裁減資遣處理、顧問服務、企業經營

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林尚能

執行長

08/10 20:08

如何合法資遣不適任員工？ 企業避免勞資訴訟、補薪與高額賠償的實務指南

2026年8月｜適用臺灣企業人資與管理實務
企業經營最棘手的人事問題之一，就是員工長期績效不佳、無法完成工作，經多次提醒仍未改善。許多企業主明知員工不適任，卻擔心遭到申訴、勞資調解或被主張解僱無效；也有公司只憑主管一句「業績不好」就請員工離開，等爭議發生後才發現，考核、輔導與工作錯誤紀錄全散落在LINE、電子郵件或主管記憶中。
合法資遣的重點，不是資遣當天寫好通知書，而是公司能否證明：員工事先知道職責與績效標準、確實未達合理要求、公司曾告知問題並給予改善機會，也提供必要的輔導與資源；員工在合理期間後仍未改善，公司並已評估訓練、調職或其他替代措施，最後才把資遣作為不得不採取的手段。
因此，企業真正需要的是一條完整、客觀、可追溯的管理證據鏈。
一、員工表現不好，公司就能直接資遣嗎？
不一定。《勞動基準法》第11條列出雇主得預告終止勞動契約的法定事由，其中企業處理不適任員工最常引用的是第5款：「勞工對於所擔任之工作確不能勝任」。
但「不能勝任」不等於主管不喜歡員工，也不能只用某個月業績差、態度不佳或配合度不足等概括說法認定。公司應提出客觀資料，包括職務說明書、事先告知的KPI、歷期績效、具體錯誤、客訴或任務紀錄、輔導與改善過程，以及公司提供的訓練與資源。
若企業無法證明員工確實不能完成職務的合理要求，也無法說明為何教育訓練、調整工作、轉調等方式都不能解決問題，資遣的正當性就容易受到挑戰。
二、企業最常犯的八個錯誤
先決定資遣，再補做考核紀錄
平時沒有正式考核，準備資遣時才回頭補做數月資料，容易因日期、內容及簽核流程不一致而降低可信度。績效管理必須是日常制度，不能只為特定員工臨時啟動。
KPI沒有事先告知
員工若不知道工作目標、計算方式、評核期間、達標標準與資料來源，公司事後才主張未達標，風險自然很高。到職、調職或新考核週期開始時，都應正式通知並保留紀錄。
只看單月數字
業績可能受到淡旺季、產品競爭力、價格、名單品質與客戶決策週期影響。應綜合多期趨勢、同職位表現、員工可控制因素、活動量、成交率、工作流程及輔導後改善幅度，不宜用單一月份定生死。
只有口頭提醒
主管即使提醒十次，只要沒有紀錄，發生爭議時仍可能各說各話。每次重要面談至少應記載日期、事件、主管要求、員工說明、改善期限、追蹤結果及附件。
沒有給改善機會
第一次未達標就資遣，容易被質疑沒有採取較輕的管理措施。企業應依職務性質提供合理改善期間、明確指標、必要訓練與主管輔導，並評估工作調整或其他適合職缺。
對不同員工使用不同標準
兩名員工表現相近，卻只對其中一人啟動PIP，可能衍生差別待遇爭議。企業應訂出一致的啟動條件，例如連續兩期未達最低標準、重複發生同類錯誤，或經輔導後仍無改善。
把請假、懷孕或申訴當成績效不佳
依法請假及受法律保障的行為，不應直接列為負面考核。自2026年1月1日起，勞工一年內請普通傷病假未超過10日，雇主不得因此給予解僱、降調、減薪、降低考績等不利處分；即使超過10日，也不得只以請假日數進行人事考核，而應綜合工作能力、態度與實際績效。產假、職災醫療及其他受保護情況，也應在處分前特別審查。
強迫簽自願離職書
若事實是公司要求員工離開，就不應包裝成自願離職，更不能以扣薪或不開證明施壓。若雙方協商終止，應確認出於自由意願，並清楚約定終止日期、補償、法定款項及交接事項。
