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AI 報價系統推薦：費用、功能比較與報價流程重點
一、報價單寄出去之後，就不知道下文了
一家承接辦公室裝修的公司，業務每週要送出十幾份報價單。做法是打開上一份類似案子的 Word 檔，改客戶名稱、改品項與數量、重新計算小計與稅額，存成 PDF 再寄出。
這個流程出過幾次狀況。有一次業務改了數量卻忘了改小計，報價少算了三萬元，客戶已經回簽，只能認賠。有一次寄出去的檔案裡，還留著上一家客戶的公司名稱。編號更是混亂，同一個案子改了四版，最後客戶簽的是哪一版，花了半天才確認。
更大的問題在報價之後。報價單寄出，客戶沒有回覆，業務不好意思一直追，也常常忙到忘記。主管問這個月報出去的案子有多少、金額多少、成交率多少，沒有人答得出來。報價是成交前最關鍵的一步，卻是很多公司管理最鬆散的環節。AI 報價系統處理的就是這一步。
二、AI 報價系統是什麼
AI 報價系統協助業務製作報價單，並管理報價版本、客戶回覆與相關的發票資料。業務從預先建立的商品或服務目錄中選擇品項，系統自動計算金額並產生格式一致的報價單，寄出後追蹤客戶的閱讀與回覆情況，成交後接續合約與開立發票。
AI 的部分主要用在兩個地方。一是協助擬定報價內容與建議，參考過去的成交資料。二是報價後的跟進，由系統主動、持續地關心進度。
三、選擇 AI 報價系統的重點
第一，製作速度。常用品項能否直接選用，金額是否自動計算。
第二，計算正確。折扣、稅額、運費、幣別，不應該依賴人工。
第三，版本管理。同一案子的多次修改是否保留，最終版本是否清楚。
第四，寄出後的追蹤。客戶有沒有打開、什麼時候看的，能否自動提醒與跟進。
第五，簽署方式。客戶能否線上確認，省去列印與掃描。
第六，與前後流程的連結。報價前的客戶資料、報價後的合約與發票，是否在同一套系統。
四、管理王 AI 報價系統的功能
管理王的 AI 報價系統在平台上稱為報價系統，主要功能如下。
1. 編號與目錄自動化。報價單編號由系統自動產生，商品與服務目錄預先建立標準品項與單價，報價時勾選帶入。
2. 金額自動計算。折扣與加價規則、稅金、運費與多幣別由系統運算。
3. 專業 PDF 與線上簽署。一鍵輸出含公司商標、條款與簽名欄的報價單，客戶可以直接點選信中的連結線上簽署。
4. 寄送與閱讀追蹤。系統追蹤客戶是否開啟、看了幾次，讓業務掌握跟進的時機。
5. 報價後自動追蹤。客戶遲遲沒有回覆時，系統會定期主動關心進度，每次使用不同的說法，客戶成交或婉拒後自動停止。
6. 版本管理與流程串接。同一份報價保留多個修改版本，成交後可轉為合約，並寫入 CRM 的商機紀錄。
7. AI 報價建議與轉換分析。統計每位業務的報價與成交比例，並可參考歷史成交資料提供報價建議。
五、AI 報價系統比較
第一種是文書軟體或試算表。彈性最大，人人會用，但容易出現計算與複製貼上的錯誤，版本與後續追蹤全靠人工。
第二種是會計或進銷存軟體中的報價功能。品項與價格資料完整，適合以商品買賣為主的公司。重點在單據與帳務，報價後的追蹤與業務管理功能較少。
第三種是獨立的線上報價工具。報價單美觀、支援線上簽署，上手快。客戶資料與後續的合約、收款若在其他系統，需要另外整合。
第四種是整合型平台內的 AI 報價系統。客戶、報價、合約、發票與業績統計在同一套系統內，並有自動跟進。適合報價量大、希望提高成交率並減少錯誤的中小企業。
做 AI 報價系統比較時，建議用一份實際的報價測試：從建立到寄出需要多久，客戶端收到的樣子是否專業，寄出後系統會做哪些事。
六、AI 報價系統費用
管理王採方案制，報價系統列在業務系統內，各方案皆包含，不依報價單數量計費。依官網公開價格：
免費方案：十人以內團隊可永久使用，附五百點一次性 AI 點數。
經濟型方案：每月 NT$5,000，成員上限三十人，每月一千點 AI 點數。
商務型方案：每月 NT$10,000，成員上限六十人，每月三千點 AI 點數，含八小時遠端導入教育訓練。
旗艦型方案：每月 NT$19,900，成員人數不限，每月一萬點 AI 點數，含十六小時遠端導入教育訓練。
AI 相關功能會使用 AI 點數。年繳付十二個月可使用十四個月。若報價單格式或計價規則較特殊，客製化開發為每小時 NT$1,000。實際費用以官網最新公告為準。
七、流程建議與常見問題
先整理品項目錄。把常用的商品、服務、單價與說明建立起來，是導入後能否省時的關鍵。
訂出折扣權限。多少折扣業務可以自行決定，超過多少需要主管核准，規則先說清楚，再由系統執行。
報價後四十八小時內主動聯繫一次。系統的閱讀追蹤可以告訴你客戶何時看了報價，那是最適合聯絡的時間。
每月檢視報價與成交的比例。比例偏低時，檢查是報價對象不對、價格不合適，還是跟進不足。
問：自動跟進信會不會讓客戶覺得被打擾？
答：頻率與內容可以設定，客戶表明不需要後系統會停止，並可標記為不再聯繫。
問：報價單格式可以依公司需求調整嗎？
答：可以設定公司商標與條款，特殊格式可洽詢客製化。
問：線上簽署有效力嗎？
答：電子簽署在符合相關法規的條件下具有效力，重要合約建議搭配平台的電子合約功能並保留完整紀錄。
八、AI 報價系統推薦
如果公司的報價單還在用文書軟體逐份修改，寄出後的追蹤靠業務自己記，可以參考管理王的 AI 報價系統，先把常用品項建立起來，體驗報價速度與跟進的差別。
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