現象與解決問題的距離(四)

吳慧卿

營運經理

01/17 21:27

現象與解決問題的距離(四)
解決問題的方法
既然已經知道如何抽絲剝繭地找出問題,當然也需要有解決問題的方法,總不能解決不了問題,就解決製造問題的人。所以最後我們聊聊解決問題的方法。這個世界上的問題有千千萬萬種,解決問題的方法也是千千萬萬種,要如何在一篇小小的短文裡說清楚呢?
其實解決問題是有步驟的喔:
1. 理智討論出最終的結果。
每一個問題都可以大略的區分出受益方和受害方。以孩子愛打電動這件事來說,讓孩子無限制的打電動,孩子是高興了,但父母就抓狂了。但反過來不給孩子打電動孩子就悲傷了,父母也不見得就開心了。所以討論出一個雙方都能勉強接受的結果和規則,是解決問題很重要的一環喔。
公司的營運也是一樣喔,設備工程師們最常抱怨公司設備老舊,又不肯換新設備。但是換個角度講,購置新的設備通常伴隨更大的成本攤提,新的使用程序,以及拆換設備時的停機損失。如果不是完整的通盤考量,新的設備的投入可能只是壓垮駱駝的最後一根稻草。所以全面性的盤點與各式各樣的方案組合結果的擬定,是解決問的第一步喔。
2. 評估過程的損失。
所有的變動都會有所損失,變動的過程造成的損失,都是解決問提的成本之一。千萬不要為了解決某個問題,帶來更大的問題喔。舉一個簡單的例子,我曾經輔導一家公司做系統轉型,當時找我的時候公司已經購置新的系統,也已經導入將近一年,但是一直很不順。我認真的把每一個單位的流程走過一遍之後,發現系統是很好的系統,但是並不適合該公司的作業流程。該公司並沒有產線,卻買一套以製造管理為中心的系統。
最後我退掉某些模組,改為客制某些外掛程式的方式,把需要的功能都補齊。雖然結果還是跟預設的差不多,整個過程損失相當多的人力和時間,許多的流程產生的資料都只能暫時手工作業,增加相當大的作業成本。這些解決問題過程所帶來的損失,也是需要帶進去起始評估方案中的。
3. 加強預防性的措施。
既然都下定決心要改正問題了,就需要更加全面的思考,金未來可能會發生的問題,一併帶入一次性解決,並設計好預防再發生的機制。這樣就可以讓效益發揮更久,讓每一個付出的邊際效益更高喔。
這時候就可以納入客戶的客訴啦、員工茶餘飯後的抱怨啦、茶水間的談資啦....。這些聽起來像是沒有用處的雜音,其實只要好好的歸納和整理,通常都包含著整頓和改革的『洪荒之力』喔。
4. 一起動手解決。
最後,不管要解決什麼問題,如果能大家一起做就盡量越多人一起做,千萬不要安安靜靜就把問題解決了。這不是鼓勵大家區吹噓自己的豐功偉業,而是帶動團隊改善問題的意願。大多數的問題一開始的時候,都是最好解決的,一拖再拖或是沒有人願意動手解決,才是最大的問題。所以不管解決什麼問題,我都會建議公司『大張旗鼓』地解決,盡量讓公司所有的人一起參與改變的過程,這也是解決問題最美好的一環喔。
完結
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