104學習精靈

記得剛出社會的時候，看到公司裡那些外型亮眼，頭腦好、人緣佳，工作一帆風順的夥伴，心裡總是很羨慕，這樣的機會怎沒有發生在自己身上。 但隨著有機會認識到越來越多的人，並且與他們深聊過往經歷的時候，才發覺原來自己所看到的，僅是他們在努力後所堆積出來的成果，而背後所呈現的種種努力，往往是自己所想像不到的。 1. 成功的契機，可能是一場無退路的賭局 許多人之所以能夠取得成功，是因為他們在過往關鍵時刻，並沒有失敗的選項。他們可能背負著家人的深切期望，或是身處重大財務困境，不得不拼盡自身全力。一旦心態上破釜沉舟背水一戰，反而被迫激發了潛力和毅力，進而贏過那段黑暗期才得到成功。 【別光看別人站上舞台的光環，要問自己是否能承受他們背後的壓力。】 2. 我們羨慕的，可能只是表面的結果 成功常被定義為某種外在的表現，例如高薪、高知名度或是高位階，但這些結果未必等同於人生的幸福或滿足。也不等同自己所認定的幸福，有很多成功者在追求成功的同時，內心也有掙扎、孤單，甚至因此失去了生活中一些重要部分，這都是很常見的。 【羨慕別人時，記得提醒自己「這是我真正想要的嗎？」別盲目追求表象而忽略自己的需求。】 3. 用自己的步調，找到適合自己的成功 因為每個人都有不同的背景、資源和起點，與其將目光集中在他人的成就，不如專注於自己能掌控的部分。成功不一定要是轟轟烈烈，也可以是一步步完成小目標，最終走向自己理想的生活方式。 【別羨慕別人的成功，努力創造屬於自己的成功才是關鍵。】 4. 成功需要機會，但機會從來不是靠偶然 我過往之所以會羨慕別人的「好運」，是因為沒看到他們在成功背後所付出的努力。尤其是那些條件比我好，卻比我又更努力的成功者，機會是留給準備好的人，與其等待時機，不如專注於自身的提升，當時機來臨時，你才能抓住它。 【成功不是中樂透，天底下很難會有一次到位的機會，我們是透過把握一次次的機會，進而把自己推像越來越高的成功】 5. 從被動羨慕轉為主動學習，改變心態更重要 羨慕的情緒其實也可以是成長的契機，關鍵在於我們如何看待。若能將羨慕轉化為主動學習，找出別人成功的核心要素，再結合自己的目標，這份羨慕就會成為行動的動力。 【與其羨慕別人，不如問自己：「我能從他們身上學到什麼？」這才是實質的成長。】 成功的定義，從來不該是一種標準答案。我們羨慕他人時，應更深入思考：這是否符合自己的價值觀？透過理解他人背後的故事，學習其核心精神，同時找到自己的節奏。最好的成功不是模仿別人，而是誠實面對自己，堅定走出屬於自己的路。

