專案面面觀-360°全面探討專案管理

PMP、溝通協調、專案時間╱進度控管、專案管理

專案面面觀-360°全面探討專案管理

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張嘉麟

客務關係發展副理

2021/12/29

專案之外不得不管的「時間」管理

身為公司的一員，專案經理除了管理專案本身的時程外，有時也會承擔著一些與專案相關、但實際的控制權卻不在自己手中、或是思考層面需超越專案之上的「時間管理」責任。這話怎麼說呢？

第一個例子，是與費用有關：

除了團隊內部，若專案涉及任何與外部單位的費用（比如客戶、外包商），專案經理時常需承擔專案時程與耗費工時之外的另一層壓力；他/她所管理的，不再只是專案的推進，而是代表著專案已經（或即將）使用掉的工時的「數字」。

以系統整合商為例，相較於台灣企業時常以一筆整體費用報價，外商或外商風格的企業，經常在建置或維護合約中以「小時」或「工作天」為單位，再根據員工所呈報（或預估）的數字，乘以每小時‭/‬每天的工資向客戶收費（或報價）。這種做法可以保障專案範疇擴大、專案承受外在風險而延誤時，承包商必須額外投入的成本風險，但是也造就了專案經理需要緊捏著時程、甚至不得不「粉飾」工時數字的壓力。若還只是在報價階段，承包商的專案執行單位若做出趨於保守的時程預估（意味著可能較晚完工、費用較高），導致客戶猶豫不前、不敢簽下合約，更甭提進入執行階段了。

那麼解決之道？

解鈴還須繫鈴人，若是為了公司營利或商機，就只能與業務單位商討，而非由專案經理一人承擔或犧牲整個團隊來概括承受，試著找出對公司有利、也對專案團隊公平的方案，而這些隱藏的武器（例如在其他地方費用折扣、提供有利於對方的其他條件等），時常是較高階的主管或業務部門才使得出來的。

第二個例子，是涉及公司的對外溝通。

遊戲上線、軟體新版本推出、電商平台整合新的交易機制…不少企業在媒體與公關操作上，需要對外公布一個誘人的時程與漂亮的新聞稿（有利於品牌曝光甚而股價），也因此專案經理免不了會承受著回答主管「多久可以上線？」這個問題的壓力，更慘的，甚至是從新聞稿中看到大老闆對外畫押了一個根本不可能的日期。

解法？

在專案管理的三重限制「時間、品質、成本」中，幾乎大部分的專案都是以「時間」為首要目標、接著評估不得不調整的「成本」，然後委屈了「品質」。也因此如果遇到一個完工日期是「被確定」的專案，專案經理的求生之道，除了以正面態度做好積極的向上溝通管理，對於團隊，就是趕緊「判定真正有效的工作時間比例」，集中火力將對專案無益或利益較低的工作比例降至最低，畢竟提高團隊的生產力，往往意味著需要提高成本，而這也是主管階層比較不心怡的選項。不管最後是否能把不可能化為可能，至少專案經理做出的這些努力，仍展現出了專案管理上的專業，仍是值得嘉許的。