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江錦樺

人資主管

2022/12/04

企業最重視新鮮人的軟實力 怎麼獲得&提升?!
常有機會跟大學生們分享「職場競爭力」,都會引用104調查「企業最重視新鮮人軟實力(註1)」,其中所提的五大軟實力,我認為只要是職場工作者就都該具備,但難的是如何做到或提升?
傾聽後善用比喻「溝通表達」
對商管職類的工作,溝通表達力應該是基本,但就算是工程職,若能有好的溝通力,相信就會與眾不同。我認為在「說」之前,首重「聽」,專注傾聽才能正確的回應,接著表達想法時,若能善用舉例、譬喻來溝通,則對方一定能懂你所說。我曾聽過一個前端工程師,要跟網站企劃員介紹網頁設計架構常用語言,他用蓋房子來比喻,HTML就像房子的建築設計、CSS則是裝潢設備圖,而JavaScript就是家中各項設備的開關,這樣的溝通相信每個人都能秒懂三者的用途及差異。
找到抒壓法就有好「抗壓性」
工作上難免遇到壓力,可能是工作負荷、犯了錯誤(註2)、主管高壓管理等。在職場走跳不會每天晴空萬里,偶有陰霾下雨,措不及防淋一身雨,有些人擦干就好不以為意,但有些人讓雨淋進心裡,心就漸漸冷了。如何讓一時的壓力不會常久,每個人都要找到自己的抒壓法,也許是旅行運動、看書追劇、找人聊聊等,若能轉移化解每次壓力,則我們的恢復力、韌性就愈來愈強,不要像水庫般總在滿水位時才一次洩洪。
熱愛就能「主動積極有活力」
有些人天生就主動、有活力,但有些人像樹懶般總慢半拍,若是後者則建議三種方式來改變別人對你的「慢」印象。其一,當主管分配新任務或同事找人協助時,三次中總要有一次主動舉手承擔;其二,設定工作回報鬧鐘,負責的專案/工作,至少以「週」為期,跟主管、團隊告知進度; 其三,找到你熱愛的事,那自然會「主動積極有活力」,若現在還找不到,那至少從前兩項先下手。
不只報告問題而要「解決問題」
許多企業會把「問題解決」當做員工的核心職能,聯電創辦人曹興誠說過: 「員工要秉持<解決問題,報告成果>的原則,千萬不要變成<報告問題,解釋原因>。」要能有效解決,則不能只看到表面現象,我認為最簡單的問題解決法是「5 WHY」,一個問題問5次為什麼,真因就會浮現,才有機會對症下藥,如果自己問「5 WHY」有困難,建議找同事一起腦力激盪,接著思考解方的時間、成本及影響性,那就會知道是不是最佳解。
不計較時間也樂於「團隊合作」
職場工作型態常見就是「團隊合作」,像是專案團隊中彼此協作支援,或流程作業中上下游部門接力任務,但絕不僅於此。如果部門中某同事明日一早須完成報表提供給各部主管,眼看下班時間已到,他依然焦頭爛額,而完成今日事的我們,是否願意留下來幫他呢? 如果回答「Yes」,則定是重視「團隊」且樂於「幫助」者。
每項軟實力皆非一蹴可及,就算進入職場後也要持續修練。建議先「覺察」自己哪項尚不足,然後開始「刻意練習」以上建議,若能找到同事共同精進,彼此觀察回饋,那「軟」實力也能硬起來,支稜起我們的職涯!
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軟體產業5年開發、管理、規劃資歷。
曾任資深軟體工程師、技術副理,經手許多金控及公家機關等開發專案。
現任 緯育TibaMe Java雲端服務開發技術養成班、前端工程師專業技術養成班等5大就業養成班授課講師
Reds老師
軟體產業5年開發、管理、規劃資歷。
曾任資深軟體工程師,軟體專案主管。擁有半導體、政府、中小型企業軟體專案開發與維護經驗,包含台灣惠普(HP)、民航局、神腦…等。
現任 微軟C#全端開發工程師養成班 講師
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Ernest