專案經理（Project Manager, PM）通常需要使用多種文件來管理專案，此文將介紹六種不同管理文件，根據專案管理中的常用性及重要性，這六個文件可以按以下順序排序幫助專案經理在處理文件時，優先專注於計畫、需求、時程等對專案進度和質量有決定性影響的文件，其次才是定期的報告、風險管理和會議記錄，以更有效地分配時間和精力。 1. 專案計畫書（Project Plan） ☛ 目的：定義專案目標、範疇、時程和資源，為專案提供藍圖，並協助專案經理和團隊成員掌握專案方向。 ► 撰寫大綱： - 專案背景與目的：簡述專案的需求、問題、目標和價值。 - 專案範疇：明確專案範疇，包括要完成的主要項目及排除在外的部分，避免後期範疇擴張。 - 目標和可交付成果：列出具體目標和交付物，確保專案成果明確可測量。 - 工作分解結構（WBS）：將專案分解為主要任務和子任務，以清晰地展示工作分配。 - 資源需求：包括人力、設備、軟硬體、經費等需求。 - 時程安排：包含主要的專案階段和時間表。 - 風險分析與應對措施：列出可能的風險和相應的風險管理計劃。 - 溝通計劃：詳細說明項目報告、會議、通訊工具和頻率。 - 專案結束條件：定義何時視為專案完成以及評估標準。 2. 需求規格書（Requirements Specification） ☛ 目的：詳細記錄專案的功能需求與非功能需求，確保開發團隊清楚了解專案要求。 ►撰寫大綱： - 專案背景與需求概述：簡述需求的來源與專案背景。 - 功能需求：列出系統應該具備的功能、使用者操作及其行為。例如，若為軟體專案，可詳細列出介面需求、功能需求、資料處理等。 - 非功能需求：列出系統的性能、安全性、可用性等品質屬性需求。 - 用例圖與用例描述：提供用例圖展示系統如何與用戶交互，並描述主要用例的流程與例外情境。 - 界面需求：若涉及其他系統或外部介面，需詳細描述接口規格。 - 需求優先級：對需求的重要性進行排序，有助於專案團隊依優先級處理需求。 - 驗收標準：提供需求達成的驗收標準，確保交付物符合需求。 3. 工作時程表（Work Schedule） ☛ 目的：展示專案的任務安排及時間規劃，明確每項工作的開始與完成時間。 ►撰寫大綱： - 任務列表：列出所有任務和子任務，必要時可根據工作分解結構（WBS）組織。 - 時程安排：包含每個任務的開始和結束時間，可以使用甘特圖或其他視覺化方式。 - 依賴關係：標示任務之間的依賴關係（如任務A完成後才能開始任務B）。 - 負責人：指定每個任務的負責人，確保任務有明確的執行人。 - 關鍵里程碑：標示專案的關鍵節點，幫助團隊和管理層掌握專案進展。 - 資源分配：明確每個任務所需的資源，如人員、時間、技術支持等。 - 備註欄：包括可能的調整時間、風險事項等補充說明。 4. 進度報告（Progress Report） ☛ 目的：定期更新專案進展，保持團隊和利害關係人的溝通，並及時識別和解決問題。 ►撰寫大綱： - 專案概況：提供專案的當前狀態概述，說明專案進度是否正常。 - 已完成工作：列出自上次報告以來完成的任務，提供關鍵成果或進展描述。 - 進行中的工作：詳細說明目前正在進行的任務及其預期完成時間。 - 未來計劃：列出下一階段的工作計畫，描述未來要完成的主要任務。 - 問題與風險：詳細列出當前遇到的問題和風險，說明問題的影響及已採取的解決措施。 - 資源使用情況：檢查資源分配是否有效，是否需要調整人力、物力等。 - 附錄與支持文件：可附上相關資料、圖片、圖表等以支持報告內容。 5. 風險管理計劃（Risk Management Plan） ☛ 目的：識別、分析和管理專案可能的風險，降低風險對專案的影響。 ► 撰寫大綱： - 風險識別：列出已識別的風險，並描述每項風險的來源及其可能性。 - 風險評估：對每項風險進行評估，確定風險的影響和發生機率，通常可使用風險矩陣圖。 - 風險應對策略：為每個風險制定應對措施，可能包括避免、減輕、轉移或接受等策略。 - 風險責任人：指定每個風險的負責人，以確保風險管理有專人跟進。 - 監控與審查：設定風險檢查的頻率，確保風險狀況持續更新，並根據情況調整應對措施。 - 應急預案：針對關鍵風險制定應急計劃，以防風險發生時有即時對策。 6. 會議記錄（Meeting Minutes） ☛ 目的：記錄會議的討論內容、決議和行動項目，確保溝通透明並追蹤行動項目。 ► 撰寫大綱： - 會議概述：包括會議日期、時間、地點、參與者列表。 - 會議議程：列出會議討論的主要議題，讓參與者了解會議目標。 - 討論內容摘要：簡要記錄每個議題的討論重點和主要觀點，必要時可標註發言人。 - 決議事項：列出會議中做出的主要決策，以方便會後追蹤落實情況。 - 行動項目：針對每個決議的執行內容、負責人和預計完成時間。 - 未解決問題：記錄會議中未解決的問題，確保在後續會議中跟進。 - 附註：備註其他補充資訊或後續行動的提醒，並附會議記錄人簽名或認可。 這些文件的撰寫大綱有助於專案經理準確掌握文件的結構和關鍵要素，使文件具備清晰度、完整性和一致性，確保專案管理中的重要資訊被正確傳達和落實。

在職場中遇到的成員類型往往有所不同，有些人能夠提升團隊的動力和效率，但也有一些類型的成員，是會對團隊造成不利影響。如何去找出這些成員並且加以管理改善，這就是每個主管及專案負責人的重要課題。 1. 不負責任型成員 個人認為這是最重要的，這類成員在面對責任時總是推卸或找藉口，對工作進度造成負面影響。如果一個人無法承擔起自己的職責，團隊的整體運作就可能出現瓶頸。我們可以先選擇進行直接的溝通，嘗試找出他們面臨的困難，並給予具體的行動指導。但如果狀況持續，接下來一定會嚴重破壞到團隊的工作氣氛及積極前進的動力，不得不去正視。 2. 負面思考型成員 負面思維不僅會影響個人的表現，還會滲透到整個團隊，造成士氣低落，甚至產生不必要的內部矛盾。這類成員可能經常抱怨、消極，並散布負面情緒。面對這類型的成員，先嘗試通過「正向引導」來提升他們的自我覺察，並引導他們以積極的方式面對挑戰。 3. 消極抗拒變革型成員 團隊需要保持靈活性，才能應對不斷變化的市場需求或內部調整。消極抗拒變革的成員往往會拖慢團隊的適應速度。這一種類的人在團隊都會有一定的比例，他們可能抱持「我們過往都是這樣做」的心態，對於任何新方案、新工具都表示懷疑。 在這種情況下可以採取Small wins漸進式小變革的方式，透過成果減少他們的抗拒感。但如果成員完全無法適應，可能會影響整個團隊的發展。 4. 缺乏團隊合作精神型成員 在專案中團隊合作是成功的關鍵。那些只關心自己工作、無視團隊需求的成員，可能會讓其他人感到難以合作，進而削弱整體士氣。這時候可以試著用一些團隊活動，來營造出「協同效應」的重要性，讓這些成員看到團隊合作能帶來更好的結果。 5. 無法持續成長型成員 這類型的成員應該是占大宗，隨著企業與市場環境的變化，成員的成長與進步顯得愈發重要。如果某個成員持續缺乏學習動力，不願意提升自己的能力，那怕過往是優秀員工，也會逐漸讓團隊在競爭中失去優勢。 所以定期提供一些學習材料、設計團隊活動分享或是提供單位內獎勵機制，持續對於成員的表現並給予成長建議。才能夠鼓勵成員持續成長。 人力不足對於每個團隊來說都是個嚴苛的考驗，但對於影響團隊的成員，有時需要作出艱難的決策，來辨別哪些成員不適合留在團隊中。團隊的成長與成功，其實是需要每一位成員的共同努力與互相支持，所以任何削弱團隊協作與效率的因素，都應該是主管要優先關心及改善的。