三、PIP不是資遣通知，而是改善計畫
PIP是績效改善計畫（Performance Improvement Plan）。它不是警告書，也不是企業為了資遣而製作的形式文件，而是針對員工未達標項目，提出具體改善要求、期限、衡量方法、公司支援與追蹤方式。
PIP的首要目的應是協助員工回到合理工作標準。只有公司真正提供改善機會，員工經輔導仍無法達標，相關紀錄才可能成為後續調職、重新配置、合意終止或依法資遣的重要佐證。
台灣法令並未規定所有案件都必須固定執行30、60或90天PIP。行政錯誤可能30天即可觀察；客服品質可追蹤30至60天；業務成交通常需要60至90天或更長；主管與專案職則可能需要一季以上。重點不是天數，而是目標是否合理、標準是否清楚、公司是否提供協助，以及過程是否完整留存。
四、一份完整PIP應包含什麼？
第一，具體描述績效落差。不要只寫「表現不佳」，而要記載原定目標、實際結果、落差、期間、影響與資料來源。例如：「2026年4至6月，每月最低新客開發目標40家，實際為18、21及16家；每週應完成50次有效追蹤，平均僅22次。」
第二，設定可量化且合理的改善目標，例如每週新增30家有效名單、完成50次客戶追蹤、CRM完整率達95％、工作時間兩小時內回覆客戶，或每月業績先達最低標準80％，第二階段再達100％。
第三，設定期間與里程碑。不要只等最後一天才評估，可在第一週確認方法、第二週檢查執行量、第四週看初步成果、第六週檢視改善幅度，最後進行正式評核。
第四，列出公司提供的協助，包括產品、話術或系統訓練、主管一對一輔導、標準作業流程、資深同仁陪同、合理工作分配及必要客戶資料。
第五，保留員工說明與異議。員工可能認為未達標與名單品質、價格、產品或跨部門延誤有關，公司應允許員工提出說明，主管再正式回覆。這也有助於分辨問題來自個人、管理流程或組織資源。
第六，記錄每次追蹤。內容包括會議日期、出席者、本期目標、實際成果、完成與未完成事項、雙方意見、下一階段任務、期限及附件。
第七，說明可能的後續措施。可告知若改善期後仍無法達到合理要求，公司將依個案評估人事措施；但不宜寫成「未達標即自動資遣」，因為屆時仍須審查法定事由、改善程度與替代方案。
五、為什麼不能只靠Excel、LINE與電子郵件？
KPI、LINE、電子郵件、紙本與主管筆記若各自分散，發生爭議時常會找不到完整資料，也難以確認建立時間、最終版本及員工是否收到通知。企業需要的不是單一考核表，而是一套涵蓋目標、考核、輔導、PIP與人事決策的完整流程。
管理王可集中保存職務標準、KPI、多期績效、面談、PIP、員工回覆與版本異動，必要時整理事件時間軸。但系統紀錄不代表法院必然採信，其證明力仍取決於真實性、完整性與個案事實。
六、PIP後仍未改善，下一步怎麼做？
PIP結束後不應自動資遣，公司應召開正式評估會議，確認員工是否完成改善任務、核心KPI是否達標、改善幅度是否足以勝任，以及未改善原因究竟是能力、意願或公司資源問題。
若已有明顯改善，可結束PIP並恢復一般管理；若僅部分改善，可依情況延長期間、調整目標或工作內容；若不能勝任原職務，但有其他適合職缺，可依法評估轉調。只有經合理改善後仍無法勝任，且沒有適當替代措施時，才進一步評估依法資遣。
七、合法資遣的八項程序
確認法定事由
判斷個案是否確實符合《勞動基準法》第11條第5款，而不是主管與員工個性不合、關係不佳或偶發失誤。
整理證據鏈
準備勞動契約、職務說明書、工作規則、KPI、歷期績效、錯誤或客訴、面談與訓練、PIP、員工回覆、改善結果、替代方案及人事決策紀錄。