Senior Project Manager

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科技業專案經理必備的三個重要能力
在前一篇文章中提到了「科技業專案經理必備的三個重要特質」。無論是在履歷撰寫或是面試過程中,如果能將這些特質和個人經驗巧妙結合,清楚而完整地傳達出來,必定能夠提高錄取的勝算率。然而,除了展現相符的人格特質之外,我們還能多傳達些什麼資訊讓自己更有機會進到理想的公司呢?其中,「能力」也會是一個非常關鍵的因素,舉例來說:有些工作會要求需具備基礎的程式語言、有些則是需要有基本財務知識…等。若能在求職前了解職缺必須具備的能力條件,並且在履歷及面試中對症下藥,相信更能有力地說服面試官,讓他們相信自己是能夠勝任這份工作的。
因此,接下來這篇文章想聊聊「科技業專案經理必備的三個重要能力」:
1. 善於溝通與協調衝突的能力
在過去一年中,我常在104履歷診療室向朋友詢問為什麼他們想從事專案經理或是產品經理的職務。其中最常見的一個原因是:「我喜歡與人相處,因此想找一個能夠與團隊大量合作或是應對客戶的工作。」在我自己找第一份工作的時候,也常常在面試的過程中用類似的答案回覆面試官。儘管這個回答有好有壞,但回到專案經理工作的本質,確實每天都需要大量與內部團隊及客戶進行溝通,包括專案時程的制定、專案進度回報會議、產品設計問題討論…等。由於需要經常跨部門合作,團隊之間的衝突也難免出現。因此,成為一位傑出的專案經理,必須擅長溝通和協調衝突,以確保專案順利進行。
舉個常見的案例,專案經理在新手時期最常碰到的狀況是:客戶告訴你這周五以前需要一份有關產品設計變更的評估報告。但身為菜鳥的你,在和內部工程師討論後,工程師斬釘截鐵地拒絕你,A單位跟你說:「這做不到啦,一周怎麼可能做得出來!」B單位跟你說:「做這有什麼意義?份內的事情都做不完了,沒時間做。」面對這樣的情況,有些專案經理無法凝聚團隊,也失去了客戶的信任。如果這種情況多次重複發生,又無法有效改善,就會讓專案經理感到非常痛苦,甚至可能陣亡而離職。但有些專案經理則會運用一些技巧來和團隊溝通,譬如說:先同理團隊的感受與反應,接著讓他們了解這項任務的重要性,以及如果沒有準時完成會對專案造成多大的影響,最後,向他們表達如果有需要幫忙協調人力或是調動更多資源來協助,我都會盡最大的努力做到。「溝通與協調」的方式沒有一套標準答案,但卻是專案經理必須在實戰經驗中持續精進並學習的技能之一,只有如此,才能做到「讓團隊願意跟你合作」,並且確保專案順利推進,達成目標。
2. 具備同理心與換位思考的能力
在專案經理的職務中,由於必須進行大量的跨團隊合作,人際相處的挑戰自然也少不了。為了確保順順利完成任務,我們經常需要優先處理人際關係上的問題。舉例來說:在工程、業務、生產等不同單位中,每個團隊的特性各異,成員個性、價值觀甚至是工作模式也不盡相同。當我們和對方產生意見分歧,甚至是發生激烈衝突的時候,我們應該用什麼樣的方式進行溝通呢?我們該用哪些方法來順利完成工作?如果溝通仍不順暢,應該怎麼應對呢?所有這些問題都與專案經理是否具備「同理心」和「換位思考」的能力息息相關,唯有具備這樣的能力,我們才能夠善意對待他人情緒,進而推動任務順利進行,直至完成專案目標。
舉個常見的案例,在專案經理的日常工作中,參加各式各樣的會議是司空見慣的事情。然而,有趣的是,即使面對相同的議題,每位專案經理報告方式上的呈現都不盡相同。有些專案經理雖然在簡報資料準備上充足,但常常在報告過程中被老闆或是客戶打斷,常被質問:「所以你想表達的重點是什麼?結論是什麼?這對專案會造成什麼影響?」等問題。然而,有些專案經理卻能以簡潔快速的方式讓聽眾理解全貌,避免冗長的文字,而是巧妙運用表格和圖表來傳達關鍵訊息,既有效率又能獲得肯定。隨著專案經驗的持續累積,我發現這兩種類型的專案經理之間最大的差別在於是否具備「換位思考」的能力。那些擁有換位思考能力的專案經理會事先了解與會者的角色、關切點以及期望聽到的資訊。接著,他們會進一步預測可能在會議中被問及的問題並提前做好準備,以展現自己的專業價值。
3. 運用邏輯思考解決問題的能力
作為一位專案經理,每天都面臨著各種大小不一的問題,譬如說:供應商因為COVID-19導致人力嚴重不足,影響了生產進度;產品功能出現嚴重的BUG,引起客訴;以及沒有一個單位願意承接專案任務…等。處理這些問題時,最大的挑戰在於「缺乏可參考的經驗」,詢問同事或主管也未必能夠得到答案。此時,我們必須要仰賴邏輯思考的能力,逐步探析問題、找出原因並提出對策。因此,培養自己的「解決問題模式」是想要成為一位傑出的專案經理不可或缺的關鍵能力。
舉一常見例子,身為專案經理,我們經常需向客戶做專案進度報告,報告的內容可能涵蓋超過十個以上的單位,簡報的頁數就高達三、四百頁以上。然而,在簡報過程中,我們不可能一頁一頁從頭到尾講過去,客戶更不可能有耐心聽我們講完。此時,我們必須事先消化所有單位準備的報告,在篩選出關鍵訊息向客戶報告的同時,更要重新梳理報告的脈絡,以簡潔的方式讓客戶快速了解目前專案的進度是否如期,若有延誤,我們的補救計畫是什麼?產品研發是否遭遇問題?是否仍有未解決的BUG?這些都需要平時「邏輯思考」能力的訓練,釐清處理事務的優先順序,明確定義問題,找出真正的原因並提出有效對策,才能高效解決問題。
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職場力

03/12 16:00

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