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知識貓星球

喵星人

09/10 20:44

Outllok收件匣超亂?運用分類、自動規則強大功能,保持Email整齊

當你有很多信件時,信箱可能會變得跟陳年未掃的倉庫一樣亂,如果找不到重要的信,使用Outlook就沒有意義了。對上班族來說,使用Outlook的比例超過一半!如果能找到自動整理郵件的方法,不但有助效率,整潔的版面也能開啟一天的好心情!
▍先來個今日的教學口訣:「分箱、自動、刪除,簡單整齊」
分箱:建立分類夾,把郵件分開存放。
自動:設定規則,讓郵件自動分類。
刪除:定期刪除不需要的郵件。
簡單整齊:保持收件匣整齊,快速找到重要郵件。
▍收件匣為什麼會很亂?
- 太多未讀郵件:
雜亂的收件匣就像堆滿作業的書桌,時間一長就會亂成一團。每天收到很多郵件,沒時間一一看完、過濾,日積月累的雜亂可是很可怕的!
- 郵件太雜:
有的郵件是重要的工作內容,有的可能是廣告或通知。當五花八門的郵件堆在一起,找東西時就宛若大海撈針。
▍怎麼讓收件匣變整齊?
- 建立分類夾:
類似於書架上擺不同種類的書,你可以在 Outlook 裡建立分類夾,把不同的郵件分開存放。例如,工作郵件放進「工作」分類夾,朋友郵件放進「私人」分類夾,這樣一來,就能快速找到重要的郵件。
- 設定自動規則:
你可以告訴 Outlook 幫你自動整理郵件。比如,所有來自老闆的郵件自動放進「重要郵件夾」,如此,重要的郵件便再也不會被埋沒了!
此外,也可以直接訂選到頂端,確保來自老闆的信絕對能清楚地被看到。
【😎想知道更多自動規則的細節,可以看示例圖】
▍總結
Outlook 的收件匣若長期不整理,混亂度便堪比廢棄物分類的垃圾場。透過建立分類夾、設定自動規則、定期清理郵件,收件匣就能乾淨整齊,讓你在處理郵件時更快速、更輕鬆。
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