離職原因怎麼分析？用AI分類面談紀錄與整理改善建議
離職原因只剩「生涯規劃」或「家庭因素」，主管仍不知道先改什麼。用AI分析離職面談，先去識別化、定義分類，再逐筆核對次數與原話。本文附完整指令範本與虛構摘要，帶你整理有來源的改善建議，保留資料限制與人資判斷。
本文目錄
- 主管交辦：用一頁摘要說清楚原因與建議
- 本堂原則：先去識別化，再分類、算次數、挑原話
- 指令範本與練習假資料：逐筆整理離職面談
- AI回答怎麼驗收？先定分類，再重算次數
- 人資紅線與資料安全：移除可辨認線索
- 動手做2個練習
- 資料來源與教學說明
- 人資AI工作術｜接著讀其他三篇
離職面談不一定只有單一原因。人資要保留員工說過的內容，也要辨認同一段話另提到的工作問題。AI可以協助整理，分類邊界、資料能否使用與先改哪一件事，仍要由人資決定。
搭配本課程5分鐘影片，先看重點，再用下面的整理與練習確認理解。
主管交辦：用一頁摘要說清楚原因與建議
假設情境：主管交辦：「今年公司走了12個，客服就占一半，老闆在問。下週一主管會議你報告：為什麼走、先改哪一件事。」
今天要做出的成果如下，先讓主管確認交付內容，再開始請AI協助。
- 離職原因統計表
- 主管會議一頁摘要
- 附來源的3個改善建議
本堂原則：先去識別化，再分類、算次數、挑原話
- 先去識別化。姓名改編號、部門併大類，刪除特殊職稱、確切離職日期及人名。確認仍無法辨認對象，並移除不宜提供的敏感內容，再使用公司允許的工具。
- 逐筆多重分類。先由人資定義分類邊界，再請AI整理。同一筆可以歸到多類，但同筆同類只計一次；每類列來源編號，方便重新驗算。
- 核對統計與依據。抽查原話、分類與次數，再寫一頁摘要及3個改善建議。每個建議附來源；員工自述與另提到的因素分開呈現，不猜測動機。
| 容易混淆的項目 | 要怎麼分清 |
|---|---|
| 自述原因與其他因素 | 回查原話，不能宣稱自述理由不實 |
| 人數與分類次數 | 一筆可以多類；同筆同類先去重 |
| 分類次數與離職率 | 沒有必要的在職人數資料，不能比較部門離職率 |
先分工：AI整理草稿，你確認依據與決策
| 步驟 | 誰做 | 工作 |
|---|---|---|
| 1 | 你 | 姓名改編號、部門改大類，刪識別線索 |
| 2 | AI | 逐筆分類，一筆可以歸到多類 |
| 3 | AI | 算次數、挑原話，找出內容另有原因的案例 |
| 4 | AI | 寫摘要與建議草稿；先處理哪項由你決定 |
| 5 | 你 | 交給主管前，再看會不會認出是誰 |
指令範本與練習假資料：逐筆整理離職面談
以下範本可直接複製，把【 】替換成自己的資料，括號一起刪除。先用本文的假設情境與虛構資料試做；換成真實任務前，先確認公司規範與資料可使用範圍。
範本一：離職原因分類＋統計＋摘要
主管交代我：【公司今年走了12個人，下週主管會議要報告離職原因和改善方案】。
下面是【12】筆已經去識別化的離職面談摘要：
【貼上】
請做四件事：
(1) 把每一筆歸類，分類用：薪酬福利、直屬主管、成長與升遷、工作量與工時、家庭與個人、其他。一筆可以歸到好幾類。
(2) 做一張統計表，欄位：分類、次數、代表性原話。原話直接引用，不要改寫。
(3) 列出員工說的是「生涯規劃」或「家庭因素」，但內容透露出其他原因的案例。
(4) 寫一頁摘要和3個改善建議，每個建議要註明根據的是哪幾筆。
只能根據我給的內容，不要推測沒寫到的事。
練習用假資料：12筆離職面談摘要（已去識別化，純屬虛構）
主管的訊息：
「今年公司走了12個，客服就占一半，老闆在問。下週一主管會議你報告：為什麼走、先改哪一件事。」
A01｜客服｜年資8個月｜自述原因：生涯規劃
「想轉行做行銷。其實做客服也還好，只是組長每次開會都當著大家的面念人，我不太想再待。」
A02｜營運｜年資2年｜自述原因：薪資
「外面同職位多給6,000。這兩年調薪只有一次，而且是全公司一起調。」
A03｜客服｜年資5個月｜自述原因：工作量
「人一直走，新人來了又沒人帶，假日爆單時一個人要回兩百封訊息。」
A04｜行銷｜年資3年｜自述原因：生涯規劃
「我想往上走，但這裡三年都沒有開過主管職缺，上面的人也不會動。」
A05｜物流｜年資1年｜自述原因：家庭因素
「家裡搬到中部，通勤太遠，就近找工作。」
A06｜客服｜年資1年3個月｜自述原因：直屬主管
