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文書資料處理、Outlook

知識貓星球

喵星人

06/16 13:35

3個Outlook小技巧:設為待辦、封存及自動分類郵件

Microsoft Outlook 是一款電子郵件管理軟體,用於發送和接收郵件、管理日曆和聯繫人等。它提供了豐富的郵件管理工具和應用整合,如日曆、聯繫人、任務列表和 Microsoft Teams,幫助使用者更好地管理工作和時間。以下是3個Outlook的功能介紹:
一、將郵件設為待辦事項,並在指定時間提醒你
1.當你想推遲處理某些郵件時,可以使用 。這個功能允許你設定一個特定時間,讓郵件在那時重新出現在收件匣的頂端,提醒你現在是處理它們的時間。
2.Gmail 也有「延後」的功能。它能幫助你排除不重要郵件的干擾,使你能更集中精力在當下需要處理的工作上。
二、封存處理「完成」或「不需要處理」的郵件:
1.有些郵件只是用來參考,不需要進一步處理;有些郵件則是已經完成處理的。這些郵件如果留在收件匣裡,會影響處理重要郵件的效率。因此,可以將這些郵件封存起來。
2.在 Outlook 中,有一個預設的「封存」按鈕。點擊後,郵件會從收件匣消失,移到「封存」資料夾。這樣做不會刪除郵件,以後仍然可以透過搜尋關鍵字找到它們。
3.Gmail 也有類似的「封存」功能。善用封存功能,可以讓我們的信箱更簡潔,有助於提高工作效率。
三、自動分類郵件:啟用焦點收件匣
在 Outlook 中,郵件會自動分類為「焦點郵件」和「其他郵件」,這對工作已經非常實用。
*焦點郵件是單獨發給你的,來自重要聯絡人的郵件,有助於你優先處理重要訊息。
*其他郵件則是資訊類或通知類的郵件,不需要立即處理。
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