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開完會誰寫紀錄？AI 會議記錄系統推薦重點、功能與費用整理
【這套系統在解決什麼】
會議結束後，紀錄往往落在最資淺的同事身上，而決議與待辦事項也常在幾天後被遺忘。AI 會議記錄系統的功能是把會議的聲音轉成文字，分辨是誰說的，再整理出摘要與後續要做的事。
管理王官網把這項功能定位為內建的 AI 工作助理，員工不需要學習提示詞，也不必切換到其他應用程式。
【主要功能】
多來源錄音與逐字稿：支援上傳 MP3、WAV、M4A 等音檔，也可從手機、Zoom 或 Google Meet 匯入，中英夾雜與多人交談的內容也能辨識。
即時多國語言辨識：會議進行中可即時辨識國語、日語與英語並顯示字幕，跨國會議不必等到會後再翻譯。
講者辨識：依聲音特徵分辨不同的說話者，並可從與會者名單對應到真實姓名。
摘要與待辦事項：AI 會整理核心議題與決議，並找出誰負責、做什麼、何時完成的行動項目。
自動寄送與任務串接：會議結束後可將紀錄寄給參與者，待辦事項則進入任務系統追蹤。
CRM 關聯與全文搜尋：與客戶開的會議可關聯到 CRM 的客戶檔案，並支援全文搜尋，日後能找回某次會議談過的內容。
【誰適合使用】
情境一：一家與日本客戶往來的設備商，每月的線上會議都是中日文交錯。使用AI 會議記錄系統後，會議中就能看到即時字幕，會後直接取得逐字稿與摘要，不必再請同事花半天整理。
情境二：一間設計公司的週會常常討論很多，卻沒有人記下由誰負責。現在會後由系統列出待辦事項並帶入任務清單，下週開會時直接檢視進度。
常開跨部門會議的公司、需要保留客戶會議紀錄的業務團隊，以及有跨語言溝通需求的企業，都很適合評估。
【費用怎麼算】
先說結論：這套系統不單獨收費，而是包含在管理王的方案內。評估AI 會議記錄系統費用時，可以依公司人數對照下列級距。
十人以內的團隊可先用免費方案，NT$0 且永久免費，儲存 1 GB，註冊時贈送 AI 點數 500 點（一次性），部分功能為 30 天試用。三十人以內適合經濟型，每月 NT$5,000，儲存 50 GB，每月 AI 點數 1,000 點。六十人以內可看商務型，每月 NT$10,000，儲存 200 GB，每月 AI 點數 3,000 點，並附 8 小時遠端導入教育訓練。人數更多或不想受限時選旗艦型，每月 NT$19,900，成員不限，儲存 1 TB，每月 AI 點數 10,000 點，附 16 小時遠端導入教育訓練。
年繳方案的月費不打折，改以加贈 2 個月的方式回饋，付 12 個月用 14 個月。另有客製化開發（NT$1,000／小時）與加購教育訓練（NT$2,000／小時，最低 10 小時）可選。逐字稿與摘要的產生會使用 AI 點數，會議量多的公司可依每月點數額度評估方案。所有數字以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【怎麼挑選與比較】
做AI 會議記錄系統比較時，市面上的做法大致分成三類。第一類是自行建置，用試算表、通訊軟體加上人工彙整，初期幾乎沒有支出，但規則都存在承辦人的腦中，人員異動時容易中斷。第二類是單點工具，功能專精、上手快，不過資料停在工具裡，要和其他系統對接時，往往得靠人工匯出匯入或另外付整合費用。第三類是整合平台，把相關模組放在同一個帳號下，資料自然互通，代價是導入時需要花時間整理既有流程。
三種做法沒有絕對的優劣，重點在於公司目前的規模與痛點。挑選AI 會議記錄系統時可以確認：對國語與中英夾雜內容的辨識程度、是否能分辨多位講者、摘要與待辦事項能否進入任務或 CRM，以及錄音檔的保存位置。官網也提醒應留意資料隱私與計價是否透明。
在做決定之前，還有幾個問題值得問清楚：系統是否有繁體中文介面與在地客服、手機上是否能完成主要操作、資料存放在哪裡、日後人數成長時費用如何變化。把這些答案和試用心得放在一起評估，通常會比只看價格或只看功能更接近實際需要。若內部意見不一，可以請使用部門與管理部門各自列出最在意的三點，再一起討論。
【容易忽略的細節】
逐字稿的品質有很大一部分取決於收音。會議室建議使用收音範圍足夠的麥克風，線上會議則請與會者避免同時發言。公司常用的產品名稱、客戶名稱與專業術語，可以在會後修正時特別留意，這些通常是辨識最容易出錯的地方。
摘要與待辦事項是輔助，不是定稿。建議由主持人在會後花幾分鐘確認決議內容、負責人與期限，再寄送給所有參與者。另外，會議錄音可能包含客戶資訊與內部討論，應事先告知與會者正在錄音，並依會議性質設定查閱權限。涉及人事、薪資或高度機密的會議，是否錄音也應由公司訂出明確的原則。
【常見問題】
Q：支援哪些語言？
A：官網說明可即時辨識國語、日語與英語，中英夾雜的內容也能處理。
Q：逐字稿會不會有錯字？
A：語音辨識會受收音品質、口音與專有名詞影響，建議會後由與會者快速檢視並修正。
Q：會議錄音會被拿去訓練模型嗎？
A：官網說明對話與上傳的文件不會用於模型訓練。錄音前仍應事先告知與會者。
Q：AI 會議記錄系統產出的待辦事項會自動指派嗎？
A：待辦事項會進入任務系統，負責人與期限建議由會議主持人再確認一次。
【導入步驟建議】
導入的節奏建議分成三個階段。第一階段先由一個部門或一家分店試行，範圍小，問題也比較容易被看見。第二階段依試行期間的回饋調整欄位、權限與通知方式，並把操作步驟整理成一頁的簡易說明。第三階段才推廣到全公司，同時指定一位窗口負責回答同事的問題。
管理王的商務型與旗艦型方案附有遠端導入教育訓練，可以把這些時數安排在第一與第二階段，讓種子人員先熟悉，再由他們帶動其他同事。若公司已有固定的作業方式，也可以在這個階段評估是否需要客製化調整。
【下一步建議】
整體來看，AI 會議記錄系統推薦的方向是先求合用、再求完整。管理王是戰國策集團出品的企業管理平台，集團深耕企業服務超過 25 年，累積服務超過 3 萬家企業客戶，台灣團隊支援，資料存放於台灣。有興趣的企業可以先註冊免費方案試用，或來電洽詢導入方式。
管理王
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