產品經理入門
專案面面觀-360°全面探討專案管理
軟體專案管理(107/8/1停考)、專案經理、工時估算、專案時間╱進度控管
如何避免專案時程估算錯誤
「你當時不是抓一週，怎麼現在變一個月？」
當專案經理在一個新專案的籌備初期，最關鍵的一項工作莫過於估算相關活動的工時，然後再予以排序與加總，也因此，對於活動工時是否能精準掌握，也決定了估算整體專案時程的成敗。
而在實作上，我們也常常可以看到以下這些因素，造成專案經理給出的時程有相當程度的誤差：
⁃ 太樂觀/太悲觀：每一位實際執行專案工作的人，免不了在評估工時上有不同的風格。有人傾向樂觀（「這沒問題，給我三天就好」），有人保守或悲觀（「我覺得不太容易，可能要四到六週」）。
⁃ 資源的浮動：在以「人」為最大資產的專案中，往往人力的素質與多寡主導著專案的進程；而這兩年疫情對國際造成的影響，也造成了過去穩定的「非人為」因素也開始變得浮動（船期大改、原料出貨不穩定），小則造成延遲，大則造成整個專案不得不停擺。
面對這些情況，專案經理如何在可預期、可掌握的範疇下，盡可能降低工時在估算上的誤差呢？
- 任務的範疇需「合理」切割且定義「清楚」，而這點通常需依賴專案經理對於時間的敏感度來判斷。以為時數週的專案來說，同事告訴你2-4天尚屬合理，但是若到一週，就有可能任務的範疇偏大、可以再切割到更細小的內容。
- 確實掌握工作內容：假如是你，這項工作你會估多久呢？懷孕媽媽知道正常孕期為時四十週、父母知道孩子的正規教育從小學到大學費時六、三、四年，這些與人生相關的數字，我們熟悉到不曾懷疑。那麼對於專案成員所給你的數字，你是否完全信服？
在專案上能夠徹底瞭解每項工作、掌握關鍵任務所需的時間，往往給出的專案時程就會八九不離十。也因此，專案經理對於所處領域的專業知識，是絕對必要的，掌握的程度，必須要到團隊成員給出過於樂觀或悲觀的時程時，你有足夠的能力提出質疑、和對方討論，進而了解對方給出如此預估背後的真正原因。
- 參考可靠的第三方意見：小則諮詢資深的專案經理，大則委託外面第三方顧問公司或工具。例如部分國外軟體專案，即採用了 ”Evidence-based scheduling”（註）的軟體來掌握軟體開發的進展。
- 了解你的成員：我們時常在電視劇情裡看到，負責重要專案的男主角，在下班的觥籌交錯之間，才真正了解某某同事對你積極配合的原因（想搶功升官？）、女主角在茶水間或女廁聽到誰誰誰男友剛求婚，準備開始籌備婚禮（難怪對方不太敢承諾下個月的工作天數 ），因此越能夠掌握專案成員的異動與行事風格，絕對越有益於提高你在預估工時上的信心區間。
若能顧及這些面向，相信足以大幅降低在工時估算上發生大幅誤差的風險。
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