在 Outlook 中，你可以利用「規則」功能來自動歸類郵件，幫助你更有效地管理收件匣。隨著郵件數量的增加，管理收件匣變得愈發困難。經常需要花費大量時間來整理和處理郵件，這不僅降低了工作效率，也可能導致重要郵件被忽視。為了解決這一問題，我們將介紹「規則」的功能，幫助用戶自動歸類郵件，從而簡化郵件管理流程。以下是如何建立規則，使郵件自動歸類的步驟：
步驟一、開啟 Outlook： 打開 Outlook 應用程式或登入網頁版 Outlook。
步驟二、選擇郵件： 在收件匣中，選擇你希望為其建立規則的郵件。
步驟三、建立規則： 在 Outlook 桌面版：右鍵點擊郵件，選擇「規則」中的「建立規則」。
▍在 Outlook 網頁版：
步驟一、點擊右上角的設定圖標
步驟二、選擇「檢視所有 Outlook 設定」。
步驟三、在「郵件」選項中，選擇「規則」，設置規則條件，在彈出的對話框中，你可以設置規則條件。
步驟四、選擇你希望 Outlook 對符合條件的郵件執行的動作
步驟五、完成規則設置，確認所有條件和動作後，點擊「確定」或「保存」來完成規則的設置。
規則示範：
▍將某寄件人的郵件移動到指定資料夾：
1.條件：如果郵件來自 specific@example.com
2.動作：將郵件移動到「重要郵件」資料夾
▍只保留最新一封郵件，其餘自動封存：
1.條件：如果郵件來自 specific@example.com
2.動作：僅保留最新一封郵件，將其他郵件移動到「封存」資料夾
▍刪除超過10天的郵件：
1.條件：如果郵件來自 specific@example.com 且日期早於 10 天前
2.動作：刪除郵件
通過設置這些規則，Outlook 將自動幫助你管理和歸類郵件，使你能更專注於重要工作。
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