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活動報名系統與課程報名系統推薦：票種、名單與報到管理
辦過活動的人都知道，報名表單只是開始，真正耗時的是後面的工作：核對匯款、回覆是否額滿、處理退費與改名、活動當天逐一核對名單。無論是對外的講座論壇，還是固定開班的培訓課程，這些行政流程都很相似。本文把活動報名系統與課程報名系統放在一起說明，因為在管理王裡，這兩種需求由同一項功能處理。
【兩種名稱，同一類需求】
活動報名系統通常指單次或短期活動的報名管理，例如研討會、說明會、品酒會。課程報名系統則偏向持續開課的情境，重視學員資料、教材與課後成效。兩者共通的核心是報名、收款、名單與報到。
【管理王「活動／課程報名」的功能】
依管理王官網功能頁，這項功能是為舉辦講座、研習、線下課程、產業論壇的企業、培訓機構與商會設計，重點如下。
活動頁與多場次管理：建立含主視覺、講師介紹、議程與報名表單的活動頁，同一活動可跨多日、多地設定場次。
多元票種與線上付款：早鳥票、一般票、學生票、VIP 票與團體票可彈性設定，免費與付費報名皆可處理，搭配線上付款即時收款。
電子票券與報到：系統核發 QR Code 電子票券，當天掃碼報到，並自動寄送報名確認信、行前通知與課後感謝信。
名額與退費自動化：即時統計報名人數，額滿自動關閉，候補名單自動遞補，退費與改名依設定的規則執行。
學員經營與課後成效：學員可在後台下載教材與證書，講師抽成自動計算，並附課後問卷與滿意度報表。
系統整合：串接會員集點、CRM、自動化行銷與會計，報名者自動成為潛在客戶名單，款項自動入帳。
此外，依管理王的功能說明，這項功能也支援以 Zoom 進行的線上活動，適合實體與線上並行的主辦單位。
【使用情境】
某個產業公會每季舉辦論壇，過去以表單收集報名、人工對帳。改用活動報名系統後，票種、付款與名單在同一處，承辦人員把時間用在議程與講者聯繫上。
一家企業培訓機構每月固定開課，學員常詢問教材與證書。使用課程報名系統後，學員自行在後台下載，課後問卷也自動發送，行政人員的重複性工作減少。
【挑選與比較】
做活動報名系統比較或課程報名系統比較時，可從三種做法切入。自建表單加上人工對帳，適合偶爾辦一場、人數不多的情況。單點的售票或報名工具上線迅速，但部分服務會按票價收取手續費，報名名單也留在外部平台。整合平台把報名與客戶資料、行銷、會計放在一起，報名者後續的經營比較連貫。
評估重點包括：票種與場次的彈性、付款與退費流程、現場報到的方式、通知信是否自動化，以及名單能否回到自己的客戶資料庫。
【籌辦流程的建議】
無論是單場活動或固定課程，以下的流程可以作為參考。
活動前四到六週，建立活動頁並設定票種。早鳥票的截止日期要明確，團體票的人數門檻也要寫清楚。報名表單只收集必要的欄位，欄位過多會降低完成報名的比例。
活動前兩週，檢視報名人數與付款狀況。未完成付款的報名者可以發送提醒，名額即將額滿時也可以通知尚在考慮的對象。
活動前數日，發送行前通知，內容包含時間、地點、交通方式與注意事項。若為線上活動，請附上連線資訊與測試方式，並提醒與會者提早進入會議室。
活動當天，安排專人負責掃碼報到，並準備處理現場的特殊狀況，例如代理出席或現場補報名。
活動結束後，發送感謝信與問卷，並整理出席名單。對於企業而言，這份名單是後續聯繫的重要資產，可以依出席情況與問卷回覆做分類，交由業務或行銷同仁接續經營。
固定開課的單位，還可以把常用的活動頁存成範本，下一期直接複製修改，省去重新設定的時間。退費與改名的規則也建議固定下來，寫在報名頁面上，讓學員報名前就清楚了解。
【關於權限、匯出與行動裝置】
不少企業在評估時會問：資料誰看得到、日後能不能帶走、手機上好不好用。依管理王官網的說明，權限可依組織、部門、個人分層設定，管理者能決定每個角色可檢視與可修改的範圍，操作紀錄也可追溯。資料存放於台灣，支援 CSV、Excel、PDF 三種匯出格式，需要備份或交接時不致受限。操作介面為響應式網頁設計，在桌機、平板與手機上皆可使用。至於與既有系統的整合，官網說明提供 REST API 與 Webhook 介面，實際的串接範圍建議在導入前與顧問確認，必要時再評估客製化開發。
【費用與方案說明】
談到活動報名系統費用，先釐清一件事：在管理王裡，這套功能是內建在方案中的，不需要為單一系統另外付費，企業是依成員人數與用量選擇方案。
免費方案：NT$0，永久免費，成員上限 10 人，儲存 1 GB，註冊贈送 AI 點數 500 點（一次性），部分功能為 30 天試用。
經濟型：每月 NT$5,000，成員上限 30 人，50 GB，AI 點數每月 1,000 點。
商務型：每月 NT$10,000，成員上限 60 人，200 GB，AI 點數每月 3,000 點，含 8 小時遠端導入教育訓練。
旗艦型：每月 NT$19,900，成員不限，1 TB，AI 點數每月 10,000 點，含 16 小時遠端導入教育訓練。
年繳時月費不打折，但加贈 2 個月（付 12 個月用 14 個月）。客製化開發每小時 NT$1,000，加購教育訓練每小時 NT$2,000（最低 10 小時）。實際費用請以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
上述說明同時適用於活動報名系統費用與課程報名系統費用，兩者使用的是同一項內建功能，沒有分開計價。
【常見問答】
Q：免費活動也能使用嗎？
A：可以，免費與付費報名都能管理，票種可自行設定。
Q：額滿後還有人想報名怎麼辦？
A：系統支援候補名單，有人取消時自動遞補。
Q：活動當天如何報到？
A：報名者會收到 QR Code 電子票券，現場掃碼即可完成報到。
Q：報名者的資料可以用於後續聯繫嗎？
A：報名者會自動進入 CRM 的潛在客戶名單，後續聯繫請依個人資料保護相關規定辦理。
【活動報名系統推薦與課程報名系統推薦的方向】
若一年只辦一兩場活動，簡單的表單或許已經足夠。若活動或課程是公司經營客戶的重要管道，建議選擇能把報名者帶回客戶資料庫的整合平台。管理王由戰國策集團出品，集團深耕企業服務超過 25 年，服務超過 3 萬家企業客戶，由台灣團隊提供服務，資料存放於台灣。建議先以免費方案建立一場測試活動，實際走過報名到報到的流程，再評估是否適合。
管理王
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