會議室正進行一場會議，途中雙方有了些爭執，阿華明明站在公司立場提出好的提案，但另一頭 小陳卻針對提案處處挑刺，還用一些未經確認的數字去誤導，阿華一氣之下當場反駁，但語氣失控還罵了不該說的話，主管趕快跳出來調解阿華緩和情緒，整個會議在低氣壓中結束。 在職場中是否有過這樣的經歷，對方會故意用尖銳的話挑釁你，讓你一瞬間失去冷靜？這樣的做法並不罕見，因為一旦我們被激怒，大腦很容易陷入混亂，反而說出或做出自己後悔的事情。 【激怒的背後其實是一種策略】 在心理學上，激怒對手是一種常見的操控策略，目的是讓對方情緒失控，無法理性應對。主要的目的包括： 1. 打亂你的邏輯：當你生氣時，腦中的情緒中樞會佔據優勢，讓你無法清晰思考。 2. 引導你出錯：情緒爆發時，我們往往會說出一些激烈的話，甚至採取過度的行動，這讓對手有機會抓住你的行為把柄。 3. 轉移焦點：故意用挑釁讓你失控，這樣就不用面對實質性的問題，而專注於你的「反應」。 4. 觀感問題：你是否曾經在氣頭上說過讓自己後悔的話？或者做出一些反應，造成同事對你印象改觀？ 【生氣時我們大腦究竟發生了什麼？】 生氣是一種強烈的情緒反應，當我們感到被挑釁時，腎上腺素會迅速上升，導致大腦的理性部分（前額葉皮質）功能下降，情緒中樞（邊緣系統）則被放大。也會導致以下結果。 1. 語言能力下降：容易口無遮攔，說出不經思考的話。 2. 行為失控：可能出現過激行為，例如摔東西或過度爭吵。 3. 後悔機率提高：冷靜下來後，對於自己當下行為感到羞愧或後悔。 【如何在情緒失控前冷靜下來？】 冷靜不是一瞬間的能力，而是一種可以練習的習慣。可以嘗試幾個方法，來幫助在被激怒時保持理智 1. 暫停立即性的反應： 面對挑釁時，先停下來深吸一口氣，給自己3秒的時間去想「這件事值得我生氣嗎？」因為我絕對有權選擇不馬上進行回應，因為情緒的反應時間非常短暫，只要拖過第一波衝動，理性就能重新佔據上風。 2. 聚焦事實，不是情緒： 試著將對方的話拆解，回到具體的事實上，而不是糾結在情緒或語氣中。例如：「你剛剛提到的數據有點問題，我們可以一起確認嗎？」 【冷靜背後隱藏的力量】 就如同會議中大家都在觀察彼此的反應，如果當我們能在挑釁中保持冷靜，不僅能保護自己，還能展現出個人的格局。，同樣情緒穩定的人也更容易獲得信任，無論是同事還是上司，都會更願意與你合作。 【面對惡意激怒保持冷靜是應對方式】 在職場中冷靜不是退讓，而是一種智慧。當對手試圖激怒你時，他們其實希望你因為情緒反應犯錯，而冷靜則能讓他們的計畫落空。下次當面對挑釁時，試著深吸一口氣，讓冷靜成為你的武器。

當朋友說「我感覺不太舒服」，你通常都怎麼回應呢？ 影片示範「解決方案派」vs.「情緒同理派」，哪一種比較符合你的風格呢？ 小孩才作選擇不如通通學起來！（影片劇情趣味呈現其實兩種都很棒啦～） 🌏教室關注起來！商英知識攏總來！ https://www.youtube.com/watch?v=QrH4e5JNqmc 想學更多英語溝通技巧？ 💡【商務英語核心套裝】只要3天！高效掌握職場必備商英！ 🔗了解更多：https://events.taiwantrade.com/KHBCS