企業教育訓練系統推薦：課程、名單與學習成果怎麼管
一家公司一年辦了多少場訓練、哪些人上過、學到什麼程度，這三個問題如果要翻簽到表與信件才能回答，就表示訓練管理還停留在行政作業的階段。
教育訓練系統處理的是內部課程、參訓名單與學習進度這三件事，並把結果留成可以查詢的紀錄。對人資來說，它讓年度訓練成果有依據可談；對主管來說，它讓部屬的職能缺口比較容易被看見。
【功能特色】
管理王官網功能頁列出的內容如下。
課程目錄集中管理：內部講師課、外聘講師課、線上錄影課，以及轉介到第三方平台的課程，都放在同一份目錄裡。
必修與自選並行：主管可以指派部屬必修課，確保職能到位；員工也能自行選課。
上課紀錄與學習軌跡：實體課記錄出席與缺課；線上課則追蹤影片觀看進度與測驗成績。
法定訓練追蹤：勞安衛、性騷擾防治、個資保護、反賄賂等必要課程，系統會提醒並協助整理紀錄。哪些課程屬於法定義務、多久需要複訓，仍應由公司依所屬產業的規定確認。
講師與預算：內部講師的授課鐘點費、評鑑分數，以及每堂課的人數、時數與成本，可以一併核算。
AI 推薦：依員工的職位與過往表現推薦課程，完成訓練後也可以連動績效分數。是否連動、比重多少，由公司自行決定。
【選擇時要問的問題】
第一，公司的訓練以實體為主還是線上為主。兩者需要的功能不同，前者重視報名與簽到，後者重視觀看進度與測驗。
第二，參訓名單如何產生。能否依部門、職位或到職日期批次指派，會直接影響人資的工作量。
第三，紀錄能否匯出。遇到稽核或客戶要求提供訓練證明時，能否在短時間內整理出來。
第四，這套教育訓練系統與人事資料是否共用同一份員工名單。員工異動時若要兩邊各改一次，名單很快就會對不上。
【推動時的實務建議】
制度面比工具面更需要先處理。建議在啟用教育訓練系統之前，先盤點公司一年內實際辦過的訓練，區分為法定必要、職務必要與自主進修三類，再決定哪些要列為必修。分類清楚之後，指派名單與提醒的設定才有依據。
線上課程的完成率通常是推動時的難題。比較可行的做法是把課程切成較短的單元，並由主管在部門會議中追蹤進度，而不是只靠系統通知。講師評鑑與課後測驗的結果，也應該定期回饋給課程的負責人，讓內容逐年改善。至於訓練成果是否連動績效，建議先觀察一段時間，確認紀錄的品質穩定之後再納入，避免員工為了分數而敷衍完成課程。
【適用情境】
假設一家六十人的製造業者，每年都有固定的安全衛生訓練，過去以紙本簽到，稽核前才匆忙補齊資料。改用系統後，誰該上、誰已上、誰逾期，都能直接查詢。
再假設一家以顧問服務為主的公司，希望同仁每年完成一定時數的專業進修。必修加自選的設計，讓公司守住基本要求，同時保留個人選擇的空間。
如果公司一年只辦一兩場訓練，用行事曆與共用資料夾管理也還可行，等到場次變多再考慮導入。
【常見問答】
Q：教育訓練系統可以放外部講師的課程嗎？
A：可以。外聘講師課與第三方平台的課程都能納入同一份課程目錄。
Q：線上課程能知道員工有沒有看完嗎？
A：官網說明可追蹤影片觀看進度與測驗成績。
Q：訓練紀錄可以匯出嗎？
A：支援 CSV、Excel 與 PDF 匯出，資料存放於台灣。
Q：新進人員的訓練也在這裡管理嗎？
A：新人到職初期的分階段計畫由新人訓練模組處理，全公司的課程與年度訓練則由教育訓練系統管理，兩者使用同一份員工資料。
【自建、單點工具與整合平台】
教育訓練系統比較可以從三個方向切入。
自建做法：以試算表與紙本表單為主，彈性高、成本低，但高度仰賴承辦人的習慣，資料難以稽核，也不容易交接。
單點工具：專門處理單一環節，功能通常較深。需要留意的是它與公司其他系統之間的資料流向，如果每個月都要人工匯出再貼到另一套系統，節省下來的時間會被抵銷。
整合平台：把多個管理模組放在同一個帳號與同一份資料上，訓練紀錄可以和人事資料、績效考核放在一起看，不必另外彙整。缺點是導入時需要比較完整的規劃，也需要各部門配合調整習慣。
管理王走的是整合平台路線，官網說明可省下約七到八成訂閱成本。建議比較時不要只看功能清單，而是拿一個實際發生過的案例，從頭到尾走一遍流程，看哪一種做法的斷點最少。
【費用怎麼看】
談到教育訓練系統費用，管理王的做法是把各系統內建在方案裡，不需要為單一系統另外付費。免費方案為 NT$0、永久免費，成員上限 10 人、儲存空間 1 GB，註冊時贈送一次性的 AI 點數 500 點，部分功能為 30 天試用。經濟型每月 NT$5,000，成員上限 30 人、50 GB、每月 AI 點數 1,000 點。商務型每月 NT$10,000，成員上限 60 人、200 GB、每月 AI 點數 3,000 點，並含 8 小時遠端導入教育訓練。旗艦型每月 NT$19,900，成員不限、1 TB、每月 AI 點數 10,000 點，含 16 小時遠端導入教育訓練。
年繳的月費不打折，但加贈 2 個月，等於付 12 個月使用 14 個月。若有特殊流程需要調整，客製化開發為每小時 NT$1,000；需要額外課程時，加購教育訓練為每小時 NT$2,000，最低 10 小時。以上費用以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【資料安全與使用環境】
除了功能之外，資料放在哪裡、誰看得到，也是評估時應該問清楚的事。依官網說明，管理王採多層權限控管，可以依角色設定能查看與修改的範圍，資料傳輸全程加密，重要操作留有紀錄可供追溯。資料存放於台灣，並支援 CSV、Excel 與 PDF 匯出，日後若要更換工具，資料可以帶走。使用上採響應式網頁設計，桌機、平板與手機瀏覽器都能操作，不必另外安裝軟體。
【給評估中的企業】
如果要給一份教育訓練系統推薦的方向，我們的建議是先釐清自己最想解決的一件事，再用那件事去檢驗每一套產品。管理王出自戰國策集團，深耕企業服務超過 25 年，服務超過 3 萬家企業客戶，團隊在台灣，資料也存放於台灣。免費方案可以先讓小組試用一段時間，有導入上的疑問也可以直接來電洽詢。
管理王
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