104學習
參加會議整理，被要求要寫會議記錄，寫成逐字稿可以嗎?
【個案情境說明】
參加會議被要求要負責寫會議紀錄，因為比較沒有寫會議紀錄的經驗，怕有漏記，將會議過程錄音，會後認真聽，花了很多時間整理，寫出類似逐字稿的會議紀錄，沒想到居然被主管責備，說你不知道怎麼寫會議紀錄嗎?為什麼我這麼認真寫，還會被罵呢?
【個案情境思考】
一、 從情境中發現問題
1. 會議過程錄音，會後花很多時間聽跟整理，這樣真的是有效率的方法嗎?
2. 寫出類似逐字稿的會議紀錄，會議如果很長，內容很多，讀起來會很辛苦
3. 為什麼這麼認真寫，還會被罵呢?主管希望看到的會議紀錄，會是如何呢?
二、 從問題中思考原因
1. 工作要能能有效率，同時也要能兼顧效果，怕自己有漏聽到重點，搭配錄音會是好方法，但是要重頭聽到尾，再逐一記錄重點，真的會花很多時間
2. 一場會議可能重要的結論會是特定的事項，中間的討論也許會有所發散，若真的把所有內容都照流程紀錄，這可能是會議逐字稿，並非會議記錄
3. 主管平常工作很忙，他可能期待的會議紀錄，是能夠幫助工作有進展的紀錄，能透過會議記錄，提醒與會成員重要的決議及並追蹤相關的工作事項
三、 從原因來評估行動
1. 在會議進行過程中，就能夠專注來做紀錄，將聽到的重點分點條列打出文字，並針對相關決議及待辦事項，可先簡單做好分類，以利後續的整理
2. 錄音可以備而不用，當發現自己有地方沒有聽清楚，可以透過錄音檔的輔助，來還原會議當下的過程，並擷取相關重點，對應到會議記錄的內容中
3. 會議前可先確認會議目的，並依據目的來對應相關的紀錄，除非有希望記錄到會議中誰說了什麼?一般而言，可以先用制式會議紀錄方式來做整理
四、 從行動來推論結果
1. 當能夠持續練習寫好會議記錄，會幫助自己練習文字化的能力，並將相關重點做條列式的分類，未來除了會議記錄，也可能運用在知識萃取的工作
2. 若能都不用靠錄音檔，就可以摘要出會議大部分的內容，也代表有很好的轉化能力，透過每一次會議聆聽並摘要重點，寫會議記錄會是職場的訓練(或是磨練…)
3. 每次會議都能清楚知道目的為何?當會議發散或是沒有辦法記錄到重點時，能及時提醒主席或與會成員能回到會議主軸，這會是更難能可貴的表現
【參考結論】
寫會議記錄是辛苦的過程，一開始要寫好一篇會議紀錄，相對會花比較多時間，但如果可以從寫好會議記錄的練習，學習如何將重點做出摘要與整理，並能對應到會議不同的目的，就可以不用花時間寫出逐字稿，還是有機會把會議的重點來作呈現~
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