行政人員的職能與學習地圖

一、行政人員應具備之職能

• 硬實力： 全球最大的人力資源管理協會The Society for Human Resource Management (SHRM) 美國人力資源管理協會針對科技發展加速與工業革命4.0於2011年便提出了SHRM 職能模型，發展出HR從業人員必備8項行為職能，列出了4個面向之專業功能別與細項，可以當作HR人員自我發展精進與檢視的目標與工具。
• 軟實力： 要具備邏輯思維、換位思考及溝通協調的能力。行政人員接到的任務很多都很緊急又很繁雜，利用邏輯思考可以快速理順每一件事，提升工作效率。

行政其實就是後勤單位，需要符合公司其他單位的需求，懂得換位思考能讓工作更順利。以行政工作裡的總務為例，總務就像管家，公司大大小小看得見的設備、看不到的流程都歸你所管，如何溝通協調每一件事情，調度每一項資源，考驗著行政人員的能力。

二、行政人員持續學習的管道

以行政人員必備的文書技能來說，軟體隨著科技發展一直進步，因此行政人員也一定要時時精進自己，才不會被系統淘汰。網路上就能找到許多免費資源學習，像是Excel的應用、簡報技巧等等，在YouTube上都有很多教學影片。

若是行政工作開始進階到管理層級，建議可以多看一些商業相關報章媒體，像是商業周刊、經理人雜誌等等。另外104上面也有很多豐富的文章，像是職場前輩的經驗分享，或是小編所統整的資料。業界的協會、工業局、政府的產業人才投資方案、各大學的推廣教育部，也都有充沛的進修資源可利用。

三、職人經驗分享—行政工作挑戰年薪百萬不是夢

相較其他如理工領域來說，行政領域的入門門檻的確比較低。因此許多新鮮人想從行政工作做起，或是服務業、餐飲業的工作者想跨領域轉職到行政工作謀求發展。但也因為門檻較低，基礎行政人員的起薪普遍不高，若是跨領域轉職從基層做起，在薪資上可能要有降級的心理準備。但是跟許多人的刻板印象不同，行政的職涯發展其實大有可為，許多前輩的年薪也有一百五十萬到兩百萬，因此挑戰百萬年薪並不是天方夜譚。

而行政的領域很廣，若想進入行政領域，首先先做功課瞭解行政有哪些領域，工作內容大概是什麼。像是總務、採購、人資、關務等等，都大不相同，也各有其專業。了解之後再評估自己的志向與能力，選擇最適合自己的領域進入，未來就有機會挑戰升遷與高薪，而不只是侷限在做行政助理或基礎文書的工作。

在專業領域累積足夠的經驗，學習了解各種不同的職能，以採購領域來說就可以分很多細項，像是事務性採購及原物料採購等。若想往上晉升，就要跨領域接觸其他東西，例如總務或工安，也要熟習管理技巧。繼續往高階發展，則要學習公司的經營發展及策略擬定。依公司不同，升遷條件也不同。第一種類型是到達一定的年資後，公司認為你夠熟習公司事務，就有機會升遷。第二種類型則是公司看到你的貢獻與價值，認為你的專業度夠，可以勝任管理職，也有可能拔擢你。

建議行政工作者為自己設定短中長期目標，自己想要獲得的薪資及職稱，接著搜集若要在市場上達成這樣的職稱，需要補強哪些學歷或是專業，再給自己每一階段三到五年的時間一步一步達成目標。行政人員一點都不平凡，只要有意識地規劃職涯與磨鍊自己，也能為公司帶來巨大價值，成為市場上炙手可熱的人才。