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104學習精靈

張嘉麟

客務關係發展副理

2021/10/16

如何避免專案時程估算錯誤

「你當時不是抓一週,怎麼現在變一個月?」
當專案經理在一個新專案的籌備初期,最關鍵的一項工作莫過於估算相關活動的工時,然後再予以排序與加總,也因此,對於活動工時是否能精準掌握,也決定了估算整體專案時程的成敗。
而在實作上,我們也常常可以看到以下這些因素,造成專案經理給出的時程有相當程度的誤差:
⁃ 太樂觀/太悲觀:每一位實際執行專案工作的人,免不了在評估工時上有不同的風格。有人傾向樂觀(「這沒問題,給我三天就好」),有人保守或悲觀(「我覺得不太容易,可能要四到六週」)。
⁃ 資源的浮動:在以「人」為最大資產的專案中,往往人力的素質與多寡主導著專案的進程;而這兩年疫情對國際造成的影響,也造成了過去穩定的「非人為」因素也開始變得浮動(船期大改、原料出貨不穩定),小則造成延遲,大則造成整個專案不得不停擺。
面對這些情況,專案經理如何在可預期、可掌握的範疇下,盡可能降低工時在估算上的誤差呢?
- 任務的範疇需「合理」切割且定義「清楚」,而這點通常需依賴專案經理對於時間的敏感度來判斷。以為時數週的專案來說,同事告訴你2-4天尚屬合理,但是若到一週,就有可能任務的範疇偏大、可以再切割到更細小的內容。
- 確實掌握工作內容:假如是你,這項工作你會估多久呢?懷孕媽媽知道正常孕期為時四十週、父母知道孩子的正規教育從小學到大學費時六、三、四年,這些與人生相關的數字,我們熟悉到不曾懷疑。那麼對於專案成員所給你的數字,你是否完全信服?
在專案上能夠徹底瞭解每項工作、掌握關鍵任務所需的時間,往往給出的專案時程就會八九不離十。也因此,專案經理對於所處領域的專業知識,是絕對必要的,掌握的程度,必須要到團隊成員給出過於樂觀或悲觀的時程時,你有足夠的能力提出質疑、和對方討論,進而了解對方給出如此預估背後的真正原因。
- 參考可靠的第三方意見:小則諮詢資深的專案經理,大則委託外面第三方顧問公司或工具。例如部分國外軟體專案,即採用了 ”Evidence-based scheduling”(註)的軟體來掌握軟體開發的進展。
- 了解你的成員:我們時常在電視劇情裡看到,負責重要專案的男主角,在下班的觥籌交錯之間,才真正了解某某同事對你積極配合的原因(想搶功升官?)、女主角在茶水間或女廁聽到誰誰誰男友剛求婚,準備開始籌備婚禮(難怪對方不太敢承諾下個月的工作天數 ),因此越能夠掌握專案成員的異動與行事風格,絕對越有益於提高你在預估工時上的信心區間。
若能顧及這些面向,相信足以大幅降低在工時估算上發生大幅誤差的風險。
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三、科技業雇主品牌策略|從價值主張出發,打造讓求職者產生共鳴的職場體驗 2025年雇主品牌的經營不能僅停留在「待遇說明」或「企業形象」,更重要的是如何讓人才認同企業價值觀,並看得見自己在其中的發展未來。那些掌握雇主品牌的企業都如何開始? 策略一:重視員工價值主張 EVP 根據104雇主品牌大賞資料,真正吸引人才的關鍵,在於「員工價值主張 EVP」的完整度與實踐力。前五大受重視的要素為(參考圖一): 職涯發展:年輕求職者不再滿足於短期職務,而是積極尋找能夠長期規劃與晉升的舞台 訓練發展:提供學習資源與技能升級機會的企業,將更容易留住追求成長的新世代 開放創新:科技人才喜歡挑戰與創意,企業文化若鼓勵內部創新、允許試錯,將吸引更高潛力人才 同儕合作:「跟誰一起工作」比「做什麼工作」更重要,Z世代特別重視團隊氛圍與合作關係 福利制度:除了薪資外,彈性工時、彈性假、員工活動等福利,都能提升整體工作體驗與幸福感 圖一、104雇主品牌大賞統計熱門EVP排名 Weber 提醒,不論從圖一的 104 雇主品牌大賞資料,或近年多次的 104 F.B.I 調查報告都可看出,「薪資待遇」雖是必要條件,卻在受訪者心中僅排名第六。 