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客務關係發展副理

11/16 23:21

讓人又愛又怕的專案會議
專案經理除了報告,維繫專案進度的另一大支柱非「開會」莫屬,偏偏專案成員有時候也最怕聽到「要開會了」這句話。是什麼造成如此矛盾的情節?
首先我們先來想想,為什麼有的PM「那麼愛」開會?因為:
1. 效率:email中沒寫清楚或者需要費力用諸多文字解釋的,可以在多方在場下,一次講清楚
2. 協調:之前分別與幾位成員討論,結果各說各話,而專案經理又難以定奪,乾脆拉到現場來,大家一起討論出解決方案
3. 信任:開會可提供PM 一定程度的安全感,可以親眼見到做事的人,聽他們親口說出自己負責的任務進度;這一點對於PM與成員分處不同地點的團隊來說,更加屬實
所以,好的會議可以讓大家釐清疑點、撥雲見日、讓團隊更有向心力、讓PM專案報告寫起來輕鬆愉快,每次都交出漂亮的進度成績單。
既然好處這麼多,那是什麼情況會導致專案成員變得畏懼開會?
1. 沒有效率:團隊成員偏多,大家覺得大部分討論的內容和自己無關,浪費很多可以做事的時間
2. 協調不佳:沒有效果,真正好的解決方案無法在檯面上討論、部門間立場對立而陷於爭論,難以看到有機會在會議中產生共識
3. 無法交付:因為各種可能的原因(進度不彰、遇到障礙...),無法在會議上給出好的交代,開會帶給成員心理壓力
一次如此,兩次如此,成員對PM、對會議逐漸失去信心,於是參與會議開始顯得被動,而這也讓會議的結果成了負向的漩渦…
不過各位若眼尖,或許可以發現,原本PM的三點初衷,也正好是成員不愛開會的三項阻礙。開會這件事成了兩面刃,如何把這把大刀耍得好,關鍵就在PM身上了。為了能讓開會可以高產出、而不是淪為形式,除了一般在召開會議所需注意的地方外(清楚的議程、確保關鍵人物出席、掌握會議長度,避免過於冗長),比起一般會議更需要多留意的,筆者有以下幾點建議:
• 為避免效率不佳,縱使這年頭專案講究敏捷,講究滾動,不用太過執著於透過會議來達到「專案要透明」、「確保每個人都要隨時同步」這幾點,不妨多利用其他的溝通管道來佈達,也就有機會減短成員參與會議的時間,甚至是列席的必要。
• 為了確保協調能夠成功,事先和關鍵與會成員達成會議目標的共識、甚至推測會議的討論方向與可能的結論,例如先花點時間聊聊:「我希望這個會議可以大家一起想出方法,你在開會前可不可以和我討論幾個腹案?」、「你覺得大家可能不會同意的原因是什麼?」)避免開會現場局面僵硬,沒有結論。
• 用其他管道分別與成員追蹤與公開專案進度,避免讓集體會議成為報告與「交代原因」的沈重場合。
將可能的心理障礙排除、掌握好開會的頻率,開會絕對有機會成為同事間互相交流、建立感情、甚至一起舒壓且讓人期待的愉悅場合!
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