「排班常常前一天才通知，問了也只說『配合一下』。」
A07｜營運｜年資4年｜自述原因：薪資、升遷
「工作內容一直加，職稱和薪水都沒變。去年升遷說明會講的標準，今年又改了。」
A08｜客服｜年資7個月｜自述原因：生涯規劃
「想去讀書進修。也是因為覺得在這裡學不到東西，每天都在回一樣的問題，沒有人教別的。」
A09｜行銷｜年資2年｜自述原因：其他公司邀請
「對方開的職位比較大，可以自己帶專案。」
A10｜客服｜年資10個月｜自述原因：工作量
「加班很多，雖然有加班費，但下班後還要在群組回訊息，回家也在工作。」
A11｜物流｜年資3年｜自述原因：薪資
「同業倉儲的津貼比較多，夜班津貼差不少。」
A12｜客服｜年資1年8個月｜自述原因：家庭因素
「小孩上小學，需要比較固定的下班時間，這裡排班常變動。」
提示：A01、A04、A08嘴上說「生涯規劃」，內容其實提到主管、升遷、學習機會；A12說「家庭因素」，也跟排班有關。
假資料末尾提示是練習線索，不能用來認定員工自述理由不實。正式報告要回查原話與分類依據。
AI回答怎麼驗收？先定分類，再重算次數
假設情境的對話示意｜內容節錄自AI實際回答。
第一版為「共12人、19次分類計數。」一筆可以歸多類，合計超過人數本身不表示算錯。先抽查A03、A07、A12的原文，再看分類定義：AI把轉行、進修放入「家庭與個人」，與本次人資要採用的範圍不同。
| 分類 | 修正前 | 修正後 |
|---|---|---|
| 家庭與個人 | 4次，包含轉行、進修及家庭需求 | 2次，僅保留搬家與育兒相關原因 |
| 其他 | 0次 | 2次，納入轉行與進修 |
| 分類次數合計 | 19次 | 19次 |
追問：「『轉行』『進修』不要算在『家庭與個人』，家庭與個人只放真的跟家庭、搬家、育兒有關的。」A01的主管因素、A08的成長因素仍保留；這是本次假設情境的分類決定，並非通用定義。
再請AI為每類列出來源編號，同筆同類去重後驗算。即使建議附了來源，先做哪件事仍由人資判斷；不能據此認定員工的生涯或家庭理由不實。
驗收三問
- 隨便抽3筆自己核對，分類和次數對得上嗎？
- 摘要會不會讓人認出是誰？
- 每個改善建議，都有標出根據哪幾筆嗎？
省時對照（示意估算）
| 工作方式 | 示意估算時間 | 主要工作 |
|---|---|---|
| 自行整理 | 約半天 | 逐筆讀面談、分類與統計、寫一頁摘要 |
| 與AI分工 | 約40分鐘 | 先去識別化、AI分類與摘要、人工抽查與決定 |
以上為假設情境的示意估算，並非實測或成效保證。資料完整程度、修改輪數與人工確認需求都會影響時間，仍須預留核對與溝通。
人資紅線與資料安全：移除可辨認線索
依個人資料保護法第5條、第20條，資料利用不得超出原蒐集目的的必要範圍；第6條規範病歷、醫療、健康檢查等特種個資，本練習要求這些內容不要貼進AI。先確認公司規定與資料可使用範圍，不能只因刪掉姓名就直接提供。
- 小部門、特殊職稱、確切離職時間可能讓人認出對象，摘要與代表性原話也要檢查。
- 面談時答應保密的內容，不能放進報告；引用有識別風險時，應先處理資料並重新核對，不要把改寫文字冒充原話。
- 十幾筆分類次數只能供本批紀錄討論，不能寫成公司離職率趨勢。
AI給的是草稿與選項，重要資訊要自己回查；有缺漏先標待補，確認後再交給主管。
動手做2個練習
- 練習：將完整虛構摘要填入主範本，先定義「家庭與個人」只包含家庭、搬家、育兒，再檢查A01與A08。
- 解析：本次可將轉行與進修改列「其他」，保留各自另提到的主管及成長因素。同筆可以多類，仍要列編號、同筆同類去重，不能把內容推論成員工說謊。
- 練習：抽查A03、A07、A12，要求每個改善建議列來源編號。若摘要寫成「公司離職率持續惡化」，能交給主管嗎？
- 解析：不能。這批只有面談資料，缺少判斷離職率與時間趨勢的必要資料。刪去超出依據的主張，回查原話與分類，再選一項有依據的改善方向供討論。
資料來源與教學說明
本文為教學示範，案例均為假設情境，練習資料均屬虛構；省時對照為示意估算，並非實測或成效保證。AI可能出錯，實際採用前須由人資及相關主管核對；法規以主管機關最新公告為準。
資訊查核日期：2026-11-11
人資AI工作術｜接著讀其他三篇
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