行政人員的職能與學習地圖

成為公司經營的後勤基石

行政人員的職能與學習地圖

蒲朝棟 行政部副理

行政人員的職能與學習地圖

職人背景

職業軍人退伍後從基層行政工作做起,經歷上市櫃公司及外商行政職歷練,九年職涯已爬升至副理位置,年薪突破百萬。因為對職涯有明確的期待及規劃,工作中秉持多聽多看多問多學的態度,鞭策自己不斷學習成長。在職人蒲朝棟身上,行政工作在公司的價值與不可取代性一覽無遺。

職人有話要說

職涯前十年奉獻給部隊,退伍後並沒有漂亮的學經歷,跟同年齡的人相比輸在起跑線,蒲朝棟也曾經歷求職處處碰壁的日子。但是憑著從軍時磨鍊出來的高抗壓性,進入社會第一份公司同時跨領域學習採購、總務、工安等工作,他把吃苦當吃補,讓自己的能力及實務經驗快速成長。 每一次在職場中創造的成績,蒲朝棟都將其量化,變成自己的「作品集」,讓人一眼就能看出他對公司的貢獻,誰說行政工作只有單調與例行性事務?他隨時留意自己在求職市場上的競爭力,就算沒有要換工作,履歷從來沒有關過,在市場上接受測試,藉此了解自己的行情以及可以再加強的地方。 環境一直在變,行政工作也得跟上。他趁下班後進修碩士,別人笑他浪費錢,他說擁有一群願意付錢、付出時間來學習的夥伴很值得,認識不同職業領域的人讓眼界更開闊。參加許多交流活動,讓他覺得自己還有很多可以進步的空間,希望向前輩學習,讓自己及部屬都有更多成長的可能。正是因為這樣的態度,讓他雖然沒有漂亮的起點,後續卻能進入上市櫃公司及外商公司一展身手,職涯路上持續發光發熱。

軟性技能

快速理順每一件事,提升工作效率

邏輯思維

溝通協調

硬性技能

行政人員必備電腦文書軟體技能

Excel

軟體及系統應用

簡報能力

一、行政人員應具備之職能
  • 硬實力: 全球最大的人力資源管理協會The Society for Human Resource Management (SHRM) 美國人力資源管理協會針對科技發展加速與工業革命4.0於2011年便提出了SHRM 職能模型,發展出HR從業人員必備8項行為職能,列出了4個面向之專業功能別與細項,可以當作HR人員自我發展精進與檢視的目標與工具。
  • 軟實力: 要具備邏輯思維、換位思考及溝通協調的能力。行政人員接到的任務很多都很緊急又很繁雜,利用邏輯思考可以快速理順每一件事,提升工作效率。


行政其實就是後勤單位,需要符合公司其他單位的需求,懂得換位思考能讓工作更順利。以行政工作裡的總務為例,總務就像管家,公司大大小小看得見的設備、看不到的流程都歸你所管,如何溝通協調每一件事情,調度每一項資源,考驗著行政人員的能力。

二、行政人員持續學習的管道

以行政人員必備的文書技能來說,軟體隨著科技發展一直進步,因此行政人員也一定要時時精進自己,才不會被系統淘汰。網路上就能找到許多免費資源學習,像是Excel的應用、簡報技巧等等,在YouTube上都有很多教學影片。

若是行政工作開始進階到管理層級,建議可以多看一些商業相關報章媒體,像是商業周刊、經理人雜誌等等。另外104上面也有很多豐富的文章,像是職場前輩的經驗分享,或是小編所統整的資料。業界的協會、工業局、政府的產業人才投資方案、各大學的推廣教育部,也都有充沛的進修資源可利用。

三、職人經驗分享—行政工作挑戰年薪百萬不是夢

相較其他如理工領域來說,行政領域的入門門檻的確比較低。因此許多新鮮人想從行政工作做起,或是服務業、餐飲業的工作者想跨領域轉職到行政工作謀求發展。但也因為門檻較低,基礎行政人員的起薪普遍不高,若是跨領域轉職從基層做起,在薪資上可能要有降級的心理準備。但是跟許多人的刻板印象不同,行政的職涯發展其實大有可為,許多前輩的年薪也有一百五十萬到兩百萬,因此挑戰百萬年薪並不是天方夜譚。

而行政的領域很廣,若想進入行政領域,首先先做功課瞭解行政有哪些領域,工作內容大概是什麼。像是總務、採購、人資、關務等等,都大不相同,也各有其專業。了解之後再評估自己的志向與能力,選擇最適合自己的領域進入,未來就有機會挑戰升遷與高薪,而不只是侷限在做行政助理或基礎文書的工作。

在專業領域累積足夠的經驗,學習了解各種不同的職能,以採購領域來說就可以分很多細項,像是事務性採購及原物料採購等。若想往上晉升,就要跨領域接觸其他東西,例如總務或工安,也要熟習管理技巧。繼續往高階發展,則要學習公司的經營發展及策略擬定。依公司不同,升遷條件也不同。第一種類型是到達一定的年資後,公司認為你夠熟習公司事務,就有機會升遷。第二種類型則是公司看到你的貢獻與價值,認為你的專業度夠,可以勝任管理職,也有可能拔擢你。

建議行政工作者為自己設定短中長期目標,自己想要獲得的薪資及職稱,接著搜集若要在市場上達成這樣的職稱,需要補強哪些學歷或是專業,再給自己每一階段三到五年的時間一步一步達成目標。行政人員一點都不平凡,只要有意識地規劃職涯與磨鍊自己,也能為公司帶來巨大價值,成為市場上炙手可熱的人才。

溝通協調

溝通,基層員工最需具備的能力!

>
11:18
職場溝通表達技巧大解析! 你的忍耐換不來理解! 3大溝通訣竅幫助你順利達成目標! 《為什麼Google、LinkedIn、波音、高通、迪士尼都找他合作?》實戰分享|生活CEO|馬克凡讀書觀點|CC字幕
觀看685次・ 收藏100次・
>
10:56
如何精準表達,有效溝通的技術 | SCQA模型【好葉】
觀看599次・ 收藏106次・ 2021年2月3日
>
10:36
運用7Cs來加强你在職場上的表達能力 | 7c溝通法則
觀看1253次・ 收藏162次・ 2021年4月25日
Excel

行政人員必備電腦文書軟體技能

>
02:39
Excel 教學 - 利用歷史資料製作「預測工作表」,預測數據走向 EP 43
觀看811次・ 收藏10次・ 2020年4月26日
>
06:23
Excel 基礎教學 06:格式化為表格 & 交叉分析篩選器
觀看1600次・ 收藏7次・ 2017年11月14日
簡報能力

簡報五力,最重要的是目標力和架構力

>
12:04
17 個超高效的簡報製作小技巧 | PowerPoint 教學 #06
觀看9114次・ 收藏1714次・ 2018年12月2日
提案與簡報技巧基礎
>
07:01
簡報架構、設計與表達三合一組合技 —《精準簡報》實戰案例示範|10分鐘學簡報 #65
觀看1246次・ 收藏213次・ 2020年8月6日
提案與簡報技巧基礎
>
09:58
PowerPoint 沉浸式簡報,用Office365 原來這麼簡單!! | PPT 好簡單 No 7, Immersive presentation
觀看4560次・ 收藏370次・ 2020年8月18日
看看其他職人的學習地圖