這說明「薪資待遇」對求職者來說僅是部分條件,真正讓人才留下來的關鍵,在於企業背後的永續願景與個人職涯發展機會。 此外104 F.B.I 調查報告也指出,儘管薪資是員工離職的首要原因,但緊接其後的第二大因素,卻是主管的領導風格。這再次證明,薪資並不是留才的唯一關鍵。卓越的雇主品牌是企業是否能觸動人心、建立價值共鳴,與人才建立更多連結。 策略二:校園經營是「把品牌種進年輕人的記憶裡」 企業與其等畢業生出社會後才來招募,不如在學生時期就種下對品牌的第一印象。104的「雇主品牌大賞」指出,高達85%的科技業企業早已提前經營校園佈局,顯示校園經營已是趨勢。 科技企業可採取以下方式切入: 多樣化校園活動:透過職涯講座、校園參訪、校內實習專案等,拉近與學生的實質距離 高階主管返校演講:相比一般的 HR 招募說明會,由 CEO、技術長或部門主管親自出面分享,不僅具備更高的說服力與吸引力,也更容易贏得校方支持,另一方面也能節省行銷與活動成本。而且從104過去經驗,演講後往往能提升學生的主動應徵意願 實習轉正制度與獎學金合作:讓學生提前投入、提前培訓相關職能、熟悉企業文化,也為企業建立人才儲備池 Weber 認為校園經營成功的關鍵在於:提早建立連結、強化雇主品牌印象,並善用校園資源整合。這樣的布局不僅有助於提升品牌好感度,也能在學生未來面對求職選擇時,優先信任並認同那些熟悉且具吸引力的企業。 策略三:雇主品牌四大制度核心,從制度設計到工具落地應用 打造具競爭力的雇主品牌,關鍵不僅在於建立完善的人力資源制度,更需要結合實戰工具,提升執行效能。以下四大制度核心與對應的實戰工具,正是協助企業落實雇主品牌的關鍵起點。 1.雇主品牌診斷:從盤點到調整,精準對焦人才價值期待 在進行雇主品牌診斷時,常見的困難在於內外部認知落差與主觀認定偏差。內部可能自認文化良好、制度健全,但在求職者或員工眼中,卻未必具吸引力或可信度。 ➤ 工具搭配:104 雇主品牌診斷與報告,以3R方法論實現雇主品牌,包含競業比較分析、高階經營者訪談等,協助企業找出優化方向與雇主品牌溝通語言 2.高效補才布局:即戰力快速補位的最佳解法 在專業人才短缺成為常態的情況下,許多企業常面臨「職缺懸而未決」的窘境,尤其是技術稀缺、高階主管或急需上線的業務崗位,更無法承受招募期拉長所帶來的營運風險。 ➤ 工具搭配:104 獵才顧問服務,專業獵頭公司推薦合適人才,協助企業與被動履歷建立長期聯繫,並針對高階主管、稀缺職缺進行精準媒合與策略建議,獵人頭會推薦適合的履歷、做第一關面試。若企業關心獵頭收費模式與獵頭抽成比例,也可透過顧問提前評估投入效益,降低招募風險、強化快速僱用流程。 104獵才顧問服務諮詢:接班人才/關鍵人才規格填寫 延伸閱讀:獵人頭公司收費高嗎?揭秘HeadHunter如何收費、抽成比例與獵頭合作方式 延伸閱讀:獵頭顧問揭秘:獵人頭(Headhunter)是什麼?企業該如何和獵頭合作? 3.年度招募計畫:數位 × 實體整合,從曝光到轉換的招募閉環 對許多企業而言,招募常因缺乏策略與資源整合,導致陷入「不知道從哪開始」的狀態。無論是品牌曝光、履歷導流、活動規劃還是成效追蹤,若缺乏統一規劃,往往費力卻效果有限。 ➤ 工具搭配:104 整合招募服務,提供完整招募行銷規劃建議,包括招募網頁設計、電話邀約、履歷篩選、實體徵才活動設計與活動後數據回收等,從線上到線下的客製招募策略 延伸閱讀:預算緊縮,你還敢亂用人?用5個技巧,讓你的雇主品牌吸引對的人! 4.關鍵人才經營:即戰力+未來力,接班梯隊的戰略規劃 與臨時補才不同,經營關鍵人才更重視的是長期培養與穩定佈局,讓組織在面對人事異動時依然具備彈性。針對技術核心崗位與未來接班人選,企業應預先盤點、建構人才備援池。 ➤ 工具搭配:104 關鍵人才資料庫,可接觸非公開人選,掌握以前碰不到的潛水履歷,是小公司徵不到核心人才時的最佳解法。 