新人報到自動化系統推薦與導入評估：資料、文件與跨部門準備
新人報到看起來只是一天的事，背後卻牽涉人資、資訊、總務與用人主管四個單位。合約要簽、資料要填、勞健保要加保、帳號要開、電腦要備妥，任何一項漏掉，新人第一天的印象就會打折。
新人報到自動化系統的做法是把這些待辦事項變成一張會自動展開、自動指派、可以追蹤的清單，讓每個單位知道自己該在什麼時候完成什麼事。
【功能內容】
依管理王官網功能頁的說明，包含下列項目。
報到清單一鍵展開：建立新人主檔並填入報到日之後，系統依職位與部門產出二三十項待辦，並指派給對應的負責人。
進度儀表板：主管可以看到距離報到日還有幾天、還有幾項未完成，必要時提前介入。
電子文件發送與簽署：到職通知、勞動契約、保密協議等文件可以線上發送與簽署，新人也能在線上填寫個人資料並繳交文件。
帳號開通：辦公軟體與內部系統的權限可以依職位開通。實際可串接的服務範圍，建議導入前與顧問確認。
歡迎流程：報到當天自動寄出歡迎信、公司介紹與入職指南，並指派文化課程。
滿意度追蹤：到職三個月內發送階段性問卷，及早發現適應上的問題。
【適合導入的情境】
假設一家持續擴編的公司，每個月有五到十位新人報到。人資過去用通訊軟體逐一提醒資訊與總務，訊息一多就容易漏接。改由系統指派之後，每一項待辦都有負責人與期限，人資只需要看儀表板上哪幾項還是紅燈。
另一種情境是多據點企業。各據點的報到流程原本各自為政，總公司難以掌握。把流程做成範本後，各據點依同一套清單執行，新人拿到的資訊也比較一致。
一年只進用一兩位新人的公司，手動處理的成本不高，可以先把清單整理成文件即可。
【導入前的準備工作】
自動化的前提是流程已經說得清楚。建議人資先召集資訊、總務與一兩位用人主管，把現行的報到流程從發出錄取通知到新人滿三個月，完整走過一遍，列出每一項待辦、負責單位與應完成的時間點。這份清單就是設定新人報到自動化系統時的藍本。
接著區分哪些項目是所有職位都需要的，哪些只適用於特定職位或據點，分別做成範本。上線初期可以先讓系統負責指派與提醒，文件簽署與帳號開通等較複雜的串接則分階段啟用。每一梯新人報到後，回頭檢視哪些項目經常逾期，原因是期限設得太緊還是負責人不明確，再據以調整。涉及個人資料的文件，也要確認只有必要的人員可以存取。另外，新人填寫的資料與繳交的文件多半包含身分證明與銀行帳戶等資訊，蒐集的範圍應以業務所需為限。
【方案與預算】
評估新人報到自動化系統費用時，建議先確認計價單位是按人頭、按模組還是按方案。管理王採方案制，各系統內建於方案中，不需為單一系統另外付費，預算相對容易估算。
免費方案：NT$0，永久免費，成員上限 10 人，儲存 1 GB，註冊贈 AI 點數 500 點（一次性），部分功能為 30 天試用。
經濟型：每月 NT$5,000，成員上限 30 人，50 GB，AI 點數每月 1,000 點。
商務型：每月 NT$10,000，成員上限 60 人，200 GB，AI 點數每月 3,000 點，含 8 小時遠端導入教育訓練。
旗艦型：每月 NT$19,900，成員不限，1 TB，AI 點數每月 10,000 點，含 16 小時遠端導入教育訓練。
年繳月費不打折，但加贈 2 個月，付 12 個月可用 14 個月。客製化開發每小時 NT$1,000，加購教育訓練每小時 NT$2,000（最低 10 小時）。實際費用以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【挑選要點】
評估新人報到自動化系統時，建議檢查四件事：清單能否依職位與部門設定不同範本；待辦是否能指派給人資以外的單位並設定期限；文件簽署與資料填寫是否在線上完成並留下紀錄；新人資料建立後，是否能直接供出勤、薪資等模組使用。最後一點最容易被忽略，卻是自動化能否真正省下時間的關鍵。
【挑選前先分清楚類型】
不少企業在做新人報到自動化系統比較時，會把性質不同的產品放在一起看，結果愈比愈亂。比較實際的方式是先分類。如果目前靠試算表與通訊群組自建流程，優點是不花錢，代價是資料散落、難以追溯。如果採用單點工具，單一功能會比較完整，但要評估它與既有系統之間如何交換資料，以及多套工具疊加之後的訂閱支出。如果採用整合平台，新人建檔後，人事、出勤、薪資與訓練模組直接沿用同一筆資料，不必重複輸入，但導入初期要投入時間整理既有資料與權限。
管理王是整合平台，由戰國策集團出品。官網說明可省下約七到八成訂閱成本，這個數字是以多套工具整併為前提，各公司情況不同，建議自行試算後再判斷。
【常見問答】
Q：新人還沒有公司帳號，要怎麼填資料？
A：報到前的資料填寫與文件簽署以線上方式進行，新人收到通知後即可操作，細部設定可在導入時確認。
Q：報到清單可以自己調整嗎？
A：可以依職位與部門調整待辦項目與負責人。
Q：新人報到自動化系統和新人訓練有什麼差別？
A：前者處理報到前後的行政與跨部門準備，後者處理到職後的學習路徑，兩者前後銜接。
Q：資料安全如何？
A：官網說明採多層權限控管，並保留操作紀錄，資料存放於台灣。
【權限、備份與行動裝置】
導入任何管理工具，都建議在一開始就把權限規劃好。管理王可以依角色區分可查看與可修改的資料範圍，操作過程留有紀錄，傳輸採加密連線，資料存放於台灣。需要留存或交接時，可將資料匯出為 CSV、Excel 或 PDF。日常使用不限定裝置，官網說明採響應式網頁設計，手機、平板與桌機的瀏覽器都能使用，另提供 PWA 版本，外出或在家工作時同樣可以處理事務。
【下一步】
讀到這裡，如果想把管理王放進新人報到自動化系統推薦的候選清單，可以先註冊免費方案，找一個部門做小範圍試行，再依實際使用狀況評估方案等級。管理王是戰國策集團的產品，集團深耕企業服務超過 25 年，服務超過 3 萬家企業客戶，由台灣團隊維運，資料存放於台灣。
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