來提到學會說“不”,也是我在職場中學到的另一個重要課題。過往我總是害怕拒絕別人的小幫助,因為怕被認為是小氣或是不夠合群。 像是有一個同事忙不過來,請我幫他處理一些簡單的數據整理工作,我雖然手頭上也很忙,但評估過後應該可以還是答應了。 但後來整理時才發現很多數據有錯要調整,重新確認資料正確性反而花了很多時間,結果自己的工作被延誤,也挨了上司的批評。這次經歷讓我了解到量力而為的重要性,那怕是一個小幫助,必要的拒絕是必要的,尤其是當你身上已經無法兼顧更多工作時。 工作的第一優先,是把自己的本分工作顧好,那怕你幫了同事再多的忙,只要影響到自己工作,責任還是在自己身上。 自我檢查點 ●我近期有因為幫忙影響到自己工作進度嗎? ●有沒有哪些同事,很常來找我幫忙,但其實都是他自己可以完成的小事? 【依賴不會成為前進的助力,反而阻斷了成長】 工作初期我經常協助指點一位工程師,去梳理他的報告邏輯。起初我覺得這是扶持新人的責任,對方也很感謝我的幫忙,但時間久後我發現,這位工程師變得很依賴我,同時也有越來越多的資料都需要我幫忙判定,但自己的工作能力並沒有真正提升。 這讓我意識到我是不是因為過度幫助,反而會讓對方失去成長的機會。因此我開始評估每次幫助的影響,甚至有時候是直接狠心拒絕,因為要確保自己的幫助是真正有效的,而不是讓對方變得懶惰和依賴。 自我檢查點 ●能獲得對方的感謝,確實讓人感到高興,但也要考量自己的工作負荷。 ●我是真的讓對方越來越好,還是越來越依賴? 【借款不當擔保人,工作不當掩蓋犯】 過往我曾經與一位同事關係非常好,幾乎工作上無所不談。某次這位同事在工作中犯了一個錯,來請求我的協助來幫忙掩蓋過失。 當下我猶豫了一下,基於友情最終答應了,但這件事最後還是被發現,不僅我受到了連累,也影響了我在上司心中的形象。這讓我深刻認識到,不管再好的朋友,職場上還是需要保持專業判斷,不能因為私交而影響自己的職業操守。 自我檢查點 ●這個舉動會不會進而賠上主管對你的信任? ●對方有沒有可能,直接變成讓你背黑鍋? 【先幫助那些幫助過你的人,不要害怕去要求別人回報】 過往我在職場中,因為覺得幫助別人是應該的。所以會自願加班來幫助其他同事,甚至因此放棄了自己的休息時間。 但有問題的是,我總是在有能力時去幫助別人,當我有困難時卻不敢開口請別人來幫助我,就因為這種爛好人的個性,才會讓自己職場路走的很辛苦。 職場關係是互惠的,幫助人當然也是希望能夠有回報,在自己困難時開口請人協助,才能夠知道自己對他人的付出是否真的有意義在,遠離那些只想接受不回報的同事,因為他們只會貪婪地吸取你的能力及時間,這樣的人際關係是很不健康的。 自我檢查點 ●當自已事情做不完時,我是選擇請人協助?還是自己再拚一些? ●有沒有遇到有困難總是找你,請他幫忙卻都沒空的同事? 職場中當個好人絕對是正確的。幫助別人固然重要,但也需要有自己的界線,幫助那些可以在未來幫助你的人,以及在你困難時請求回報,這些都是在職場中保護自己、提升自己必不可少的能力。 經歷了這些慘痛的教訓後,我開始明白只有在保護好自己,不一味去討好別人的前提下,才能更好地幫助別人,也才能在職場中走得更遠。
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吳振興 Jeff 知識長 ・經理・07/08 12:30
【努力,是為下一次有更多選擇鋪路】
兩周前我有寫一篇文章【「選擇比努力重要」,但其實還有比選擇更重要的】,內容主要是在提醒,我們需要進行心態調整,才能夠讓自己有更健康的心態去面對選擇。 但後來自己再深入思考過後,自己好像想得太過單純了,因為在擔任業師協助健檢的時候,有時會遇到夥伴提出「不知道未來要選什麼?」、又或者是「現在選錯工作很後悔,該怎麼辦?」但回想起自己的經歷,那怕進入到自己的夢想工作,最後也不是很順利一次到位,而是靠著邊選邊修正而走到現在。 雖然選擇比努力重要,但選擇之後有沒有好好去經營,也很重要。 【好的選擇不是絕對,環境會隨著時間改變】 我們都希望能夠錄取自己心目中的好工作,也希望能夠長長久久,但其實好的工作並不是一個絕對,而是由【公司文化x主管x同事x工作量x薪資】所組成,這些項目都可能隨著時間及外在環境而有改變,所以還是有風險在,不能夠認為進入到理想工作後就不用努力。 而努力是建立自己未來的保障,讓自己建立好的成果,累積更多的人脈及經歷,除了讓自己可以發展好上加好外,也能夠讓自己適應環境變化減少衝擊。 思維檢查點: ● 我是否還陷入「非得要一次選對」的心態裡? ● 我是否有充分了解現有工作的收穫與學習點? ● 我有沒有將過往經歷,轉化為自己的「職涯成果」? 【努力的過程,讓好的選擇長出更多的枝枒】 同樣在好的公司,有些人抓緊機會爬得更好,但有些人好幾年後仍停留在原地,努力的意義並不是要證明給別人看,而是要透過努力,讓原本有限的選擇變得越來越多。 有時候我們會認為自己選錯了,「這並不是我的興趣,我是不是該離職了?」但有些共通性的能力,像是【同事間溝通x向上管理x做事效率x邏輯思維】等項目,其實並不會因為選擇不同的領域就有改變,關鍵在於自己是否有持續成長的心態,我當然可以選擇這樣就好,但我也同樣可以選擇做的更多更好。 思維檢查點: ● 我是否總在看下一份工作、看到其他人的好,卻忽略眼前還有沒學好的事? ● 對於工作任務,我是否只想快速完成過關,而忽略建立思維與優化流程? ● 我是否有建立「工作成效表」來做為覆盤? 【選擇影響起點,但努力會影響你最後可以走多遠】 畢業幾年後,看到朋友工作成就越來越好,自己卻好像在原地踏步,一方面會感嘆選擇不同有影響,但就如同前面所提到的,外在的環境一直在改變,很多人過往羨慕的工作一個急轉就資遣,這是我們所難以掌控的。 但所累積在自己身上的能力及經驗,這是環境無法影響的,也是你真正能夠帶在身上的,所以與其持續羨慕別人的好發展,不然回頭看著自己腳下的每一步,是否都走在自己設定的路徑上,才能夠真正做到自己想要的。 思維檢查點: ● 我是否每天都抱怨「這份工作不是我想要的」? ● 我是否有找到工作中,可以給予回饋或建言的前輩? ● 對於交辦的任務,我是否願意給自己設定更高的標準? 【努力不是自我折磨,是為了未來能夠有更好的選擇】 回到一開始提到的,選擇比努力更重要,正確的心態會影響選擇的品質,但對於持續變動的大環境,選擇或許可以讓自己佔到比較好的起跑線,但沒有透過努力去持續疊加成果,當下一次的關鍵交叉口到來時,自己是很難能夠繼續做出好的選擇。 所以下次當再聽到「選擇比努力重要」這句話時,我們也要同時告訴自己「選擇後的努力,才是讓自己改變命運的關鍵」。
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