檢查保護期間與敏感因素
確認是否涉及產假、職災醫療、懷孕育兒、法定請假、性騷擾或勞動申訴等情況。這些情況不代表永遠不能處理，但公司必須證明人事決定與受保護行為無關。
預告或給付預告工資
依法，年資三個月以上未滿一年者應提前10日；一年以上未滿三年提前20日；三年以上提前30日。未給足預告期間，應給付不足日數的預告期間工資。預告後，勞工每星期得在工作時間請不超過兩日工作時間的謀職假，工資照給。
辦理資遣通報
原則上應在離職生效日10日前，向當地主管機關及公立就業服務機構辦理通報；因天災、事變或其他不可抗力而資遣者，另有離職日起3日內通報的例外。未依法通報可處新臺幣3萬元以上15萬元以下罰鍰。資遣通報與通知員工是兩件事，不能互相取代。
計算並支付資遣費
適用勞退新制的年資，原則上每滿一年給付二分之一個月平均工資，未滿一年按比例計算，最高六個月；如有舊制年資則應分段計算。資遣費應在勞動契約終止後30日內支付。
結清其他款項
核對終止日前工資、加班費、未休法定特休工資、預告工資，以及已達發放條件的佣金、獎金或其他契約款項。
開立相關證明
依規定提供非自願離職證明；員工要求服務證明書時，雇主不得拒絕。終止通知、資遣通報與證明文件記載的離職原因應保持一致。
八、有系統與沒有系統的差別
假設一名業務連續六個月未達標。沒有制度的公司，可能只有不完整的業績表、幾段LINE提醒與未正式登錄的客訴；KPI中途改過、沒有版本，主管雖稱曾輔導，也沒有紀錄。員工若主張公司名單品質不佳、從未給改善機會，公司就很難完整說明資遣的合理性。
有完整績效制度的公司，則能提出到職時確認的職務與KPI、每月開發量、聯繫量、報價數、成交率、CRM完整度、主管每週輔導、公司提供的訓練、員工的資源需求，以及PIP各階段成果。即使最後發生爭議，公司仍能證明標準不是臨時制定、員工早已知道要求、公司提供過改善機會，也曾考慮其他措施。
九、企業資遣前快速檢查表
是否有正式職務說明書，KPI也已事先告知？
指標是否合理、可衡量，且同職務適用一致標準？
是否有多期績效、具體錯誤與相關佐證？
是否能區分員工責任與公司資源、流程問題？
是否正式告知問題並提供合理改善期間？
是否建立PIP、提供訓練並持續追蹤？
是否保留員工回覆、異議與主管答覆？
是否評估工作調整、訓練、轉調等較輕措施？
是否確認法定事由及特殊保護情況？
是否依法預告、通報、支付資遣費並結清款項？
是否開立必要證明，且所有文件離職原因一致？
只要其中有多項無法回答，公司就不宜急著資遣，而應先補強管理程序並尋求專業法律評估。
十、管理的目的不是淘汰，而是公平
完善的KPI與PIP制度，並不是為了更容易開除員工。對企業而言，它能及早發現問題、降低主管主觀判斷、提高輔導效率並減少爭議；對員工而言，也能清楚知道公司期待、績效落差與改善方向，保留自己的說明，並避免主管事後任意改變標準。
管理王績效管理系統協助企業集中留存KPI、考核、輔導與PIP紀錄，讓績效管理從「主管感覺」轉變為「企業制度」。
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※本文為一般性企業管理與勞動法規資訊，不構成特定個案的法律意見。不同案件涉及的契約、年資、職務、證據、請假、職災、申訴與保護身分均可能不同；企業進行重大人事處分前，仍應請專業人資或勞動法律師依個案審查。
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