Weber 與我們分享,許多企業主管與 HR 忙於日常營運管理,無暇系統性經營雇主品牌,但其實雇主品牌經營不能停,不經營也不會自動變好。如果要能快速完整經營雇主品牌、落在人才策略,實戰工具必不可少。 延伸閱讀:有缺才找人,永遠慢一步!企業如何建立「人才庫」,確保關鍵人才不缺席? 延伸閱讀:貿易戰引爆招募寒冬?!當企業不敢開缺,HR必學獵頭式佈局,搶先卡位關鍵人才 四、科技業招募建議|容易忽略的3個招募細節 在招募流程中,企業常常忽略了一些看似微小、但實際上對品牌形象與求職者決策影響深遠的關鍵細節: 1.薪資揭露與職涯透明: 若企業未公開薪資級距或說明清楚的職涯發展路徑,容易被視為誠意不足,讓求職者覺得專業被低估、公司不了解市場。缺乏競爭力的待遇與模糊的發展方向,會直接損害雇主品牌形象。根據104人力銀行統計,公開薪資區間可提升6.4% 職缺曝光率 2.面試與求職者體驗優化: 在資訊透明、社群快速擴散的時代,求職者對企業的第一印象,往往來自一次回覆、一場面試。Weber 與我分享:「許多求職者向我反應,在人力銀行上投遞履歷後毫無回音,有時覺得被婉拒好像都比收到無聲卡更被尊重。」但也需要提醒HR,若拒絕理由若不合理,仍可能誤觸就業歧視紅線,違反《就業服務法》。建議企業應以「職能不符」、「性格不適配」、「證照條件不足」或「語言能力未達標」等客觀標準為拒絕理由。 而且企業若能在招募階段引導潛力人才參與企業舉辦活動,也能有效提升報到率與企業認同感。例如:邀請潛力人選到公司於職涯博覽會的攤位與內部主管聊聊。 延生閱讀:新世代眼中的12個「招募地雷」,HR避免踩雷,大幅提升報到率! 3.Z世代人才的招募建議: Z 世代看重的不僅是薪資與成就,更在乎生活品質與價值實踐。企業若能提供如生日假、結婚紀念假等創意假期,不僅展現人性化管理風格,也讓員工感受到對生活儀式感的重視;而彈性工時與遠距工作,已成為新世代大多對工作地點的期待,企業可以評估辦公室是否做到工作模式的轉型。此外,Z 世代普遍更關注企業是否真正落實 ESG 與 CSR 行動,建議企業應強化對內對外的理念傳達,若能具體說出實踐的案例與故事,將大幅提升雇主品牌的好感。 品牌信任來自長期耕耘,好的形象不只要被看見,更需要被清楚傳遞。員工是最具說服力的代言人,他們的真實經驗與日常分享,往往比任何行銷素材更能打動人心。企業應鼓勵員工參與品牌故事的擴散,並善用具公信力的第三方招募管道,例如商業媒體專訪、永續報告書、人力銀行的雇主評比或專題報導等,進一步強化外部口碑與信賴基礎。雇主品牌,是招募中最值得再行銷的好素材。 延生閱讀:Z世代招募策略:少子化與缺工時代,Z世代找工作看重哪些要素? 4.建構人才引力場|從吸引到留任,全面啟動雇主品牌 雇主品牌的建立絕非一蹴可幾,而是需要多管齊下、持續經營的長期策略。從制度設計、品牌溝通到求職者體驗,每一個細節都在無形中影響著人才對企業的信任、認同與選擇。當企業能夠同時做到「吸引對的人」與「留下想留下的人」,就能真正建構屬於自己的「人才引力場」,讓優秀人才主動靠近,形成正向循環。 本次講座中,Weber 導讀報告書中的關鍵數據,並結合自身實務觀點,深入剖析雇主品牌的核心要素與實際做法,提供企業在招募與留才上可行且落地的行動建議。相信對正在強化招募與雇主品牌經營的企業,會是極具參考價值的實戰指南。 若你想領取本次活動的完整報告書,或回顧 Weber 在講座中的精彩內容 請點擊下方連結,免費索取:《2025 科技業人才報告書解析說明會》講座影片連結 👉 免費領取|科技人才報告解說影音 掌握更多科技人才趨勢,大家都在看這些: 《2025科技業人才報告書》完整版,免費下載!4大關鍵發現,揭露科技業最新人才戰局 《川普關稅戰》2025用人思維:擺脫「不找不是,用也不是」的窘境,專家直言:補給關鍵人力更為重要! 關稅政策衝擊下,HR如何應對?科技人才趨勢預警 × 人才佈局全攻略|《2025 科技業人才報告書》
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